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Curso Auditoría I Lic. Salvador Giovanni Garrido Valdez
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA CONTROL INTERNO
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Un buen control interno descansa en asumir y delegar responsabilidades y trabajo, considerándose para el efecto los siguientes principios de control interno:
1. Segregación de Funciones Este principio debe considerarse por las razones siguientes: Que la empresa va a depender del individuo que conoce el procedimiento desde su inicio hasta el fin. El individuo provoca que no se pueda prescindir él. No se pueden aplicar cambios en procedimientos para mejorarlos. Si la persona encargada se encuentra ausente, no se realiza la operación y provoca problemas, como por ejemplo paralizar las labores. Dificulta la verificación, teniendo la oportunidad de realizar operaciones dolosas o fraudulentas. 2. Asignación de Responsabilidades La responsabilidad para la realización de cada trabajo deberá asignarse a cada persona, de acuerdo a sus atribuciones, conozca la responsabilidad de lo que va a procesar; deberá estar conciente del origen de la operación y de las consecuencias de lo que él hace y cuál o cuáles deben ser los pasos a seguir, en otras divisiones. 3. Rotación de Puestos De ser posible, deberá existir una rotación de puestos de los empleados, exigiéndose que las personas encargadas de puestos claves tomen vacaciones. De esta manera se reducen las posibilidades de fraude; más colaboración de
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todos los empleados, varios conocen una misma actividad; los empleados no sienten tedioso su trabajo, ya que cambian de rutina constantemente.
4. Instrucciones por Escrito Es necesario que al personal se le dé las órdenes o instrucciones por escrito, bajo la forma de manuales de operación, que debe atenderlas y que se sienta responsable ante lo establecido. 5. Sistemas de Autorización Al diseñar el sistema, es importante que los formatos y procedimientos establecidos permitan la revisión y autorización de todas las transacciones antes que estas queden registradas en los libros de contabilidad de la empresa. Los formatos utilizados por la empresa deberán de estar prenumerados y contabilizados para asegurarse de que quedan incluidas todas las transacciones ejecutadas por la empresa en el sistema de contabilidad. 6. Remuneración Adecuada Todo empleado debe recibir un salario de acuerdo al puesto y responsabilidad que desempeñe, para evitar fraudes y malos manejos tanto de efectivo como de los activos. 7. Seguros y Fianzas
“ Los empleados deberán estar afianzados, con el fin de proteger al patrón y
desalentar a un empleado que se vea tentado a cometer fraude; esto se aplica a personas que en la empresa manejan valores; y persigue que la empresa tenga
un respaldo por una mala utilización ”
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La evaluación del control interno podemos efectuarla por los métodos siguientes:
Explicación narrativa: Se le conoce comúnmente como memorando. Es una herramienta descriptiva, son los más usuales en auditorias de pequeñas empresas. Debe tenerse mucho cuidado en su escritura, ya que un signo de puntuación o una palabra mal usada, da lugar a una interpretación errónea.
“ Consiste en hacer una descripción narrativa de las características del
control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros contables y la información
financiera ”
Cuestionario:
“ Estos consisten en una serie de instrucciones separadas técnicamente por
área de operaciones, las preguntas deben ser redactadas en forma clara y sencilla de fácil comprensión para las personas a quienes van dirigidas y que la respuesta a la pregunta debe ser sí, no o no aplica, que se anota al lado de la pregunta.
En el cuestionario se hace preguntas específicas y normalmente una
respuesta negativa indica una deficiencia en el sistema ”
En la evaluación del control interno de la empresa Distribuidora de Productos Farmacéuticos y de Consumo, se optó por el método de cuestionario por ser el más claro y sencillo que ayudó a detectar con más facilidad las deficiencias del sistema (Ver anexo 11).
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Flujogramación: Suelen ser más eficaces que las explicaciones narrativas y los cuestionarios, facilita su interpretación del procesamiento de datos y controles internos de la empresa.
El diagrama de flujo de sistemas, es una representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos, donde se plasma cada uno de ellos en forma secuencial.
“ La ventaja del diagrama de flujo, es que representa la imagen clara del
sistema de la empresa fácilmente se identifican los cabos sueltos o lagunas, pero también no es fácil detectar una deficiencia del control interno, como se
hace en un cuestionario ”
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ANEXO No. 1
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
METODO DE EXPLICACION NARRATIVA
COBROS
DEL 01 DE JULIO 2003 AL 30 DE JUNIO 2004
El procedimiento establecido para cobros de la empresa da inicio desde el momento que el Asesor/Cobrador presenta la factura vencida al cliente, requiriendo su cobro. El Asesor/Cobrador extiende un recibo provisional al cliente, si es efectivo, cheque ó depósito.
Ingresa el dinero a la caja de la empresa donde se le sella la copia de recibido, posteriormente liquida en créditos con las copias selladas, el Asistente toma nota y verifica si el cajero actualiza la cuenta corriente del cliente, al darle ingreso al sistema de lo recibido.
El cajero traslada al día siguiente los documentos a Tesorería para que contabilice los ingresos y abono la cuenta de clientes a nivel contable, con las boletas de depósito enviadas al banco.
Las conciliaciones bancarias son elaboradas por Contabilidad, donde se controla si todos los ingresos están registrados en los libros.
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P. T. 1-2 1/ Hecho por: E. R. Fecha: 30-06- Revisado por: A. A. Fecha: 30-06-
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y DE CONSUMO
Las preguntas del cuestionario han sido redactadas de manera que las respuestas "SI" indiquen la existencia de condiciones satisfactorias en general y las respues- tas "NO" la existencia de posibles deficiencias en los controles internos capaces de afectar los estados financieros. Si alguna de las preguntas del cuestionario no se aplican en la empresa, señale las respuestas con N/A (No aplicable) NO COMEN- SI NO APLICA TARIOS 1, Presenta el Asesor/Cobrador la factura vencida al cliente requiriendo su cobro?
2, El Asesor/Cobrador extiende un recibo provisional al cliente al momento de recibir el pago de la factura?
- Al Asesor/Cobrador se le sella la copia del recibo en caja al momento de liquidar sus cobros?
- Al entregar gira el Asesor/Cobrador el Asistente veri- fica que todos los recibos estén correlativos y sellados por caja?
- El Asistente de Créditos verifica que la cuenta corrien- te fue actualizada en el sistema, de acuerdo a la informa- ción que le fuera entregada por el Asesor/Cobrador?
- El cajero traslada al día siguiente los documentos a Tesorería para que verifique las boletas de depósito en- viadas al banco, contra el reporte de ingresos?
- Contabiliza Tesorería los ingresos del día anterior?
- Elabora Contabilidad conciliaciones bancarias verifi- cando si todos los ingresos fueron registrados?
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COBROS Del 01 de julio 2003 al 30 de junio 2004
ANEXO No. 2
