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1. ¿Por qué algunas comunicaciones tienen que hacerse cara a cara?
La comunicación cara a cara proporciona una fuente de información que no puede ser obtenida a través de un medio electrónico. Se crean conexiones personales, fomentando la confianza entre la empresa y el cliente. Dar un apretón de manos, conversar y conocer a los clientes hace que las relaciones sean más fuertes, además de que en persona se fomenta la participación.
Una conversación cara a cara proporciona más seguridad y confianza que una realizada por un medio electrónico que lo hace totalmente impersonal. Se puede decir lo mismo en persona que por escrito, pero importa más el tono con el que se diga algo para no crear malentendidos y superar la barrera de lo impersonal que es el medio electrónico.
Es por eso que los muchos altos cargos de compañías siguen realizando reuniones y viajes para concretar negocios con otros clientes, dado que si realizasen esto vía electrónica no concretarían tantas oportunidades de negocio como quieren.
2. ¿Cuáles son las posibles ventajas de la comunicación cara a cara?
Mediante la comunicación cara a cara se le puede dar el toque personal a la comunicación. Es más fácil establecer un vínculo con otra persona si la conversación se realiza en persona y de esta forma se puede construir relaciones más sólidas y reforzar la confianza.
Permite obtener respuestas inmediatas entre el emisor y receptor, facilitando correcciones inmediatas al mensaje que se está dando.
Otra ventaja sería el lenguaje corporal. De esta forma se puede ver el tono con el que la persona se está comunicando. Los correos electrónicos pueden ser fácilmente malinterpretados, mientras que las señales no verbales como sonreír, asentir, cruzarse de brazos o fruncir el ceño le añaden significado a nuestras conversaciones.
Cuando se trabaja en equipo , la relación cara a cara mejora el rendimiento, se comenten menos errores y se acelera la toma de decisiones. Además es más fácil comprender un problema si se pone en común y se debate.
3. ¿Cuáles son las posibles desventajas de la comunicación cara a cara?
Aunque el lenguaje no verbal es importante para que no se nos malinterprete, a veces un gesto puede cambiar completamente el significado de lo que estamos dando y muchas veces ese gesto puede ser involuntario, de manera que la otra persona malinterprete el significado del mensaje.
Las palabras se las lleva el viento. Esto es, a pesar de que para mantener relaciones más sólidas y de confianza la comunicación cara a cara es esencial, hay asuntos que necesariamente tienen que estar por escrito para evitar posibles problemas en un futuro.
Si el mensaje va a transmitirse a varias personas este tiende a distorsionarse. En este sentido una comunicación por escrito que se envíe a todos es mejor para que el mensaje llegue intacto a todos.
Hay que cuidar el lenguaje. En un lenguaje escrito se puede pensar más como se quiere decir algo y por eso, en un lenguaje cara a cara que es instantáneo, hay que mantener un vocabulario correcto.
Además hay que aceptar las diferencias de opinión sin molestarse ni enfadarse, meditando sobre lo que dijo la otra parte para tomar la mejor decisión.
4. ¿Cómo pueden los directivos y todos los empleados determinar si se
requiere comunicación cara a cara en una situación determinada o si
pueden depender de otras formas de comunicación, como una conversación
telefónica, el correo electrónico, una videoconferencia, o un wiki?
Si se trata de un tema personal o un asunto delicado o complejo , la comunicación debe ser cara a cara dado que proporciona unos beneficios que no pueden obtenerse a través de una conversación telefónica o del correo electrónico. Ejemplo de esto es como el director de MTV viajó a Arabia Saudí para proporcionar información y seguridad al alcalde de La Meca de los contenidos que iban a emitirse y de esa forma lograr el acuerdo. No hubiera sido posible el acuerdo si esta relación no hubiese sido cara a cara.
De la misma forma, si se trata de enseñarle a alguien una tarea nueva es mejor hacerlo en persona, al igual que un entrenamiento, compartir información y responder preguntas para obtener respuestas de forma instantánea.
En cambio una conversación digital es mejor emplearla para resolver problemas rutinarios. De esta forma se ahorra tiempo y dinero en el viaje. Los empleados pueden necesitar información de sus directivos para resolver algún tipo de problema relacionado con su trabajo, pero esta información puede ser proporcionada vía digital y el directivo puede estar en otro lugar diferente manteniendo otra reunión con un cliente.
El fácil acceso a la comunicación digital permite transmitir información sin ningún inconveniente.
