CLASE DE
DOCUMENTOS
DEFINICION USO DE LOS
DOCUMENTOS
DIFERENCIA
ENTRE LOS
DOCUMENTO
SIMILITUD EN
LOS
DOCUMENTO
Documento de
Archivo
determinado
por el lugar
donde se
encuentra
toda la
información
producida o
recibida por
una entidad
pública o
privada,
debido a sus
actividades o
funciones.
Son el conjunto
de documentos
que se usan de
manera
frecuente por la
organización
emisora y/o
receptora y por
las entidades
públicas,
privadas y/o
personas
naturales
interesadas
- El registro esta
acogida en un medio,
cuya información se
hace accesible a
través de símbolos
implícitos en él.
- El contenido es
inseparable de su
medio o soporte.
- Su valor probatorio
se mide por las
características de
autenticidad, entre
ellas la firma
+ Comparten los
mismos objetivos,
los cuales son el
mantener y
preservarla
información de
manera
organizada y
preservada
+ En ambos casos
se debe contar
con el personal
idóneo para su
manipulación al
igual que con los
equipos para su
mantenimiento.
+ El proceso de
clasificación
documental se
desarrolla de igual
forma para ambos
tipos.
+ Se deben
realizar archivos
para su
clasificación
Documento
Electrónico
Toda la
información
generada,
enviada,
recibida,
almacenada
o acumulada
por medio
electrónico.
También se
encuentran
documentos
electrónicos
de archivo
que cumplen
su acción
durante todo
el ciclo vital
documental,
como son los
archivos: de
gestión,
central e
histórico.
Su diseño y
creación se
realiza, en la
mayoría de los
casos para ser
interpretados
visual, auditiva
e incluso
manualmente y
como reflejo y/o
prueba de lo
plasmado de
manera escrita
- Recoge información
en un medio cuyos
símbolos solo pueden
ser leídos por un
computador
- Su autenticidad
depende del
hardware y software
en el cual fue creado,
y esta solo se podrá
mantener si se
conserva en su
estructura original
pueden ser leídos por
un computador.
- Su contenido puede
ser separado de su
soporte original, para
ser transferido a otros