CLASES DE ARCHIVO
CLASES DE DOCUMENTOS USO DIFERENCIAS
Documentos de archivo:
Son los registros de la información
producida o recibida por una
organización pública o privada a
razón de sus funciones o
actividades.
Se caracterizan por ser un soporte
físico, el cuál transmite la
información de manera implícita y
su valor probatorio se mide por su
autenticidad, como la firma.
Es un medio de comunicación con
otras áreas administrativas o
personas interesadas.
Sirven para posteriores consultas,
ya que sirven como evidencia
para tomar decisiones.
Los documentos más frecuentes
de esta clase son: manuscritos,
circulares, cartas, memorandos o
informes.
Su contenido es inseparable de su
medio o soporte.
El valor documental se puede
determinar por su autenticidad y
veracidad, como entre estos, la
firma y el lugar de expedición.
Documento electrónico:
Es un conjunto de información que
puede ser producido o recibido por
una persona jurídica o natural,
cuyo soporte material es un
dispositivo electrónico o
magnético, de los cuales puede ser
parte a su vez un archivo de
gestión, archivo central o archivo
histórico.
Su contenido está codificado
mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído o
interpretado.
Permite fácil acceso a la
información.
Su diseño y creación se realiza en
la mayoría de los casos para ser
interpretada de manera visual, o
audiovisual lo plasmado de
manera escrita.
Controla el exceso de
información, su seguridad y su
conservación a largo plazo.
Los documentos más frecuentes
de esta clase son: documentos de
texto, tablas, gráficos,
representaciones o ficheros de
audio y video.
Su contenido puede ser separado
de su soporte original para ser
transferido.
Su integridad depende del
programa en el cual fue creado.
La información que recibe sólo
puede ser consultada o vista por un
medio electrónico.
Referencias