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Delegar
¿Qué haría usted? Travis recibe un correo electrónico indicando que su grupo se ha ganado el desarrollo de Jardín Estates; un negocio clave. Travis no puede imaginarse quién de su grupo tendría tiempo para encargarse del proyecto y él definitivamente no tiene tiempo. Después de una reunión breve donde el grupo habló sobre el tema de la carga de trabajo, Jill entra a la oficina de Travis, con una gran sonrisa y ofreciéndose para hacerse cargo. Travis está escéptico. Jill es inteligente y entusiástica, pero sólo tiene dos años de experiencia laboral. Travis no quiere que Hill, ni nadie de su grupo, especialmente con este cliente tan importante. ¿Debería arriesgarse y encargar el trabajo o existe alguna otra solución? ¿Qué haría usted? La primera cosa que Travis debería es evaluar el trabajo que implica este proyecto y determinar las habilidades requeridas para ejecutarlo. Si Jill tiene las habilidades necesarias, Travis podría delegarle el proyecto y trabajar estrechamente con ella para supervisar su progreso. Si Travis siente que el negocio de Jardin Estates requiere un ejecutivo con más autoridad, podría considerar la posibilidad de liderar el proyecto y delegar la mayor parte del trabajo a los miembros de su equipo. En este caso, Travis, como ejecutivo experimentado, estaría supervisando esta cuenta clave pero también estaría brindando a sus empleados una oportunidad para que asuman nuevas responsabilidades a medida que van adquiriendo más experiencia. El grupo de Travis acaba de conseguir un contrato para un gran negocio. Sin embargo, él no puede hacerse cargo del trabajo.
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Objetivos del tema
Este tema contiene información relevante sobre cómo: Utilizar varios métodos para seleccionar a la persona correcta para el trabajo Utilizar diferentes enfoques para la delegación Apoyar y supervisar la asignación de tareas
¿Qué es delegar?
El propósito de delegar
La forma más simple de definir la delegación es que ésta implica encargar una tarea o proyecto específico a otra persona y obtener el compromiso de ésta para completarlo. La delegación es una de las habilidades más importantes de los ejecutivos exitosos, y generalmente es pasada por alto por aquellos que están sobrecargados de trabajo”. Usted sabe que está delegando eficazmente si dedica menos tiempo a "hacer" y más tiempo a planificar tareas por delegar, a organizar recursos y a realizar coaching a personas que necesitan de su ayuda y lograr los objetivos de negocios de la manera más productiva posible. Cuando delega, no solamente transfiere responsabilidad a otra persona sino que también transfiere la responsabilización por ceñirse a los estándares establecidos.
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¿Qué se interpone ante el acto de delegar?
La delegación incomoda a algunos ejecutivos. Éstos temen perder el control del personal y los proyectos y se preocupan de que puedan estar abandonando sus responsabilidades. A veces, simplemente creen que hacer el trabajo ellos mismos, será lo más eficiente. Sin embargo, a la larga, estos temores y creencias rara vez se justifican. Argumentos comunes en contra de la delegación Argumento Respuesta "Yo puedo hacer esto mejor y más rápidamente y mejor que mis empleados".
Quizás es verdad, pero su objetivo es apoyar a sus empleados en la
ejecución de tareas. "No confío en mis empleados". Empiece delegando pequeñas tareas y proyectos que le permitirán ir confiando gradualmente en ellos. "Es más fácil hacerlo yo mismo en vez de organizarlo, explicarlo y monitorearlo". Esta es una perspectiva en el corto plazo. En general, el tiempo que se dedica a planificar un proyecto valdrá la pena y, con el tiempo, sus empleados serán capaces de asumir más responsabilidades frente a la estructuración y planificación de sus propias tareas o proyectos. "Prefiero hacer las cosas de mi manera". Concentre su energía en comunicar sus preferencias y estándares de calidad en vez de controlar las tareas. Esta inversión tendrá sus frutos no solamente en el trabajo actual sino que en proyectos futuros.
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx "Mis empleados van a resentir la carga de trabajo extra" o "Mis empleados esperan que yo resuelva los problemas y tome las decisiones". Gestione las expectativas de sus empleados. Deje muy en claro que su rol es apoyar a los empleados para que tomen sus propias decisiones. Además, establezca claramente que esto significa que tendrán oportunidades para realizar trabajos nuevos e interesantes. Asegúrese de cumplir esa promesa.
Señales de alerta de que usted podría aprender a delegar
mejor
Idea Clave Echemos un vistazo a algunas "señales de alerta" comunes en la delegación. ¿Alguna de éstas le parece familiar? Su bandeja de entrada siempre está llena. Regularmente tiene una sobrecarga de trabajo al ejecutar tareas que "sólo usted" puede hacer." Es interrumpido frecuentemente con peticiones para orientación y clarificación de trabajos delegados. Sus empleados sienten que se les está "tirando" trabajo y no tienen autoridad para completar las tareas asignadas. Sus empleados no se sienten debidamente preparados para ejecutar las labores asignadas. Interviene con frecuencia en las tareas o proyectos que ha delegado. Siempre cuestiona y revisa las decisiones de sus empleados y se encarga personalmente de volver a hacer tareas delegadas que no han sido ejecutadas satisfactoriamente. Los miembros de su equipo no asumen la responsabilidad por las tareas o proyectos que usted delega. La moral ha decaído y la rotación de personal va en aumento. Las tareas delegadas no se completan y los plazos no se cumplen. ¿Se siente abrumado por completar tareas que "sólo usted puede hacer"? Puede que usted tenga que mejorar sus destrezas de delegación.
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx Delegue tareas pautadas rigurosamente a los integrantes menos competentes para que ganen confianza medida que mejoran sus capacidades. Cuando sea posible, delegue el proyecto o función completa y no sólo una parte pequeña. Esta práctica aumenta la motivación y el compromiso. Cree pautas claras para el seguimiento, monitoreo y el feedback. Mantenga abiertas las líneas de comunicación. La frase "avísenme si se encuentran con algún problema que no pueden manejar" expresa claramente esta intención. Para minimizar la pérdida de tiempo y recursos, y para asegurar el éxito de una tarea, proyecto o función, sus metas, resultados esperados e indicadores de éxito deben estar claramente definidos. Delegue responsabilidades para acelerar el trabajo Perspectiva Personal Después del lanzamiento de Windows 95, Bill se dirigió a su equipo: "El problema es el siguiente. Estamos realmente atrasados. Dentro de 12 meses, de hecho, a fines del 96, queremos ser líderes en el sector. Queremos tener mejores reseñas que con Netscape en todo lo concerniente a tecnologías de buscadores". Eso era poco tiempo para minimizar la enorme diferencia que existía, porque, en ese momento ellos tenían 80% de participación en el mercado, Internet Explorer de Microsoft 15%, y otros 5%. El equipo comenzó a trabajar sabiendo que tenían poco tiempo. Y Bill no estaba hablando de solamente ganar a Netscape por un margen: estaba hablando de tener un rol clave en el ámbito de los buscadores. Eso significaba que tendrían que andar a pasos agigantados y hacerlo rápidamente. Tomaron la decisión de que al final de cada semana añadirían un nuevo accesorio de Internet Explorer en el sitio web de Microsoft, para que los usuarios la pudieran bajar y proporcionarles feedback al instante sobre lo que les gustaba y no, de la nueva versión. Y además les advertíamos claramente de que el software beta podía tener virus pero en aquellos tiempos internet era muy popular y las personas estaban tan entusiasmados que estaban ansiosos por probar cosas nuevas. Entonces recibíamos feedback en pocos días. Si hubiésemos realizado un proceso de toma de decisiones en que debíamos presentar cada accesorio para su aprobación en cada nivel jerárquico, esperar que la evaluarán, que probablemente solicitaran modificaciones, que nosotros las realizáramos y después entráramos al mercado, nunca hubiésemos logrado esa posición de liderazgo que queríamos. Así que, al delegar y establecer con claridad a qué aspirábamos, preguntando con regularidad en términos básicos si las cosas marchaban como debían pero
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx sin tomar la responsabilidad y asegurándonos de que la gente entendiera que ellos eran los responsables de establecer el proceso para marchar de prisa, todo funcionó de maravilla. Para el tercer trimestre de 1996, Microsoft Internet Explorer estaba ganando en todas las reseñas críticas. En esa industria, cuando usted tiene un producto que gana todas las evaluaciones técnicas, usted gana participación de mercado muy rápidamente, especialmente dentro del contexto de internet donde es fácil que la gente tenga acceso al producto. Así que, he aquí una lección poderosa: Déjele saber claramente a la gente lo que usted quiere y asómese con regularidad para ver cómo andan pero aclare que ellos son los responsables de seguir adelante. Una de las cosas más importantes sobre la delegación, es que los individuos tengan consciencia de que son responsables y que van a tener que esforzarse más que si simplemente tuvieran que arrojar ideas al grupo, luego dejar que las discuta hasta alcanzar consenso y luego proceder al siguiente paso. La gente crece mucho más rápido cuando sabe que su reputación está en juego y que más les vale que se esfuercen y hagan las cosas bien. De esta forma, se vuelven mucho más detallistas, más hábiles para resolver problemas y, si expone a la gente joven a estos tipos de responsabilidades de la manera correcta en las etapas tempranas de su carrera en una empresa, ellos crecen como la "mala hierba". Así, pronto usted recibirá a cambio un alto desempeño que usualmente continúa porque han encontrado la forma de hacer bien su trabajo. Un proceso de decisión que debe recorrer la cadena de mando para ser aprobadas limita la habilidad de una empresa de convertirse en líder del mercado. Para tener una organización ágil y que reaccione rápidamente a los cambios que impone el mercado, la directiva debe delegar responsabilidades para que las personas creen sus propios procesos y lleguen rápidamente a la solución necesaria.
Delegar a la persona adecuada
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Prepararse para delegar
Decida por qué debe delegar
Mientras se prepara para delegar, primero debe aclarar en su mente el propósito o propósitos de la delegación. ¿Es para disminuir la carga de trabajo? ¿Motivar al personal a desarrollar nuevas habilidades? ¿Lanzar un proyecto o función nuevos? ¿Brindar visibilidad y reconocimiento al personal? ¿Proporcionar visibilidad y reconocimiento al personal? Luego necesita determinar las tareas que desea delegar y qué habilidades y capacidades son necesarias para completarlas con éxito. Finalmente, asocie cada tarea con el miembro más apropiado del personal.
Decida qué delegar
Idea Clave Evalúe su propia carga de trabajo para determinar las tareas, proyectos y funciones que está considerando delegar. Hay tareas que otras personas pueden realizar fácilmente, pero puede ser que usted no desee delegarlas porque siempre las ha hecho y le gusta hacerlas y no quiere renunciar a ellas. Por ejemplo, la ejecución de labores complicadas de producción, trabajo de investigación para redactar informes o documentos requeridos por otros, análisis de presupuesto y manejo de personal.
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx Cuando se delega al empleado adecuado, se brinda una mayor diversidad a la carga de trabajo, junto a un desafío que lo motiva. Muchas tareas pueden ser ejecutadas por otros que tienen la capacitación y experiencia adecuadas. Al delegar estas tareas brinda oportunidades a sus empleados para que adquieran nuevas habilidades y talentos. Así también aumenta la reserva de personas disponibles para asumir responsabilidades cuando surgen tareas de importancia vital. Si una tarea es demasiado importante para ser delegada, puede compartir la responsabilidad. Por ejemplo, puede subdividir la tarea de modo que usted se quede con una pequeña parte y delegue el resto. ¿Cómo decidir qué delegar? ¿Qué tareas debe conservar y cuáles debe asignar a otros?
Qué no se debe delegar
No todas las tareas, proyectos y funciones deberían delegarse. Como ejecutivo, usted debe seguir siendo responsable de tareas como las siguientes: Planificar, dirigir y motivar a su equipo Evaluar el desempeño de sus empleados Manejar situaciones complejas con los clientes Ejecutar tareas que requieren de sus habilidades técnicas específicas Contratar y despedir a empleados y ayudar a sus subalternos directos en el desarrollo de sus carreras Otras tareas que no deben ser asignadas, dependerán del contexto.
Identifique las habilidades necesarias para una tarea
Usted no puede seleccionar a la persona más adecuada para una tarea hasta que haya analizado la tarea y determinado cuáles son las habilidades necesarias para ejecutarla. El análisis implica responder a estas tres preguntas:
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx Si realiza un seguimiento constante de las habilidades de sus empleados, estará en una mejor posición para elegir a la persona adecuada para una tarea. Por ejemplo, una persona que es capaz de simplificar conceptos abstractos podría ser muy buena para capacitar a otros, mientras que una persona con alta capacidad de organización sería la apropiada para supervisar determinadas operaciones. Usted ha decidido la tarea a delegar. ¿Cómo seleccionar a la persona correcta?
Asigne la tarea
Prepare la discusión
Una vez que haya identificado a la persona adecuada para la tarea, es necesario comunicar la propuesta con claridad. Idealmente, esto debería hacerse en una reunión cara a cara en la cual usted describe la tarea y obtiene el compromiso del empleado para cumplirla. La comunicación abierta y la confianza, son factores críticos en esta interacción. Para lograr ambas cosas, es importante incluir lo siguiente en su discusión: Describa claramente la tarea, proyecto o función y el alcance de las responsabilidades que se van a delegar Establezca estándares de desempeño, indicadores de éxito y niveles de responsabilización.
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx Defina cuáles recursos estarán disponibles y las necesidad de entrenamiento especial, coaching o ayuda Describa claramente el nivel de autoridad que se delega Defina un plan de seguimiento y feedback para rastrear el progreso
Otorgar autoridad
Idea Clave Cuando delega autoridad a un miembro del equipo, debe entregar pautas y expectativas claramente establecidas desde el inicio de la tarea. El grado de autoridad que desee delegar en un empleado depende de sus capacidades y la confianza que tiene en él. Es recomendable que usted haga lo siguiente: Evalúe su desempeño anterior tomando decisiones. Considere las consecuencias de decisiones mal tomadas y el grado de riesgo que está dispuesto a asumir. Determine el grado mínimo de autoridad que se requiere delegar para que la tarea se pueda cumplir. Según su conocimiento y experiencia determine el rango de niveles de autoridad que desee delegar. Una vez que haya determinado el nivel de autoridad que delegará, asegúrese de comunicar su decisión a todos los que están involucrados en la tarea. Usted ha delegado una tarea en otra persona. ¿Qué más debe hacer para asegurarse de que la delegación tenga éxito? Evite crear una cultura de aversión al riesgo Perspectiva Personal Una de mis anécdotas favoritas de negocios (aunque es una anécdota muy conocida), es sobre el almirante Lord Nelson. Uno de sus tretas más famosa era que llamaba a todos sus capitanes la noche anterior a una batalla y les explicaba exactamente qué pensaba que ocurriría en la batalla para luego discutir con ellos una estrategia general para la confrontación. La razón por la que hacía esto era porque la comunicación se volvía imposible una
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Supervisar una delegación
Cómo monitorear una tarea delegada
Uno de los mayores desafíos para el ejecutivo que delega tareas es asegurarse que el empleado no fracase.. La mejor forma de asegurar el éxito es mantener un nivel adecuado de control, mediante la asignación de plazos para el cumplimiento y un seguimiento frecuente del progreso alcanzado. Dependiendo del número y la complejidad de las tareas delegadas, usted puede utilizar una o más de las siguientes técnicas de seguimiento: Archivos de referencia para cada tarea o proyecto Un registro de las asignaciones para hacer seguimiento a todos los proyectos, tareas o funciones en su departamento Un calendario gigante en la pared Reuniones de equipo Informes de progreso Software de gestión y seguimiento de proyectos
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Brindar apoyo
Idea Clave Una vez que ha delegado una tarea, debe seguir brindando apoyo sin entrometerse demasiado. Para lograr el equilibrio apropiado, recomendamos las siguientes acciones: Notifique a quienes corresponda sobre el grado de autoridad que ha delegado para la tarea Revise los requerimientos de recursos y asegúrese de que estén disponibles en las cantidades necesarias Continúe entregando cualquier información que sea relevante para el desarrollo de la tarea, tales como materiales de referencia o informes Establezca claramente los casos en que desearía involucrarse; por ejemplo, en situaciones en que se prevea que un compromiso no se cumplirá o cuando surgen problemas importantes Indique las dificultades que usted cree que podrían surgir, según su experiencia con proyectos similares Señale las dificultades que anticipa basado en su experiencia con proyectos similares Recuerde enfocarse en los resultados y no en los métodos ni en el enfoque utilizados para conseguirlos Usted ha delegado funciones en sus empleados. ¿Cómo puede supervisar su progreso y ayudarlos a tener éxito?
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx Ayudar al empleado a resolver problemas sin culparlo por las dificultades que hayan surgido Crear un plan de acción acordado y un cronograma para abordar los problemas Sólo en casos muy extremos debe pensar en relevar al empleado de la tarea delegada. Debe hacerlo sólo si hay problemas muy grandes y evidentes: por ejemplo, si no se cumplirán plazos clave o si la incapacidad de cumplir con ciertas metas establecidas tendrá un impacto muy negativo en otros proyectos.
Reflexionar sobre la tarea delegada
Dé un paso atrás y reflexione
Para procesar las lecciones que se han aprendido tras delegar, debe darse un tiempo para reflexionar sobre la conclusión de cada tarea. Cite al empleado a una reunión de evaluación. He aquí algunas pautas para orientar la discusión Pida la opinión del empleado acerca de cómo se sintió con esta tarea Reconozca los logros del empelado y brinde refuerzo positivo por lo que hizo bien Compare los resultados obtenidos con los estándares esperados Evite las críticas y culpabilizar a su colaborador por los problemas que hayan surgido en el transcurso de la tarea, y converse sobre cuáles mejorías podrían realizarse para una próxima vez
Del Valle 5286 3509 www.bhgroup.com.mx Cree un plan de acción para seguir apoyando el desarrollo del empleado a través de coaching constante o entrenamiento adicional También debería asegurarse de que su empleado reciba el reconocimiento debido por su trabajo, no solamente de usted sino que de sus pares, su superior y el cliente, según lo que sea apropiado. Asegúrese de estar rodeado por los mejores Perspectiva Personal La delegación es de vital importancia en cualquier organización. Uno de los errores que suelen cometer los ejecutivos, es tener miedo de delegar. Hay que recordar que, cuando una nueva persona se une a una organización, es evidente que demorará más tiempo a enseñarle a hacer una tarea que hacerla usted mismo. No obstante, eso es simplemente parte del proceso. Como ejecutivo, le corresponde desarrollar a sus nuevos empleados. La delegación es sumamente importante. Conferir autoridad a las personas para tomar decisiones y hacer su trabajo, es crucial. ¿De qué sirve tener buen talento en el equipo si no lo va a utilizar? En Camelot, yo he creado un equipo sénior muy fuerte y, de hecho, creo que es el más fuerte que hemos tenido en la organización en sus diez años de vida, lo que es genial. Esto es algo que yo fomento a través de todos los niveles de la organización. Estamos intentando reunir el mejor talento posible. En algunas áreas, esto significa que tenemos algunas estrellas en ascenso, que probablemente lograrán mucho más de lo que los demás de nosotros lograremos. Sin embargo, como líder de una organización, es fantástico ver el maravilloso talento que hemos reclutado. Mi lección para la gente es: no tenga miedo de contratar a personas que sean mejores que usted. Desarróllelas, delegue tareas, deles ánimo, autoridad y tendrá una organización mucho más exitosa. No tenga miedo de nombrar a personas que son mejores que usted. Rodearse del mejor talento y tener la autoconfianza para delegar en personas que son expertos en materias que usted no conoce bien, será beneficioso para todos.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo puedo evitar que el personal no sienta que les estoy delegando labores desagradables?
