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UNIVERSDIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
CONTABILIDAD DE COSTOS II
HISTORIA DE LOS COSTOS
En los estudios de los griegos no se hallan antecedentes relacionados con los costos, la economía no formaba parte de una ciencia independiente sino que se estudiaba dentro de la moral y la política. Las ideas de Aristóteles fueron tomadas más tarde por los representantes de las escuelas posteriores.
En ética, Nicómaco, estudia lo natural y lo justo, basando su análisis en una economía autosuficiente en la que el trueque es el medio de cambio. Distingue entre los valores de uso y de cambio, expresando que el último es una consecuencia del primero, ya que los bienes se intercambian según el uso que se hace de cada uno de ellos. El cambio debe ser realizado a un precio justo, que es el fijado en el mercado por encima del precio de costo con la finalidad de asegurar una renta normal y justa a los vendedores.
Durante los siglos IX a XIV se nota la influencia del cristianismo en los estudios de economía, llamándole doctrina escolástica a la proveniente de los doctores de la iglesia. Santo Tomás, el mayor representante de esta escuela desarrolló ideas respecto al precio justo, diciendo que es el que garantiza la equidad del cambio, se identifica posteriormente con el costo de producción formado por todos los esfuerzos del productor para obtenerlo más la justa compensación.
En la escuela mercantilista inglesa se hallan ciertos conceptos vinculados con el costo que lo caracterizan como un elemento del precio. Algunos de sus representantes sostienen que el precio se divide en el costo o valor intrínseco y el beneficio que se obtiene en el mercado, concluyendo que el primero se determina antes de la venta y el segundo está supeditado a las leyes del mercado.
Según estudios se dice que se llevaban algunos libros en donde se registraban los costos para el tratamiento de los productos, estos libros recopilaban las memorias de la producción y se podrían considerar como los actuales manuales de costos.
En Italia se piensa surgió la "teneduría de libros" por el método de partida doble, ya que por ser esta una región con mucha influencia mercantil, así los primeros textos de contabilidad eran escritos para los comerciantes ya que el proceso de fabricación estaba en manos de unos pocos artesanos vinculados a asociaciones y por lo tanto sometidos a las reglas de sus gremios.
Con el artesanado, tomó auge la contabilidad debido al crecimiento de los capitalistas y el aumento de tierras privadas. Lo anterior hizo surgir la necesidad de disponer de control sobre las materias primas asignadas al artesano, quien ocupaba su lugar de trabajo.
Mientras más crecía el mercado y las formas de producción, se iba incrementando el uso de la contabilidad como método de medir las ganancias de comerciantes, productores, fabricantes y todos los que tuvieran que ver con el mercantilismo, por ejemplo en Inglaterra se hacía indispensable el cálculo de los costos, por la competencia existente entre los productores de lana de las ciudades y las aldeas a finales del siglo XIV.
En 1,557 los fabricantes de vinos empezaron a usar algo que llamaron "Costos de producción" , entendiendo como tales lo que hoy sería materiales y mano de obra. El editor francés Cristóbal Plantin establecido en Amberes en el siglo XVI, utilizaba
diferentes cuentas para las diversas clases de papeles importados y otras para la impresión de libros. Se afirma también que sus registros contables incluían una cuenta para cada libro en impresión hasta el traslado de los costos a otra cuenta de existencias para la venta.
El objetivo de la contabilidad en esa época era rendir un informe de cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos sin contribuir a la fijación de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones.
Durante el siglo XVI y hasta la mitad del siglo XVII, la contabilidad de costos experimento un serio receso.
En el siglo XVII Quesnay sostiene que la agricultura es la única fuente verdadera de riqueza, capaz de producir un excedente sobre los costos, por cuanto recibe un regalo de la naturaleza superior en valor a los gastos de producción o costos que representa el consumo de alimentos por la población.
Adam Smith refuta la teoría fisiocrática y afirma que la riqueza de las naciones se halla en el trabajo de sus habitantes y no los de una sola clase social. Afirma que al actuar las leyes de mercado el precio se tiende a reducir a un nivel natural o normal, levemente superior al costo de producción, y que cuando el precio desciende por debajo de ese valor se produce un quebranto y viceversa, si el precio de mercado se eleva por encima de su precio natural se estimulará la producción y la oferta adicional que provocará y lo hará descender hasta acercarlo a su valor natural.
Todos los clásicos fundamentan el concepto de costo como la suma de los esfuerzos y sacrificios representados por el trabajo a que se debe someter una persona para satisfacer sus necesidades.
La doctrina clásica experimentó un notable avance con la teoría de la abstinencia del economista inglés William Senior, que conceptuó el interés como la remuneración por abstinencia al placer de consumir, equiparándola al sacrificio del trabajo. Según Senior el trabajo y las fuerzas de la naturaleza pueden llegar a ser más eficaces en la producción si son ayudados por un tercer factor representado por la abstinencia del capitalista al consumo, favoreciendo con ello la puesta a disposición del capital en sus distintas formas. Este sacrificio que consiste en la renuncia de un placer o en su postergación debe ser compensada mediante un beneficio. La abstinencia constituye un elemento más de los costos de producción, el que está dado por los esfuerzos y sacrificios representados por el trabajo y los beneficios de las esperas o abstinencias para ahorrar el capital invertido en ella.
La acumulación de capital exige sacrificar consumos presentes, o sea, el ahorro necesario para obtener una acumulación de capital en la expectativa para disfrutar un aumento del consumo futuro.
Es en el economista inglés Alfred Marshall donde se halla en enfoque más interesante de los costos desde el punto de vista de la empresa privada. Al estudiar la producción planea la manera en que repercute el factor tiempo en la formación de la estructura de costos. Entiende que en el corto plazo priman los factores fijos y que son variables las materias primas, los salarios y ciertos elementos auxiliares de la producción, en tanto que en el largo plazo toda la escala de costos es variable en virtud de poder adaptar toda la producción a la obtención del capital, usado en ella se denominan el costo real de producción, y las sumas de dinero que han de ser pagados por todos esos esfuerzos y sacrificios se denominan el
o contratados a terceros. Los costos implícitos no surgen de una relación contractual sino que se refieren a insumos que son propiedad de la misma firma o de sus propietarios.
La historia de la Contabilidad de Costos es parte de la Contabilidad. Durante siglos la contabilidad financiera era reconocida como adecuado para el control administrativo de empresas públicas y privadas. Esta contabilidad llevada por partida simple hasta el año 1,494 en que el monje Lucas Paciolo delinea los principios de la partida doble.
En 1,776 el surgimiento de la revolución industrial trajo las grandes fábricas. Se paso de la producción artesanal a una industrial, creando la necesidad de ejercer un mayor control sobre los materiales y la mano de obra y sobre el nuevo elemento del costo que las máquinas y equipos originaban. El "maquinismo" de la revolución industrial originó el desplazamiento de la mano de obra y la desaparición de los pequeños artesanos. Todo el crecimiento anterior creó un ambiente propicio para un nuevo desarrollo de la contabilidad de costos.
En 1,777 se hizo una primera descripción de los costos de producción por procesos con base en una empresa fabricante de medias de hilo de lino. Mostraba como el costo del producto terminado se puede calcular mediante una serie de cuentas por partida doble que llevaba en cantidades y valores para cada etapa del proceso productivo.
En 1,778 se empezaron a emplear los libros auxiliares en todos los elementos que tuvieran incidencia en el costo de los productos, como salarios, materiales de trabajo y fechas de entrega. Fruto del desarrollo de la industria química es la aparición del concepto costo conjunto en 1,800 aunque la revolución Industrial se origino en Inglaterra, Francia se preocupo más en un principio por impulsar la contabilidad de costos.
"Una muestra la dio el Señor ANSELMO PAYEN quién fue el primero en incorporar por primera vez los conceptos depreciación, el alquiler y los intereses en un sistema de costos".
Un francés fabricante de vidrios M. GORDARD, publicó en 1827 un tratado de contabilidad industrial en el que resalta la necesidad de determinar el precio de las materias primas compradas a precios diferentes.
CONSOLIDACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS
En las últimas tres décadas del siglo XIX a Inglaterra fue el país que se ocupo mayoritariamente de teorizar sobre los costos. Así fue como entre 1828 y 1839 CARLOS BABBGE publicó un libro en el que resalta la necesidad de que las fábricas establezcan un departamento de contabilidad que se encargue del control del cumplimiento de los horarios de trabajo. A finales del siglo XIX el autor HENRY METCALFE publicó su primer libro que denomino costos de manufactura.
El mayor desarrollo de la contabilidad de costos tuvo lugar entre 1890 y 1915 en este lapso de tiempo se diseño la estructura básica de la contabilidad de costos y se integraron los registros de los costos a las cuentas generales en países como Inglaterra y Estados Unidos y se aportaron conceptos tales como: Establecimientos de procedimientos de distribución de los costos indirectos de fabricación adaptación de los informes y registros para los usuarios internos y externos, valuación de los inventarios y estimación de costos de materiales y mano de obra.
Hasta ahora la contabilidad de costos ejercía control sobre los costos de producción y registraba su información con base en datos históricos pero al integrarse la contabilidad
general y la contabilidad de costos entre 1900 y 1910, este llega a depender de la primera. Pero la contabilidad se comenzaba a entender como una herramienta de planeación lo cual demandada la necesidad de crear formas para anticiparse a los simples hechos económicos históricos, fruto de esto el surgimiento de los costos predeterminados entre 1920 y 1930 cuando el norteamericano FEDERICO TAYLOR empezó a experimentar los costos estándar en la empresa de acero BETHLEHEM STEEL CO. Hay evidencias que permiten afirmar que los costos predeterminados fueron empleados en 1928 por la empresa americana WESTINGHOUSE antes de difundirse por las grandes empresas de la unión americana. Estos costos permitían disponer de datos antes de iniciar la producción luego viene la depresión de los años 30 época durante la cual los países industrializados tuvieron que realizar considerables esfuerzos para proteger su capital. Una nueva visión de los costos Posterior a la gran depresión se comienza a dar gran preponderancia a diferentes sistemas de costos y a los presupuestos como herramienta clave en la dirección de las organizaciones. Entre las razones que evidenciaban el nuevo auge de la contabilidad de costos figuraban:
1. El desarrollo de los ferrocarriles 2. El valor de los activos fijos utilizados por las empresas que hicieron aparecer la necesidad de controlar los costos indirectos 3. El tamaño y la complejidad de las empresas y por consiguiente las dificultades administrativas a las que se enfrentaban 4. La necesidad de disponer de una herramienta confiable que les permitiera fijar los precios de venta. En 1,953 el norteamericano AC. LITTELTON en vista del crecimiento de los activos fijos definía la necesidad de amortizarlos a través de tasas de consumo a los productos fabricados como costos indirectos, en 1,955 surge el concepto de contraloría como medio de control de las actividades de producción y finanzas de las organizaciones y un lustro después, el concepto de contabilidad administrativa como herramienta del análisis de los costos de fabricación y como instrumento básico para el proceso de la toma de decisiones.
Hasta antes de 1,980 las empresas industriales consideraban que sus procedimientos de acumulación de costos constituían secretos industriales pues el sistema de información financiera no incluía las bases de datos y archivos de la contabilidad de costos.
Indiscutiblemente, esto se tradujo en estancamiento para la contabilidad de costos con relación a otras ramas de la notabilidad hasta cuando se comprobó que su aplicación producida beneficios. Así fue como en 1,981 el norteamericano HT. JHONSON resaltó la
importancia de la contabilidad de costos y los sistemas de costos como herramienta clave para brindar la información a la gerencia sobre la producción, lo cual implicaba existencia de archivos de costos útiles por la fijación de precios adecuados en mercados competitivos.
Es así como han surgido los actuales sistemas de costeo, y mientras más avance y cambie
La empresa, es una organización integrada por personas y constituida de acuerdo a ley, con la finalidad de realizar actividades lícitas de cualquier naturaleza, con una existencia separada y distinta de sus integrantes.
La empresa puede estar constituida por una persona natural, bajo la cual se realizan todas las actividades y asume todas las responsabilidades del caso; o pueden estar formadas bajo la modalidad de sociedades, en donde la empresa es distinta de sus integrantes (sociedad anónima).
La Sociedad anónima es una organización empresarial, la misma que se encuentra conformada por los siguientes organismos:
- La Junta General de Accionistas , se encuentra integrada por todos los accionistas poseedores de acciones con derecho a asistir a las Juntas Generales con derecho a voz y voto, en las Juntas se van a decidir sobre el futuro de la empresa, el tipo de negocio, la aprobación del Balance y la Memoria Anual que presente el Directorio y/o Gerente General,
- El Directorio , son miembros del directorio los accionistas designados o nombrados por la Junta General de Accionistas, se puede dar el caso que un director no sea accionista. El Directorio fijara las políticas de la empresa para lograr los objetivos señalados por la Junta General de Accionistas
- El Gerente General , es nombrado por el directorio, es el responsable de ejecutar las políticas aprobadas por el Directorio.
- Los Gerentes de Línea (Gerente Financiero, Gerente de Ventas, Gerente de Operaciones), son nombrados por el Gerente General, y responden por el logro de los objetivos inmediatos, aplican las políticas del Directorio en sus respectivas Gerencias.
- Los Jefes de Departamentos , son nombrados por el Gerente de Línea, son personas que van a realizar el trabajo operativo (rutinario), contando para tal fin con personal a su cargo.
La Gerencia General .- El Gerente General es la máxima autoridad ejecutora de la empresa. Es el encargado de ejecutar las directivas establecidas y señaladas por el Directorio. Su responsabilidad y funciones se encuentran definidas por la Ley General de Sociedades y el Estatuto de la Sociedad. Dentro de las principales funciones de la Gerencia General se encuentran:
- Representar a la Sociedad ante los organismos estatales y particulares (Ministerios, SUNAT, Autoridades Políticas, Policiales, Municipales, Banca, etc.),
- Celebrar y ejecutar los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto social,
- Asistir a las sesiones del directorio con las atribuciones que el Estatuto Social le señale,
- Ejecutar los acuerdos del directorio,
- Elaborar el Presupuestos para el siguiente año,
- Presentar ante el Directorio la Memoria Anual y el Balance.
Son funciones de la Gerencia General y las Gerencias de Línea :
- Planeación .- Es la función consistente en decidir que acciones se deben de tomar en el futuro para hacer que la Organización logre sus objetivos.
- Pronóstico .- Es la función por medio de la cual la Gerencia estima lo que sucederá en el futuro.
- Organización .- Es la función por medio de la cual la Gerencia decide la estructura organizacional y traza las políticas y los procedimientos a los que deben sujetarse todos los miembros de la organización en forma armónica, de modo que el esfuerzo conjunto de todas ellas este orientado al logro de los objetivos comunes.
- Control .- Es la función consistente en lograr la seguridad dentro de lo posible, velará porque la organización funcione exactamente de acuerdo con los planes generales establecidos para la empresa en su conjunto. Usa la retro-alimentación (feedback), así como la administración por excepción para comunicarse y para motivar a todo el personal.
- Toma de decisiones .- Esta es la más general de las funciones de la gerencia, pues esta presente no solo en las fases de planeación, pronóstico, coordinación y control sino también en todas las actividades diarias de rutina y de manera especial en los problemas que se van presentando día a día.
- Dirección .- Esta es la función más importante de todas. Es muy difícil de definirla o describirla porque es sumamente amplia y elástica. En realidad se puede decir que abarca a todas las demás. En todo caso, comprende dirección en el sentido más amplio: liderazgo, motivación, comunicación, manejo de conflictos, etc.
Para poder cumplir con sus funciones el Gerente deberá de decidir sobre ciertas alternativas a tomar para conseguir un objetivo. Por ejemplo, para poder incrementar sus ventas podría decidir sobre la política de precios, la política de créditos, las nuevas líneas de producción, la política de publicidad, etc. Este acto de decidir que alternativa tomar se llama decisión gerencial. Los resultados de la gestión gerencial (objetivos logrados) estarán definidos por las decisiones gerenciales tomadas en su oportunidad.
Las decisiones gerenciales se darán a nivel de los Gerentes de Línea. Por ejemplo:
- La Gerencia Financiera se encargará de proveer los recursos financieros que requiera la empresa para poder cumplir con sus presupuestos y objetivos, para tal efecto deberá de tomar decisiones financieras que conlleven a cumplir con este objetivo,
- La Gerencia de Ventas se encargará de aumentar los volúmenes de venta, conseguir nuevos mercados,
- La Gerencia de Operaciones (producción) se encargará de mantener la calidad de los productos, los niveles óptimos de costo de producción,
- La Gerencia de Logística se encargará de conseguir los mejores productos a los menores costos, con las mayores facilidades y en tiempo oportuno, velará por un nivel óptimo de stock de materiales, etc.
Contabilidad General o Patrimonial
La Contabilidad Financiera .- Es la contabilidad tradicional que se encarga de registrar en forma detallada todas las operaciones que se realicen en un periodo fiscal. Para tal efecto deberá de cumplir con las normas y principios de contabilidad y las leyes sectoriales.
denominado S-10, Applisig, Flexline, Oficon, etc. Estos sistemas informáticos son desarrollados en ambientes visuales sobre plataformas de Oracle, AS-400, SQL, Power Builder, SAP, etc.
Los Métodos de contabilidad, son los procedimientos y la forma en que las operaciones contables son registradas en cada sistema y la responsabilidad que se asigna a cada auxiliar o asistente contable.
Cada sistema tiene una serie de reportes e informes, siendo los más detallados los que proporcionan los sistemas mecanizados y los sistemas integrados.
Los sistemas manuales se basan en el empleo de libros contables clasificados como libros auxiliares y libros principales. Libros auxiliares :
- Registro de Ventas , (legalizado) es el libro donde se registran las ventas realizadas por la empresa en forma cronológica y correlativa por tipo de documentos (factura, boletas, tickets, notas de crédito, notas de débito),
- Registro de Compras , (legalizado) es el libro donde se registran las compras realizadas por la empresa en forma cronológica (facturas, boletas, tickets, notas de crédito, notas de débito, liquidaciones de compra),
- Libro de planillas , (legalizado) es el libro donde se registran los sueldos y salarios del personal que labora en la empresa, se emplea un libro para sueldos y otro para salarios,
- Registro de activos fijos , (legalizado) es el libro donde se registran todos los activos fijos de propiedad de la empresa (inmuebles, maquinarias, equipos, mobiliarios)
- Registro de Inventarios (Kardex), (legalizado) en donde se registra el movimiento de las existencias que comercializa la empresa o que utiliza para la producción, se clasifican por ítems y se registran en forma cronológica. Un kardex puede ser en unidades o Kardex valorizado,
- Registro de Letras por Cobrar , es el libro en donde se registran las letras giradas por la empresa y su control sobre el vencimiento y las cobranzas,
- Registro de Letras por Pagar , es el libro en el cual se registran las letras aceptadas por la empresa, su vencimiento y cancelaciones o amortizaciones,
- Libro bancos , es el libro donde se registran las operaciones bancarias que realiza la empresa, es un libro por cada banco (Crédito, Wiese, etc.) y cuenta corriente (soles, dólares, euros, yenes, etc.)
Libros principales:
- Libro de Caja , (legalizado) es el libro en donde se registran las operaciones efectuadas como cobranzas y pagos que realiza la empresa,
- Libro Diario , (legalizado) es el libro en donde se centralizan las operaciones de los libros de Caja, Compras, Ventas, Letras por Cobrar, Letras por Pagar, Libro de Planillas, así como se registran los asientos contables por operaciones que no se encuentran incluidas en los libros auxiliares (depreciación, provisión, capitalización, etc.). Son asientos contables se encuentran ordenados en forma cronológica,
- Libro mayor , (legalizado) es el libro en donde se trasladan los movimientos del Libro Diario y se encuentra ordenados por cuentas y en forma cronológica,
- Libro de Inventarios y Balances , (legalizado) es el libro donde se trasladan los saldos del libro mayor, se registra al inicio de operaciones y al final de cada año. Este libro reporta en forma detallada el contenido de cada cuenta. Por ejemplo si el saldo de la cuenta 10 Caja Bancos muestra un saldo de S/. 5,350.35 esto figura en el libro de Inventarios y Balance como un detalle de cada componente (caja efectivo, fondo fijo, cuentas bancarias, fondos sujetos a restricción).
REGISTRO DE INVENTARIOS
Los inventarios son las existencias que posee la empresa con la finalidad de comercializarlos o de transformarlos (industria). Los Kardex representan el control permanente de las existencias, ya que en ellas se registra cronológicamente todas las compras (ingresos) y las ventas (salidas) con su correspondiente valorización. Si es una empresa comercial (que compra y vende de mercaderías) tendrá que llevar un control sobre las existencias que compra y su posterior venta, esto se lleva a través de unas tarjetas denominadas Kardex que pueden ser registradas por unidades y/o valorizadas. En la industria, este Kardex será de materias primas, materiales auxiliares, suministros diversos, productos terminados. En todos los casos su control es por unidades y valorizados. Los inventarios permanentes estarán dados por los saldos que muestren las tarjetas de Kardex a una fecha determinada. Los inventarios periódicos son aquellos inventarios físicos que se practican en forma anual, semestral, mensual y se realizan con la finalidad de determinar que los saldos que muestran los Kardex sean el reflejo de lo que existe realmente.
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera .- Su objetivo es la obtención de información histórica (la contabilidad financiera mira hacia el pasado) y como tal sus reportes son los denominados Estados Financieros, tales como el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujo de Efectivo.
Contabilidad Gerencial. - Esta contabilidad mira hacia el futuro y en este sentido tiene que ver fundamentalmente con planes y alternativas que implican costos, es natural y lógico que centre su atención en el análisis de los costos para la toma de decisiones por los ejecutivos de la empresa. De aquí surge la necesidad de contar con ideas bien precisas sobre las diversas clases de costos que maneja la contabilidad gerencial.
Dentro de la Contabilidad Gerencial podemos distinguir:
- Contabilidad de Gestión , es la que nos proporciona información relevante, sea ésta expresada en términos monetarios como no monetarios. Podemos señalar como ejemplo información sobre cobranzas, morosidad de las cuentas por cobrar, lentitud en las cobranzas, también podemos obtener información no monetaria como puede ser la cantidad de veces que se ha intentado cobrar (visitas de los cobradores). Este
Costo unitario .- Es el costo que representa producir un bien o prestar un servicio. Esta
referido a una unidad de producción.
Costo del periodo .- Son todos aquellos gastos incurridos en un periodo, independiente del volumen de producción.
Costo del producto .- Son todos aquellos gastos incurridos en la producción de un producto.
Costo fijo .- Son aquellos costos o gastos, tales como el alquiler del local, impuesto predial, sueldo del ingeniero de producción, la depreciación de la maquinaria, etc. los mismos que van a permanecer constantes y son independientes del volumen de producción.
Costos variable s- Son aquellos que están en función del volumen de producción o de ventas, así tenemos: a) la materia prima empleada en la producción, b) las horas hombres destinadas a producción, c) las comisiones de ventas, sólo si son un porcentaje de las mismas.
Costos directos .- Son aquellos costos o gastos que se van a aplicar directamente al producto o al servicio brindado. Así tenemos: a) la materia prima; b) la mano de obra directa.
Costos indirectos .- Son aquellos costos o gastos que no se pueden identificar con el producto, así tenemos el consumo de energía eléctrica de la planta de producción, los seguros, mantenimiento, etc.
Fórmulas empleadas:
Costo Primo = MP + MOD
Costo de Conversión = MOD + CIF
Costo de Producción = MP + MOD + CIF
Costo Total = MP + MOD + CIF + GA + GV + GF
Costo Total = CF + CV
Costo de Producción Terminada = IIPP + Costo de Producción – IFPP
Consumo de Materiales = IIM + Compras – IFM
Costo de Ventas = IIPT + Costo de Producción Terminada - IFPT
Clasificación de los costos :
De acuerdo al sistema de producción se clasifican en:
- Costos por órdenes de producción .- También se les conoce por costos por órdenes de trabajo. Este sistema de costo se emplea comúnmente en la industria metalmecánica, consiste en la producción sobre pedido y con características muy especiales del producto.
- Costos por procesos .- Esta definido por una producción en línea siguiendo unos procesos ya establecidos, por ejemplo las industrias de aguas gaseosas, las industrias textiles, las industrias de pinturas, etc.
De acuerdo al tiempo:
- Costos Históricos .- Son aquellos que se determinan luego de haberse culminado la producción. Es decir cuando éstos ya se han incurrido y sobre los cuales ya nada se puede hacer para modificarlos.
- Costos Pre-determinados .- Son aquellos que se anticipan a los sucesos (costos) y pueden ser: a) Costos Estimados , son aquellos que se espera se vayan a incurrir, por ejemplo: al realizar estudios de proyectos de inversión, en algunos casos se realizan pruebas de laboratorio y sobre éstas se proyecta una producción a nivel industrial; y b ) Costos Estándar , son los que se establecen luego de que la planta se encuentra en producción, aquí se realizan estudios de tiempos y movimientos con la finalidad de determinar los tiempos estimados en que la producción se debe culminar, también incluye los consumos de materiales, en ambos casos se señalan las cantidades y los precios.
ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL (ver hoja Excel)
Flujo de Costos .- Consiste en realizar un seguimiento de los costos incurridos en cada etapa de los flujos de costos. Estos seguimientos tienen por finalidad conocer los costos incurridos (materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación) en cada unidad de costos
La producción se lleva a cabo en un ciclo de tres etapas:
- Primera etapa ; los materiales se reciben y se depositan en los almacenes de materiales,
- Segunda etapa , los materiales son despachados por el almacén de materiales a la planta de producción donde serán transformados. Los materiales son empleados en las diversas áreas de la planta, o en las diversas órdenes de producción,
- Tercera etapa , la producción terminada es entregada al almacén de productos terminados, para ser vendidos posteriormente.
Es importante señalar que en las tres etapas del flujo de costos, éstos se consideran como costos incurridos y son clasificados como cuentas de inventarios (cuenta 21 Productos Terminados y 23 Productos en Proceso).
Los costos se convierten en gasto cuando los productos terminados se venden.
Serán gastos a través de la cuenta 69 Costo de Ventas.
Por ejemplo en una empresa de confecciones los centros de costos serán el departamento de corte, el de preparados, el de confección y el de acabado.
Elementos del Costo
Los elementos del costo son:
- (^) Materiales,
- Mano de obra directa, y
- Costos (gastos) indirectos de fabricación.
Es importante desarrollar cada uno de los elementos del Costo, para luego en forma conjunta desarrollar los diferentes métodos de costeo.
MATERIALES
Los materiales son aquellos que se van a transformar por una acción conjunta de la mano de obra directa y las maquinarias. Es decir son aquellos materiales que por aplicación de los costos de transformación o conversión van a ser transformados en uno distinto.
Dentro de los materiales podemos distinguir los siguientes:
- Materia prima, es el material que en mayor porcentaje forma parte del producto final, podemos mencionar por ejemplo en una prenda de vestir la materia prima principal será la tela, en una carretilla de construcción civil serán las planchas de fierro.
- Materiales auxiliares, son aquellos que complementan el producto, por ejemplo los botones para las prendas.
- Envases y embalajes, serán los materiales que se emplean para poder distribuir los productos o darles una presentación comercial. En el caso de confecciones podemos mencionar las cajas, las bolsas plásticas, entre otros;
- Suministros diversos, son aquellos que intervienen indirectamente en el producto, por ejemplo en las confecciones será el papel para preparar los moldes que se emplean para cortar las telas, también podemos mencionar los materiales empleados para el mantenimiento de la planta y las maquinarias.
En el Plan Contable General Empresarial podemos encontrar esta división de cuentas en la Clase 2. 20 Mercaderías 21 Productos Terminados 22 Sub Productos, Desechos y Desperdicios 23 Productos en Proceso 24 Materias Primas, 25 Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos, 26 Envases y Embalajes, 27 Activos no corrientes mantenidos para la venta, 28 Existencias por Recibir,
29 Desvalorización de Existencias
Ciclos de los materiales .- Para poder contar con los materiales que la producción va a requerir o necesitar existe un ciclo, el cual se inicia en Ingeniería.
PCP .- En toda empresa industrial existe un departamento denominado PCP (Planeamiento y Control de la Producción) es el encargado de la planificación de la producción, en consecuencia será el que planifique que materiales se van a requerir, la cantidad, la calidad y la oportunidad.
Logística. - PCP hará llegar al departamento de Logística el requerimiento de materiales que va a necesitar para una producción determinada. Logística confirmará la existencia o no, de dichos materiales, en los almacenes de la empresa. En caso que no exista stock de los materiales requeridos preparará la orden de compra para conseguir los materiales necesarios. La orden de compra se emite al proveedor indicando que materiales se van a adquirir, se indica el precio que previamente ha sido acordado, y las condiciones tales como contado (cash, 15 días), crédito (letras a 30, 60, 90 días),
Almacén de materiales .- Una vez cerrada la operación de compra, el proveedor entregará los materiales solicitados por Logística, al almacén, quien registrará el ingreso de materiales en el kardex de inventarios permanentes. En este momento se genera el ingreso de materiales al Kardex, el valor lo va a determinar contabilidad mediante el cruce de la orden de compra, la factura del proveedor y la guía de remisión firmada por el almacenero.
Requerimiento de materiales .- El área de producción presentará un documento al almacén de materiales en donde detallará los materiales solicitados, este documento se denomina “Requisición de materiales”.
Requisición de materiales .- Este documento es fundamental en todo control de consumo de materiales. En este documento se detalla lo siguiente:
- Número de requerimiento,
- Fecha del requerimiento,
- Número de Orden de Producción a donde va a ser consumido, o departamento que lo solicita con indicación del lote de producción al que tiene que ser asignado,
- Código del material solicitado,
- Cantidad de material solicitado,
- Firma del jefe de producción,
- (^) Conformidad de recepción de materiales requeridos.
Control de materiales .- Mediante el empleo del requerimiento de materiales se lleva el control del consumo de materiales. Este consumo si es directo va direccionado a una orden de producción o a un departamento, según sea el sistema de costos que emplee la empresa.
Costo de adquisición .- El costo de adquisición de los materiales estará determinado por todos los gastos incurridos hasta que éstos ingresen al almacén. Así tendremos que:
- Se deben establecer niveles mínimos y máximos de stock, teniendo en cuenta el tiempo de reposición de stock,
Para la Sunat será de mucha importancia el control del stock a través del kardex y su posterior fiscalización, ya que de esto depende en muchos casos la determinación de la utilidad y consecuentemente el impuesto que se deba de pagar.
VER CASOS PRACTICOS EXCEL: VALUACION DE INVENTARIOS
REGISTRO DE COSTOS
No existe normatividad definida sobre que tipo de formato o libros se deben de emplear en un sistema de contabilidad de costos.
Para nuestro caso de control de materiales debemos señalar los siguientes tipos de registros que se deben de emplear:
- Tarjetas de Kardex valorizado de materiales; aquí se controla el movimiento de cada producto así como su valuación. Existen empresas en donde la cantidad de materiales o ítems es superior a los 10,000 productos, por tanto resulta muy oneroso en tiempo y en dinero el tener que imprimir el movimiento de todos los productos. En estos casos es recomendable imprimir el resumen mensual de cada producto en un formato denominado “Movimiento de Almacenes”.
- Registro Movimiento de Almacenes; en este reporte se imprime el total de operaciones del mes, por producto, en donde se encontrará cual fue el total de compras del mes y el total de salidas del mes por cada producto. Podemos decir que la columna de ingresos del mes será igual a los cargos efectuados en la cuenta de existencias (clase 2 del PCGE), y el total de salidas del mes será igual al consumo de materiales del mes, que figura en la cuenta 91 Costo de materiales. El saldo de este Registro será el que exista en almacén como stock final.
- Registro Consumo de Materiales; en este registro se encontrarán detalladas las salidas del almacén (requerimientos de material) por cada orden de producción o por centros de costos (departamentos) en forma mensual.
VER FORMATO EN EXCEL “REGISTROS DE COSTOS”
MANO DE OBRA DIRECTA
La mano de obra es el segundo elemento de los costos y consiste en la aplicación de la fuerza laboral a los materiales que se van a transformar.
La mano de obra puede ser:
- Mano de obra directa, es aquella que se emplea directamente para transformar las materias primas, es decir esta en contacto directo con los materiales. Por ejemplo: el panadero que prepara la masa del pan, el soldador que une las piezas de metal para producir carrocerías, etc.
- Mano de obra indirecta; es aquella que colabora con la producción y no esta en contacto directo con la producción. Por ejemplo: el supervisor de la planta de producción, el encargado de dar mantenimiento a las máquinas, etc.
La unidad de medida de la mano de obra directa es la hora/hombre.
El valor de la hora/hombre se denomina TASA HORARIA.
Se obtiene de dividir el total de gastos de personal (por departamento o centro de costos) entre la cantidad de horas/hombre empleadas en el departamento o centro de costos en un periodo determinado.
El total de gastos de personal incluye los sobre costos laborales.
El control y costeo de la mano de obra directa es de suma importancia en aquellas empresas en que el uso de la mano de obra directa es intensivo.
Para un control del costo de la mano de obra en general debemos enfocar el problema desde dos perspectivas:
- Departamento de Personal , es el área que se encarga, dentro de otras funciones, de preparar la planilla del personal, sea ésta de sueldos o salarios. Aquí se controla la asistencia al centro laboral y la clasificación o asignación del personal a un centro de costos. Aquí se aplican y se hacen cumplir todos los dispositivos legales en materia laboral. Es aquí también donde se puede apreciar y calcular cual es el llamado sobre costo laboral.
- Departamento de producción , es el área donde el trabajador va ha justificar su salario, es decir se va a controlar que es lo que ha hecho durante su jornada laboral. El trabajador durante su jornada laboral va a realizar una serie de tareas a las cuales va ha dedicar cierta cantidad de horas hombre. En consecuencia en producción se va a cuantificar cuantas horas hombre se emplearon para una orden de producción o para un centro de costos.
Sobre costo laboral .- Al trabajador se le paga su jornal por una labor realizada. Si el sueldo mínimo se encuentra fijado en 750 soles se debe de entender que el costo laboral será de 750 soles, todo pago adicional que no tenga una correspondencia en prestación de servicios se debe entender como un sobre costo laboral. En nuestro medio el sobre costo laboral estará dados por:
- gratificaciones (julio y diciembre),
- (^) vacaciones (una vez al año por 30 días),
- compensación por tiempo de servicios (30 jornales por año),
- aportaciones a ESSALUD (9% del jornal ganado en un mes),
- aportaciones al Senati (0.75% del jornal ganado en un mes),
- seguros de alto riesgo (tasa promedio 3%) por ejemplo en fundiciones, minería, etc.
- en las empresas que cuentan con sindicatos el sobre costo laboral se hará extensivo a conceptos tales como: escolaridad, bonificaciones al retorno de vacaciones, licencias sindicales, bonificaciones por fallecimientos de familiares, seguros por invalidez, entre otros conceptos.
