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TEMA 1 Documentación informativa
- Concepto de Documentación Informativa
- Concepto
Entendemos la Documentación como la ciencia general que tiene por objeto la recogida, análisis y almacenamiento de todo tipo de información para recuperar y difundir la información contenida en ellos, de modo que alcance rápida y eficazmente a quienes interesen con el fin de obtener nuevo conocimiento.
Documentación es el proceso de comunicación por el que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (documentos debidamente tratados) expresa o presuntamente pedidos relativos a un determinado dominio de actividad social.
En otras palabras, se trata de aquella actividad que se ocupa de reunir y analizar los documentos, almacenando la información que contienen para poder recuperarla y difundirla para ponerla al alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla.
Comenzaremos por establecer que la Documentación Informativa , en cuanto disciplina y campo de ejercicio profesional, consiste en documentación aplicada a los medios de comunicación social.
La Documentación aplicada a distintas ramas del conocimiento ha producido algunas especialidades con notable personalidad propia, como la Documentación Biomédica o la documentación Jurídica , por citar dos de las más conocidas. La Documentación Informativa tal vez menos sea menos conocida que las anteriores, forma parte de este grupo de disciplinas. Esta tiene unas características especificas que la diferencian de la documentación en otros ámbitos (científica, académica, etc.), aunque la gestión del archivo puede ser distinta según el medio, debido fundamentalmente a los distintos tipos de soportes de los documentos.
La documentación informativa podría definirse como el modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo para su posterior uso de textos y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones, con el fin de elaborar la información periodística y difundir información documental de base periodística.
Para caracterizar a la Documentación Informativa , se han propuesto tres definiciones, correspondientes a sus tres dimensiones principales : (1) disciplina científica, (2) actividad profesional y (3) subsector económico.
Definición 1: como disciplina: Estudio de la naturaleza, diseño y utilización de los sistemas de información documental al servicio de:
- la producción de informaciones de actualidad,
- el incremento de su calidad,
- su almacenamiento y conservación y
- su recuperación, difusión y reutilización.
Definición 2: como profesión: Conjunto de prácticas profesionales relacionadas con el diseño y la utilización de sistemas de información documental aplicados a los medios de comunicación social.
Definición 3: como sector económico: Conjunto de bienes y servicios relacionados con el diseño, creación y explotación de sistemas de información documental que permiten el almacenamiento, conservación, representación, recuperación y difusión de informaciones creadas por los medios de comunicación social.
- Justificación de la Documentación Informativa
Vivimos inmersos en una sociedad que necesita gran cantidad de información, y la necesita de forma rápida y constante. Su ritmo de crecimiento es exponencial, así mientras en la primera mitad del S XIX el número de publicaciones periódicas era de un centenar, actualmente a principios de S. XXI circulan casi un millón de publicaciones.
Además no se debe olvidar el fenómeno de la televisión y actualmente el de Internet, que hacen posible que la información llegue a casi todo el mundo, en el primer caso, y que sea posible recibir, pero también buscar y acceder a la mayoría de la que se produce en todo el mundo. Hay información escrita, visual − imagen fija y en movimiento −, y multimedia. Actualmente nuestro mundo está marcado por la imagen, sobretodo debido al auge de los medios de comunicación. En él los documentos gráficos y audiovisuales son cada vez más importantes ya que los datos que nos proporcionan este tipo de documentos son fundamentales.
La mayoría de las actividades humanas generan y consumen información. Y en algunas se convierte en una necesidad imperiosa (en la investigación, en la industria, en la empresa, en los medios de comunicación,...), donde carecer de ella, en un momento dado, puede acarrear serias consecuencias.
Dada la diversidad actual de medios de comunicación de masas, también el periodismo tiene distintos medios de difusión: prensa, radio y televisión.
Estos distintos medios, no solo proporcionan información actual de la realidad política, económica, cultural o deportiva de ámbito local, nacional o internacional, sino que también ofrecen información de la vida cotidiana, de hechos sociales que permiten resolver búsquedas de tipo sociológico. Todo este tipo de informaciones forma un fondo documental valioso que tiene que ser documentado y tratado, puesto que la información esta dispersa, utilizando las técnicas documentales más adecuadas para que pueda ser utilizada, de modo retrospectivo, para satisfacer las demandas de los usuarios.
Por otro lado, la información no es un conjunto multiforme de hechos puntuales, sin relación entre sí, sino un complejo entramado de causas y efectos: las noticias tienen antecedentes y consecuencias, unas noticias se relacionan con otras y unas derivan de otras. Esto implica que la función de los medios no es simplemente dar noticias, sino ofrecer una información documentada, en la que cada noticia sea vista en función de sus relaciones con el resto de la información. La información documentada será más una información investigada y explicada, y por tanto objetiva, y menos la exposición de opiniones.
Podríamos resumir que:
- La naturaleza propia y especifica de la documentación periodística es la de ser un modo informativo. La documentación puede ser escrita, sonora o visual. La documentación periodística no es la documentación de los contenidos solo de los periódicos, sino la documentación de la información periodística a través de distintos medios de comunicación social: prensa, radio y televisión.
- El documentalista informativo
La figura del documentalista informativo se entiende, obviamente, en una doble función según la opción que elijamos en la connotación del concepto de Documentación Informativa. Entendida en la opción que ahora nos ocupa, es decir, la función de apoyo a la realización del trabajo habitual por parte del informador de los medios, este tipo de documentalista reúne las siguientes notas:
Es un documentalista especializado, por tanto, conocedor del contenido de la información que se produce en dichos medios.
Esto nos permite enunciar lo que podríamos llamar la ley de hierro de la información periodística : cuanto mayor es la calidad del producto informativo, tanto más intensivo habrá sido el uso de la información retrospectiva en el mismo y, en consecuencia, tanto mayor es la probabilidad de que haya requerido el uso intensivo de sistemas de información documental.
No debe hacerse una lectura simplista de la anterior ley: la información retrospectiva puede intervenir de muchas formas, y muchas veces lo hace de forma invisible, razón por la cual algunos analistas podrían caen en el error de creer que el diagrama de la Figura 1 responde a la realidad.
Es evidente que es el centro de documentación informativa el lugar en que se fabrica la documentación que, unida a la noticia, produce una información de calidad transmisible al público. Pero no es éste el único momento en que se produce el maridaje de la noticia con la fuente de información. De un modo general, al citar las fases de elaboración y transmisión de la noticia se ha observado que ésta puede experimentar dos tratamientos de carácter documental: en el momento de su recepción en la agencia informativa y cuando llega al medio de difusión colectiva. Sin duda, para muchos de los tratadistas, el hecho documental no ha sido todavía expresado en sus dimensiones óptimas y más relevantes aunque se ha ganado en este terreno (por ejemplo, la existencia de los llamados periodismo estratégicos y de precisión) y apenas se ha resaltado del proceso documental su carácter de tarea recopiladora, es decir, estática y descriptiva.
Pero la acción documental en la parcela que nos ocupa goza, sin embargo, de mayor trascendencia. Se sitúa, efectivamente, entre la noticia y la información publicada. Opera, evidentemente, sobre la noticia, elevándola a un plano universal como aportación al conocimiento humano en favor de la nueva información merced al contacto y contraste de las fuentes de documentación, de modo semejante a la tarea del investigador en la resolución de los problemas planteados. En este plano, el resultado el proceso informativo −la información vehiculada en el documento que se hace público a través de los distintos medios− podría ostentar la categoría de fuente de documentación científica en tanto en cuanto la noticia haya sido perfectamente documentada.
En todo caso, la razón de ser de la documentación informativa es el correcto análisis de la noticia para su conversión en fuente de información para la obtención de nuevos mensajes.
- Funciones de la Documentación informativa
El objetivo fundamental de la documentación informativa es permitir a los usuarios una posterior recuperación de los textos, imágenes, referencias, etc. ya publicados, de información de actualidad o no, para su posible reutilización con distintos fines, ya sean estos, comprobatorio, preparatorios, etc.
Vamos a ver, pues, las funciones esenciales de la documentación periodística en la creación de la noticia:
- Función verificativa y comprobatoria: es la causa originaria fundamental de la actividad documental periodística, por lo cual esta se orienta hacia la consecución de la verdad informativa. Se trata de que el documentalista pueda verificar la información antes de su difusión como noticia de actualidad, pues muchas veces el periodista cuenta con varias fuentes de información o incluso solo con su memoria. Se trata también de que el periodista pueda comprobar la exactitud de datos y hechos para evitar errores a la hora de difundir la información. En este sentido, la doc. inf. debe poder proporcionar fuentes concretas para poder comprobar rápidamente un hecho o un dato. Este fin comprobatorio − verificativo tiene que ver con:
Ortografía y sintaxis: necesidad de sinónimos, antónimos, ortografía correcta, etc. Para esto el CD cuenta con fuentes como diccionarios, enciclopedias, anuarios, etc.
- Datos puntuales: fechas, cifras, hechos concretos, etc.
- Funciones preparatoria: se refiere a la necesidad del periodista de conocer con mayor profundidad los temas o personas sobre las que va a escribir. Se trata de dar al periodista un conocimiento previo de la materia sobre
la que va a informar.
- Función de complementariedad. La complementariedad indica que, a menudo, las producciones periodísticas, típicamente los reportajes, pero también otros géneros periodísticos como las entrevistas, requieren ser completados con información retrospectiva para poderse publicar dentro de unas exigencias mínimas de exigencia de calidad.
Ahora bien, al mismo tiempo, a medida que el medio consigue sistemáticamente determinados niveles de calidad, gracias al recurso intensivo a los sistemas de información documental, consigue al mismo tiempo niveles cada vez más altos de credibilidad.
- Función explicativa: se refiere tratar de ofrecer al periodista los datos necesarios para explicar causas y consecuencias, relaciones de tiempo y espacio entre temas. Es decir, se trata de hacer comprensible los antecedentes que explican o provocan un hecho informativo. Se trata de la función inmanente e intrínseca al trabajo informativo, esto es, facilitar las fuentes para la correcta realización del trabajo informativo.
- Función de creatividad o inspiración: se trata de que el centro de documentación pueda actuar como fuente de inspiración ya sean para nuevas ideas o en nuevos enfoques sobre temas ya conocidos, que se ajustan a las peticiones concretas de los usuarios principales de estos servicios, los periodistas.
En esta función es la documentación periodística por si sola la que constituye el cuerpo principal del productos periodísticos.
- Función de rentabilidad
Hay diversas dimensiones en la función de rentabilidad. La primera dimensión de la función de rentabilidad es la más obvia: permite reutilizar los materiales informativos creados por el medio. O dicho de otra forma, permite realizar economías de escala con la producción propia.
En general, si los medios no gestionan bien sus fondos propios, se encontrarán antes necesidades que no podrán cubrir de ninguna otra forma.
- Función editorial o ideológica: se trata de proporcionar a los redactores hechos, datos u opiniones que refrenden la línea editorial del medio, las ideas o posiciones que pretenden reflejar en los artículos.
Tenemos, entonces, que los centros de documentación informativa tienen que ayudar al periodista fundamentalmente del siguiente modo:
Si nos dan una pregunta concreta, tienen que recibir una respuesta rápida, completa, fiable y que se pueda verificar.
Si nos piden información más amplia (para preparar un reportaje o un programa) el c.d. tiene que proporcionarle suficiente información sobre el tema para que pueda analizarlo y trabajar sobre él.
Además también tiene que: prever necesidades informativas futuras, preparar y editar su propio material, proporcionar un apoyo visual a la información (fotografías, planos de recurso, gráficos, etc.)
- Características de la Información de Actualidad
El concepto de actualidad se presenta en una doble dimensión: temporal y espacial.
La primera se sitúa en relación con el eje diacrónico del suceso con el eje sincrónico del receptor. Cuando ambos coinciden, se produce la expresión máxima de la actualidad, como sucede en las transmisiones de información en directo.
- La dinámica de los medios de comunicación: estructura previo − noticia − resumen.
- El seguimiento informativo de un tema que se prolonga en el tiempo.
Esta fragmentación hace necesario que los centros de documentación tengan que agregar los mensajes en el momento de su recuperación y consumo.
Relatividad de significado: los documentos periodísticos cambian su significado cuando cambia el contenido en el que se formulan las solicitudes y ofrecen distintas interpretaciones para usuarios diversos.
Esto ofrece dificultades para el centro a la hora de la clasificación y la búsqueda.
- Características de la Documentación Informativa
La documentación informativa tiene unas características especificas que la diferencian de otros tipos de centros de documentación, comunes a su vez a todos los medios (radio, prensa, televisión), como son:
Dualidad en el origen de las fuentes: a diferencia de otros sectores, donde las fuentes de información son externas, en la documentación informativa las fuentes son a la vez internas (generadas por el propio medio) y externas, es decir, los medios de comunicación son a la vez productores y receptores de información.
Desde esta perspectiva, podemos encontrar también una dualidad de objetivos del centro:
Gestión del propio archivo: su función es la conservación y el tratamiento documental del propio medio. Tienen que tratar la información, tanto para su utilización interna como para su proyección exterior.
Servicio de documentación: su función es dar la información documental necesaria para mejorar la información mediante él: tratamiento documental de la propia información, tratamiento documental de la información producida por otros medios, agencias de prensa, etc. y consulta a bases de datos externas.
Multiplicación constante de información heterogénea
Los medios de comunicación generan grandes cantidades de información, lo que crea en los centros de documentación problemas de espacio y de tratamiento. Por eso, los fondos documentales de los servicios de medios de comunicación crecen mucho y se hace necesario una definición clara de los objetivos a perseguir y los expurgos a realizar.
Es necesario que los c.d. informativos establezcan un periodo de perdurabilidad de sus documentos, como pueden ser: estudios de materiales anteriormente usados en el centro de documentación, comprobación habitual del grado de utilización previa de las fuentes, consultas a los usuarios solicitando una valoración de la posible utilización de determinados documentos. Esto permitiría eliminar del fondo documental una gran cantidad de material.
Puede establecerse un archivo transitorio, o uno permanente e ir eliminando periódicamente material archivado. Esto plantea problemas como cual de los distintos materiales que tratan sobre un mismo tema se deben conservar, cuantas versiones de un documento deben archivarse, criterios a seguir para realizar un expurgo, etc.
El reto de los CD es hacer de mediadores entre la creciente masa de información accesible y las necesidades concretas del periodista. En la actualidad, con las facilidades de las nuevas tecnologías, no se trata de acumular materiales, sino de gestionar el acceso a las fuentes y actuar de intermediarios.
Rapidez en la respuesta: una característica importante de la doc. en periodismo es la necesidad de dar respuestas muy rápidas a las demandas de los usuarios. Esas respuestas tienen que ser además, concretas y fiables. Ante la demanda de la rapidez, la selección de los documentos tiene que ser rápida, así como la más eficaz para los objetivos de los usuarios.
Obsolescencia de la información: otro problema es el rápido envejecimiento de la información: el periodista debe utilizar mayoritariamente información y datos de la actualidad. No obstante, la información pasada también es fuente de información retrospectiva. De todos modos, la documentación periodística no pierde tanto la relevancia como otro tipo de documentación: la redundancia cíclica, el seguimiento y la dinámica en el tratamiento de la información provocan un fenómeno de latencia que devuelve protagonismo a temas o personajes más antiguos: es decir, determinadas informaciones permanecen en estado de latencia por periodos variables de tiempo, tras los cuales se retoman y actualizan. El CD tiene que saber fijar la utilidad futura y el grado de permanencia de determinados documentos.
Dicotomía texto − imagen: otra característica importante es la existencia de una relación entre la información impresa y la información grafica en prensa, o entre el texto y la imagen, en televisión.
En prensa, la información impresa y las ilustraciones son fuentes de información importantes, así como en televisión la imagen es un elemento básico de información. Por tanto, los archivos de imágenes (fototecas, etc.) forman también parte de la información periodística, y son imprescindibles en cualquier centro de documentación periodística.
Esta abundancia de documentos compuestos dificultan las operaciones de análisis documental.
Textos con fotografías y gráficos, por ejemplo, plantean dificultades de organización documental y de diseño de las herramientas de recuperación documental.
Teniendo esto cuenta, podemos distinguir, entre:
documentación escrita: aquel conjunto de mensajes que se presentan en forma de signos escritos, independientemente de cual sea su soporte físico (papel o cualquier otro tipo de almacenamiento − óptico o magnético)
documentación sonora: aquel conjunto de mensajes que se presentan en forma de signos fónicos, cuyo soporte físico suele ser magnético (casete, disco de vinilo) u óptico (CD) y que además de la capacidad fisiológica de oír y distinguir entre sonidos, necesita inexcusablemente de medios técnicos, aparatos reproductores, para su decodificación.
Documentación visual: aquella cuyo contenido se compone de signos icónicos, lo que se denomina imágenes fijas que se representan en serie o aisladas y cuyo referente puede tener mayor o menor grado de aproximación a la realidad. El soporte físico de estos documentos es muy variado, desde una fotografía a una radiografía.
Documentación audiovisual: aquel conjunto de mensajes cuyo contenido lo constituyen básicamente imágenes en movimiento acompañadas, de forma mas o menos sincrónica, por elementos del sistema sonoro (voces, música, ruidos). La decodificación de la información contenida en estos documentos también necesita de medios técnicos.
Diversificación de usuarios: otra característica diferencial es la variante tipológica de usuarios de los servicios de documentación periodísticos. Se trabaja para usuarios muy diferentes en su especialización y en sus objetivos: aunque los usuarios principales de estos fondos son los periodistas, hay otro tipo de usuarios que pueden pedir esta clase de información: investigadores, estudiantes, etc.:
