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Autora: Mª Pilar Beltrán Orenes
Tema 1: Introducción a la Documentación…
TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN Y A LA DOCUMENTACIÓN
INFORMATIVA
1.1. El concepto y objeto de la Documentación 1.2. Fases del proceso documental 1.2.1. Funciones de entrada 1.2.2. Funciones de tratamiento/análisis 1.2.3. Funciones de salida/difusión 1.2.4. Funciones de mantenimiento 1.3. Historia y evolución de la Documentación 1.3.1. La evolución del concepto de Documentación 1.4. El profesional y la profesión de la Documentación 1.5. La sociedad de la Información y del Conocimiento 1.5.1. La Documentación como disciplina autónoma y auxiliar 1.5.2. Relaciones de la Documentación con otras disciplinas científicas 1.6. Concepto y tipología de documentos 1.6.1. Concepto y tipología de obras de consulta/referencia y su uso 1.7. La Documentación informativa: concepto y características 1.7.1. Variantes de la Documentación Informativa 1.7.2. Documentación Informativa y centros especializados
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Que el alumno identifique histórica, social y conceptualmente el momento del nacimiento de la disciplina.
- Aprender el concepto y la funcionalidad del centro de documentación.
- Conocer las tareas concretas que se llevan a cabo en él y su gestión.
- Que conozca los principios teóricos, prácticos y técnicos que impulsaron el desarrollo de la disciplina como saber científico.
- Que el alumno conozca la evolución conceptual y práctica de la Documentación.
- Que el alumno sepa delimitar los factores, tanto internos como externos, que han permitido la rápida evolución de la disciplina.
- Que el alumno identifique el papel de la Documentación como disciplina científico- académica y en su papel de auxiliar de las restantes disciplinas científico-tecnológicas y del conjunto de las manifestaciones socioculturales del ser humano (comunicación).
- Que conozca las primeras aproximaciones y concreciones del quehacer documental dentro del ámbito científico.
- Reconocer los distintos tipos de documentos en función de su profundidad informativa.
- Aprender el uso adecuado de cada tipo de documento.
- Conocer las obras de referencia, su lugar y su importancia, como fuentes de información.
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- Delimitar el alcance informativo de cada uno de los tipos de obras de referencia.
- Conocer cuáles son las características que definen la especialidad documental en el entorno informativo.
- Saber las distintas facetas de la Documentación Informativa dentro de los medios de comunicación social.
- Distinguir los distintos tipos de centros documentales de los medios en función de la tipología documental tratada en cada uno de ellos.
- Aprender los criterios mínimos necesarios para seleccionar documentación.
- Conocer los principios básicos que rigen la valoración documental de cara a la selección.
1.1. El concepto y objeto de la Documentación
Como tantas otras disciplinas sociales que han entrado a formar parte de las disciplinas científicas y, por ende, de las enseñanzas superiores, la Documentación tiene una historia breve. Tienes sus inicios en el siglo XIX, como la práctica totalidad de las Ciencias Sociales. Y, también como las restantes disciplinas que vieron la luz en estos momentos, la Documentación se ve mediatizada por el discurso de la Filosofía positiva (August Comte), cuyas consecuencias en los ámbitos científicos y del conocimiento en general son decisivas. En palabras de Antonio García Gutiérrez: “...la filosofía de August Comte permea el pensamiento de la Academia y la Política decimonónicas. La confianza en el hombre, en la maquinaria y en la Ciencia no había alcanzado cotas tan elevadas desde el Renacimiento y, en términos absolutos, poco comparables... La producción y difusión, en el último cuarto del XIX y sin precedentes, de periódicos, revistas y libros de Ciencias y Artes, de divulgación, de información política y de interés general, la invención de la Fotografía, del Cinematógrafo, de la Telegrafía y de la Radiodifusión consolidan los primeros vestigios de uno de los fenómenos de mayor interés actual (...) para la investigación en Comunicación y en Documentación: la globalización”^1. De una forma similar a como han nacido prácticamente la totalidad de las restantes disciplinas científicas, la Documentación empezó ofreciendo una serie de soluciones concretas relativas a un ámbito reducido de la realidad que pretendía explicar, es decir, de lo que terminaría siendo su objeto de estudio como disciplina científica, en concreto, tal como afirma García Gutiérrez, “...la disciplina Documentación aparece para dar respuesta al incremento de la propia documentación mediante criterios científicos de organización y circulación”^2. Se identifica a los belgas Paul Otlet y Henri La Fontaine como los impulsores definitivos de la Documentación en tanto que disciplina científica, en especial al primero.
García Gutiérrez, Antonio: “Capítulo I. Aproximación al concepto y al objeto de la Información/Documentación”, en García Gutiérrez, Antonio (ed.), Introducción a la Documentación Informativa y Periodística 2 , Alcalá de Guadaira-Sevilla, Editorial MAD S.L., 1999, pp. 23-61. [p. 24] García Gutiérrez, Idem.
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Universal (CDU), publicada en 1904-1907^9 , que es el sistema de clasificación usado por casi todas las bibliotecas españolas y el más implantado en el resto del mundo, salvo en los países de habla inglesa en los que sigue predominando el sistema de clasificación Dewey. En 1934, Otlet publica el primer tratado de Documentación desde la esta nueva perspectiva^10. Este es el primer resultado de carácter teórico y especulativo en el que se establecen, por vez primera, los métodos para crear el Repertorio Bibliográfico Universal: catalogación y clasificación de las noticias bibliográficas, así como su soporte en la ficha universal (125/75mm). Que en palabras de Otlet se resumiría “Es preciso crear una bibliografía común: arte de escribir, de publicar y de difundir los datos de la ciencia”^11 También se recoge en él una definición del objeto de la documentación en la que los documentos son considerados, en todos sus aspectos, como las interrelaciones entre ideas, palabras e imágenes y como las realizaciones de la Documentación en el conjunto de los conocimientos. Así, “1. Libro (biblión o documento o gramma) es el término convencional empleado aquí para expresar toda clase de documentos. Comprende no sólo el libro, sino las revistas, los periódicos, los escritos y reproducciones gráficas de toda especie, dibujos, grabados, cartas, esquemas, diagramas, fotografías, etc. La documentación en sentido amplio del término comprende: libro, elementos que sirven para indicar o reproducir un pensamiento considerado bajo no importa qué forma.
- El libro así entendido presenta un doble aspecto: a) es antes que nada una obra del hombre, el resultado de su trabajo intelectual; b) pero, multiplicado por numerosos ejemplos, se presenta también como uno de los múltiples objetos creados por la civilización y susceptibles de actuar sobre ella; esto es lo propio de todo objeto que tiene carácter corporal y dispuesto técnicamente”^12.
En esta misma obra ( Traité.. .) expresa Otlet los fines que, a su juicio, guían a la Documentación: 1º El registro del pensamiento humano y de la realidad exterior en elementos de naturaleza material, es decir, documentos. 2º La conservación, circulación, utilización, catalogación, descripción y análisis de estos documentos”^13
La primera edición de la CDU apareció bajo el título Manuel du Repertoire Bibliographique Universel , Brussels: IIB, 1907. La siguiente ya adoptó el nombre por el que la conocemos actualmente Classification Décimale Universelle , (FID 151), Brussels: IIB, 1927-1933. Información recogida en la página oficial del Consorcio UDC http://www.udcc.org/about.htm [Consultado el 28 de noviembre de 2005] 10 Traité de Documentation. Le livre sur le livre. Théorie et pratique , Bruxelles, Editions Mundeum, 1934, pp. 335. 11 El tratado de Documentación , Traducción de Mª Dolores Ayuso García, Murcia, A.G. Novograf, S.A., 1996, p. 9. 12 13 El tratado de Documentación , Traducción de Mª^ Dolores Ayuso García, p. 9. Idem, p. 10.
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1.2. Fases del proceso/cadena documental
La propuesta inicial de trabajo documental (clasificación, indización y resumen) que iniciaron Otlet y La Fontaine se fue extendiendo a las bibliotecas y archivos y, en los últimos años, a los centros de documentación, denominación que ha terminado imponiéndose como el término genérico para los tres tipos de centros (bibliotecas, archivos y centros de documentación). Con el tiempo, como veremos más adelante, se han ido ampliando estas tareas. En la actualidad y como siempre, los trabajos realizados en un centro de documentación relacionados directamente con los documentos se hacen con dos finalidades últimas: facilitar la recuperación y uso de los mismos por parte de los usuarios, y garantizar su conservación. Así, desde que el documento entra en el centro hasta que el usuario puede hacer uso de él, se llevan a cabo distintas tareas que persiguen la óptima organización para que el usuario pueda buscar y recuperar los documentos de una manera clara y rápida, y en óptimo grado de conservación. Cuatro son las funciones en las que se engloban todas estas actividades:
1.2.1. FUNCIONES DE ENTRADA^14
En las funciones de entrada, las operaciones realizadas son: selección, adquisición y registro de los documentos. La operación de selección se realiza tanto por parte de los documentalistas como por las demandas de los usuarios. De esta manera se consigue elaborar un listado de los documentos de interés, los que van a ser más utilizados, en el centro de documentación.
La selección de documentos
La selección, valoración y adquisición de los documentos se encuentran, junto con el registro∗, en la primera fase del proceso documental.
Para completar este epígrafe consultar los trabajos siguientes:
Valle Gastaminza, Félix del: “Las funciones documentales: Tipología de centro y servicios de documentación”, en López Yepes, José (comp.). Fundamentos de Información y Documentación , Madrid, Eudema, 1989. Sólo la página 210.
López Hernández, Mª Ángeles: “La selección de los documentos”, en García Gutiérrez, Antonio (ed.), Introducción a la Documentación Informativa y Periodística , Alcalá de Guadaira-Sevilla, Editorial MAD S.L., 1999. Las páginas 231 a 239. ∗ (^) El registro es una tarea documental que no tiene repercusión en la recuperación, y que se encarga de dar constancia de la entrada de un documento en el Centro de Documentación. Suele ser una clave numérica que sólo tiene relevancia para la contabilidad interna del Centro y que no se usa más que en inventarios y control internos del propio Centro, es decir, los usuarios no suelen usar esta clave. Por esto, en esta asignatura sólo nos detendremos en la selección (y la valoración para la selección), y en la
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- El tercero de los factores, aunque el primero en importancia, que hay que tener en cuenta a la hora de hacer la selección y valoración de las fuentes es el correspondiente a las necesidades de los usuarios. Sería absurdo, por ejemplo, comprar una colección de películas de dibujos animados para una biblioteca de un centro de la tercera edad, o comprar una colección de grandes pensadores en un centro de educación infantil.
- Y el cuarto de los factores generales es el de la saturación informativa. Aunque dispongamos del dinero y los recursos humanos suficientes, no por ello debemos adquirir en nuestro centro un número ilimitado de documentos, porque el usuario se perderá entre tanta información y será difícil que encuentre todo y sólo lo que va buscando.
Principios de valoración que rigen la selección documental
Tal y como señala López Hernández^15 , podemos hablar de determinados valores o principios que deben regir, con carácter genérico, la valoración de los documentos de cara a su selección y posterior adquisición. Dichos principios se corresponden con 4 grandes ámbitos de valor aplicables a los documentos:
- Valor físico.
- Valor de utilidad
- Valor de contenido.
- Valor temporal.
Qué sea el valor físico, de utilidad, de contenido o temporal de un documento se concretará, a su vez, en unos parámetros a los que el documento puede responder siempre para someterse a la valoración necesaria para la selección. En cuanto al valor físico, debemos atender a factores tales como el diseño, extensión, emplazamiento, naturaleza del documento , para decidir la selección del documento. Por ejemplo, si se trata de una obra de referencia, como un diccionario de inglés en la biblioteca de un Centro de Idiomas, el documentalista debe decantarse siempre por la encuadernación que vaya a soportar mejor las múltiples consultas que el documento va a soportar a lo largo de su vida en el centro y, si puede ser, el que pueda ser restaurado mejor cuando sufra mucho deterioro por el uso. El valor de utilidad debe atender factores como la actualidad, el precio, el idioma,… en el que se encuentre el documento. Así, por ejemplo, en ese mismo centro de idiomas, no se compraran diccionarios de lenguas que no se imparten en él.
Aunque López Hernández se refiera en este documento en concreto a valores para documentos escritos, su 4 principios son extensibles a otros tipos de documentos como pueden ser los audiovisuales. El estudio en el que esta autora desarrolla los principios de valoración de los documentos audiovisuales es el titulado “La selección de los documentos audiovisuales”, en LÓPEZ YEPES, P. Manual de Información y Documentación , Madrid, Pirámide, 2004, pp. 519-536.
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El tercer principio, el del valor de contenido, se concreta en e factores la profundidad de tratamiento, la claridad expositiva y la objetividad-veracidad. La profundidad con que es tratado el o los temas que se exponen en un documento está relacionado, junto con la claridad expositiva, con el perfil del usuario. Así pues, es raro encontrar, por ejemplo, documentos de divulgación científica en centros tecnológico-científicos de alta especialización, este tipo de documentos están orientados al gran público que carece de la formación necesaria para entender los avances científicos que se presentan en él. Los científicos, usuarios del centro de documentación de su lugar de trabajo rara vez necesitarán consultar allí estas obras; quizá las lean por curiosidad, pero lo harán en sus ratos de ocio fuera de su ámbito de trabajo. Por último, el principio referido al valor temporal, está relacionado fundamentalmente con la posible reutilización futura de los documentos. Es uno de los factores importantes en la selección de los documentos, la posibilidad de revalorización (por uso, por tratarse de un documento histórico,…) futura del documento a la hora de invertir en él en nuestro centro de documentación. Una vez seleccionados los documentos relevantes para el centro se procede a su compra o inclusión, en el caso de que se ofrezcan gratuitos a través de Internet. Por último, se procede al registro de entrada de los documentos en el centro.
1.2.2. FUNCIONES DE TRATAMIENTO
El Análisis documental en sus dos vertientes, formal y de contenido, con todas sus tareas, es el que engloba todas las funciones de tratamiento de los documentos, es decir, qué se hace con cada uno de los documentos desde que entran al centro de documentación hasta que se ponen a disposición de los usuarios.
En el Análisis formal de los documentos se atiende a los aspectos formales que sirven para describir cada documento, mientras que en el Análisis de contenido se examina el contenido cognoscitivo de los documentos.
Siguiendo a Pinto Molina, el Análisis documental “está constituido por un conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y otras mecánicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de los documentos originales, reelaborándolos y transformándolos en otros de carácter instrumental o secundario, que faciliten al usuario la identificación precisa, la recuperación y la difusión de aquéllos”^16. Conviene, no obstante, matizar muchos aspectos de la definición de Pinto que nos podrían llevar a equívocos o a conclusiones erróneas. El análisis consiste en un conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas y repetitivas que afectan a la forma y al contenido de los documentos originales, no puede interpretarse de manera literal ya que las operaciones que se realizan desde el análisis no alteran el documento original en ninguna medida, de hecho, uno de los principios fundamentales del análisis es el respeto por el documento original hasta
Loc. Cit., p. 267.
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catalográfica. En ella se atiende, como su propio nombre indica, al documento en su parte física/formal (tamaño, soporte, etc.) y a los datos bibliográficos identificativos del mismo (autor, título, año, etc.). El análisis formal es llevado a cabo para elaborar los documentos secundarios denominados catálogos, que sirven al usuario para, como dijimos en el ejemplo anterior, saber qué hay en un determinado centro. Aunque hasta hace muy poco los datos resultantes del análisis formal de los documentos se recogían en una ficha de cartulina física, con unas medidas fijas aceptadas internacionalmente (12.5 x 7.5 cm), actualmente estos datos se incluyen en una herramienta (en la mayor parte de los casos se trata de una herramienta informática para elaborar bases de datos documentales) en la que, además, están establecidos los puntos de acceso por los que el usuario podrá buscar los documentos después (cada biblioteca establece sus puntos de acceso: autor, materia, título,…). Sea cual sea la definición que hagamos existen 5 apartados que deben aparecer ineludiblemente en toda ‘ficha’ (física o virtual) de descripción física o bibliográfica de un documento:
- Signatura.
- Encabezamiento.
- Descripción.
- Registro de fichas.
- Número de registro. 1. La signatura está compuesta por un código numérico, o alfanumérico, escrito en un lenguaje documental de clasificación (en el caso español e hispanoamericano, y de casi toda Europa, excluyendo los países de habla inglesa, se trata de la CDU: la Clasificación Decimal Universal), y que identifica el tema general (el más importante) del que trata el documento (por ejemplo, un manual de física tendrá como temática general la Física, y le corresponderá el número que en la CDU se le dé a esta disciplina, el 53). Además suele ir acompañado por las 3 primeras letras del apellido del autor del documento. El código numérico junto con las letras forman, todo junto la signatura, y nos sirven, además de para saber el tema general de documento, para localizarlo físicamente en el centro. Los centros de documentación suelen tener los documentos dispuestos en estanterías que se distribuyen en el centro por materias afines. Si los documentos están ala alcance de los usuarios, y el usuario quiere coger directamente los documentos que le interesan, debe mirar el ‘mapa’ de distribución de materias del centro (en muchos casos, en el lateral de las estanterías se encuentras unos listados de materias, con su correspondiente código CDU, para que el usuario sepa, por el número de la signatura del documento, en qué estantería debe buscar). Una vez localizada la materia en los estantes en los que se encuentran, la organización por
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baldas se concreta por orden alfabético de los primeros apellidos de los autores (segunda parte de la signatura), lo que permite al usuario localizar el documento más fácilmente.
2. El encabezamiento lo constituyen el conjunto de términos que sirven de puntos de acceso a cada documento, esto es, aquellos por los que podemos buscar el documento. En la actualidad, el usuario no visualiza de forma independiente en cada ficha estos puntos de acceso, ya que el sistema informático ofrece, al principio de cada búsqueda, habitualmente a través de un menú desplegable, los puntos de acceso de los documentos (autor, título, materia, electrónico,…). Cada uno de los puntos de acceso genera una ficha del mismo documento (normalmente se genera de forma automática), siendo una de ellas la principal, y las restantes las secundarias que se corresponden con el apartado 4. Registro de fichas , es decir, cada una de las fichas secundarias que posee un documento (actualmente son los enlaces desde el título, el autor, o la materia por ejemplo, los que conducen a las fichas secundarias que tiene cada documento). 5. Número de registro. Es una clave numérica precedida por la letra R, que indica el número del orden que el documento tiene en el registro de entrada al centro. Tampoco se visualiza en la aplicación informática, pero sí que viene escrito a mano y a lápiz en el documento. Y hemos dejado para el último, por ser el más importante, el apartado 3., la descripción propiamente dicha. La normativa internacional más extendida, aunque no la única, para la descripción bibliográfica de cara a la elaboración de la ficha son las normas ISBD ( International Standard Bibliographic Description ). En ellas se recogen 7 áreas de descripción por cada documento:
- Título y mención de responsabilidad. En este apartado se recopilarán el título principal y los títulos paralelos (subtítulos, y otras aclaraciones del título, títulos en otros idiomas,…); y de la primera mención de responsabilidad (autor/res).
- Edición. Se consignará el número de edición, salvo en el caso de primeras ediciones. También si se trata de reimpresiones.
- Publicación, distribución, etc. Editor, lugar y año.
- Descripción física completa del documento (si libro, tamaño, tipo de edición, o cualquier otro soporte si es el caso)
- Serie. Si se trata de una serie especial.
- Notas. Cualquier otra información que el analista considere importante sobre el documento y que, cree, puede servirle al usuario.
- ISBN y modalidades de adquisición. Número normalizado del documento (ISBN si se trata de un libro, ISSN para revistas, por ejemplo) y si se trata de un documento adquirido, cedido, donado, o cualquier otra fórmula.
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Todos los resultados de cada una de las operaciones de los dos tipos de Análisis se unifican en una base de datos y son visualizados por el usuario cuando hace sus consultas.
1.2.3. FUNCIONES DE SALIDA/DIFUSIÓN
Además de la base de datos diseñada en el centro (catálogo, por ejemplo), que se consulta en los OPACs, y que constituye la principal fuente de difusión de los documentos de un centro, se realizan otro tipo de tareas para ayudar a los usuarios a que conozcan mejor el fondo documental, como son la elaboración de boletines de sumarios, boletines de novedades, por ejemplo, que contribuyen al conocimiento de los fondos por parte del usuario.
1.2.4. FUNCIONES DE MANTENIMIENTO
Para que un centro de documentación funcione correctamente, deben realizarse una serie de tareas de mantenimiento. Entre ellas están las administrativas, de gestión y planificación, que son comunes a cualquier centro de trabajo, y, además, nos encontramos las propias de este tipo de centros que consisten en la repetición periódica de las funciones anteriores.
1.3. Historia y evolución de la Documentación Históricamente, desde que existe la escritura, han existido los bibliotecarios y los archiveros, pero no es hasta el siglo XIX cuando se llevan a cabo los primeros estudios científicos sobre el documento. Es en este momento cuando aparecen las primeras bibliografías, catálogos, repertorios bibliográficos, la clasificación de todo tipo de documentos, y son estos desarrollos los que dan el primer impulso a la disciplina denominada documentación. Tal como se explicó en el apartado 1.1., fueron Henri La Fontaine y Paul Otlet, en concreto el último, quienes dieron la primera definición de Documentación como disciplina científica y establecieron los objetivos de su estudio.
1.3.1. La evolución del concepto de Documentación^18
A lo largo del siglo XX, se han ido proponiendo otras definiciones que han intentado adaptar la Documentación a los nuevos tiempos, en especial a los nuevos tiempos tecnológicos. Así, una de las definiciones más importantes y que más repercusión han tenido ha sido la dada por la FID (Federación Internacional de Documentación) (1959) de
En este apartado sólo consignaremos las definiciones más influyentes desde el punto de vista institucional, sin embargo, es conveniente tener en cuenta que existen otras muchas que han sido también muy importantes e influyentes. Para un recorrido exhaustivo de las definiciones más relevantes de Documentación, ver el artículo de Sagredo Fernández, Félix: “Análisis formal de las definiciones sobre Documentación (1934-1984)”, en López Yepes, José (comp.): Fundamentos de Información y Documentación , Madrid, Eudema – Ediciones de la Universidad Complutense, 1984, pp. 160-200.
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Documentación: ciencia y práctica de la elaboración y la organización de la información en todos los dominios científicos y técnicos. La siguiente de la FID (1971): organización, ordenación, investigación, difusión y evaluación de la información sobre Ciencias, Tecnologías y Artes, registrada en cualquier soporte. ADBS (Asociación francesa de documentalistas y bibliotecarios especializados) (1981): almacenamiento e investigación de la información documental en su relación con la tecnología (Documática/Informática documental). Si analizamos estas tres definiciones observamos que parece convertirse en una constante la presencia de la tecnología en la Documentación, y su peso, cada día más determinante, en sus resultados tanto prácticos como teóricos. En el ámbito de la investigación, sus estudios y esfuerzos se centran en todos los procesos sociales en los que se produce transferencia de información (en el ámbito anglosajón se encuentra entre las disciplinas que caen bajo el epígrafe de Information Science –la Informática, entre ellas-) mediante documentos, yendo desde la selección y adquisición de los documentos hasta su difusión, pasando por la organización, interpretación, almacenamiento y recuperación de dicha información.
1.4. El profesional y la profesión de la Documentación^19
De forma paralela a cómo ha ido evolucionando la disciplina lo ha hecho el profesional y, consecuentemente, la profesión de la Documentación. Con la aparición de nuevas herramientas tecnológicas, las tradicionales tareas de gestión, tratamiento, difusión y conservación de los documentos, aun manteniéndose como los fines últimos de la Documentación han visto transformarse su día a día hasta convertir a los documentalistas, en muchos casos, en tecnólogos de la información. Dos hechos han contribuido a que en la actualidad el documentalista, tanto en su vertiente investigadora como en la profesional, se haya convertido en un tecnólogo de la información: a) la primera es la aparición de nuevas herramientas tecnológicas ( hardware y software ) que han permitido gestionar e integrar todo tipo de documentos (escritos, sonoros, visuales, audiovisuales y multimedia) en un mismo sistema gestor automatizado; y b) la segunda está relacionada con la cantidad ingente de publicaciones científicas y no científicas que ha posibilitado la edición electrónica, tanto en su vertiente física (en CD o DVD, por ejemplo) como en la virtual (Internet). Según el filósofo finés Ilkka Niiniluoto, estudios de finales del siglo XX demuestran que el 90% de los científicos que han existido a lo largo de la Historia de la Humanidad han vivido desde 1970 hasta principios del siglo XXI y, como consecuencia, el 90% de las publicaciones científicas que la Humanidad ha producido lo ha hecho también en esos años.
Para ampliar este apartado y el siguiente se puede usar el siguiente trabajo: Río Sadornil, José Luis del: “El documentalista en la sociedad de la información”, en Manual de Ciencias de la Documentación / José López Yepes (Coord.). -- 2ªed. -- Madrid: Pirámide, 2006, pp. 237-
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conocimientos de cada disciplina o ámbito intelectual humano, a través de los distintos tipos de documentos que cada una genera con tal fin. En palabras de J. López Yepes en su artículo “¿Qué es Documentación?”, “la Documentación busca las causas últimas de la comunicación de la ciencia en todos los procesos que posibiliten la transmisión última de los conocimiento científicos con el fin de convertirse en nuevos conocimientos”^20. Pero tenemos que añadir a esta descripción de los fines que persigue la Documentación que no sólo abarcan los correspondientes a la comunicación de los conocimientos científicos, sino que se extiende sobre cualquier área de especialización, sea o no científica, pudiendo tratarse de transmisión de saber (conocimiento) social, profesional, artístico, o cualquier otra manifestación que, como afirmamos anteriormente, constituya fuente de saber y cultura humanas.
1.5.2. Relaciones de la Documentación con otras disciplinas científicas^21
Cuatro son los factores que determinan el carácter de ciencia social de la Documentación y modulan sus relaciones con otras disciplinas científicas:
i. El factor humano. ii. El factor metodológico. iii. El factor tecnológico. iv. El factor económico-político.
i. El factor humano supone, en primer lugar, las vertientes psicológica y sociológica, y las relaciones con sus correspondientes disciplinas, de todos los actores de la actividad documental: productores de documentación, documentalistas y usuarios. Los estudios de cada uno de estos colectivos en cuanto individuos con unos perfiles sociológicos (psicología social) concretos es uno de los factores más importantes para el progreso de la Documentación, pero al mismo tiempo de los menos valorados por la dificultad que entraña, como en cualquier disciplina que estudia colectivos humanos, la valoración/evaluación cualitativa de los resultados cuantitativos (normalmente de carácter estadístico) con los que se suelen realizar los estudios de este tipo. En segundo término, nos encontramos con el hecho de que la integración de todos los actores se produce en centros físicos y/o virtuales concretos, en los que, como en cualquier otro lugar de trabajo, hay que planificar una serie de tareas específicas a realizar de cara a la fluidez de las relaciones
(^20) Fundamentos de Información y Documentación / López Yepes, José (comp). Madrid: Eudema Universidad: Manuales, 1989. (^21) Para ampliar los contenidos de este apartado estudiar el texto de García Gutiérrez, A.: “Aproximación al concepto y al objeto de la Información/Documentación”, en García Gutiérrez, A. (ed.): Introducción a la Documentación Informativa y Periodística, Alcalá de Guadaira (Sevilla), Editorial MAD, S.L., 1999, pp. 23-
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entre los actores mencionados y de funcionamiento del propio centro, es decir, hay que realizar tareas de gestión (de recursos humanos y materiales con los que cuenta el centro para llevar a cabo su labor) que implica conocimientos de Administración y Gestión (de empresas públicas y/o privadas dependiendo de cada caso concreto). Por ejemplo, una de las más empleadas es la Teoría de Sistemas.
ii. El factor metodológico es el que implica un mayor número de conocimientos multidisciplinares. El principal aspecto metodológico es el que se refiere a la normalización. La Documentación es una disciplina en la que la normalización de los procesos de tratamiento es imprescindible, tanto de cara al intercambio de resultados entre centros como en lo relativo al usuario, que no podría acceder a tantos recursos como se le pueden ofrecer si cada centro usase sus propias normas. La normalización documental se extiende desde la presentación de los documentos (normas de edición) hasta los locales y equipos (normas de superficie del centro, dimensiones de las estanterías), pasando por el tratamiento físico de los documentos (normas de catalogación) y el intelectual (lenguajes documentales). Para llegar a concretar cada una de estas normativas entran en juego conocimientos de otras disciplinas, como pueden ser los jurídicos en el caso de la edición para la que existe legislación preceptiva y no sólo normas descriptivas (casos ilustrativos pueden ser los derechos de autor, los depósitos legales, los números ISBN o ISSN^22 , etc.). Para el caso de los lenguajes documentales necesitamos conocimientos lingüísticos (semántica) para saber el significado exacto de cada término; psicología cognitiva para poder representar los mapa conceptuales que rigen el aprendizaje del conocimiento humano; lógica, para poder formalizar en sentido lógico cada uno de los lenguajes documentales que construimos tanto para representación como para recuperación de documentos (incluida su vertiente informática ya que los sistemas de recuperación siempre funcionan con un tipo de lógica matemática concreta).
iii. El factor tecnológico tiene una especial importancia porque la introducción de las nuevas herramientas (hardware y software) informáticas (Informática) ha posibilitado que se produzca un salto cualitativo en la Documentación. Sin ir más lejos, la posibilidad de almacenar y tratar grandes colecciones de documentos que, por su elevado número, no habrían podido ser manejadas manualmente, ha permitido alcanzar conclusiones cada vez más amplias y generalizadoras. No obstante, en el trabajo documental la tecnología no pasa de ser una herramienta, imprescindible, eso sí, pero una herramienta que ha facilitado los trabajos e investigaciones documentales y, en especial, poder hacerlos a una escala mayor
Busca lo que significa cada uno de estos acrónimos.
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Los documentos tienen, desde el prisma documental, dos tipos de características, y desde cada uno de ellos son tratados los documentos:
- Características físicas. Éstas se refieren a los elementos materiales de los documentos naturaleza (textual, gráfica, sonora, audiovisual, etc.) y soporte (papel, plástico, magnético, óptico,...), cuyo conocimiento es imprescindible para la conservación.
- Características intelectuales. Éstas están relacionadas con los elementos lingüísticos (semánticos) y cognoscitivos (conocimientos) del documento, desde los datos identificativos (autor, editorial, año, lugar de publicación,...) hasta los relativos al contenido de documento (ideas que recoge el texto, originalidad de las mismas, palabras clave o descriptores,...)
Aunque existen muchas clasificaciones de los documentos, la más aceptada es la que los divide en cuatro grupos:
i. Obras/fuentes^25 de referencia o de consulta. Son los documentos que suministran un conocimiento introductorio sobre un determinado tema. Nos sirven para resolver dudas concretas y muy limitadas, o para adquirir unas nociones mínimas que nos ayuden a seguir indagando sobre un tema. Este tipo de documentos son, por ejemplo, diccionarios y enciclopedias. En todo centro de documentación tienen siempre un espacio reservado.
ii. Documentos/fuentes primarios/as. Son aquellos que contienen conocimiento nuevo y original. Libros, revistas, periódicos, películas, páginas web,..., son ejemplos de documentos primarios. Son aquellos que usamos para conocer en profundidad todo lo relacionado con un tema.
iii. Documentos/fuentes secundarios/as. Son documentos elaborados siguiendo distintas normas documentales, cuyo contenido lo constituyen las referencias a documentos primarios (bibliografías, bases de datos, índices,...). Este tipo de documentos son usados para tener noticia de los trabajos que existen relacionados con un tema, un autor, novedades en un ámbito…
iv. Documentos/fuentes secundarios/as refundidos o terciarios/as. Son documentos que resultan de la fusión de varias fuentes secundarias, normalmente de la misma
En Documentación, los términos fuentes y documentos, así como obras, tienen un mismo referente común: los documentos, así pues, en adelante, se usarán los tres, especialmente los dos primeros, como sinónimos.
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temática, y que, en ocasiones, ofrecen otro tipo de recursos, además de los documentos secundarios. Un buen ejemplo lo constituyen los sitios web, directorios, que contienen una recopilación de recursos sobre un tema. Igual que los secundarios este tipo de documentos son usados para tener noticia de los trabajos que existen relacionados con un tema, un autor, novedades en un ámbito…
1.6.1. Concepto y tipología de obras de consulta/referencia y su uso
Las obras de referencia son, como se señaló anteriormente, documentos en los que el usuario busca la información mínima para iniciarse en un tema que desconoce. Todas las obras de referencia pueden ser generales o especializadas, siendo generales aquellas que abordan todos los temas y especializadas aquellas que se centran en una o varias temáticas concretas. Hay muchos tipos distintos de obras de referencia, pero se reúnen en cuatro, atendiendo a su contenido:
I. Obras de referencia idiomáticas.
I.1. Diccionarios.
Los diccionarios pueden ser generales, de todo un idioma, por ejemplo, o específicos, de una materia concreta, por ejemplo de términos de informática. Son obras de consulta que se usan para conocer el significado y el uso semántico más apropiado de las palabras, en el caso de los monolingües, o para conocer las traducciones de los términos en otros idiomas, los diccionarios multilingües. También hay que se encargan de dudas, de antónimos, de sinónimos, etc. En el idioma castellano, un diccionario de consulta obligada es el de la Real Academia Española http://www.rae.es
I.2. Gramáticas
Son obras de referencia que se utilizan para ayudarnos a hacer un uso correcto, gramaticalmente hablando, del idioma. En el ámbito periodístico cada día se ofrecen más recursos de este tipo para ayudar al periodista en su labor diaria. Un buen ejemplo lo constituye el Vademécum del español urgente de la Fundación de la Agencia EFE http://www.fundeu.es/esurgente/lenguaes/
II. Enciclopedias
