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TEMA 13 Redacción Formal Redacción de textos en el ámbito administrativo
- Concepto de redacción formal
- Planificación de documentos
- Recomendaciones para la redacción en la gestión administrativa
- Principales documentos del ámbito administrativo: a. La carta comercial c. La solicitud d. El oficio e. El memorando Redacción Formal.- La Redacción Formal es aquella corresponde a los documentos que tienen vinculación con lo administrativo. El llamado lenguaje administrativo es la lengua empleada por los órganos de la administración pública en sus relaciones tanto internas como con los ciudadanos. Entre los documentos administrativos más usados por los ciudadanos se encuentran
la carta, solicitud, oficio ,instancia y el contrato, pero también podemos encontrar otros
escritos administrativos como las disposiciones, normativas, órdenes y resoluciones, que nos sitúan en el lenguaje jurídico: la lengua empleada por los órganos de la Administración de Justicia en sus relaciones con la colectividad o con las personas naturales y jurídicas. La frontera entre lenguaje jurídico y administrativo no está bien delimitada, y hasta cierto punto el primero puede considerarse un lenguaje administrativo específico. En consecuencia, ambos suelen estudiarse de forma conjunta, puesto que comparten recursos lingüísticos y coinciden en factores extralingüísticos. El lenguaje de los textos jurídicos y administrativos utiliza la lengua en su nivel más culto, lo que implica riqueza expresiva, concisión, claridad y precisión. Las principales características son las siguientes: Tiene una estructura rígida, es decir, un esquema invariable establecido de antemano para cada tipo de escrito o documento. Por ejemplo una instancia, o un contrato. El emisor tiene limitada la creatividad, subjetividad y expresividad. Por ejemplo, no puede improvisar una organización nueva para su mensaje. Impersonalidad: El emisor real del texto muchas veces parece tener como única pretensión la de desaparecer de su escrito. Por ejemplo, documentos escritos en tercera persona.
El canal utilizado es el escrito. Pero no es un escrito cualquiera, sino debe ser en un papel oficial, firmado y fechado de una forma reglada. La intención de los textos jurídicos y administrativos es informar y ordenar (función referencial y conativa). En el caso de que el emisor sea el ciudadano, la intención es solicitar o reclamar (función conativa). La tipología textual puede ser descriptiva, instructiva, argumentativa, expositiva o narrativa, dependiendo de la parte del texto que se analice. Uso de recursos tipográficos, como la cursiva, negrita, las comillas o la letra versal (mayúsculas).
- Cómo planificar adecuadamente un documento Los documentos son el medio de expresión institucional; por ello, se debe tener mucho cuidado en la redacción de estos. Hay que recordar que los documentos son parte de la imagen que una organización proyecta. Para asegurarse de que un documento está bien escrito, hay que identificar que estén presentes adecuadamente cuatro elementos: un propósito claramente definido, un contenido suficiente, explícito y claro, una organización lógica, y un estilo acorde al contenido que se expresa. a. Propósito.- Todo documento debe tener una intención u objetivo claramente identificable. Este propósito debe ser fácilmente reconocible por quien reciba o lea el documento. Entre los propósitos más frecuentes en los documentos, podemos encontrar los siguientes: brindar información, ofrecer un producto, felicitar o agradecer por algún servicio, reclamar o expresar una queja, etc. b. Contenido.- Todo documento debe transmitir eficazmente un mensaje. Este debe contener toda la información completa y necesaria —ni dar más detalles de los necesarios ni dar por obvia o sobrentendida una información que es importante—. Se debe buscar que el lector quede satisfecho con la información leída. c. Organización.- Todo documento debe contar con una estructuración predefinida o estandarizada por la institución, debe mostrar coherencia y una secuenciación lógica de ideas. Con esto, se pretende que el lector pueda leer fácilmente el documento. d. Estilo.- Todo documento debe ser capaz de expresar un tono de redacción acorde con el propósito del texto. Por ejemplo, si se envía una carta de felicitación, el estilo del documento debe expresar empatía, elogio, etc.; si se envía una carta de reclamo, el estilo del documento debe expresar desagrado, disconformidad, etc. Por otro lado, todo documento redactado en una organización, dado que es representativo de una institución, deber ser atender a todas las reglas de ortografía, puntuación, gramática, etc. A continuación, se le ofrece una lista que puede ser usada como apoyo para revisar sus documentos.
SUJETO + VERBO + OBJETOS + CIRCUNSTANCIAS
Ejemplo: ♦ En el aspecto de la recaudación fiscal, teniendo en cuenta el gran desarrollo de las provincias y para que se estimule de manera pertinente a la población nacional más desfavorecida, debe el Estado capacitar adecuadamente a los microempresarios de esos sectores. (composición no recomendada) ♦ El Estado debe capacitar adecuadamente a los microempresarios en el aspecto de la recaudación fiscal, de modo que se estimule de manera pertinente a la población nacional más desfavorecida, dado el gran desarrollo de las provincias. (composición recomendada) Oraciones simétricas y asimétricas La simetría genera armonía y sensación de orden en el texto. ♦ Nuestros objetivos para el año próximo son los siguientes: aumentar la producción, el incremento de los salarios y mejorar la preparación de nuestros empleados. (composición no recomendada) ♦ Nuestros objetivos para el año próximo son los siguientes: aumentar la producción, incrementar los salarios y mejorar la preparación de nuestros empleados. (composición recomendada) ♦ Nuestros objetivos para el año próximo son los siguientes: aumento de la producción, incremento de los salarios y mejora de la preparación de nuestros empleados. (composición recomendada) La comunicación positiva Redactar oraciones amables fomenta las buenas relaciones personales. Oraciones positivas y negativas ♦ El trabajo todavía no está terminado. (composición no recomendada) ♦ El trabajo estará listo mañana. (composición recomendada) ♦ No nos ha dado toda la información que le pedimos. (composición no recomendada) ♦ Nos gustaría recibir más información. (composición recomendada) La concisión
La oportuna reducción de los gerundios ORACIÓN CON GERUNDIOS Me ha pedido autorización para utilizar los resultados de mi investigación en el evento, asegurándome que, únicamente, él los utilizaría con fines descriptivos y no sugestivos, y comprometiéndose a filmar todos los hechos. ORACIÓN SIN GERUNDIOS Me ha pedido autorización para utilizar los resultados de mi investigación en el evento. Me ha asegurado que, únicamente, él los utilizaría con fines descriptivos y no sugestivos, y se ha comprometido a filmar todos los hechos. La técnica deductiva y la técnica inductiva Cuando la noticia que se manifestará es positiva, entonces, conviene usar la técnica deductiva. En cambio, si es negativa, conviene utilizar la técnica inductiva. TÉCNICA DEDUCTIVA Consideramos justo reembolsarle la suma que usted ha solicitado y Ie adjuntamos un cheque por ese importe. (comienza con la buena noticia) La devolución del 10 de marzo que le efectuamos aún no se había registrado en nuestro Departamento de Contabilidad cuando Ie enviamos su último estado de cuenta. Agradecemos que nos haya hecho notar la omisión cometida. (da explicaciones) TÉCNICA INDUCTIVA Como usted bien lo indica en su carta, nuestra imprenta genera semanalmente una gran cantidad de papel sobrante, inutilizado por el proceso de producción. (El comienzo neutro sirve para identificar el tema de la carta y para introducir razones). Antes, nuestra empresa no utilizaba el papel sobrante; no obstante, está colaborando con un plan piloto de reciclaje de papel desde del mes de mayo. Por lo tanto, nos resulta imposible entregarlo a su organización. (Termina con la mala noticia. Dado que el lector espera la negativa y conoce las razones, no pensará que la decisión ha sido arbitraria). Redacción visual Se les recuerda a los trabajadores que durante la semana del 13 al 17 de julio se realizarán la capacitación para el uso del nuevo sistema operacional. Los talleres se llevarán a cabo de tres turnos de 8:00 a. m. a 12:00 m., de 11: 00 a. m. a 2:00 p. m. y de 1:00 p. m. a 4:00 p. m.
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c. No haga ruido. _______________________________________________________________ _d. No se entregarán los certificados sin las constancias de pago. ________________________________________________________________
**_3. Rescriba el siguiente texto. Siga las recomendaciones revisadas previamente. Con el objetivo de mejorar la calidad del desempeño del equipo de planeamiento y por considerar que sus funciones son claves para el desarrollo de la empresa, sus miembros, sin costo alguno para ellos, deberán asistir a el curso de capacitación “Planes estratégicos: la ruta al nuevo milenio”. Este se llevará a cabo en las instalaciones de la Pontificia Universidad Católica del Perú desde Enero 15 del 2012 hasta el 15 de Febrero 2012. El curso se dictará los lunes, miércoles y viernes de 5:00 a 9:00 p. m. Todos los miembros del equipo de planeamiento deberán acercarse a la oficina de Recursos Humanos a recoger el dinero correspondiente a gastos de transporte y refrigerio.
3- Investigue otros documentos formales tales como solicitud, oficio, carta comercial y memorando. Anote la definición, usos y partes. Luego adjunte un modelo en cada caso._**
