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¿QUE ES UN EVENTO?
Es un acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en tiempo y lugar establecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines. TIPOS DE EVENTOS Empresariales: tienen una trascendencia publica y relacionado con algún redito económico o de otra índole. Ej. Congresos, ferias, exposiciones, lanzamientos de productos, seminarios, jornadas, desfiles de moda, peinados y accesorios, workshops, reuniones de prensa, recitales musicales, desayunos, entregas de premios, premieres de espectáculos, megaeventos, showrooms, visitas o inauguraciones, presentaciones de libros, actos culturales y vinculados con las artes plásticas. Social: se orientan más al ámbito privado, familiar o de relaciones humanas. Por lo general buscan estimular lazos afectivos. Ej. Bodas, cumpleaños, recepciones formales e informales, inauguraciones de casas, aniversarios, celebraciones de compañerismo, asados, tes, cenas o almuerzos, salidas, reuniones infantiles, brunchs, actos folclóricos, reuniones religiosas o de colectividades. Eventos culturales, académicos y formativos: la comunicación se da en forma de transmisión de mensajes que atienden a enriquecer el aspecto cultural de quienes participan. Eventos deportivos: aquellos donde se desarrollan competencias, tiene que ver con el desarrollo del espíritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas Sociales: reúnen a un numero determinado de personas y cuya trascendencia en la mayoría de los casos no va más allá de los limites de quienes fueron invitados. Generalmente son de carácter festivo. EVENTOS Y EXPOSICIONES Se utilizará el termino de evento para referirse a congresos, seminarios, convenciones, foros, coloquios y reuniones Se utilizará exposición para referirse a la instalaciones, comercialización, operación y administración de un grupo de módulos para promover productos o servicios en lugares preestablecidos. LA VISTA Se debe tener cuidado, porque en michas de las ocasiones puede agredir a la vista con la desarmonía visual.
Colores en exceso, carteles, elementos superpuestos, que en cierto momento o inconscientemente molestan. No debemos confundir la libertad de expresión. EL GUSTO En casi todos los eventos hay un servicio de comida, son muy pocas las reuniones donde no se ofrezca algo de beber o comer o ambas cosas. Se tiene que analizar muy bien que infraestructura nos ofrece la sede elegida, mobiliario, accesos, heladeras, cocinas, vajilla, horno, etc. Se debe analizar a conciencia que se puede servir, si todos podrán sentarse, si los accesos a la cocina son prácticos, cómodos, si habrá cabida para cierto numero de personas y podrán ubicarse sin dañar a nadie. EL OIDO El tono de voz de un expositor puede movilizarnos, sensibilizarnos, motivarnos o dormirnos y aburrirnos. Además el sonido ayuda a crear climas, marcar el inicio o finalización de algo, llama la atención, induce al silencio o por el contrario a enfervorizar o motivar aplausos. Una voz estridente, puede echar por tierra todo un trabajo de motivación. EL OLFATO Es algo que nos llega involuntariamente y resulta mas complicado rechazarlo, es por ello que el organizador debe asegurarse que no llegue al invitado, publico o participantes. EL TACTO Se debe cuidar la textura de manteles, servilletas, cortinas, etc. ORGANIZACIÓN Con un buen equipo de trabajo y una adecuada división de funciones, pueden cumplirse los objetivos planteados. Manuales de organización y procedimientos Programas de trabajo Formatos y cedulas de control Personal Software especializado La capacitación del personal debe complementarse con información escrita sobre las funciones básicas por desempeñar y referente a las características de los productos.
- Motivación: debe ser una constante.
- Responder a expectativas: brindar lo que se prometió.
- Sorprender: que el público presienta lo que puede suceder pero sin saberlo.
- Base de datos completa: contactos de proveedores, sedes, así como la confiablidad y profesionalismo.
- Autodominio: es importante el autocontrol, el saber dominarse ante una situación inesperada.
- Pasión: entusiasmo ante todo. INTELIGENCIA EMOCIONAL Hemos escuchado que para conocer la inteligencia y el éxito que pudiera tener una persona, se mide por medio del IQ. Sin embargo, los investigadores y las corporaciones empezaron a detectar hace unas décadas que las capacidades y habilidades necesarias para tener éxito en a vida eran otras, y estas no eran evaluables mediante ningún test de inteligencia. Autoconocimiento emocional: se refiere al conocimiento de nuestros propios sentimientos y emociones y como nos influyen. Es importante reconocer la manera que nuestro estado anímico afecta a nuestro comportamiento, cuales son nuestras capacidades y cuales son nuestros puntos débiles. Autocontrol emocional: el autocontrol emocional nos permite reflexionar y dominar nuestros sentimientos o emociones, para no dejarnos llevar. Automotivación: enfocar las emociones hacia objetivos y metas nos permite mantener la motivación y establecer nuestra atención en las metas en vez de en los obstáculos. Reconocimiento de emociones en los demás: las relaciones interpersonales se fundamentan en la correcta interpretación de las señales que los demás expresan de forma inconsciente, y que a menuda emiten de forma no verbal. Relaciones interpersonales: una buena relación con los demás es una fuente imprescindible para nuestra felicidad personal e incluso, en muchos casos, para un buen desempeño laboral. Una persona con inteligencia emocional tiene un autocontrol de sus emociones, produce motivación en si misma y en su entorno, transmite tranquilidad a pesar de la adversidad, tolera la frustración y controla sus propios impulsos. PROGRAMAS Y REGLAMENTOS Se requieren establecer políticas, reglamentos, programas y procedimiento. El coordinador general y los coordinadores deben aprobar los programas generales de actividades, difusión, trabajo, especiales, inauguración y clausura.
Programas técnicos: se componen de actividades como conferencias, ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en ellas intervienen especialistas en su materia, sobre la base de una técnica, y al mismo tiempo se presentan trabajos para su análisis. Programa de rondas de negocios: requieren armado de agendas para programa las reuniones de las empresas participantes. Programas recreativos: consta de actividades sociales, deportivas, culturales, artísticas y turísticas. Las opciones pueden ser:
- Visitas a lugares culturales y artísticos.
- Cursos y conferencias de pintura, música, tejido, gastronomía, presentación personal, etc.
- Actividades deportivas como cursos de aerobics, zumba, voleibol, basquetbol. Programas específicos: se dividen en inauguración, clausura, intermedios y actividades especiales. Programas de inauguración y clausura: generalmente intervienen varias personas. En la sesión inaugural se informa de la finalidad de evento, se plantean objetivos a que se aspira y se propone el análisis y estudios de problemas de interés general. En el acto de clausurase dan a conocer los logros y conclusiones, y se concretan compromisos. Programas intermedios: son las actividades especiales que se realizan durante el evento. En la mayoría de los eventos se cobra una cuota por cada inscripción, aunque otros pueden ser por invitación. PROCESO E IMPORTANCIA DE UN EVENTO Implica comunicación dentro de la sociedad organizadora y una invitación al dialogo en un ambiente agradable y distendido. La organización de un evento pone en juego la imagen de la empresa o institución. Al organizar un evento se pretende generar mensajes que puedan servir para enriquecer a los públicos asistentes. OBJETIVO DE UN EVENTO Establecer un vínculo de comunicación entre personas de diferentes sectores sociales, nacionales o extranjeros.
Segmentación de público que será convocado Constatar que época del año resulta más conveniente Considerar la organización, en fechas alejadas de la finalización del año académico, festividades religiosas, de fin de año o periodo vacacional. Tiempo de organización: debe ser preparado con mucha anticipación (3 a 6 meses), deberían presentar un esbozo previo de la organización del evento Objetivo: determinar con precisión que fines tiene el evento y que objetivos se quiere alcanzar con la organización del mismo. Actividades recreativas del evento: deben incluir la organización de lunch, cenas, desayunos de trabajos con servicio de catering Evaluación del evento: un evento se evalúa mediante encuestas, cuestionarios, conociendo la opinión del público, sobre los servicios recibidos durante su estadía al evento. CARACTERISTICAS DE LOS EVENTOS a) Son únicos: en cuanto a fecas, escenarios, temáticas, decoraciones, asistentes. Dos eventos nunca serán iguales, a pesar de que sean ediciones consecutivas del mismo. b) Son perecederos: están sujetos a una variable de tiempo que hace que caduquen. c) El entorno: es fundamental para que el evento sea un éxito. d) Conllevan un trabajo intensivo y requieren mucho personal: los eventos se planifican con meses, incluso años de antelación. e) Se ajustan a un calendario detallado al máximo: la planificación de un buen calendario (planning/timeline) es básico para que todos los involucrados estén preparados. f) Son intangibles: hablamos de servicios. Son vivencia, experienciales pero no tangibles. g) Conllevan un ceremonial: un protocolo o un ritual. Aunque el evento sea informal, siempre habrá un orden del día, una escaleta o unos pasos definidos. h) Son independientes: para que un evento salga bien, muchos departamentos de la empresa que lo pone en marca deben interactuar (marketing, comercial, financiero, dirección…). PLANIFICACION Como ya se vio, hace falta definir el objetivo, la estrategia general para alcanzarlo, una planificación que permita aprovechar los recursos humanos y técnicos. Ya establecidos los objetivos, tiempos para alcanzarlos y organizar el evento, los propósitos del cliente, el mensaje
Entre tantos temas importantes, tendríamos que hace hincapié a dos principalmente: se trata del respeto al tiempo y la comodidad de los participantes, ya sea un grupo reducido o de miles de participantes. ¿QUE ES PLANIFICAR? Es organizar algo conforme a un plan. Es la disposición general de un proyecto, Es una actividad de un alto nivel de versatilidad que incluye tareas como relaciones públicas, administración de recursos, ambientación, manejo de grupos, supervisión general, etc. El proceso de la planificación consta de seis etapas:
1. Previsión: implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual seria imposible hacer planes y actuar. La fijación de objetivos debe ser clara, pues establecerá los lineamientos a seguir. Puede ser: Formativos (actualización, capacitación o perfeccionamiento) Informativos (comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos) Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa) 2. Planeación: es el curso de acciones a seguir de modo que se establezcan: la secuencia de las operaciones para efectuarlas, la determinación de tiempos, elementos y presupuestos con que lograrlos, Principios de planeación Principios de precisión: toda planeación debe ser concreta y detallada, pues regirá acciones especificas Principio de flexibilidad: toda planeación debe dejar un margen de elasticidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control. Principio de unidad: se debe diseñar una planeación para cada área y coordinar todas entre sí. 3. Organización: se puede definir como la estructuración de acciones y funciones, la asignación de jerarquías para lograr los objetivos establecidos previamente con la máxima eficiencia y ahorro de RRHH, recursos materiales y económicos. 4. Integración: es la primera etapa de la fase dinámica del proceso. Se selecciona y se lleva a cabo la contratación del personal eventual que hiciera falta en caso de no contar y necesitar un grupo mas numeroso del que habitualmente nos rodea. 5. Dirección: es la etapa de ejecución o actuación.
reconociendo su esmero, su preocupación, su capacidad de resolver situaciones, de solucionar problemas. ADMINISTRACION Y COMERCIALIZACION Una vez determinado el presupuesto disponible se hará la estimación de inversión y ganancia:
- Pedir siempre presupuesto escrito, incluyendo: fechas de pago, plazos de entrega y tiempo de validez de oferta
- Calcular imprevistos por perdidas, daños, roturas, robos.
- Hacer una estadística de ingresos y egresos.
- Evaluar si se cumplió el objetivo económico. Ingresos Venta de entradas Inscripciones Boleteria Alquiler de stands Reventa de publicidad Ventas de espacios de publicidad en: folletos, programas, carteles, audiovisuales Sponsors Porcentaje sobre las ventas Porcentaje sobre los remates MARKETING PROMOCIONAL La creación y producción de un evento empresario exige el análisis de una serie de variables relacionadas con claros objetivos de marketing y de las estrategias de comunicación dentro de las cuales, la publicidad y la acción promocional son herramientas fundamentales para la creación de la imagen que se desea asociar con la empresa, marca o producto. DIFUSIÓN, PUBLICIDAD, PRENSA Una vez determinados los objetivos, el lugar y la fecha, el tipo de concurrencia y el mensaje que busca transmitir el vento, habrá que concretar su adecuada difusión. Se pueden abordar dos grandes campos: publicitaria y periodístico.
