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Dominio de Excel para
administradores
Excel Básico para administradores
Excel para negocios avanzado (Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas)
- Excel es un ejemplo de software de hoja de cálculo.
- La cinta no incluye la opción "Herramientas".
- Para recuperar la cinta desaparecida, se puede hacer clic con el botón derecho en una de las pestañas y desmarcar "Contraer la cinta", o hacer doble clic en cualquiera de las pestañas de la cinta.
- Al hacer clic en la pestaña "Archivo", se accede a la vista Backstage, donde se pueden abrir archivos, configurar opciones de Excel, crear un libro de trabajo en blanco y cerrar archivos.
- Las herramientas en el extremo derecho de la barra de estado permiten alternar entre diferentes opciones de visualización, utilizar el control deslizante de zoom y establecer un porcentaje de zoom específico.
- El puntero del mouse que permite mover datos es el puntero de movimiento.
- La celda activa en el gráfico proporcionado es B1.
- Para seleccionar la totalidad de la columna B, se debe hacer clic en la letra B.
- La tecla de método abreviado para seleccionar todos los datos en un bloque de datos es Ctrl + A.
- Para seleccionar dos bloques de datos que no están uno al lado del otro (no contiguos), se debe seleccionar el primer bloque, mantener presionada la tecla Ctrl (Cmd en Mac) y seleccionar el segundo bloque.
- Después de ingresar datos en una celda, se puede mover el cursor a la siguiente celda debajo de la celda activa haciendo clic con el puntero del mouse en la celda debajo o presionando Entrar.
- La herramienta que se debe usar para mantener los encabezados visibles cuando se desplaza por un libro de trabajo grande es Congelar paneles.
- La función Freeze Pane se utilizará en la celda C5.
- Para cambiar entre diferentes libros de trabajo dentro de Excel, se debe hacer clic en la pestaña "Ver" y seleccionar la herramienta "Cambiar entre ventanas".
- La herramienta utilizada para producir la vista siguiente es Vista de diseño de página.
- Las opciones que Excel reconocerá como fecha son:
- La fórmula ingresada en la celda A3 es: = A1 / A
- La fórmula que no dará el resultado 2 es: = A1-A2 / A
- El resultado del cálculo = 7 + 3 * 4 ingresado en la barra de fórmulas es 19.
- La fórmula que ayudará a calcular las ganancias obtenidas por el artículo que se compró por $10 y se vendió por $29,99 es: = B2-A
- La fórmula que calculará la cantidad correcta de descuento del 5% sobre $3296,99 es: = A2 * B
- La fórmula que calcula correctamente el impuesto sobre el total del salario base más la comisión es: = (A2 + B2) * C
- La fórmula que agrega correcta y eficientemente todas las celdas de B3 a B6 es: = SUMA(B3:B6)
- Antes de presionar Autosuma, no es necesario escribir "=".
- Después de usar Autosuma para crear el cálculo en D y luego usar el controlador de relleno para copiarlo a D4, el cálculo en D4 es: = SUMA(A4:C4)
- La forma correcta de obtener el promedio de los valores en las celdas A3 a A9 es: = PROMEDIO(A3:A9)
- La función que nos daría el valor 4 en la captura de pantalla proporcionada es: = MIN(A2:A5)
- La función que nos daría la respuesta 9 en la captura de pantalla proporcionada es: = MÁX(A2:A5)
- Para cambiar una referencia de celda relativa A1 a una referencia de celda absoluta, se usa: $A$
- El atajo de teclado para crear una referencia de celda absoluta es F4 (Mac: Cmd + T).
- Para solucionar el problema de que la fórmula no dé la respuesta correcta para los dos artículos siguientes al copiarla, se debe usar: = $D$2 * A
- Para usar valores en otras hojas de trabajo en un cálculo, no es necesario copiarlos primero en la hoja de trabajo que contiene el cálculo.
- *A2 le dice a Excel que multiplique el valor en A2 en Sheet1 por el valor en A2 en la hoja actual.
- Cuando se hace referencia a celdas en otras hojas en un cálculo, se pueden usar referencias relativas para copiar esa fórmula en otras celdas.
- Se puede aumentar o disminuir el tamaño de fuente de la celda seleccionada en una pequeña cantidad.
- Antes de formatear celdas específicas, primero se deben seleccionar.
- Cuando se elige el tipo de letra para un informe comercial, se debe considerar la legibilidad y la fuente preferida de la empresa.
- Para cambiar la fuente de toda la hoja de cálculo, primero se debe seleccionar todos los datos en la hoja de trabajo.
- Para un informe comercial, las fuentes apropiadas probablemente sean Times New Roman y Arial.
- Para agregar bordes a un gran bloque de datos, no es suficiente seleccionar una celda en el conjunto de datos.
- La opción de Borde que se debe usar para obtener el resultado de borde superior e inferior doble es Borde superior e inferior doble.
- Para eliminar los bordes y minimizar los cambios en los datos, se debe hacer clic en las celdas, ir a los bordes y elegir "Sin bordes".
- Para obtener un encabezado ubicado exactamente en el medio de varias columnas, se debe usar la herramienta de Combinar y centrar.
- La opción de alineación que coincide con el texto de la captura de pantalla es Alineación horizontal: izquierda; Alineación vertical: centro.
Configuración de color en Estilos de celda
Cambio de temas
La configuración de color en Estilos de celda en la pestaña Inicio se puede cambiar seleccionando temas preestablecidos de Excel. La elección de un tema diferente no anulará todo el formato anterior. Al cambiar el tema en cualquier hoja de trabajo en un libro, todas las hojas se verán afectadas.
Administrar filas y columnas
Insertar columnas
Puede insertar una columna a la izquierda de una columna existente: En la pestaña Inicio, seleccione Insertar, luego Insertar columnas de hoja. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Insertar.
Buscar y reemplazar
Sean necesitaba cambiar la dirección de la Sra. Kinney de 'Sydney Fish Market, Bank Street, Sydney' a 'Sydney Fish Market, Bank Street, Pyrmont'. Utilizó la dirección completa en el proceso de Buscar y Reemplazar para evitar cambiar inadvertidamente todas las instancias de 'Sydney' en la base de datos.
Reducir resultados de búsqueda
Para reducir la cantidad de resultados de búsqueda al buscar el número 18, Sean puede: Seleccionar la Columna D (Dirección) antes de realizar la búsqueda. Abrir el cuadro de diálogo Buscar y cambiar la configuración de Formato a General.
Filtros válidos para columnas de fechas
Algunos argumentos de filtro válidos para una columna llena de fechas y sin relleno de fondo son: No es igual Mañana
Importancia de borrar filtros
Es importante borrar todos los filtros una vez que haya terminado con una tarea específica, ya que:
- • • • • • • • • • • • • • •
Los filtros pueden permanecer aplicados incluso cuando las columnas están ocultas. Es fácil perder la pista, especialmente en grandes conjuntos de datos.
Indicador de filtro aplicado
El icono en el encabezado de la columna indica que se ha aplicado un filtro.
Ordenar datos
Ordenar por Cantidad de pedido
Sean ordenó su conjunto de datos por Cantidad de pedido de mayor a menor.
Preparación antes de ordenar
Antes de utilizar la herramienta Ordenar, debe: Agregar encabezados al conjunto de datos. Asegurarse de que el formato numérico de cada una de las columnas sea coherente.
Ordenar por prioridad
Excel no comprende el texto a nivel conceptual, por lo que ordenará la columna de prioridad en el siguiente orden: Crítico, Alto, Bajo, Medio, No especificado.
Ordenar nombres
Ordenar la columna Nombre en orden ascendente significa ordenar los datos de la A a la Z.
Formato condicional
Usos del formato condicional
Resaltar automáticamente las celdas cuando se cumplen ciertas condiciones. Descubrir y visualizar el comportamiento de los datos, especialmente en conjuntos grandes. Identificar tendencias, variaciones y similitudes en una variedad de datos.
Insertar columnas
Para insertar 3 columnas, puede:
Impresión de títulos y congelación de paneles
Imprimir títulos
Sean quiere imprimir los títulos de todas las columnas en la parte superior de cada página. Para lograr esto, debe ir a la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, seleccionar el icono de abajo y luego definir los rangos para 'Filas y columnas para repetir en la parte superior' en el cuadro de diálogo Configuración de impresión.
Congelar paneles
La diferencia entre Print Titles y Freeze Panes es que Congelar paneles no tiene ningún efecto en la página impresa. Congelar paneles mantiene visible una parte de la hoja de trabajo mientras se desplaza el resto.
Encabezados y pies de página
Editar encabezados y pies de página
Para editar la sección Encabezado o Pie de página de su hoja de trabajo, debe seleccionar la vista Diseño de página.
Diferencia entre encabezado de página y encabezado de hoja de trabajo
Un encabezado de página aparece automáticamente en cada página impresa, mientras que los encabezados de las columnas en la hoja de trabajo deben configurarse manualmente. Los encabezados de página permiten agregar metainformación importante además del contenido de la hoja de trabajo.
Para cambiar los detalles del encabezado, Sean debe hacer clic en la fila Encabezado para activar la pestaña Diseño.
Tipos de gráficos básicos
Herramientas de gráficos
Las herramientas de gráficos se encuentran en la pestaña INSERTAR, en el grupo Gráficos.
Selección de datos y encabezados
Al crear un gráfico, es mejor seleccionar primero los datos y encabezados.
Gráfico circular con múltiples series
Sean seleccionó el tipo de gráfico incorrecto (gráfico circular) para mostrar más de una serie de datos. Los gráficos circulares solo pueden mostrar una serie.
Gráfico con celdas vacías
Sean creó el gráfico correctamente, pero incluyó celdas vacías, lo que causó problemas en la interpretación de los datos por parte de Excel.
Mover y redimensionar gráficos
Selección de gráficos
Cuando se selecciona un gráfico en Excel, las herramientas Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio se atenúan, las herramientas de gráficos aparecen encima de la cinta, los controladores de tamaño aparecen en todas las esquinas y lados del gráfico, y se seleccionan todos los datos en los que se basa el gráfico.
Mover gráficos
Para mover un gráfico a una nueva hoja de trabajo, se puede seleccionar el gráfico y usar el comando Cortar y Pegar, seleccionar el gráfico y usar la herramienta 'Mover gráfico' en las HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS, o hacer clic con el botón derecho en el gráfico y seleccionar 'Mover gráfico' en el menú contextual.
Elementos modificables de un gráfico
Los elementos clave modificables de un gráfico son la leyenda, el título del gráfico, el área de gráfico y el área de la parcela.
Deshacer movimiento de gráficos
Cuando se utiliza la herramienta Mover gráficos, la función Deshacer no funciona. Para crear una hoja de gráfico, se debe utilizar la herramienta 'Mover gráficos' y colocar el gráfico seleccionado en una nueva hoja.
Cambiar el estilo y el tipo de gráfico
Cambiar el tipo de gráfico
Para cambiar a un tipo de gráfico diferente, se puede hacer clic con el botón derecho en el área del gráfico y seleccionar un tipo de gráfico diferente, o seleccionar el gráfico, navegar a la pestaña Insertar, buscar el grupo Gráficos y seleccionar el tipo de gráfico deseado.
