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TEMA III
El Proceso documental: Cómo seleccionar, analizar y
guardar la información
Cuando se busca información en una base de datos o en un motor de búsqueda se tiene garantía, con una buena estrategia, de encontrar lo que se necesita
Para que exista esa garantía, es preciso que se haya puesto en marcha, anteriormente, todo un complejo proceso de análisis sobre los documentos y las informaciones
III.1.- Proceso Documental: Definición y objetivo
Definición
Consiste en el “conjunto de operaciones que se realizan sobre los documentos para que estén disponibles al usuario”
Objetivo
Se trata de tener un control sobre los millones de documentos que continuamente se producen, de manera que siempre podamos localizar el que nos hace falta
Para los profesionales de la Comunicación, supone la trastienda de sus actividades para recuperar eficazmente la información
Proceso Documental y Recursos Digitales
Las Operaciones Documentales ha sido aplicadas tradicionalmente en Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.
Ahora se aplican también, en sus aspectos esenciales, a conjuntos de recursos en la Red
La propia naturaleza de la Red Impone la adaptación del proceso documental
por su volumen de información y recursos por la falta de estructuración de la información
El objetivo último es crear herramientas que ayuden a la recuperación de la información: Catálogos, Bases de datos, Índices diversos, son las que el profesional de la Comunicación tendrá que manejar
Para que existan esas herramientas, se debe completar el ciclo del Proceso Documental:
- Seleccionar la información
- Tratar la información seleccionada
- Organizar la información seleccionada cara a la búsqueda
III.2.- Etapas del Proceso Documental
Entrada: Selección de los documentos
Tratamiento:
Análisis:
1.- Condensación 2.- Indización 3.- Catalogación
Salida: Difusión de la información
1.- La Entrada de documentos: Selección y adquisición. Conceptos de Relevancia, exhaustividad y pertinencia
El analista de un Centro hará la selección en función de:
La especialización del Centro
El tipo de usuario que se prevea
Dependiendo de estos factores, se aplican los criterios selectivos
Criterio de Relevancia
El Centro adquiere los documentos en función de su importancia para cubrir las necesidades previstas
Criterio de Exhaustividad
El Centro debe dar todo lo que el usuario le pida dentro de su especialidad
Criterio de Pertinencia
El Centro debe responder exactamente demanda, sin defectos y sin excesos
El análisis formal: La descripción Bibliográfica
Es el proceso mediante el cual se extraen del documento aquellos datos que le identifican unívocamente frente a otros documentos y que componen el asiento bibliográfico
La descripción bibliográfica más completa que existe es la contenida en las normas ISBD (Normas Internacionales para la Descripción Bibliográfica)
International Standard Bibliographic Description: ISBD
Acogen a todo tipo de documentos. Variantes:
ISBD (G) General
ISBD (M) Monografías
ISBD (S) Publicaciones Periódicas
ISBD (A) Publicaciones Antiguas
ISBD (PM) Música impresa
ISBD (CM) Documentos cartográficos
ISBD (MNL) Material No Librario
ISDB (CP) Partes de una publicación
ISBD (CF) Archivos de ordenador
Esquema general de ordenación de elementos
Puede tener hasta 9 áreas:
1.- Área del Autor y del Título
2.- Área de la Edición
3.- Área Específica de Material
4.- Área de la Publicación (Pié de Imprenta)
5.- Área de la Descripción Física (Colación)
6.- Área de la Serie o Colección
7.- Área de las Notas
8.- Área de la Normalización
9.- Área de Identificación en Centro de Consulta
1.- Área del Autor y del Título
Autor o autores. Responsable intelectual
Título propiamente dicho
Otros títulos. Títulos paralelos. Información sobre el título (ampliaciones, subtítulos…)
Características en Medios Audiovisuales:
Música
Autor: Encabeza solamente si se trata de música clásica
Título unitario (si lo tiene): Encabeza en lugar del autor si no es música clásica
Intérprete/intérpretes: Este dato se puede poner en lugar del autor si no
se trata de música clásica. Nunca encabeza
Cine-Vídeo
Título.- Es el dato que encabeza. No lo hace el autor por considerarse la
autoría de carácter colectivo
Responsable (intelectual) de la obra.- Pueden ser personas físicas o jurídicas:
Compañías Productoras / Productores
Directores
Guionistas… etc.
Radio-TV
Título del Programa
Responsable del Programa
Emisora / Cadena
2.- Área de la Edición:
Edición (salvo que sea la primera, que no se pone)
Autor o autores relacionados con la nueva edición (no autores originales, que entran en la 1ª Área)
5.-Área de la Descripción Física (Colación)
Impresos
Los datos deben recogerse de la portada o equivalente:
Páginas de la obra Número de volúmenes (en su caso) y número de páginas de cada uno Ilustraciones Tamaño Material complementario (si lo hubiere)
Audiovisuales
Duración (En minutos y segundos)
Tipo de material (Película, vídeo, disco, en cinta magnética, CD-ROM, DVD)
Para obras en varios elementos: nº de cintas, discos… y duración de cada elemento
Tamaño y velocidad (Si no son normalizados)
Número de canales de sonido
Características de grabación (Dolby, digital, surround...)
Material Complementario (Si lo hubiere)
6.- Área de la Serie o Colección
Título de la Serie o Colección
Títulos paralelos y complementarios (si hubiere)
Mención de responsabilidad (Director, etc.)
Título y mención de responsabilidad de la subserie (si la hubiere)
7.- Área de las notas
En general, amplían y precisan la descripción. Incluyen todo lo que se considere necesario y no tenga cabida en otras áreas:
Opiniones, críticas, análisis personales… Resúmenes
Especificaciones Naturaleza y alcance del documento
Por ejemplo:
si es una obra de teatro para TV si es una película publicitaria
8.- Área de la Normalización
ISBN
ISSN (de la Serie y de la Subserie si la tiene)
IBSN (para los blogs)
Depósito Legal
Precio
Otros datos de tipo comercial o informativo (tipos de encuadernación, direcciones…)
9.- Área de identificación en Centro
Para el caso de Bibliotecas, archivos, etc., es obligado:
Número de Registro Signatura del Centro
El Análisis Documental de Contenido
El análisis formal presta atención a los elementos reconocibles, a simple vista, del documento
El análisis de contenido trata de responder a las preguntas:
¿De qué trata este documento?
¿Cuál es su tema principal?
¿En qué áreas temáticas se inscribe?
Los profesionales de la Documentación, deben hacer posible el acercarse al contenido del documento con estas operaciones:
Resumen Indización
Resúmenes de método “breve”: algunos modelos importantes
El título.- En caso de que sea comprensivo del texto que ampara
Anotación de contenido / Resumen telegráfico.- Consiste en:
Una ampliación del título (especie de subtítulo)
Una mezcla de palabras-clave sacadas del texto y utilizadas para indizar
Resumen Indicativo.-
Es un modelo concreto, pero toma la denominación de toda la variante. Es el de mayor valor documental
Resúmenes de método “amplio”. Tipos:
A) Informativos
B) Analíticos
Método “amplio”: modelos importantes
El Resumen Informativo
Es un modelo concreto, pero toma la denominación de toda la variante: “Informativo”
Sigue el modelo “Indicativo” por estilo y contenido, pero añadiendo las conclusiones del texto resumido
Es el más breve de este tipo, pero el de mayor valor documental
El Extracto.-
Es un resumen hecho a base de frases extraídas de forma textual del propio documento
No tiene el valor del resumen “informativo” por el riesgo de una elección que saque de contexto
La Reseña.-
Modelo de resumen poco objetivo, ya que incluye comentarios críticos personales
Método “amplio”. Modelos importantes.- Tipo “Analítico”
El Compendio (Digest).-
Es el más extenso de los resúmenes propiamente dichos
Puede reemplazar al documento. Contiene entre el 20 y el 50 por ciento del documento completo
En la forma, procura acercarse al estilo del autor original. Es la excepción de la regla general
Resumen. Normas y métodos de elaboración
Es difícil dar normas totalmente válidas porque se requieren dos capacidades: análisis y síntesis
La forma y presentación pueden normalizarse
El contenido, con recomendaciones estilísticas y semánticas, se puede ajustar
Un resumen con garantías pasa por hacer:
El análisis de contenido, desmenuzando el documento La síntesis, reagrupando de nuevo el contenido
Es preciso leer bien el texto a resumir y fijarse en determinadas zonas importantes: Introducción del documento Conclusiones del documento (si existen) Títulos de los capítulos Comienzo de los párrafos Resumen hecho por el propio autor (si existe)
Fases para hacer un Resumen
- Hacer el resumen fielmente sin importar, en principio, la extensión
- Pulir el contenido hasta conseguir el modelo que queremos, sin sacrificar la fidelidad a la brevedad
- Seguir el orden del documento que se resumen
Se debe comenzar sin circunloquios
En el comienzo de la frase, no se deben emplear números arábigos ni símbolos químicos
Se debe evitar el empleo abusivo de abreviaturas y acrónimos
La Indización
Con independencia de los datos bibliográficos, necesitamos “algo” que nos permita encontrar los documentos en base a unas determinadas preguntas: ese “algo” es la indización
La indización debe responder a la previsión que hace el analista de cómo preguntará el usuario.
Es la parte más importante del Tratamiento, el único acceso posible a la información.
Si falla, el usuario no podrá llegar a la información
Definición
“Consiste en la selección de una o varias nociones que representen el contenido del documento, adecuándolas a un lenguaje determinado - natural o documental- elegido previamente por el analista”
Para que la indización cumpla sus objetivos hay que tener en cuenta dos factores:
- El propio contenido del documento
- Las posibles preguntas de los usuarios
III.3.- Tipos de Lenguajes de indización
Hay dos grandes modelos:
Indización con lenguaje natural
Indización con lenguaje documental
La Indización con lenguaje natural. Características:
Es el lenguaje utilizado para comunicarnos normalmente. Sin ninguna organización previa
Este sistema no supone ningún cambio de las palabras naturales, sino una extracción de los conceptos que consideremos especialmente significativos.
Estos términos tienen que figurar literalmente en el documento
Mientras se hable de lenguaje natural, no se necesita una lista organizada de términos y/o frases
No hay ninguna previsión
Los términos únicos :
También el lenguaje natural debe adecuarse:
No son válidos los términos que no signifiquen algo por sí mismos (por ej. un verbo, un artículo)
Tampoco las expresiones generales, puesto que no acotan y pueden significar varias cosas
Tampoco los calificativos. Suponen problemas para acertar en la forma de preguntar
Los términos más seguros son los sustantivos o expresiones sustantivadas
Indización con frases
En principio, las frases tienen todos los componentes. No se suprimen verbos, artículos etc
Siguen sin tener cabida los calificativos por el mismo motivo cara a la búsqueda
En general, los calificativos tan solo se pueden utilizar si su valor es sustantivo
Ejemplo: las denominaciones de los reyes a lo largo de la Historia
Lenguaje natural en la Red
Los motores de búsqueda analizan e indizan las bases de datos con robots, de forma automática, utilizando parámetros de relevancia .cara a la búsqueda- como estos:
Frecuencia de aparición de los conceptos buscados
Cercanía de las palabras claves dentro del texto
No podemos dar a cada término un solo sentido, ya que no podemos manipularlos. El resultado es la imprecisión de los términos que pueden significar varias cosas
No podemos prever las preguntas del usuario mediante un listado al que éste pueda acudir. No hay listado posible.
Premisas de las que partimos:
En el lenguaje natural existen distintos términos y expresiones para referirse al mismo concepto
Los términos de indización deben estar presentes en el documento. No podemos seleccionar otros aunque el usuario los comprenda mejor y pregunte más por ellos
El usuario debe «hablar» el mismo «idioma» que el documentalista para acertar en la búsqueda. Pero no tiene ninguna ayuda: no hay listados preparados
Resultado:
Se crean lenguajes especiales que resuelvan los problemas planteados por el lenguaje natural
La Indización con lenguaje documental
Definición
“Conjunto de términos o frases convencionales, utilizadas para representar el contenido de un documento”
La indización es un proceso mediante el cual se eligen una serie de términos que representan el contenido de un documento, de acuerdo a una premisa esencial:
Debe ser la previsión que haga el analista de cómo le preguntará el usuario
Frente al lenguaje natural hay una primera diferencia: se puede elaborar un listado de indizadores que responda a las posibles preguntas de los usuarios
Es un lenguaje normalizado que permite denominar mejor los conceptos significativos del documento
Los términos de indización pueden identificar diversos puntos, de los que los analistas deben utilizar un mínimo de tres a fin de cubrir varias entradas a la información:
Materias
Biografías (Personas importantes)
Autores
Títulos
Personas Jurídicas (instituciones, asociaciones, etc.)
Protagonistas (personas físicas y jurídicas)
Lugares (criterio geográfico)
Fechas (criterio cronológico) etc.
Características
Es un lenguaje “artificial” que tiende un puente entre:
El lenguaje que emplea el documento (natural)
El lenguaje que emplea el analista (documental)
El lenguaje con que pregunta el usuario (natural)
Puede utilizar:
Términos diferentes a los del documento
Los mismos términos si se consideran válidos
Claves
Se deben tener en cuenta dos puntos:
El propio contenido del documento
Las posibles preguntas de los utilizadores
Un lenguaje documental se compone de muchos menos términos y expresiones que los que componen el lenguaje natural. Implica una reducción del lenguaje natural
La comunicación con este lenguaje es compleja. Hay grados, según el sistema, pero siempre más compleja que con el natural
La comunicación siempre está mediatizada en beneficio del usuario
Principal característica:
No puede tener ambigüedad. Ha de ser preciso y significar una sola cosa.
Resulta muy sencillo encontrar la información descendiendo por las distintas categorías
Inconvenientes:
No siempre están todo lo actualizados que debieran. La indización no automática, es proceso es más lento
No contienen la cantidad de información que ofrece un motor de búsqueda
Tipos de Lenguajes Documentales
Hay dos grandes modelos:
La estructura Clasificatoria
La estructura Combinatoria
Estructura Clasificatoria : características
Su ordenación es lógica. Las nociones más concretas de un determinado tema se agrupan bajo las nociones más generales, que las engloban.
Es una ordenación sistemática lineal, siguiendo una jerarquía que puede ser objetiva o subjetiva.
La subordinación se refleja en un encadenamiento de letras, de números o alfanumérico
A cada elemento le corresponde un lugar concreto previsto para él y, en principio, no se puede mover
Las nuevas inclusiones y las actualizaciones deben preverse dejando espacios en blanco
Las materias solo se pueden ver desde un punto de vista en cada ordenación
No hay posibilidad de reenvíos ni de puestas en contacto o asociaciones de contenidos
Hay que estructurarlo a priori. No tiene sentido –dado lo costoso de su elaboración- que, con el tiempo, haya que cambiar contenidos importantes como sus ítems principales
Formas de representación del sistema:
Inclusión de categorías Estructura arborescente
La Clasificación Decimal Universal: CDU
Es el lenguaje de clasificación más popular. Es el utilizado en la mayoría de las bibliotecas de todo el mundo
Pertenece al modelo enciclopédico: se recogen todas las áreas del conocimiento humano
Su precedente es la Clasificación de Dewey
Si se quiere aplicar a campos especializados, se adapta el sistema a la especialidad concreta
Para mantenerse al día, deben dejar espacios en blanco que se vayan ocupando con las novedades
Esquema general :
0 Generalidades
1 Filosofía
2 Religión. Teología
3 Ciencias Sociales
