Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel Página 1
GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA
DE CAPTURA PARA EL FUT
PREPARADO POR:
COMISION INTERSECTORIAL DEL FUT
Diciembre de 2017
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iNSTRUCTIVO 2018 MUNICIPAL, Esquemas y mapas conceptuales de Tecnología de la Información e Informática
INSTRUCTIVO 2018 CON ÉNFASIS EN SISTEMAS
Tipo: Esquemas y mapas conceptuales
2021/2022
1 / 116
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GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA
DE CAPTURA PARA EL FUT
PREPARADO POR:
COMISION INTERSECTORIAL DEL FUT
Diciembre de 2017
TABLA DE CONTENIDO
2. OBJETIVO
Tener una guía que permita a las entidades del nivel territorial el uso de la herramienta soportada en Excel que facilite la recolección de la información en los diferentes formatos que se encuentran disponibles para Formulario Único Territorial (FUT) y la generación de los archivos planos necesarios para su cargue a través del canal único CHIP administrado por la Contaduría General de la Nación.
3. ASPECTOS GENERALES
En cumplimiento del Decreto 1536 de septiembre 29 de 2016 del Formulario Único Territorial, mediante el cual se recolectará la información oficial básica que sea requerida por las entidades del Gobierno Nacional para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales.
El FUT será de obligatorio diligenciamiento y presentación por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios, de sus respectivos establecimientos públicos de las entidades asimiladas a estos, y de los Territorios y resguardos Indígenas certificados y/o Asociaciones de estos últimos, a los que se refiere el Decreto 1953 de 2014 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya
Las Gobernaciones y Alcaldías deberán consolidar y reportar al FUT la información básica territorial correspondiente únicamente a la administración central y a sus
unidades ejecutoras, a las asambleas y concejos, a las personerías y, a los órganos
de control fiscal. Los establecimientos públicos de cada entidad territorial o las entidades asimiladas a estos enviarán por aparte sus reportes de información
oficial básica territorial, incluidas aquellas operaciones de recaudo de ingresos
tributarios y no tributarios de propiedad de las administraciones centrales que se deleguen en ellos. También los representantes de los Territorios y Resguardos
Indígenas certificados, y de las Asociaciones de éstos últimos, deberán consolidar
y reportar en el FUT sus datos oficiales básicos.
Parágrafo transitorio. Mientras se ponen a su disposición las utilidades de
captura de datos a través de las cuales deban reportar los establecimientos
públicos adscritos a las entidades territoriales, o las entidades asimiladas a estos, la información básica territorial que presenten las Gobernaciones y las Alcaldías
contendrá el reporte de todos los sectores de su competencia, aunque se atiendan
a través de tales establecimientos públicos.
Las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de este decreto presentarán a través del FUT su información consolidada con corte trimestral de acuerdo a las siguientes fechas:
Fecha de Corte para la Información
Corte Reporte oportuno Reporte
extemporáneo, hasta
31 de marzo 30 de abril 30 de mayo
30 de junio 31 de julio 31 de agosto
30 de septiembre 31 de octubre 30 de noviembre
31 de diciembre 15 de febrero del año
siguiente
Se asume que el usuario de la entidad territorial conoce y ha operado el sistema CHIP y lo tiene instalado en su computador de manera local, por lo tanto, la guía solamente incluye la forma de diligenciamiento de la información presupuestal y no su instalación en el sistema CHIP.
Cada uno de los formatos cuenta con celdas formuladas las cuales no permiten digitación, las celdas que si lo permiten corresponden a las del último nivel de detalle se encuentran identificadas con filas de color blanco. Diligencie cada uno de los formatos y cuando haya finalizado guarde el libro y cierre del documento.
Los formatos contienen cifras de control que deben ser diligenciadas al inicio del proceso de captura de datos y al final deben ser iguales al total del presupuesto para cada uno de los momentos presupuestales.
Cado de uno de los formatos tiene un número de variables y conceptos diferentes, adicionalmente durante el proceso de registro, la herramienta puede generarle alertas sobre posibles inconsistencias en el reporte de información; cada de una de las alertas se ilumina de color rojo sobre la celda que genere la inconsistencia.
Las cifras de reporte son en miles de pesos.
Ilustración 1 Opciones de Seguridad (Excel Versiones 2002 y 2003)
Para la utilización de las herramientas captura para el Formato Único Territorial, debe seleccionar el nivel de seguridad medio o bajo (se recomienda medio para evitar la transmisión de virus), tal como lo presenta la Ilustración 2:
Ilustración 2 Opciones de Seguridad de Macros (Excel Versiones 2002 y 2003)
5.2.2 Para Excel 2007 y 2010.
La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una red administrada, recuerde que necesita el usuario administrador para realizar los cambios.
Para realizar los cambios siga los siguientes pasos:
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Excel (Tal como se presenta en la Ilustración 3)
Ilustración 3 Opciones de Excel Versión 2007
- Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a continuación, en Configuración de Macros (Ver Ilustración 4, Ilustración 5 e Ilustración 6).
Ilustración 4 Acceso al Centro de Confianza
Ilustración 7 Configuración de Macros
5.3 Instalación
Desde la página del chip: http://www.chip.gov.co/ : Información de la Categoría: Archivos de ayuda FUT, le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 8 Ingreso al CHIP
De acuerdo al ámbito al cual usted pertenezca seleccione el Instalador e Instructivo de ayuda para bajarlo. En el momento de ejecutar la descarga aparecerán las siguientes opciones
Ilustración 9 Pantalla de Instalación de la Herramienta
Las tres opciones son Ejecutar, Guardar y Cancelar. Las dos primeras se explicarán a continuación:
Si digita Cancelar, se aborta el proceso de instalación y no se hará nada.
- Opción Ejecutar 1.1. Le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 9 Progreso de la Instalación
Esto tomará uno minutos mientras el sistema baja el programa y lo ubica en el disco duro de su computador, le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 12 Instructivo de Instalación
1.4 Vaya al siguiente paso (botón siguiente), es posible modificar la ruta de instalación, con el botón de examinar, si lo hace tenga en cuenta que la herramienta quedará instalada en dicha ruta
Ilustración 13 Finalización de la Instalación
1.5 Finalice la instalación (botón de finalizar)
Para verificar la instalación de la herramienta en su computador, revise en el explorador de Windows la siguiente ruta: C:\FUT_Herramienta (ruta por defecto) o la que haya seleccionado en el momento de la instalación, allí encontrará instalada la herramienta.
- Opción Guardar. Permite almacenar el aplicativo de instalación en su computador para su posterior ejecución; al utilizar esta opción se le presentará la siguiente ventana
Ilustración 14 Guardar el archivo de la instalación
2.1. Para iniciar el proceso de descarga utilice la opción de Guardar.
2.2. Cuando haya finalizado la operación, digite doble Clic en el programa que acabo de guardar, le aparecerá la siguiente pantalla, siga las instrucciones del 1.2 al 1.6 del Manual de Instalación.
Ilustración 15 Alerta de seguridad de los vínculos para Excel
Ilustración 17 Seguridad de Macros
Debe utilizar la opción de Habilitar macros lo que le permitirá ejecutar los programas internos de generación de salidas de información al CHIP de la Contaduría General de la Nación.
Si está trabajando en office 2007 y/o 2010 debe habilitar los contenidos que generalmente aparecen en la parte superior de Excel, para cada una de las hojas de la herramienta.
Ilustración 17a Habilitar Contenidos
6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad
Ilustración 18 Ventana de Inicio
Código Entidad Territorial: Ingrese el código CGN asignado a su entidad Periodo del Reporte: Seleccione el periodo de reporte de la lista que le presenta la herramienta (los periodos de reporte son trimestrales). Año del Reporte: Ingrese el año del periodo del reporte
Al finalizar el registro de la entidad y los datos para el periodo de reporte, puede seleccionar la opción de “Crear Nuevo periodo de Reporte” o “Ver periodos en proceso o reportados”. Las dos opciones se explicarán a continuación:
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte.
Cuando la plantilla esté abierta tendrá una vista tal como aparece en Ilustración 19
Ilustración 20 Vista del Explorador de Windows
La carpeta contiene los archivos que corresponden al formato de inicio y los archivos asociados a las categorías presupuestales FUT.
Adicionalmente se activan las opciones de registro de las diferentes categorías de información (Ver Ilustración 21).
Ilustración 21 Ambiente de Trabajo de la Herramienta de Recolección de Información
Municipios #¡REF! Versión 2011. Código Entidad Territorial 212625426 Periodo del Reporte (^) Enero - Marzo Si tiene dudas sobre el manejo de la herramienta consulte el instructivo que Año de Reporte 2011 se encuentra disponible en: Manual de Operación
Formatos de Ejecución Presupuestal
Seleccionar la Generación de Archivos Ingresos Gastos Funcionamiento Gastos de Inversión Servicio de la Deuda Reservas Cuentas Por Pagar
Vigencias Futuras Formatos de Ejecución de los Fondos de Salud Fondos de Salud - Ejecución Presupuestal Fondos de Salud - Movimientos de Tesorería
Otros Formatos
Excedentes de Liquidez Desplazados - Ejecución Presupuestal Desplazados - Personas y Recursos
El FUT es la Herramienta para recolectar información sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales (Art. 1 Dec 3402 de 2007)
3. Seleccione el vinculo correspondiente a la categoría que desee registrar, por ejemplo si selecciona ingresos, la herramienta le presentará el archivo de Excel correspondiente a dicha categoría. Todas las cifras se deben digitar en miles de pesos En el momento de abrir un periodo o crear un nuevo periodo de reporte, se presentarán los vínculos a los formatos de ejecución presupuestal así como la selección de las opciones de generación de archivos planos para el CHIP. Todos los formatos contienenmacros que permiten la generación de los protocolos de comunicación, además solamente es necesario diligenciar las celdas en color blanco y las cuentas que utilice la entidad, no diligencie celdas en cero si no existe dato.
La herramienta tiene por defecto marcados todos los ítems para la generación de losarchivos planos, sin embargo si se requiere solamente la generación de parte de las categorías, las podrá desmarcar y de esta manera solamente se generarán los archivos planos seleccionados.
4. Seleccionar las categorías de información que requiere generación de archivo plano en el CHIP, marcando el ítem generar correspondiente a cada fila del formato y posteriormente oprimiendo el botón de Archivos para el CHIP.
Información Importante: Para poder utilizar la herramienta verifique que la configuración de las macros se encuentre en seguridad media y cada vez que lo utilice acepte la ejecución de macros que corresponde a la pregunta que hace el Excel al iniciar la plantilla o libro.
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