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Introduccion Access
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Hay programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD (del inglés Database Management System o DBMS), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.
Base de datos relacional
La base de datos relacional es una recopilación de la información empresarial organizada de tal forma que se puede consultar, actualizar, analizar y sacar los datos fácilmente. La información se encuentra en tablas y campos relacionados entre sí.
Las tablas contienen información de la empresa, ya sea acerca de libros, clientes, etc. Además, las tablas también son conocidas como relaciones debido a su capacidad de referirse mutuamente entre ellas con un enlace lógico (join). Las tablas se componen de filas o registros (con todos los datos de una misma empresa, producto, cliente, etc.) y columnas o atributos (conjunto de valores de un tipo en concreto).
La ventana de ACCESS
Cuando accedemos a Access nos aparece una interfaz en la que tenemos que crear el archivo desde base de datos en blanco o abrir un archivo ya creado.
FILA O REGISTRO
DATO
La imagen de la parte inferior muestra el espacio de trabajo de Access 2016 con una base de datos abierta. En este espacio encontramos varias fichas de trabajo ( inicio, crear, datos externos, herramientas de base de datos) , la cinta de opciones con los botones y controles de cada uno de ellos.
Bajo la cinta de opciones está la zona de trabajo de Access, divida en dos partes: a la izquierda el panel de navegación que nos permitirá acceder o navegar por los diversos elementos de nuestra base de datos: tablas, consultas, informes, etc. En la parte central de la ventana se dispone el objeto u objetos que tengamos abierto en cada momento.
Objetos básicos: tablas, consultas, formularios e informes
Los principales elementos de una base de datos relacional son los siguientes:
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Cada tabla está compuesta por campos, en cada uno de ellos representamos propiedades del objeto. Los campos de una tabla por ejemplo cuyo nombre fuera usuarios, serían el nombre, apellidos, DNI….. Cada una de las tablas está formada por registros , que sería un conjunto de datos Normalmente las tablas deben incluir un campo que permita diferenciar unos registros de otros, los usuarios pueden diferenciarse con su DNI, los libros con su ISBN… al
Podemos crear tablas de dos formas diferentes: VISTA HOJA DE DATOS Y VISTA HOJA DE DISEÑO
Vista de hoja de datos
Se van introduciendo los datos como si fuese una tabla de Excel. Desde la ficha Hoja de datos podemos establecer las propiedades de los campos
Vista hoja de diseño
En este caso se diseña la tabla con todas las propiedades que se pueden especificar en la misma.
En la vista de diseño encontramos los siguientes elementos:
Nombre del campo : el nombre de campo lo identifica para el usuario y para Access. Los nombres han de ser lo suficientemente claros para identificar el propósito para el que se han generado. Sus características principales son: o Pueden tener hasta 64 caracteres o Pueden incluir letras, números y caracteres especiales o No pueden incluir puntos, signos de admiración ni corchetes o No se pueden empezar por un espacio en blanco Tipo de datos: A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo (ver anexo 1) Descripción: la descripción de los campos son siempre opcionales, son útiles para recordar el empleo del campo o para señalar alguna información a otros usuarios Propiedades del campo: además del tipo de datos, se pueden especificar multitud de propiedades en un campo (ver anexo 2)
Anexo 1. Tipos de datos
Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales. Texto largo (antes llamado Memo): se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de aproximadamente 1 Gigabytes de datos. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. Número : para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido. Existe otra posibilidad que es el Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
Texto de validación
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser menor de 1900, ni mayor que la fecha actual".
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración.
Permitir longitud cero
Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
Máscara Ver datos Descripción
(000) 000- 0000 (206) 555- 0199
En este caso, es preciso escribir un código de área porque en esa sección de la máscara (000 entre paréntesis) se usa el marcador de posición 0
(999) 000-0000! (206) 555 ( ) 555- 0199 -^0199
En este caso, en la sección de código de área se utiliza el marcador de posición 9, de manera que los códigos de área son opcionales. Además, el signo de exclamación (!) hace que la máscara se rellene de izquierda a derecha.
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE
Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número de teléfono con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso del marcador de posición 0 en la sección de código de área, que hace que el código de área sea obligatorio.
#999 - 200020
Cualquier número positivo o negativo que no supere los cuatro caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales.
L????L?000L0 VERDEVE339M3 MAY R 452B
Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y números obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los usuarios a escribir todas las letras en mayúscula. Para usar una máscara de entrada como esta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto.
00000 - 9999 9811598115 - - 3007 Un código postal obligatorio y una sección opcional de cuatro dígitos adicionales.
L<?????????????? Cecilia Cornejo^ Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en mayúscula.
ISBN 0&&&&&&&&&- 0
ISBN 1- 55615 - 5077
Un número de libro con el texto literal, el primer y el último dígito obligatorios y cualquier combinación de letras y caracteres entre esos dígitos.
LL00000- 0000 DB51392- 0493
Una combinación de letras y caracteres obligatorios, todos en mayúsculas. Utilice este tipo de máscara de entrada para, por ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir números de pieza u otras formas de inventario correctamente.
