inventario documental, Apuntes de Fundamentos de Administración y Gestión

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INVENTARIO DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

INGRY DANIELA GUTIERREZ PERDOMO

PRESENTADO A:

OLGA YANET MANTA PADILLA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TABLA DE CONTENIDO

• INTRODUCCION………………………………………………………………………
• OBJETIVOS……………………………………………………………………………
• INVENTARIO DOCUMENTAL……………………………………………………….
• NORMATIVIDAD APLICABLE……………………………………………………….
• FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL……………………………
• PASOS PARA REPORTAR EL INVENTARIO……………………………………..
• CONCLUSIONES……………………………………………………………………...
• BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………………

OBJETIVOS

Facilitar el control, la consulta y el acceso a los documentos. El artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

INVENTARIO DOCUMENTAL

Es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales. Conforme a lo dispuesto En el Título V, Artículo 26 de la Ley 594 de 2000 "Gestión de documentos - Inventario Documental", se menciona lo siguiente: “Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”. Adicionalmente, en el Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos, del Capítulo II. Evaluación de documento de archivo del Decreto 1080 de 2015, establece que: “Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales; de igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso”. Se presentan a la ciudadanía en general los inventarios de los documentos en gestión del Jardín Botánico de Bogotá. Dichos inventarios documentales han sido presentados formalmente ante el comité MIPG del JBB y se ha verificado el cumplimiento de requisitos y verificación física que concuerde con los inventarios. TIPOS DE INVENTARIOS DOCUMENTALES: Inventario general de archivo de trámite : Es el instrumento de consulta de información activa, que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Haber aperturado el expediente de archivo. Etiquetarlo (con los elementos mínimos). Transferencia documental primaria : Proceso mediante el cual se trasladan los expedientes relacionando las series y/o subseries con sus correspondientes tipos documentales físicas inventariadas, de acuerdo con el Formato Único de Inventario Documental -FUID, de la fase de Archivo de gestión a la fase de Archivo central

Gestión Documental, contemplando que la actualización de los inventarios es responsabilidad de las diferentes Direcciones. Posteriormente surgen los decretos 607 de 2017 y 834 de 2018, los cuales modifican la estructura organizacional de la entidad, dando paso a la creación de la Dirección Distrital de Cobro y dos oficinas de la Subdirección de Gestión Documental, lo cual ocasiona actualizaciones en los inventarios y nueva producción documental. En este mismo sentido es importante destacar que el FUID en la entidad, cuenta con los campos definidos por el AGN en el Acuerdo 042 del 31 de Octubre de 2002, incorporándole algunos campos adicionales que se ajustan a las necesidades de descripción de los expedientes de la SDH. A continuación se presentan los inventarios documentales consolidados de cada dependencia de la SHD, que se estiman en 870.000 expedientes. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir

Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del inventario. Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo. Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega. Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. Pasos para reportar el Inventario General de Archivo de Trámite

• Haber aperturado el expediente de archivo.
• Etiquetarlo (con los elementos mínimos).
• Ordenarlo en la gaveta por asunto utilizando el sistema y el método adecuado.
• Relacionarlo en el Formato de Usos Múltiples, en su modalidad de Inventario General de Archivo de Trámite.
• Reportarlo al Responsable de Archivo de Trámite de la dependencia Politécnica en el trimestre correspondiente.

El Archivo General de la Nación pone a tu disposición el servicio de elaboración de inventario documental. Proceso de descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales , con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta.

BIBLIOGRAFIA

https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios/Inventario-Documental https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-042-de-2002/ https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-038-de-2002/ https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/ https://www.ipn.mx/assets/files/drmi/docs/drmi/dsg/dda/ 3_InstrumentosConsulta.pdf https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/ 2_Politica_archivistica/Instrumentos_Archivisticos/ Formatounicoinventariodocumental.pdf