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GUIAS DE APRENDIZAJE EN GESTION DOCUMENTAL
Tipo: Apuntes
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Actividad De Aprendizaje: Archivo General, Comunicaciones Oficiales Y Código Contencioso Administrativo Presentado Por: Julieth Tatiana Ruiz Mujica Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA) Asistencia Administrativa Instructor: Luz Dary Aristizábal Arauquita-Arauca 3 De mayo Del 2023 Actividad De Aprendizaje: Archivo General, Comunicaciones Oficiales Y Código Contencioso Administrativo
Presentado Por: Julieth Tatiana Ruiz Mujica Instructor: Luz Dary Aristizábal Asistencia Administrativa Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA) Arauquita, 2023
1. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 1.1. Experiencia para la autorización de consultas a especialista en FAMEDIC. Para la autorización de una consulta a especialista en Famedic me acerque a la oficina central presentando la orden, historial clínico y documento de identidad. La funcionaria me recibe la documentación y procede a verificar los documentos. Luego de eso, ingresa al sistema y los autoriza.
¿ Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento? Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia de cada Dirección Regional o Centro de Formación Profesional. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de enviarla inmediatamente al Grupo de Administración de Documentos o a las Unidades de Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad. Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino internacional (correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado, posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a nivel urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega.
Revisión: Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial y si ameritan radicación. Radicación: Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento. Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta; Control de otros envíos recibidos. Se consideran otros envíos recibidos: las
comunicaciones el número del contrato o Convenio y el año, para facilitar su registro y recuperación de la información en la base de datos de ONBASE. -Distribución de otros envíos recibidos y comunicaciones en soporte físico papel: Los otros envíos recibidos (objetos postales que no son comunicaciones), se registrarán en el aplicativo ONBASE y se clasificarán para su distribución en los casilleros de correspondencia. Se entregarán controladamente junto con las comunicaciones que se establecieron para entrega en soporte físico papel a las dependencias destratarías, acompañadas de las planillas de control de distribución y en las valijas o carpetas establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada área. -Entrega de originales al destinatario: La entrega al destinatario de todos los origínales de las comunicaciones recibidas estará a cargo únicamente del Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia en las Regionales y C. de F. P. Excepcionalmente, cuando el remitente requiera la entrega inmediata de la comunicación al destinatario, se le entregará una fotocopia. PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIONES PRODUCIDAS Producción Comunicaciones internas : Todas las comunicaciones entre dependencias de la Dirección General y entre Regionales y Centros de Formación Profesional con dependencias de la Dirección General y viceversa, se deben elaborar vía correo
electrónico. Se exceptúan las comunicaciones relacionadas con situaciones de tipo laboral o disciplinario. Para las comunicaciones entre dependencias de las Regionales y Centros de Formación Profesional se establecerá el mismo procedimiento, una vez se adecúe la opción que garantice su adecuado funcionamiento. Comunicaciones externas: Se deben elaborar en soporte físico papel, en un (1) original únicamente. Este procedimiento lo aplicarán todas las Regionales y Centros de Formación Profesional conectadas al aplicativo ONBASE. Revisión Las comunicaciones oficiales producidas por la entidad con destino a personas naturales o jurídicas serán recogidas directamente en las dependencias de la Entidad, en el horario y frecuencia establecidas y excepcionalmente se recepcionarán por ventanilla en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional y en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General. Estas comunicaciones se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado y que los anexos que se anuncian están completos. Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas en soporte físico papel. Todas las comunicaciones producidas en soporte físico papel, por cualquier dependencia del SENA se elaborará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
los computadores, servidor de archivos central, email, Microsoft office 2.5. DEFINICIONES RECURSOS TEGNOLOGICOS Fax: Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner, que se encarga de registrar los datos, textos e imágenes presentes en el documento original; un módem, que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel, produciendo una copia de los datos transmitidos. Correo electrónico: también conocido como e-mail, es un servicio de red que permite mandar y recibir mensajes con múltiples destinatarios o receptores, situados en cualquier parte del mundo. Para usar este servicio se necesita cualquiera de los programas de correo electrónico que ofrece la red. En un mensaje de correo electrónico, además de un texto escrito, puede incluir archivos como documentos, imágenes, música, archivos de video, etc. La facilidad de uso, rapidez y el bajo costo de la transmisión de información han hecho que la mayoría de las instituciones y particulares tengan el correo electrónico como principal medio de comunicación. Reloj radicado: Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia para recepción de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de estas, ya que el funcionamiento de este depende de su programación.
Atención al ciudadano: Orientación y Recepción de sugerencias, solicitudes de información, y reclamaciones, con destino a la Unidad Administrativa que se ocupa de su gestión. Servicios postales 472: 4-72 es el nombre que tiene la empresa oficial de correos de Colombia Servicios Postales Nacionales S.A. Está orientada a ofrecer a todos los ciudadanos un servicio postal de alcance universal, es decir, que con 4-72 puedes enviar cartas, paquetes y documentos a cualquier parte de Colombia y del mundo.
