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Asignatura: Economia, Profesor: , Carrera: Administración y Dirección de Empresas, Universidad: URJC
Tipo: Apuntes
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Ingeniería en Sistemas de Información Materia: Sistemas y Organizaciones – Año 2008
OORRGGAANNIIGGRRAAMMAA
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- Materia: Sistemas y Organizaciones – Año Ingeniería en Sistemas de Información Materia: Sistemas y Organizaciones – Año 2008
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Antes de hablar en detalle de los organigramas definamos algunos conceptos importantes, para la comprensión del tema.
Una Organización es un conjunto de individuos que poseen un objetivo común. Para lograr dicho objetivo, desarrollan, en forma coordinada, actividades que insumen recursos. Además, se encuentran inmersos dentro de un contexto. Para poder organizar las actividades es imprescindible dividir el trabajo.
Esto, permite coordinar las acciones y desarrollarlas en forma correcta.
El organigrama es una herramienta que se utiliza para representar aspectos de las organizaciones; más específicamente, su estructura. La estructura de una organización, es el producto de las relaciones que se establecen en dicha organización. Es el resultado de las interacciones de los individuos que la integran. La estructura organizacional , es la manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan entre sí.
A continuación, se detallan los diferentes tipos de estructuras organizacionales :
Estructura Formal : Es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la organización. Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización. De cualquier manera estas estructuras formales son dinámicas para así poder adaptarse a distintos contextos a medida que va pasando el tiempo. Ejemplo de la estructura formal son los puestos jerárquicos, las funciones, etc. Estructura informal : Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva ó negativa, a la estructura formal. Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas. Ejemplos de estructura informal son los vínculos amistosos extralaborales del grupo de trabajo.
Una organización debe poseer una estructura flexible, predispuesta a adaptarse a los cambios. Sin embargo, ésta debe existir formalmente (estar definida), ya que ordena el funcionamiento con el fin de cumplir los objetivos. Las empresas no se encuentran ajenas a esta situación.
Generalmente, en el caso que sea una empresa de pequeña envergadura la formalización de la estructura no es necesaria (todos los integrantes se conocen en forma directa). Una vez que la misma comienza a evolucionar se hace necesario diseñar e implementar una estructura formal. Se aconseja su establecimiento por consenso para así resolver algunos conflictos. Finalmente, en el caso de una empresa de gran envergadura, resulta imprescindible establecer todos los elementos necesarios para formalizar su estructura (manuales de funciones y procedimientos, organigramas, cursogramas, diagramas de flujo, repositorios de datos, etc.). Todos estos elementos deben estar gestionados en forma eficiente para así reflejar la dinámica de la empresa. Es por esto que, en la mayoría de los casos, la estructura formal no se define antes que la organización se genere sino que el crecimiento y la evolución natural de la misma presentan la necesidad.
Para poder transitar por este proceso de diseño de la estructura organizacional se sugieren una serie de pasos elementales.
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Pasos básicos para el Diseño de la estructura de una organización:
Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivos Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.
Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevara a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista.
Paso Nº 3: Departamentalizar Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios acorde a la situación (este concepto se verá más adelante)
Paso Nº 4: Asignar las funciones Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas.
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La departamentalización es la agrupación de actividades (o tareas) con un criterio predeterminado.
También podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente, siguiendo un criterio determinado.
Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización.
Lo antedicho, nos podría llevar a la siguiente pregunta:
¿Cuáles son los diferentes criterios de departamentalización con los que nos podemos encontrar en un organigrama?
Cabe aclarar que el proceso de departamentalización incluye otro proceso: el de delegación. La capacidad de otorgar poder de decisión a los niveles jerárquicos inmediatos inferiores es una variable fundamental a tener en cuenta al momento de departamentalizar.
Dentro de los criterios de departamentalización podemos citar:
a) Funcional : reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Apunta a la función del sector, por ej., Departamento de Producción, Ventas, Mercadotecnia, etc.
b) Por producto o servicios : se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí. Cada división se asemeja a un negocio por separado. Sin embargo no es una entidad independiente; es decir, el administrador de una división no puede tomar decisiones con la misma libertad que el dueño de una empresa verdaderamente separada, ya que debe reportar a su oficina central. Por ejemplo: Departamento de Zapatos, Departamento de Carteras, Departamento de Camperas, etc. c) Por territorio ó área geográfica : se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. Ejemplo: Departamento de Capital Federal, Departamento de Gran Buenos Aires, Departamento Interior del País, etc. d) Por cliente : se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos. Ejemplo: Departamento de Productos Industriales, Departamento de Productos de Consumo, Departamento de Productos Militares. e) Por volumen de venta : Se divide según el volumen (cantidad) de las ventas de la organización. Ejemplo: Departamento Mayorista, Departamento Minorista, Departamento Consumidor Final.
f) Por segmento de mercado : se tiene en cuenta el poder adquisitivo del cliente.
¿Pueden mezclarse distintos tipos de departamentalización para un sector determinado?
Por ejemplo: departamentalizar al Departamento de Compras en: 1 - Oficina de Compras al por Mayor; 2 - Oficina de Compras al por Menor; y 3 - Oficina de Compras a Uruguay. 1 y 2 se encuentran departamentalizados por volumen de ventas y 3 por área geográfica.
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La respuesta a esto es NO , ya que al mezclar distintos criterios de departamentalización podríamos caer en errores tales como la superposición de funciones (¿quién se encarga de las compras al por mayor que se realizan en Uruguay?)
Una departamentalización realizada en forma inadecuada puede generar:
Entonces, ¿por qué dijimos anteriormente que “en un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios
Con esa frase nos referíamos a que muchas veces es conveniente departamentalizar a un sector de acuerdo con un criterio, y a otro sector de acuerdo con otro criterio.
Por ejemplo: el Departamento de Compras de “UTNYA S.R.L” podría departamentalizarse por volumen en: 1 – Oficina de Compras Mayoristas y 2 – Oficina de Compras Minoristas mientras que el Departamento de Distribución de Productos podría departamentalizarse por área geográfica en: 1 – Oficina de Distribución Buenos Aires y 2 – Oficina de Distribución de Córdoba.
Sería hora de aclarar que, como vinimos viendo en los ejemplos hasta ahora mencionados, “departamentalizar”, no implica solamente dividir a una gerencia en Departamentos, sino que departamentalizar implica dividir a una determinada unidad de una empresa en sub-unidades.
Así, pueden departamentalizarse a los departamentos en secciones, y a cada sección en oficinas.
Los organigramas son útiles para:
Mostrar parte de la estructura formal de una organización Sacar a relucir defectos de la organización (como duplicación de funciones, delegación efectiva, etc).
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Delegación Efectiva
Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.
Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados realicen el trabajo asignado en forma correcta, con una distribución de autoridad compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven.
Entegrama : representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.
Líneas de autoridad o dependencia jerárquica : son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.
Líneas de dependencia funcional : son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.
Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.
Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneo-funcional, líneo-asesora o de staff.
El staff se compone de especialistas en quienes el ejecutivo se apoya para abordar sus múltiples y complejas tareas. Su autoridad funcional se deriva del dominio de sus conocimientos.
Las unidades de staff se representan a través de entegramas que se unen al organigrama con líneas punteadas horizontales; estas unidades pueden existir en cualquier nivel de la organización. En los estratos más altos sus funciones son de consulta, asesoramiento, consejo y recomendación; y en los más bajos, de prestación de servicios especializados.
Observación : en un organigrama, la diferencia entre la línea llena y la línea punteada radica en el vínculo jerárquico y la responsabilidad, es decir, la línea llena representa la autoridad jerárquica y la responsabilidad formal; la línea punteada simboliza a la estructura funcional: auditorías, asesorías, staff, etc.
Gerente General
Gerente de Ventas Gerente de Compras Asesor Contable
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Línea de Mando : es el número de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado (por ejemplo: el Gerente General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras, uno de Producción, etc).
Estructura organizacional vertical : se caracteriza por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos.
Estructura organizacional horizontal : está caracterizada por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.
La excesiva departamentalización se observa gráficamente cuando la estructura es demasiado plana, es decir, excesiva diferenciación horizontal.
La excesiva burocracia se observa cuando en la estructura existen demasiados niveles jerárquicos, con lo cual la diferenciación vertical es excesiva.
La representación gráfica de la estructura organizacional permite representar diferentes tipos de información, de acuerdo al uso al que se encuentre destinado el organigrama. En algunos casos, puede llevar el nombre y apellido del funcionario, el número del puesto en el nomenclador general de RR.HH, el número de partida presupuestaria, e inclusive la cantidad de personas que dependen directa o indirectamente de cada cargo.
Generalmente, debido a que la representación de la estructura organizacional se encuentra condicionada por los criterios utilizados por las personas que así la han diseñado, no puede graficarse el organigrama de la forma que establecen las normas de representación si la realidad de la organización y su diseño efectivo indican lo contrario; a lo sumo se podrá sugerir un modelo normalizado y conveniente para la empresa en cuestión.
Puede darse otro caso, en el cual suceda que no se cumple con la unidad de mando y es cuando existe autoridad funcional, por ejemplo: Ventas supervisa a Cómputos en lo referente al sistema de stock, confección de remitos y facturas, listados de ventas, etc; mientras que administración se encargara que Cómputos cumpla con las normas impositivas para la facturación, la emisión de recibos de sueldos y el listado de cobranzas (ver Figura 1)
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Gerencia
D^ e^ p
a^ r^ t^ a^ m^ e n t os
S^ u
b^ g^ e
r e n c ia s
Gerencia
Atención!!!
El organigrama puede graficarse en partes , es decir, un gráfico maestro con las unidades más importantes y luego una serie de gráficos en los cuales se desarrolla cada uno de los indicados en el gráfico general.
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Generalmente no es conveniente mezclar los diferentes tipos de graficación en un mismo organigrama. No obstante, algunos autores utilizan esta metodología. Así mismo se pueden encontrar representaciones equivalentes que se pueden utilizar en un organigrama.
dependencia jerárquica, por el lado superior o por el lado inferior, respectivamente.
Secciones, Oficinas.
Casos ambiguos, aclarando la opción elegida y las razones por las que se eligió.
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A continuación se consigna el organigrama de una empresa genérica industrial y comercial de la Argentina. La presentada constituye una de las estructuras válidas, pudiendo existir otras alternativas. A la vez, se describe el espectro de funciones de cada área, a fin de confirmar totalmente las características de la estructura relacionada para cada caso.
Se define a continuación el espectro de funciones de cada área:
Gerencia de Ventas
Operaciones de Ventas:
Administración de Ventas:
Distribución y Despacho:
Gerencia de Desarrollo Comercial
Investigación de Mercado:
Publicidad y Promoción:
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Planeamiento Comercial:
Gerencia de Compras
Compras Locales:
Importación:
Seguimiento de Compras:
Gerencia de Almacenes
Depósito de Materia Prima:
Distribución:
Gerencia de Producción
Fabricación:
Planeamiento y Control de la Producción:
Administración Fabril:
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Gerencia de Personal
Administración de Personal:
Liquidación de Haberes:
Gerencia de Desarrollo de Personal
Selección:
Planificación y Capacitación:
Relaciones Institucionales:
Control Calidad Insumos:
Control Calidad Productos Terminados
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