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Los organigramas, Apuntes de Economía

Asignatura: Economia, Profesor: , Carrera: Administración y Dirección de Empresas, Universidad: URJC

Tipo: Apuntes

2017/2018

Subido el 12/02/2018

luisgonzalezppe
luisgonzalezppe 🇪🇸

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Universidad Tecnológica Nacional - FRBA
Ingeniería en Sistemas de Información
Materia: Sistemas y Organizaciones – Año 2008
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Ingeniería en Sistemas de Información Materia: Sistemas y Organizaciones – Año 2008

OORRGGAANNIIGGRRAAMMAA

Organigramas

Ingeniería en Sistemas de Información

OORRGGAANNIIGGRRAAMMAA

 - Materia: Sistemas y Organizaciones – Año 
  • Introducción...................................................................................................................................................... Índice
  • Las estructuras en las organizaciones ..........................................................................................................
  • Organigrama .....................................................................................................................................................
    • 1 - Definición de organigrama.........................................................................................................................
    • 2 - División (o Especialización) del Trabajo....................................................................................................
    • 3 - Departamentalización................................................................................................................................
    • 4 - Criterios de Departamentalización ............................................................................................................
    • 5 - Consecuencias de una mala departamentalización..................................................................................
    • 6 - Ventajas que proporciona el uso de organigramas...................................................................................
    • 7 - Desventajas del uso de organigramas ......................................................................................................
    • 8 - Principios de los organigramas .................................................................................................................
    • 9 - Simbología...............................................................................................................................................
    • 10 - Terminología..........................................................................................................................................
    • 11 – Formas de graficar un organigrama .....................................................................................................
    • 12 - Otras formas de graficar un organigrama .............................................................................................
    • 13 - Convenciones y reglas importantes al momento de trabajar con un Organigrama. .............................
  • Estructura tipo de una empresa ...................................................................................................................
  • Ejercitación .....................................................................................................................................................
    • 1 – Ejercicio Nº 1 – Todo Uso S.R.L.............................................................................................................
    • 2 – Ejercicio Nº 2 – D & H.............................................................................................................................
    • 3 – Ejercicio Nº 3 – Jardín ............................................................................................................................
    • 4 – Ejercicio Nº 4 – Bazar .............................................................................................................................
    • 5 – Ejercicio Nº 5 – Rainbow ........................................................................................................................
  • Bibliografía......................................................................................................................................................

Ingeniería en Sistemas de Información Materia: Sistemas y Organizaciones – Año 2008

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Las estructuras en las organizaciones

Antes de hablar en detalle de los organigramas definamos algunos conceptos importantes, para la comprensión del tema.

Una Organización es un conjunto de individuos que poseen un objetivo común. Para lograr dicho objetivo, desarrollan, en forma coordinada, actividades que insumen recursos. Además, se encuentran inmersos dentro de un contexto. Para poder organizar las actividades es imprescindible dividir el trabajo.

Esto, permite coordinar las acciones y desarrollarlas en forma correcta.

 El organigrama es una herramienta que se utiliza para representar aspectos de las organizaciones; más específicamente, su estructura.  La estructura de una organización, es el producto de las relaciones que se establecen en dicha organización. Es el resultado de las interacciones de los individuos que la integran.  La estructura organizacional , es la manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan entre sí.

A continuación, se detallan los diferentes tipos de estructuras organizacionales :

 Estructura Formal : Es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la organización. Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización. De cualquier manera estas estructuras formales son dinámicas para así poder adaptarse a distintos contextos a medida que va pasando el tiempo. Ejemplo de la estructura formal son los puestos jerárquicos, las funciones, etc.  Estructura informal : Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva ó negativa, a la estructura formal. Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas. Ejemplos de estructura informal son los vínculos amistosos extralaborales del grupo de trabajo.

Una organización debe poseer una estructura flexible, predispuesta a adaptarse a los cambios. Sin embargo, ésta debe existir formalmente (estar definida), ya que ordena el funcionamiento con el fin de cumplir los objetivos. Las empresas no se encuentran ajenas a esta situación.

Generalmente, en el caso que sea una empresa de pequeña envergadura la formalización de la estructura no es necesaria (todos los integrantes se conocen en forma directa). Una vez que la misma comienza a evolucionar se hace necesario diseñar e implementar una estructura formal. Se aconseja su establecimiento por consenso para así resolver algunos conflictos. Finalmente, en el caso de una empresa de gran envergadura, resulta imprescindible establecer todos los elementos necesarios para formalizar su estructura (manuales de funciones y procedimientos, organigramas, cursogramas, diagramas de flujo, repositorios de datos, etc.). Todos estos elementos deben estar gestionados en forma eficiente para así reflejar la dinámica de la empresa. Es por esto que, en la mayoría de los casos, la estructura formal no se define antes que la organización se genere sino que el crecimiento y la evolución natural de la misma presentan la necesidad.

Para poder transitar por este proceso de diseño de la estructura organizacional se sugieren una serie de pasos elementales.

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Pasos básicos para el Diseño de la estructura de una organización:

Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivos Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.

Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevara a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista.

Paso Nº 3: Departamentalizar Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios acorde a la situación (este concepto se verá más adelante)

Paso Nº 4: Asignar las funciones Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas.

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3 - Departamentalización

La departamentalización es la agrupación de actividades (o tareas) con un criterio predeterminado.

También podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente, siguiendo un criterio determinado.

Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización.

Lo antedicho, nos podría llevar a la siguiente pregunta:

¿Cuáles son los diferentes criterios de departamentalización con los que nos podemos encontrar en un organigrama?

4 - Criterios de Departamentalización

Cabe aclarar que el proceso de departamentalización incluye otro proceso: el de delegación. La capacidad de otorgar poder de decisión a los niveles jerárquicos inmediatos inferiores es una variable fundamental a tener en cuenta al momento de departamentalizar.

Dentro de los criterios de departamentalización podemos citar:

a) Funcional : reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Apunta a la función del sector, por ej., Departamento de Producción, Ventas, Mercadotecnia, etc.

b) Por producto o servicios : se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí. Cada división se asemeja a un negocio por separado. Sin embargo no es una entidad independiente; es decir, el administrador de una división no puede tomar decisiones con la misma libertad que el dueño de una empresa verdaderamente separada, ya que debe reportar a su oficina central. Por ejemplo: Departamento de Zapatos, Departamento de Carteras, Departamento de Camperas, etc. c) Por territorio ó área geográfica : se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. Ejemplo: Departamento de Capital Federal, Departamento de Gran Buenos Aires, Departamento Interior del País, etc. d) Por cliente : se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos. Ejemplo: Departamento de Productos Industriales, Departamento de Productos de Consumo, Departamento de Productos Militares. e) Por volumen de venta : Se divide según el volumen (cantidad) de las ventas de la organización. Ejemplo: Departamento Mayorista, Departamento Minorista, Departamento Consumidor Final.

f) Por segmento de mercado : se tiene en cuenta el poder adquisitivo del cliente.

¿Pueden mezclarse distintos tipos de departamentalización para un sector determinado?

Por ejemplo: departamentalizar al Departamento de Compras en: 1 - Oficina de Compras al por Mayor; 2 - Oficina de Compras al por Menor; y 3 - Oficina de Compras a Uruguay. 1 y 2 se encuentran departamentalizados por volumen de ventas y 3 por área geográfica.

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La respuesta a esto es NO , ya que al mezclar distintos criterios de departamentalización podríamos caer en errores tales como la superposición de funciones (¿quién se encarga de las compras al por mayor que se realizan en Uruguay?)

5 - Consecuencias de una mala departamentalización

Una departamentalización realizada en forma inadecuada puede generar:

  • Mala remuneración: en organigramas en los que se representan los sueldos de cada sector y puesto, esto se puede observar claramente.
  • Falta de unidad de mando : cuando un entegrama se une con línea llena verticalmente y hacia arriba con más de un entegrama.
  • Estructura desequilibrada : excesiva diferenciación vertical u horizontal.
  • Obstrucción de los canales de comunicación: esto se puede deducir de una excesiva diferenciación vertical donde el alcance del control se limita y por lo tanto los canales de comunicación se burocratizan.
  • Superposición de funciones: se refiere a que distintos sectores pueden tener asignadas las mismas tareas.

Entonces, ¿por qué dijimos anteriormente que “en un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios

de departamentalización” ?.....

Con esa frase nos referíamos a que muchas veces es conveniente departamentalizar a un sector de acuerdo con un criterio, y a otro sector de acuerdo con otro criterio.

Por ejemplo: el Departamento de Compras de “UTNYA S.R.L” podría departamentalizarse por volumen en: 1 – Oficina de Compras Mayoristas y 2 – Oficina de Compras Minoristas mientras que el Departamento de Distribución de Productos podría departamentalizarse por área geográfica en: 1 – Oficina de Distribución Buenos Aires y 2 – Oficina de Distribución de Córdoba.

Sería hora de aclarar que, como vinimos viendo en los ejemplos hasta ahora mencionados, “departamentalizar”, no implica solamente dividir a una gerencia en Departamentos, sino que departamentalizar implica dividir a una determinada unidad de una empresa en sub-unidades.

Así, pueden departamentalizarse a los departamentos en secciones, y a cada sección en oficinas.

6 - Ventajas que proporciona el uso de organigramas

Los organigramas son útiles para:

 Mostrar parte de la estructura formal de una organización  Sacar a relucir defectos de la organización (como duplicación de funciones, delegación efectiva, etc).

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Delegación Efectiva

Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.

Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados realicen el trabajo asignado en forma correcta, con una distribución de autoridad compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven.

9 - Simbología

Entegrama : representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

Líneas de autoridad o dependencia jerárquica : son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.

Líneas de dependencia funcional : son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.

Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneo-funcional, líneo-asesora o de staff.

El staff se compone de especialistas en quienes el ejecutivo se apoya para abordar sus múltiples y complejas tareas. Su autoridad funcional se deriva del dominio de sus conocimientos.

Las unidades de staff se representan a través de entegramas que se unen al organigrama con líneas punteadas horizontales; estas unidades pueden existir en cualquier nivel de la organización. En los estratos más altos sus funciones son de consulta, asesoramiento, consejo y recomendación; y en los más bajos, de prestación de servicios especializados.

Observación : en un organigrama, la diferencia entre la línea llena y la línea punteada radica en el vínculo jerárquico y la responsabilidad, es decir, la línea llena representa la autoridad jerárquica y la responsabilidad formal; la línea punteada simboliza a la estructura funcional: auditorías, asesorías, staff, etc.

Gerente General

Gerente de Ventas Gerente de Compras Asesor Contable

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10 - Terminología

Línea de Mando : es el número de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado (por ejemplo: el Gerente General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras, uno de Producción, etc).

Estructura organizacional vertical : se caracteriza por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos.

Estructura organizacional horizontal : está caracterizada por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.

La excesiva departamentalización se observa gráficamente cuando la estructura es demasiado plana, es decir, excesiva diferenciación horizontal.

La excesiva burocracia se observa cuando en la estructura existen demasiados niveles jerárquicos, con lo cual la diferenciación vertical es excesiva.

La representación gráfica de la estructura organizacional permite representar diferentes tipos de información, de acuerdo al uso al que se encuentre destinado el organigrama. En algunos casos, puede llevar el nombre y apellido del funcionario, el número del puesto en el nomenclador general de RR.HH, el número de partida presupuestaria, e inclusive la cantidad de personas que dependen directa o indirectamente de cada cargo.

Generalmente, debido a que la representación de la estructura organizacional se encuentra condicionada por los criterios utilizados por las personas que así la han diseñado, no puede graficarse el organigrama de la forma que establecen las normas de representación si la realidad de la organización y su diseño efectivo indican lo contrario; a lo sumo se podrá sugerir un modelo normalizado y conveniente para la empresa en cuestión.

Puede darse otro caso, en el cual suceda que no se cumple con la unidad de mando y es cuando existe autoridad funcional, por ejemplo: Ventas supervisa a Cómputos en lo referente al sistema de stock, confección de remitos y facturas, listados de ventas, etc; mientras que administración se encargara que Cómputos cumpla con las normas impositivas para la facturación, la emisión de recibos de sueldos y el listado de cobranzas (ver Figura 1)

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  • Disposición Piramidal Vertical : Se visualiza la estructura formal como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la parte superior.
  • Disposición Piramidal Horizontal : Se genera de izquierda a derecha, haciendo coincidir el vértice de la pirámide (donde se representa la posición de mayor jerarquía) con el extremo izquierdo del diagrama.
  • Disposición Circular : El gráfico se muestra en forma de círculos. Los niveles de autoridad se ubican por capas, siendo los de mayor rango los que se encuentran en el centro.

Gerencia

D^ e^ p

a^ r^ t^ a^ m^ e n t os

S^ u

b^ g^ e

r e n c ia s

  • Disposición Semicircular : Similar a la disposición circular.

Gerencia

D^ e

p^ a^ r

t^ a^ m e n t

o s

S^ u

b^ g

e^ r^ e^ n c i a

s

Atención!!!

El organigrama puede graficarse en partes , es decir, un gráfico maestro con las unidades más importantes y luego una serie de gráficos en los cuales se desarrolla cada uno de los indicados en el gráfico general.

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12 - Otras formas de graficar un organigrama

Generalmente no es conveniente mezclar los diferentes tipos de graficación en un mismo organigrama. No obstante, algunos autores utilizan esta metodología. Así mismo se pueden encontrar representaciones equivalentes que se pueden utilizar en un organigrama.

13 - Convenciones y reglas importantes al momento de trabajar con un

Organigrama.

  1. Se recomienda que todos los entegramas sean del mismo tamaño.
  2. En los organigramas verticales, el mayor nivel jerárquico se encuentra en la parte superior.
  3. Los entegramas del mismo nivel jerárquico se grafican a la misma altura.
  4. No puede haber entegramas aislados.
  5. En los organigramas verticales, a un entegrama se podrá llegar o salir de él por una sola línea de

dependencia jerárquica, por el lado superior o por el lado inferior, respectivamente.

  1. Las líneas de dependencia jerárquica no deberán entrecruzarse.
  2. Las líneas de dependencia jerárquica se grafican con líneas llenas.
  3. En los organigramas verticales, las líneas de dependencia funcional se grafican con líneas de puntos, siempre horizontales y llegan o salen de los entegramas por los lados izquierdo o derecho.
  4. No puede haber un entegrama que tenga una línea que se conecte con nada.
  5. En los organigramas verticales, el gráfico general debe parecer una pirámide.
  6. Se recomienda no mezclar las distintas formas de graficar un organigrama.
  7. Siempre que la organización sea una S.A. deben graficarse la AGA (Asamblea General de Accionistas) y el Directorio.
  8. Las secretarias (sin acento) no se grafican (distíngase las Secretarías (con acento) – por ej. Secretaría de Asuntos Estudiantiles –, que se grafican; de las secretarias que cumplen la labor de asistentes de sus jefes).
  9. Jerarquía sugerida por el curso (de mayor a menor): Gerente General, Gerencias, Departamentos,

Secciones, Oficinas.

  1. Para luego poder relevar nuevamente, se deben marcar en el organigrama y escribir al pie del mismo, aclaraciones referidas a los siguientes casos:  Razones por las que se agregan entegramas que no están mencionados explícitamente.

 Casos ambiguos, aclarando la opción elegida y las razones por las que se eligió.

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Estructura tipo de una empresa

A continuación se consigna el organigrama de una empresa genérica industrial y comercial de la Argentina. La presentada constituye una de las estructuras válidas, pudiendo existir otras alternativas. A la vez, se describe el espectro de funciones de cada área, a fin de confirmar totalmente las características de la estructura relacionada para cada caso.

Se define a continuación el espectro de funciones de cada área:

AUDITORIA
  • Se encarga de custodiar el resguardo patrimonial de la empresa.
SISTEMAS
  • Se ocupa de estructurar un sistema integrado y total de información orientado a los niveles operatorios y decisorios.
DIVISIÓN COMERCIALIZACIÓN

Gerencia de Ventas

Operaciones de Ventas:

  • Coordina la fuerza de ventas, a los efectos de cumplir con los presupuestos de ventas.

Administración de Ventas:

  • Brinda apoyo a la gestión de ventas en cuanto a: control de pedidos, archivo, evaluación y consultas de clientes, y distribución y seguimiento interno de pedidos de clientes.

Distribución y Despacho:

  • Se ocupa de: almacenamiento de productos terminados, planificación de cargas, despacho físico y contratación de fletes.

Gerencia de Desarrollo Comercial

Investigación de Mercado:

  • Se ocupa de analizar el mercado real y potencial de la empresa, tratando de definir las curvas de preferencia motivacional del mismo.
  • Evalúa el lanzamiento de nuevos productos.
  • Determina la sensitividad del mercado en cuanto a: calidad, precio, promoción y publicidad.
  • Innovación de productos.
  • En función de la información generada por investigación de mercado, propone cambios de diseño en los productos y en su presentación.

Publicidad y Promoción:

  • Establece las campañas de publicidad y promoción.
  • Contrata los servicios mencionados.
  • Evalúa los resultados de las campañas de publicidad y promoción.

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Planeamiento Comercial:

  • Determina el plan de ventas en unidades y valorizado.
  • Efectúa el seguimiento del mismo.
DIVISIÓN ABASTECIMIENTO

Gerencia de Compras

Compras Locales:

  • Efectúa las compras necesarias, a efectos de minimizar costos y asegurar la operatividad de la empresa.
  • Detecta nuevos productos sustitutos.
  • Detecta nuevos productos potenciales.

Importación:

  • Contrata las compras en el exterior.
  • Coordina las relaciones con Aduanas, Administración de Puertos y despachantes de aduana.

Seguimiento de Compras:

  • Procura seguir la gestión de los proveedores, a efectos de que éstos cumplan con las pautas de entrega establecidas en cuanto a calidad, cantidad y plazo de entrega.

Gerencia de Almacenes

Depósito de Materia Prima:

  • Custodia el inventario de insumos.
  • Preparación de cargas

Distribución:

  • Planifica las entregas de insumos a cada planta.
  • Contrata los medios de transporte necesarios.
DIVISIÓN INDUSTRIALIZACIÓN

Gerencia de Producción

Fabricación:

  • Ejecuta el proceso de elaboración de productos terminados y semielaborados en función del plan de producción.

Planeamiento y Control de la Producción:

  • Planifica y controla:  La producción de unidades.  Los requerimientos de insumos.  Los requerimientos de mano de obra.  Los requerimientos de equipos.
  • Analiza, conjuntamente con Costos, los desvíos de costos.

Administración Fabril:

  • Es un área de servicios administrativos a efectos de cubrir los requerimientos de información de la empresa.

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DIVISIÓN RELACIONES INDUSTRIALES

Gerencia de Personal

Administración de Personal:

  • Aplica el régimen disciplinario de la empresa.
  • Determina las escalas de remuneraciones.
  • Brinda apoyo al personal en cuanto a obras sociales.
  • Controla la evolución de la dotación contra el plan proyectado.

Liquidación de Haberes:

  • Efectúa el cálculo de remuneraciones y atiende cualquier reclamo al respecto.

Gerencia de Desarrollo de Personal

Selección:

  • Análisis del mercado ocupacional.
  • Coordinación de entrevistas, test psicotécnicos y revisación médica de postulantes.
  • Colocación de avisos.

Planificación y Capacitación:

  • Administra los siguientes recursos:  Planificación de carreras.  Cursos de capacitación.  Otorgamiento de becas.  Sistemas de incentivos.  Seguimiento de promociones planificadas.

Relaciones Institucionales:

  • Mantiene los contactos de la empresa con: cajas de previsión, cajas de subsidios, compañías de seguros, obras sociales, política de trabajo, etc.
DIVISIÓN CONTROL DE CALIDAD

Control Calidad Insumos:

  • Verifica que la mercadería recibida de los proveedores cumpla con los requisitos técnicos determinados por la División Industrialización

Control Calidad Productos Terminados

  • Verifica que los productos terminados cumplan con las especificaciones determinadas por la División Comercialización.

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