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Asignatura: Estadística Aplicada a la Comunicación, Profesor: , Carrera: Publicidad y Relaciones Públicas, Universidad: UPV-EHU
Tipo: Apuntes
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Estadística descriptiva básica con Excel: funciones y tablas dinámicas. Material de apoyo de la asignatura: “Estadística Aplicada a la Comunicación” Primer curso: Grado de Periodismo, Grado de Publicidad y Relaciones Públicas Grado de Comunicación Audiovisual. Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea Cómo citar este documento: Martín U, Gonzalez Y, Bacigalupe A. (2012) Estadística descriptiva básica con Excel: funciones y tablas dinámicas. Departamento Sociología 2 UPV/EHU. Leioa. Portada y Maquetación: Marta Jaunarena Autores: Unai Martín, Yolanda Gonzalez, Amaia Bacigalupe (Departamento Sociología 2. UPV/EHU) Octubre de 2012 Está obra está sujeta a la licencia Reconocimiento-NoComercial 3.0 Unported de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/.
El presente manual tiene el objetivo de realizar una introducción a las aplicaciones del programa Excel 2007 para la gestión y análisis de datos estadísticos en el marco de la asignatura “Estadística aplicada a la comunicación” impartida en los grados de Periodismo, Publicidad y Relaciones Públicas y Comunicación Audiovisual de la UPV/EHU. Teniendo en cuenta este contexto, se abordarán las principales aplicaciones del programa para la gestión y análisis de datos estadísticos de una manera introductoria y centrada en las necesidades de una potencial persona usuaria con un manejo muy esporádico de datos numéricos y sin conocimientos previos sobre manejo de bases de datos ni de software estadísticos. En la primera parte del manual, se llevará a cabo una breve descripción del entorno del programa y de las operaciones básicas que pueden realizarse con el mismo, para centrarnos posteriormente en las instrucciones para la creación de gráficos. En la segunda parte, el manual se centrará en las dos herramientas básicas para el resumen y descripción de los datos: las funciones y las tablas dinámicas.
Las fórmulas constituyen un tipo de información especial y de mayor complejidad que el resto. Concretamente, las fórmulas son operaciones que Excel realizará con determinados valores que le indiquemos. Así, por ejemplo, el contenido de una celda puede ser una fórmula que consista en la suma de dos valores, por ejemplo 2+3. Pero, además Excel permite realizar las operaciones recogidas en la siguiente tabla utilizando determinados operadores:
Operación Operadores Ejemplo Resultado Suma + =5+5 10 Resta - =9-7 2 Multiplicación * =22 4 División / =10/2 5 Potencia ^ =3^2 9* Además de introducir información nueva, las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas, de forma que una fórmula puede consistir en la multiplicación del contenido de dos celdas que contengan ya información propia, por ejemplo la B3*B4. Como norma, a la hora de introducir cualquier fórmula en una celda, hay que indicárselo a Excel con el símbolo “=” seguido de la especificación de las operaciones a realizar. Por ejemplo, si deseamos que en la celda C4 aparezca el resultado de sumar el valor de la celda B más 2, activaremos la celda C4 con un doble click e introduciremos “=B4+2”. Es también posible introducir la fórmula, escribiéndola en la barra de fórmulas, para lo cual deberemos activar la celda y escribir en dicha barra “=B4+2”. ¡Cuidado! Cuando introducimos una fórmula en una celda, Excel mostrará en ella el resultado de dicha operación y no la fórmula en sí. Así, en el ejemplo que muestra la figura 2.2, una vez pulse Intro para que Excel calcule la fórmula insertada (=B4+2), el resultado que se verá será 7 y no la fórmula introducida.
A la hora de introducir una fórmula en una celda también es necesario tener en cuenta el orden que Excel seguirá a la hora de calcular la operación que le indiquemos. Así, Excel seguirá el orden de prioridad de las operaciones aritméticas, por el cual en primer lugar se realizan las potencias, luego las multiplicaciones y divisiones, y después las sumas y restas, siguiendo además un orden de izquierda a derecha. Este orden puede ser modificado mediante el uso de paréntesis. Una vez introducida la fórmula, al desactivar la celda aparecerá en ella, como ya se ha señalado anteriormente, el valor que resulta de la operación especificada en la fórmula. Sin embargo, conviene tener en cuenta que el verdadero contenido de la celda, en este caso de la C4, no es el resultado de la operación, es decir, 7, sino que el contenido de esa celda es el resultado de sumar la celda B4 y 2. En este sentido, el contenido real de la celda es el que aparece en la barra de fórmulas cuando la celda está activa y no el que observamos en la misma celda.
¿Por qué es importante tener claro que el contenido real de las celdas que contienen fórmulas son estas fórmulas y no el resultado final que observamos? Porque cualquier modificación que realicemos en las celdas que estén implicadas en la fórmula (en el ejemplo anterior, B4) modificará el resultado de la celda que contenga la fórmula. Por ejemplo, si modificamos el valor de la celda B4 de un 5 a un 8, el valor de la celda C4 se modificará también pasando a ser 7 a 10. Esta peculiaridad sobre el verdadero valor del contenido de una celda que contiene una fórmula, es especialmente relevante cuando queremos copiar y pegar su contenido de un lugar a otro. Siguiendo con el ejemplo anterior, en el supuesto de copiar el contenido de la celda C4 y pegarlo en la celda C5, en la celda C5 no aparecerá el valor 7 sino que el programa trasladará la fórmula presente en la celda origen (C4) a la celda destino, modificando las celdas a las que hacía referencia la fórmula inicial contenida en la C4. Es decir, si en la celda original (C4), la fórmula sumaba la celda que tenía a su izquierda (B4) más 2, ahora, la fórmula pegada en la celda C5 también sumará la celda que tiene a la izquierda (B5) más 2. Es decir, el programa modifica todas las referencias de la fórmula en la misma forma que se ha modificado la posición de la celda que contiene la fórmula. Así, en el supuesto de que el contenido de una fórmula cualquiera fuera “=B5+C4” y copiáramos la fórmula para pegarla en una celda dos filas más abajo, la nueva celda contendría la siguiente fórmula “=B7+C6”, es decir, la fórmula original trasladada dos filas más abajo.
¿Pero cómo puedo hacer para que, en lugar de copiar el contenido de la fórmula pueda copiar el contenido de la celda tal y como se observa en la hoja de cálculo? En ocasiones, ocurre que una vez hemos obtenido determinados resultados a partir de la aplicación de fórmulas en celdas específicas, nos interesa poder copiar el resultado final de tales celdas en otra parte de la hoja de cálculo, pero sin las fórmulas que tienen detrás. Ya hemos aprendido, que un simple “copiar y pegar” copiaría la fórmula y no el resultado, con lo cual los resultados serían equivocados. Para ello, una vez copiada el área que queremos pegar en otro sitio, haremos click en la opción “Pegado especial” que encontraremos en la barra de herramientas superior, tal y como se ve en la siguiente figura, o entre las opciones que se despliegan haciendo click con el botón derecho del ratón.
Si quisiera ahora hacer el mismo cálculo para saber el % de hombres que están en desacuerdo, no podría arrastrar directamente la fórmula utilizada en el caso anterior. ¿Por qué? ¿Qué es lo que ocurriría si la arrastrara directamente? Tal y como se ve en la siguiente figura, el resultado sería #¡DIV/0!, ya que realmente al arrastrar la fórmula, el resultado de la celda ha utilizado, como se puede ver en la figura 2.10, valores no válidos (ya que la celda F4 está vacía). Esto es fácilmente comprobable, haciendo doble click sobre la celda donde ha aparecido el error #¡DIV/0!.
Existe una manera sencilla de evitar este problema muy común cuando copiamos y pegamos fórmulas. Se trata de utilizar el símbolo $ en la construcción de nuestras fórmulas. Si en vez de escribir en la fórmula original de la celda C10 “=C4/E4100”, escribimos “=C4/$E4100”, evitaremos que al pegar la fórmula en D10, Excel mueva la celda E4 a la F4 tal y como ocurre hasta ahora. Poner, por tanto, el símbolo $ delante de alguna de las letras (referidas a columnas) o números (referidos a filas) en la fórmula, provocará que esa columna o fila se mantenga quieta y no se mueva de forma que se pueda copiar directamente la fórmula sin problema. En la figura siguiente se observa, qué pasaría si escribimos en la fórmula “=C4/$E4*100”:
De la misma manera, el símbolo $ podemos colocarlo delante del número en la fórmula (siguiente figura), si queremos calcular cuál es el porcentaje de hombres y mujeres entre la población que está de acuerdo con la opinión analizada (porcentajes de columnas. Evitaríamos así que la fórmula corriera y cogiera como celda para el cálculo la C7 que está vacía: Una tercera opción es que necesitemos utilizar el símbolo $ en ambas partes, tanto delante del número como de la letra, porque queremos que la celda permanezca bloqueada por completo. Esto sucedería si queremos calcular, por ejemplo, cuál es el porcentaje de población de hombres en desacuerdo en el conjunto de la muestra y queremos, utilizando esta fórmula de origen, calcular también cuál es el porcentaje de mujeres en desacuerdo sobre el total de la población. De esta forma, la fórmula que escribiríamos en la celda D10 (hombres en desacuerdo) y que podría ser arrastrada a la D11 (mujeres en desacuerdo) sería “=C4/$E$6*100”. De esta forma, la celda E6, que es el total de la muestra, quedaría siempre bloqueada porque constituiría en todos los restantes cálculos el denominador constante de la fórmula.
Una de las opciones que nos proporciona Excel es la creación y edición de gráficos que ayudan a la visualización fácil y atractiva de los datos en función de una o de varias variables. La representación se produce a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más sencilla y resumida de los datos. Dependiendo del tipo de datos que queramos mostrar, Excel ofrece una gran variedad de tipos de gráficos que resultarán más efectivos y útiles a la hora de su interpretación. Por ello es importante elegir apropiadamente el tipo de gráfico que vayamos a utilizar, conocer sus aplicaciones fundamentales y las opciones que ofrece. A continuación se muestran los diferentes tipos de gráficos y los usos más frecuentes y útiles de cada uno de ellos: ¤ Gráficos de columnas: representan los datos de forma individual, cada dato en una columna, siendo habitual que las categorías se muestren en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre categorías. Excel permite ver los datos en columnas agrupadas (un dato en cada columna), apiladas (varias categorías apiladas en la misma columna) o apiladas 100% (varias categorías apiladas en la misma columna que comparan en porcentajes la contribución de cada categoría al total). ¤ Gráficos de líneas: son muy útiles para mostrar series históricas de datos y así ver tendencias o variaciones en el tiempo en una escala común. Al igual que el de columnas se pueden ver las líneas de forma agrupada, apilada y apilada 100%, y además añadir marcadores (puntos que resaltan) para cada valor. ¤ Gráficos circular: sólo son válidos cuando queremos representar una única serie de datos, cuando todos los valores sean positivos y cuando no existen muchas categorías, ya que eso dificultaría la visualización. Muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular. Excel da la opción de crear figuras con subgráficos tanto circulares como de barras para ver con mayor detalle aquellas categorías con valores más pequeños de manera que puedan verse con más facilidad. También se puede elegir un gráfico circular seccionado que separa cada elemento para ver al mismo tiempo el valor individual y a la vez su contribución al total.
¤ Gráficos de barras: son muy similares los de columnas, pasando de disponer los las categorías en el eje vertical en vez del horizontal. Son útiles cuando las etiquetas o nombres de las categorías son largas ya que permiten mayor extensión sin perjudicar la representación gráfica. Al igual que el de columnas y líneas permite ver los datos en forma agrupada, apilada o apilada 100%. ¤ Gráficos de áreas: sirven para destacar la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atención en el valor total en una tendencia. También se pueden representar de forma agrupada, apilada o apilada 100%. ¤ Gráficos de dispersión (X-Y): muestran valores numéricos asociados entre sí, unos en el eje X y otro en el eje Y. Son útiles cuando los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes o cuando hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Pueden visualizarse solo los marcadores sin línea, con líneas suavizadas, líneas rectas y con líneas de ambos tipos con marcadores. ¤ Otros subtipos: de cotizaciones, de superficie, de anillos, de burbujas y radiales. ¤ Gráficos combinados: útiles cuando tenemos dos series de datos pertenecientes a dos o más variables. Si queremos enfatizar las diferencias entre ambas variables podemos utilizar diferentes elementos, columnas y líneas, que representen a ambas en un mismo gráfico. Para ello deberemos crear un gráfico de columnas y posteriormente pinchar con el botón derecho en la serie de datos que queramos poner en líneas, pinchamos sobre “Cambiar tipo de gráfico de series” y se nos abre el cuadro de diálogo con todos los tipos de gráficos, seleccionamos el de líneas y damos a Aceptar.
Excel nos ofrece la opción de visualizar todos los tipos de gráficos en dos dimensiones (2D) o en tres dimensiones (3D), y en algunos casos con formas cónicas, cilíndricas y piramidales (columnas y barras) Una de las ventajas de la creación de gráficos con Excel es su interactividad, ya que una vez creado el gráfico elegido es posible editarlo y modificarlo en gran medida, seleccionando otro tipo de gráfico, cambiando los colores, incluyendo valores numéricos o porcentuales, editando el título o el nombre de los ejes y las series de datos, etc.
En primer lugar tenemos que contar con una matriz de datos en una hoja de cálculo Excel. Para crear un gráfico deberemos seleccionar los datos que queramos que contenga el gráfico incluyendo también los nombres de las categorías que componen la variable o variables que estamos representando.
