Introducción a Microsoft PowerPoint: Guía para principiantes, Apuntes de Informática

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MANUAL

DE

MICROSOFT

POWERPOINT

Índice

• 1. Conceptos básicos…………………………………………
  • 1.1) Arrancar PowerPoint……………………………..
  • 1.2) La pantalla inicial………………………………...
  • 1.3) Barras……………………………………………..
  • 1.4) Cerrar PowerPoint………………………………..
  • 1.5) Compaginar sesiones……………………………..
  • 1.6) Menú inteligente………………………………….
• 2. Crear una presentación…………………………………..
  • 2.1) Crear una presentación con el asistente…………
  • 2.2) Crear una presentación con una plantilla……...
  • 2.3) Crear una presentación en blanco……………...
• 3. Guardar una presentación………………………….…...
  • 3.1) Guardar como presentación………………..……
  • 3.2) Guardar como página web…………………..…..
  • 3.3) Guardado automático………………………...….
  • 3.4) Personalizar publicaciones web……………..….
• 4. Abrir una presentación………………………………….
• 5. Tipos de vistas………………………………………..….
  • 5.1) Vista normal…………………………………......
  • 5.2) Vista clasificador de diapositivas……………….
  • 5.3) Vista presentación con diapositivas…………….
  • 5.4) Zoom…………………………………………….
• 6. Trabajar con diapositivas…………………………….…
  • 6.1) Insertar una nueva diapositiva………………….
  • 6.2) Copiar una diapositiva…………………………..
  • 6.3) Duplicar una diapositiva……………….………..
  • 6.4) Mover diapositivas……………………………….
  • 6.5) Eliminar diapositivas…………………………….
• 7. Las reglas y guías………………………………………….
  • 7.1) Las reglas………………………………………….
  • 7.2) La cuadrícula……………………………………...
  • 7.3) Las guías………………………………………..…
• 8. Manejar objetos…………………………………………...
  • 8.1) Seleccionar objetos………………………………..
  • 8.2) Copiar objetos……………………………………..
  • 8.3) Duplicar objetos……………………………..……
  • 8.4) Mover objetos……………………………………..
  • 8.5) Distancia entre objetos…………………………...
  • 8.6) Modificar el tamaño………………………….…..
  • 8.7) Girar y voltear………………………………...….
  • 8.8) Alinear y distribuir……………………........……
  • 8.9) Ordenar objetos…………………………….……
  • 8.10) Eliminar objetos…………………………….….
• 9. Trabajar con textos……………………………….……..
  • 9.1) Insertar texto…………………….…………..…..
  • 9.2) Añadir nuevo texto………………………………
  • 9.3) Cambiar el aspecto de los textos………………...
  • 9.4) Alineación de párrafos…………………..………
  • 9.5) Sangrías……………………………….…………
  • 9.6) Numeración y viñetas………………………..…..
  • 9.7) Corrector ortográfico……………………………
• 10. Trabajar con tablas……………………………………..
  • 10.1) Crear una tabla…………………………………
  • 10.2) Eliminar una tabla, fila o columna………….....
  • 10.3) Insertar filas o columnas……………………….
  • 10.4) Bordes de una tabla……………………….…….
  • 10.5) Color de relleno…………………………………
  • 10.6) Combinar o dividir celdas………………..……..
  • 10.7) Efectos del color…………………………..…….
• 11. Trabajar con gráficos…………………………………..….
  • 11.1) ¿Qué es un gráfico?..................................................
  • 11.2) Para crear un gráfico………………………..……..
  • 11.3) Crear un gráfico paso a paso……………………....
    • 11.3.1) Crear el gráfico por defecto………………..
    • 11.3.2) Entrada de datos……………………………
    • 11.3.3) Formatear un gráfico……………………....
• 12. Trabajar con diagramas………………………...…………
  • 12.1) Diseño del diagrama……………………………….
  • 12.2) Inserción de texto…………………………….……
  • 12.3) Agregar nuevos elementos…………………...……
  • 12.4) Organizar los elementos……………….…………..
  • 12.5) Ejemplos de diagramas…………………………....
    • 12.5.1) Organigrama………………………………
    • 12.5.2) Diagrama de ciclo………………….……...
    • 12.5.3) Diagrama radial…………………………...
    • 12.5.4) Diagrama piramidal……………………….
    • 12.5.5) Diagrama de Venn…………………..…….
    • 12.5.6) Diagrama de círculos concéntricos……….
• 13. La barra de dibujo…………………………………………
  • 13.1) Dibujar líneas rectas………………………………
  • 13.2) Dibujar flechas……………………………………
  • 13.3) Dibujar cuadrados y rectángulos…………………
  • 13.4) Dibujar elipses y círculos…………………………
  • 13.5) Dibujar autoformas…………………………….…
• 14. Insertar sonidos y películas………………………………
  • 14.1) Inserción de sonidos……………………………...
    • multimedia………………………………….……... 14.1.1) Insertar un sonido desde la galería
    • 14.1.2) Insertar sonidos desde un archivo….….…
    • 14.1.3) Insertar una pista de CD………………….
    • 14.1.4) Cambiar propiedades del sonido……….…
  • 14.2) Inserción de películas…………………………….
• 15. Animaciones y transiciones…………………………….…
  • 15.1) Animar textos y objetos……………………………
  • 15.2) Ocultar diapositivas…………………………….…
  • 15.3) Transición de diapositivas……………………...…
  • 15.4) Ensayar intervalos………………………………...

1.3) Barras:

Existen diferentes tipos de barras, que pasaremos a explicar a continuación:

• Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
• Las Barras de menú: contiene todas las posibilidades de Power Point. Las operaciones suelen estar contenidas en menús desplegables. En esos menús están contenidos alguno de los siguientes elementos: a) Otro menú desplegable. b) Comandos inmediatos c) Comandos con ventana
• Las barras de herramientas: con los habituales comandos: guardar, copiar, etc.
• Las barras de estado: nos muestra el estado de la presentación, tipo de diseño e idioma.
• Barras de desplazamiento: movilidad a derecha e izquierda de la pantalla.

1.4) Cerrar PowerPoint:

Para cerrar PowerPoint existen varias opciones: cerrar haciendo clic en la X de la barra de titulo, utilizando el comando Alt + F4, y por último, haciendo clic en archivo y eligiendo la opción salir. Para cerrar la presentación actual se hace lo mismo que en el paso anterior, sustituyendo el comando por CTRL + W.

1.5) Compaginar sesiones:

Para compaginar sesiones, es decir dividir la pantalla en dos, teniendo abiertas las dos sesiones, haremos clic con el botón derecho sobre cualquier parte vacía en la barra de tareas, en la parte inferior; a continuación elegiremos mosaico vertical. Para pasar de una a otra basta con hacer clic encima.

1.6) Menús Inteligentes:

Se trata de menús que se adaptan a las necesidades del usuario. Son menús que se abren si hacemos clic en el último botón de la ventana. Además estos comandos una vez utilizados se incorporarán a los menús iniciales.

La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación:

PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estándares están agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte central de la ventana seleccionamos el tema, a continuación aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organización y la presentación Reunión de la organización. Con esto PowerPoint me va a crear una presentación para una reunión con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros sólo tendremos que retocar la presentación para adaptarla a nuestras necesidades. Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente.

Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentación. El estilo de presentación consiste en cómo se impartirá luego la presentación:

Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color, o para diapositivas. Nosotros marcamos la opción que queramos y pulsamos Siguiente.

En el último paso (Opciones de presentación) nos pide que indiquemos el título de nuestra presentación y también podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentación, incluso podemos activar la casilla de número de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su número. Una vez introducida toda la información necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos Finalizar para que el Asistente genere la presentación.

2.2) Crear una presentación con una plantilla:

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentación, nosotros únicamente tendremos que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo.

Para crear una presentación con una plantilla debemos seguir los siguientes pasos:

En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opción Plantillas generales. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas. Una vez seleccionada la opción Plantillas generales te aparecerá un cuadro de diálogo; selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar.

2.3) Crear una presentación en blanco:

Para crear una presentación en blanco seguiremos los siguientes pasos:

En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona la opción Presentación en Blanco. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar. El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.

3.3) Guardado automático:

Ahora veremos cómo podemos configurar PowerPoint para que cada cierto tiempo guarde automáticamente los cambios. Esta opción es muy útil ya que a través del guardado automático podemos recuperar los últimos cambios que hemos realizado en un documento que por cualquier motivo no hemos podido guardar. Los pasos a seguir son los siguientes:

Hay que hacer clic sobre la pestaña Guardar de la ventana Opciones. Posteriormente, habrá que activar la casilla Guardar información de Auto recuperar cada... y después indica cada cuántos minutos quieres que guarde el archivo. Por último pulsa Aceptar. En esta pestaña también será muy útil la ubicación predeterminada de los archivos. Ahí ponemos el nombre de la carpeta donde guarda por defecto los archivos, es la carpeta que aparece en el cuadro Guardar en de la ventana Guardar como.

3.4) Personalizar una publicación web:

Para poder personalizar la publicación de la presentación despliega el menú Archivo y pulsa Guardar como Pagina Web. En la ventana que aparece pulsa en el botón Publicar.... Aparecerá la siguiente ventana:

4) Abrir una presentación

Para abrir una presentación podemos elegir entre:

• Ir al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir,
• Haz clic en el botón Abrir de la barra de herramientas,
• Desde el Panel de Tareas en la sección Abrir seleccionar la opción Más.... Si el Panel de Tareas no aparece despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de tareas. Tanto si hemos utilizado la barra de menús, el botón Abrir o Más presentaciones..., se abrirá la siguiente ventana:

5) Tipos de Vistas

Es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

5.1) Vista Normal:

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción normal. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva.

5.2) Vista clasificador de diapositivas:

Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También

puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Para aplicar el zoom a todas las áreas de trabajo, lo único que hay que hacer es situarse antes en el área al cual queramos aplicar el zoom.

6) Trabajar con diapositivas

Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.

6.1) Insertar una nueva diapositiva:

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista

normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación. Podemos añadir una diapositiva de varias formas:

1. Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.
2. Se puede hacer a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva
3. También puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta. Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué diseño quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el diseño que quieras del Panel de tareas. Como puedes apreciar en la imagen puedes elegir una diapositiva para introducir texto y además con un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.

6.2) Copiar una diapositiva:

Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas: