Manual Microsoft Access, Esquemas y mapas conceptuales de Informática

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Índice:

• CAPÍTULO 1: ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS
  • 1.1 ARRANCAR Y CERRAR ACCESS
  • 1.2 LA PANTALLA INICIAL......................................................................................................................................
  • 1.3 CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS
• CAPÍTULO 2: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
  • 2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS
  • 2.2 CERRAR LA BASE DE DATOS.
  • 2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS............................................................................................................................
• CAPÍTULO 3: TABLAS DE DATOS
  • 3.1 CREAR TABLAS DE DATOS
  • 3.2 TIPOS DE DATOS
  • 3.3 LA CLAVE PRINCIPAL
  • 3.5 CERRAR UNA TABLA
• CAPÍTULO 4: MODIFICAR TABLAS DE DATOS
  • 4.1 MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA
  • 4.2 AÑADIR UN NUEVO CAMPO
  • 4.3 ELIMINAR UN CAMPO
  • 4.4 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA
  • 4.5 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA
• CAPÍTULO 5: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
  • 5.1 TAMAÑO DEL CAMPO
  • 5.2 FORMATO DEL CAMPO..................................................................................................................................
  • 5.3 LUGARES DECIMALES
  • 5.4 MÁSCARA DE ENTRADA
  • 5.5 TÍTULO
  • 5.6 VALOR PREDETERMINADO
  • 5.7 REGLA DE VALIDACIÓN..................................................................................................................................
  • 5.8 TEXTO DE VALIDACIÓN
  • 5.9 REQUERIDO................................................................................................................................................
  • 5.10 PERMITIR LONGITUD CERO
  • 5.11 INDEXADO................................................................................................................................................
• CAPÍTULO 6: LAS RELACIONES
  • 6.1 CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE RELACIONES..........................................................................................................
  • 6.2 CREAR LA PRIMERA RELACIÓN
  • 6.3 INTEGRIDAD REFERENCIAL
  • 6.4 AÑADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES
  • 6.5 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES
  • 6.6 MODIFICAR RELACIONES
  • 6.7 ELIMINAR RELACIONES
  • 6.8 LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES
• CAPÍTULO 7: LAS CONSULTAS
  • 7.1 TIPOS DE CONSULTAS.
  • 7.2 CREAR UNA CONSULTA.
  • 7.3 LA VISTA DISEÑO.
  • 7.4 AÑADIR CAMPOS
  • 7.5 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS
  • 7.6 FORMAR EXPRESIONES
  • 7.7 ENCABEZADOS DE COLUMNA
  • 7.8 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS
  • 7.9 GUARDAR LA CONSULTA
  • 7.10 EJECUTAR LA CONSULTA..............................................................................................................................
  • 7.11 MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA
  • 7.12 ORDENAR LAS FILAS
  • 7.13 SELECCIONAR FILAS
  • 7.14 CONSULTAS CON PARÁMETROS
• CAPÍTULO 8: LAS CONSULTAS DE RESUMEN
  • 8.1. DEFINICIÓN
  • 8.2. LAS FUNCIONES DE AGREGADO
  • 8.3. AGRUPAR REGISTROS
  • 8.4. INCLUIR EXPRESIONES
  • 8.5. INCLUIR CRITERIOS DE BÚSQUEDA
• CAPÍTULO 9: LOS FORMULARIOS
  • 9.1 CREAR FORMULARIOS
  • 9.2 EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS
  • 9.3 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO
  • 9.4 LA VISTA DISEÑO DE FORMULARIO
  • 9.5 LA PESTAÑA DISEÑO DE FORMULARIO..............................................................................................................
  • 9.6 TEMAS
  • 9.7 EL GRUPO CONTROLES
  • 9.8 SUBFORMULARIOS
  • 9.9 TRABAJAR CON CONTROLES
  • 9.10 ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES
• CAPÍTULO 10: LOS INFORMES
  • 10.1 INTRODUCCIÓN
  • 10.2 CREAR UN INFORME
  • 10.3 EL ASISTENTE PARA INFORMES......................................................................................................................
  • 10.4 LA VISTA DISEÑO DE INFORME
  • 10.5 LA PESTAÑA DISEÑO DE INFORME
  • 10.6 EL GRUPO CONTROLES
  • 10.7 AGRUPAR Y ORDENAR
  • 10.8 IMPRIMIR UN INFORME...............................................................................................................................
  • 10.9 LA VENTANA VISTA PRELIMINAR
• CAPÍTULO 11: LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME
  • 11.1 PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES
  • 11.2. ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO
  • 11.3 CUADRO COMBINADO Y CUADRO DE LISTA
  • 11.4 GRUPO DE OPCIONES
  • 11.5 CONTROL DE PESTAÑA
  • 11.7 IMÁGENES
  • 11.8 DATOS ADJUNTOS Y MARCOS DE OBJETOS
  • 11.9 EL BOTÓN
  • 11.10 CONTROLES ACTIVEX

Capítulo 1: Elementos Básicos de Access 2010

1.1 Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

 Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los Programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access , hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

 Desde el icono de Access 20 10 del escritorio.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar  Pulsar la combinación de teclas ALT+F.  Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

1.2 La Pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

1.3 Conceptos Básicos de Bases de Datos

Base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila , así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Informes. Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Macros. Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar

ubicación.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración , desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar. Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

2.2 Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access:

Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:

En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos.

2.3 Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:  Desde el Menú Archivo: Ir al Menú ArchivoElegir la opción Abrir...

 Desde los documentos recientes del Menú Archivo: Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas ( General y Búsqueda ) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Ejemplo:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.

3.3 La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.

3.4 Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

 Ir al Menú Archivo y elegir la opción Guardar.  O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

3.5 Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

 Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.

 O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.

4.4 Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

 Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.  Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.  Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

4.5 Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.