TALLER ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Después de leer detenidamente la cartilla de ordenación documental, puede empezar a
desarrollar el siguiente taller
1. Defina qué es el proceso de ordenación documental
Es el proceso mediante el cual se unen y se relacionan las unidades documentales de una
serie. Sin embargo la ordenación, no solo es una disposición física coherente de los
documentos también es testimonio de la gestión que dieron origen a los documentos,
pues se refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).
2. En qué consiste el Principio de Orden Original
El principio de orden original no consiste en otra cosa, que en tomar en cuenta los
pasos indispensables para la satisfacción de una gestión. Es la relación causa-efecto
que se produce entre los documentos, pues ahí un documento inicial, otros u otro que
lo siguen y finalmente uno que lo concluye.
3. Qué permite saber el Principio de Procedencia
Permite saber quién produce los documentos (unidades administrativas) y porque lo
hace (por asignación de funciones).
4. Cuáles son las causas por las cuales se pierde el orden original de los documentos?
+desconocimientos de la funciones de cada oficina por parte de los empleados
+ Ausencia de manuales de procedimientos
+ Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el
tramite o gestión el que indica (y obliga) el orden debido
+ Interrupción de los tramites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto
y mucho menos determinar si el tramite está en curso o en qué momento se encuentra.
+ Incorrectas manera de ubicar los documentos han llevado a que se formen seria que no
reflejen los trámites establecidos ( las que se denominan series facticias), como también a
que se formen series con expedientes desagregados( documentos de un mismo trámite
repartidos en distintas series
+Agrupación por tipos documentales
+Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de
documentos, mal manejo en la remisión de copias)
+Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos
facilitativos
