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Código: NS- Estado: Vigente Versión: 1, Origen: EAAB-Norma Técnica Tipo Doc.: Norma Téc. de Servicio
PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS
Elaborada
INFORMACION GENERAL Tema: CONSTRUCCIÓN GENERAL, DISEÑO GENERAL Comité: Subcomité Construcción Acueducto; Subcomité de Construcción - Alcantarillado; Subcomité de Diseño - Alcantarillado; Subcomité Diseño - Acueducto Antecedentes: Vigente desde: (^) 25/08/
Contenido del Documento :
0. TABLA DE CONTENIDO
1 ALCANCE
2 DOCUMENTOS RELACIONADOS
3 TERMINOLOGÍA
4 REQUISITOS
4.1 PROGRAMACIÓN
4.1.1 Definición de las actividades 4.1.2 Estructura de Distribución del Trabajo 4.1.3 Secuencia de ejecución de las actividades 4.1.4 Determinación de los tiempos de ejecución de las actividades 4.1.5 Presentación de actividades y distribución de recursos 4.1.6 Determinación de capítulos o ítems de grandes pagos 4.1.7 Determinación de la Ruta Crítica del proyecto 4.1.8 Diagrama de Barras o Diagrama de Gantt 4.1.9 Flujo de Inversión 4.1.10 Presentación de la Programación 4.1.11 Línea Base para el Control del Proyecto 4.2 CONTROL DEL PROYECTO 4.2.1 Utilización de software para control de proyectos 4.2.2 Control de Alcance 4.2.3 Control de Personal 4.2.4 Control de Costos 4.2.5 Control de Tiempo 4.2.6 Control de Recursos 4.2.7 Control de requisitos de calidad 4.2.8 Control de pago 4.2.9 Presentación de informes 4.2.9.1 Informes semanales y quincenales 4.2.9.2 Informes mensuales 4.2.9.3 Presentación de informe final y liquidación del contrato
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1. ALCANCE
La presente norma tiene como objeto establecer los lineamientos necesarios para la programación y control de proyectos del ACUEDUCTO DE BOGOTÁ. Esta norma aplica a todos los contratos de consultoría, construcción, interventoría, operación y mantenimiento.
2. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Los documentos aquí relacionados han sido utilizados para la elaboración de esta norma y servirán de referencia y recomendación; por lo tanto, no serán obligatorios, salvo en casos donde expresamente sean mencionados.
ANTILL, James y WOODHEAD, Ronald. Método de la ruta crítica y sus aplicaciones a la construcción. 6 Ed. México: Editorial Limusa, 1983.
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ - E.S.P. Manual de manejo del impacto urbano. Bogotá: EAAB - E.S.P. (NS-038).
--------. Manual de interventoría. Bogotá : EAAB - E.S.P. (Manual).
--------. Términos de referencia de interventoría. Bogotá: EAAB - E.S.P., 2003.
MEREDITH, Jack y MANTEL, Samuel. Project management: a managerial approach. Editorial Wiley,
NORIEGA SANTOS, Jorge. Trayectoria crítica - Programación y control de proyectos. 3 Ed. Bhanda editores, 1989.
3. TERMINOLOGÍA
3.1 ACTIVIDAD
Es el conjunto de operaciones o tareas necesarias para la realización del proyecto.
3.2 ACTIVIDAD CRÍTICA
Es una actividad que presenta holgura total igual a cero.
3.3 ACTIVIDAD QUE PRECEDE
Es aquella que debe estar terminada inmediatamente antes de la actividad que se está realizando.
3.4 ACTIVIDAD QUE SUCEDE
Es aquella actividad que puede iniciarse inmediatamente después de la actividad que se está realizando.
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3.14 DURACIÓN DEPENDIENTE
Es el tiempo de duración de las actividades que pueden realizarse con los recursos propios del proyecto.
3.15 EVENTO
Es el principio o fin de una o varias actividades; no consume tiempo, no consume recursos; tan sólo es un punto de control.
3.16 EVENTO CLAVE O HITO
Es un punto determinado de control de la programación, el cual resume el seguimiento a un grupo de actividades o capítulos. Este punto de control no tiene duración ni utiliza recursos.
3.17 FLUCTUACIÓN – HOLGURA
Cantidad de tiempo que se puede demorar el inicio o terminación de una actividad sin que se retrase la terminación del proyecto.
3.18 HOLGURA LIBRE
Es el margen de tiempo que tiene una actividad para atrasarse en su iniciación o terminación sin que ello afecte el inicio de la actividad que sigue.
3.19 HOLGURA TOTAL
Es el margen de tiempo que tiene una actividad de posponer su inicio o terminación sin afectar el tiempo final de ejecución de todo el proyecto.
3.20 LÍNEA BASE
Es el programa inicial del proyecto, sobre el cual se efectúa el control de avance del mismo.
3.21 METAS DE GESTIÓN FINANCIERA
Se refiere al cumplimiento de los objetivos de la ejecución financiera del contrato con base en el plan de inversiones presentado por el Contratista y aprobado por el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ previo a la iniciación del contrato.
3.22 METODO DE LA RUTA CRÍTICA
Es un método de programación y control de proyectos que permite definir la ruta crítica de un proyecto. Está basado en actividades; es determinístico y está orientado a quien lo ejecuta.
3.23 PLANEACIÓN
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Es la etapa de inicio del proyecto, en la cual se determina qué se va a realizar y cómo se va a hacer, estableciendo objetivos claros y precisos.
3.24 PROYECTO
Es el conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos, siguiendo una metodología definida, para lo cual precisa de diferentes tipos de recursos, cuya ejecución en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada. El proyecto puede incluir la ejecución de uno o varios contratos.
3.25 RECURSOS
Son los elementos que se utilizan para la ejecución de las diferentes actividades que intervienen en la realización de un proyecto.
3.26 RECURSOS FINANCIEROS
Dinero que se emplea para la realización de un proyecto.
3.27 RECURSOS HUMANOS
Personas profesionales, técnicos, empleados y obreros que intervienen en la ejecución de las actividades.
3.28 RECURSOS MATERIALES O FÍSICOS
Materia prima y equipo que se emplea en la ejecución de las actividades.
3.29 RECURSOS TECNOLÓGICOS
Elementos de software y hardware, entre otros, utilizados en la realización de actividades.
3.30 RECURSO TIEMPO
Rango de fechas disponible para la ejecución de un proyecto.
3.31 RUTA CRÍTICA
Se define como la ruta de ejecución del proyecto, conformada por las actividades críticas.
3.32 SECUENCIA
Indica el orden o prelación de una actividad en relación con las demás.
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Una vez realizada la lista de las actividades, se procederá a determinar las relaciones de precedencia o la secuencia de ejecución entre ellas. En este proceso se deben definir las actividades predecesoras, las actividades simultáneas y las actividades sucesoras, para lograr el objetivo propuesto.
La secuencia de las actividades se debe presentar en un formato que contenga como mínimo el código, la descripción o nombre de la actividad, la unidad en la que se mide la actividad, la cantidad a ejecutar, la actividad que precede y la actividad que sucede.
4.1.4 Determinación de los tiempos de ejecución de las actividades
Una vez determinadas las actividades y la secuencia de su ejecución, se calculan las duraciones de cada una de ellas, teniendo en cuenta los recursos propuestos, las cantidades y los rendimientos. En este proceso es importante tener presente las demoras que pueda tener cada una de las actividades a realizar.
En términos generales, la duración de cada actividad se debe estimar con base en los recursos requeridos para el proyecto. Se considerará la dependencia entre actividades y los eventos que condicionan la duración de éstas.
Se deben contemplar los tiempos mínimos definidos para la realización del proceso por parte de las Entidades ó personas relacionadas con dicha actividad, en caso de tener duraciones fijas. Se presentarán, para aprobación de la Empresa, los tiempos definidos en las duraciones fijas, así como su justificación.
La programación del proyecto deberá presentar holgura total igual a cero y la duración total estará acorde con el plazo contractual.
4.1.5 Presentación de actividades y distribución de recursos
Se debe presentar un cuadro con cada una de las actividades que componen el proyecto con su número de ítem respectivo, unidad de medida, cantidad a ejecutar, duración, holgura libre, actividades precedentes y actividades sucesoras, costo inicial y recursos requeridos para desarrollarla.
Las actividades que presenten holguras libres se deberán ajustar dentro de su margen de fluctuación, de modo que la demanda periódica de los recursos sea la más conveniente para el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ.
Se elaborará una programación y nivelación de recursos, de tal forma que su utilización sea la óptima a lo largo del proyecto, evitando en todo momento tener iniciaciones adelantadas o terminaciones tardías.
Se debe presentar un cuadro de recursos, el cual debe contener como mínimo la codificación del recurso, la descripción, el tipo, la cantidad disponible, el rendimiento y el costo por unidad.
4.1.6 Determinación de capítulos o ítems de grandes pagos
Se deben definir los ítems de grandes pagos ó capítulos que forman parte del proyecto. Cada capítulo debe tener el recurso financiero asignado para su ejecución en el tiempo definido para el proyecto, así como la duración del mismo y la relación de actividades que lo componen. Se deberá presentar un cuadro que contenga como mínimo los capítulos, su duración y su costo inicial.
4.1.7 Determinación de la Ruta Crítica del proyecto
Se deberá definir la ruta crítica (secuencia de actividades con cero holgura libre) del proyecto que permita establecer el tiempo de ejecución real del mismo. Se deben tener en cuenta los factores
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limitantes propios del proyecto o externos al mismo que afectan su ejecución. Se considerarán los recursos asignados a las diferentes actividades, así como las duraciones fijas y dependientes de recursos.
4.1.8 Diagrama de Barras o Diagrama de Grantt
Se debe presentar para aprobación del ACUEDUCTO DE BOGOTÁ el diagrama de barras o de Gantt, que permita visualizar con claridad la secuencia de ejecución de las actividades del proyecto. La ruta crítica estará identificada por flechas y las actividades críticas se presentarán en diferente color a las no-críticas. Se deberán identificar de igual forma los eventos o puntos de control de la programación.
4.1.9 Flujo de Inversión
En el flujo de inversión del proyecto se debe presentar la distribución de los recursos financieros en el tiempo, para cada uno de los capítulos ó ítems de grandes partidas, definidos previamente.
4.1.10 Presentación de la Programación
Los documentos a ser entregados para su aprobación por el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ son los definidos a continuación, previa la realización de las labores pertinentes al contrato:
Metodología detallada de las labores a realizar. Formato de actividades, de acuerdo a lo estipulado en el numeral 4.1.5 de esta norma. Formato de capítulos, de acuerdo a lo estipulado en el numeral 4.1.6 de esta norma. Cuadro de recursos para el proyecto. Cuadro de recursos por actividad. Cuadro de inversión por capítulo. Diagrama de barras o de Gantt con la ruta crítica definida. Flujo de inversión.
4.1.11 Línea Base para el Control del Proyecto
El programa del desarrollo de los trabajos aprobado por el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ es la Línea Base sobre la cual se efectuará el seguimiento y control del avance del proyecto, durante su ejecución. La Línea Base no se podrá alterar o modificar, salvo en ocasiones especiales que la Empresa autorice cuando existan las justificaciones del caso, modificaciones y/o adiciones al contrato.
4.2 CONTROL DEL PROYECTO
El ACUEDUCTO DE BOGOTÁ , realizará un control permanente al desarrollo de las actividades y la utilización de recursos durante toda la ejecución de los trabajos.
4.2.1 Utilización de software para control de proyectos
Para el seguimiento y control del proyecto se utilizará el software adecuado que permita alimentar, manejar y consolidar los diferentes parámetros de información de las actividades, avance del proyecto y control de los recursos propuestos y utilizados en cada actividad. De igual forma, permitirá comparar la Línea Base del proyecto con las proyecciones calculadas, de acuerdo a la alimentación del sistema conforme sean desarrolladas las actividades del proyecto.
El software utilizado deberá permitir la emisión de los reportes solicitados en este documento, los cuales deberán incluir entre otros:
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que contengan lo siguiente:
a. Formato donde se especifique el estado del tiempo por horas a nivel diario, determinando los periodos secos, llovizna, lluvia moderada y lluvia fuerte. b. Disponibilidad del equipo en obra y su estado actual (bueno, en reparación o varado).
Los anteriores formatos se solicitan para tener soporte en caso de prorrogas en tiempo del contrato.
4.2.6 Control de Recursos
Antes del inicio y durante la ejecución del proyecto el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ verificará que los recursos propuestos sean los adecuados y suficientes para el desarrollo normal de las actividades del contrato. Durante la ejecución, se controlará que el Contratista cumpla con la correcta utilización de los recursos previstos.
4.2.7 Control de requisitos de calidad
Cuando en los términos de referencia y/o el contrato para el desarrollo de los trabajos se exija al Contratista un Plan de Calidad, el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ verificará el cumplimiento de las actividades a desarrollar relacionadas con el cumplimiento de dicho Plan, como la realización de auditorias y la presentación, contenido y atención de informes.
4.2.8Control de pago
El ACUEDUCTO DE BOGOTÁ llevará un control y registro de los pagos efectuados por el desarrollo de los trabajos, en el cual se relacionarán, tanto los pagos como los correspondientes documentos soporte (reservas y disponibilidades presupuestales, cuentas, facturas, actas e informes), desde el inicio hasta la terminación y liquidación del contrato.
Se utilizarán los formatos que apliquen del Sistema de Gestión de Calidad de Interventoría del ACUEDUCTO DE BOGOTÁ.
4.2.9 Presentación de informes
Los informes de avance de las actividades del proyecto deberán permitir a la Empresa:
Consolidar o ampliar informes futuros. Revisarlos y actualizarlos de inmediato. Entender y valorar sin tardanza el efecto de un cambio. Establecer el criterio para la asignación y programación de recursos.
Harán parte de todos los informes, los formatos que apliquen del Sistema de Gestión de Calidad de Interventoría del ACUEDUCTO DE BOGOTÁ.
4.2.9.1 Informes semanales y quincenales
Para efectos de seguimiento y control a cargo de la interventoría directa o contratada respecto a la ejecución del contrato de obra, se debe presentar semanalmente un resumen por parte de los contratistas de obra y mantenimiento, que incluya el avance físico, cantidad de obra ejecutada, control de calidad, disponibilidad de los equipos, entre otros. Dichos informes serán evaluados en los comités de obra.
Las interventorías contratadas presentarán a la supervisión del Acueducto, en los comités de interventoría, un informe quincenal. En tales informes se presentará un resumen de los informes
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semanales de los contratos de obra y mantenimiento, con sus respectivos análisis y comentarios.
El ACUEDUCTO DE BOGOTÁ verificará la periodicidad y el contenido de los mismos. La Empresa podrá modificar la periodicidad en la entrega de los informes, cuando el proyecto presente condiciones especiales en su ejecución.
Para la presentación de informes, el responsable elaborará y diligenciará los formatos que indique el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ. Estos formatos deben tener el siguiente encabezado:
Actividad Técnica
Empresa Responsable
Empresa Interventora
Número del formato
Versión
Hoja: de
Y el siguiente pie de página:
Preparó Fecha Firma
Revisó Fecha Firma
Aprobó Fecha Firma
A estos informes deberán adjuntarse planos, fotografías y programaciones, y anexos aclaratorios cuando sean requeridos por el ACUEDUCTO DE BOGOTÁ.
El trabajo ejecutado en el periodo (semana o quincena). Lo programado para el siguiente periodo. La confrontación con la programación inicial. De presentarse atraso en la programación inicial, deberán explicarse las medidas y acciones a tomar con el fin de recuperar el atraso. Flujo de inversión total y a la fecha de corte. Los esquemas descriptivos son obligatorios. Pueden ser reducciones a tamaño del informe de los planos, sombreados con diferentes colores, indicando las diferentes actividades principales: por ejemplo: tramos en excavaciones, tramos en instalación de tubería, tramos en rellenos, pozos en excavaciones, pozos en construcción, pozos terminados. Control de persona.l Control de recursos.
4.2.9.2 Informes mensuales
Los informes mensuales de avance deberán contener la información técnica, administrativa y financiera del avance del proyecto. Deberán estar acompañados de gráficos, cuadros, fotografías, análisis y comentarios sobre el desarrollo de las actividades del proyecto y, en general, del contrato. De igual forma, se deben presentar los siguientes anexos:
Formato de actividades. Diagrama de barras o de Gantt por capítulos con el porcentaje de avance de cada uno a la fecha de corte. El trabajo ejecutado en el período de corte. Lo programado para el siguiente periodo. La confrontación con la programación inicial. De presentarse atraso en la programación inicial, deberán explicarse las medidas y acciones a tomar con el fin de recuperar el atraso. Flujo de inversión total y a la fecha de corte. Los esquemas descriptivos son obligatorios. Pueden ser reducciones a tamaño del informe de los planos, sombreados con diferentes colores, indicando las diferentes actividades principales, por ejemplo: tramos en excavaciones, tramos en instalación de tubería, tramos en rellenos, pozos en
