resumen auditoria, Ejercicios de Relaciones Laborales y Recursos Humanos

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AUDITORIA (UGR)

RESUMEN AUDITORIA DE RRHH

AGUILERA, JAVIER 16-

Auditoria de las relaciones laborales

Tema 1 Aspectos generales de la auditoria de recursos humanos

Capital humano: Conocimientos, habilidades y destrezas, valiosos y específicos, que los empleados poseen y aplican en sus puestos.

Departamento de recursos humanos: Área de gestión empresarial responsable de las decisiones y acciones que afectan a la relación entre la empresa y los trabajadores. Debe contribuir a la formulación y consecución de los objetivos de la empresa, tomando decisiones para conocer, obtener, desarrollar, utilizar, evaluar, retener o prescindir de los perfiles y cantidades correctas de trabajadores (eficiencia económica y social)

Principales procesos:

-Análisis y diseño de puestos de trabajo: Conocer el contenido de los puestos y los requerimientos para su correcta ejecución.

-Planificación de recursos humanos: Determinar las necesidades de personal según los objetivos y estrategias y si se dispone de dichos recursos humanos.

-Cobertura de las necesidades de recursos humanos: Dotación de personal, basado en reclutamiento, selección y orientación y asignación a los distintos puestos.

-Aumento del potencial humano: Mediante la formación, incrementar sus capacidades y habilidades, y la planificación de carrera, desarrollo del individuo a medio plazo para ahorrar en costes en la organización.

-Evaluación de los recursos humanos: Seguimiento del empleado y realizar un reconocimiento de las diferencias individuales para ascensos, traslados, formación y retribución.

-Retribución y motivación de los empleados: Retribuir al trabajador valorando el puesto y las contribuciones del trabajador.

-Gestión de la salud e higiene en el trabajo: Para tener una fuerza laboral saludable, centrándose en los accidentes y enfermedades físicas y psicológicas.

-Comunicación interna: Intercambio de información entre la dirección y el personal de la empresa para contribuir con eficiencia sus objetivos. Puede ser formal, vertical u horizontal, o informal.

-Afianzamiento de la cultura empresarial: Conjunto de elementos intangibles compartidos por los miembros de una organización, valores, creencias, que regulan su comportamiento interno y definen una forma de ser.

-Gestión estratégica de los recursos humanos: Tener en cuenta el componente humano para formular las estrategias empresariales.

Orientaciones:

Administrativa: Departamento de personal (gestión de nóminas, control de personal…). Recursos cuyo coste minimizar.

A las relaciones laborales: Departamento de recursos humanos (tratamiento de conflictos, negociación de condiciones,…). Recursos a optimizar.

Enfoque estratégico: Departamento estratégico de recursos humanos (visión proactiva,

Planificación y elaboración del programa: Planificación, presupuestación,…

Recopilación de información: Solicitar al personal información para la auditoria.

Estudio de la información/ejecución de pruebas: Constatación de hechos mediante pruebas de verificación, documentación,…

Emisión del informe: Requiere una revisión de control interno de calidad antes de su entrega.

-Las auditorias contables y medioambientales son obligatorias y han de ser relizadas por un auditor externo.

-Buen auditor: Escepticismo sano, formación variada, inteligencia relacional y emocional, perspicacia empresarial e integridad profesional.

-Estructura del equipo auditor:

Auditor del máximo nivel (socio): Relaciones con el ápice estratégico, responsable último y el que emite el informe.

Auditor de nivel alto (manager): Relación con directivos medios y controla la calidad y planificación del trabajo.

Auditor jefe de equipos (senior): Relación con empleados y responsable del trabajo de campo.

Ayudante y becarios: Tareas rutinarias y dirigidos por los jefes de equipos.

-Planificación: Fijación de los objetivos, definición de estrategias, políticas y planes, establecimiento de la organización y revisión del rendimiento y la retroalimentación.

-Programas de trabajo: Relacionan las actividades a realizar con los papeles de trabajo, las personas que intervienen en las actividades y los tiempos para cada paso. Pueden ser utilizados como instrumentos de control del grado de realización de los trabajos.

-Presupuesto: Debe contener el número de personas que intervendrán y su categoría, las horas de cada persona y su coste, otros costes, impuestos a aplicar y la forma de pago.

Tema 4 Técnicas y pruebas de auditoría

-Las técnicas son los métodos, procedimientos y recursos que sirven para enjuiciar a la empresa auditada y emitir una opinión justificada.

-Las formas de obtener evidencias son mediante pruebas que pueden ser:

Físicas: Mediante observación de procesos u objetos.

Documentales: Mediante el análisis de documentos escritos.

Testimoniales: Mediante entrevistas, encuestas o declaraciones.

-Según Urías Valiente (1987) las pruebas son el estudio general de la empresa

(conocer el la empresa para planificar la auditoria), el cotejo de información (verificar los registros o hechos), el análisis (de la información), la investigación (en encuestas o de forma oral), la observación, la comprobación (de documentos), la inspección física, la confirmación (con un tercero ajeno), el recálculo (repetir los cálculos para verificarlos), la estimación (verificación de la razonabilidad de una cifra), la certificación, la declaración de autoridades de la empresa y las pruebas selectivas (obtención de conclusiones para la verificación total).

-Ratios: Se usan en el análisis, relacionando dos cifras y reduciendo así el peligro de manipulación de las cifras absolutas. Reglas para su uso (Lorig Miró), como la disposición de las magnitudes, la corrección del efecto inflación y la estacionalidad y las normas de comparación con patrones.

-Patrones: Los ratios se comparan con patrones de medida. Estos pueden ser internos (propios de la empresa), históricos o previsionales; externos (de otras empresas) o mixtos (internos y externos).

-Características requeridas y uso de las pruebas: Las características deseables que debe unir una prueba son la suficiencia de información, que esta sea adecuada y pertinente y que sea fiable.

-Uso de herramientas estadísticas: Se usan tanto as herramientas descriptivas tradicionales como técnicas multivariantes como el análisis de componentes principales, el análisis factorial, el análisis cluster, el análisis determinante, la regresión múltiple y la regresión logística. Demás se pueden usar series temporales para datos medidos con intervalos regulares de tiempo.

-Papeles de trabajo: Es la forma de documentar las pruebas realizadas para facilitar su organización y supervisión, servir de base para los informes finales y facilitar futuras auditorias. Su contenido es el encabezamiento (tipo de trabajo, empresa…), identificación del interventor en el trabajo, fuentes de información y alcance del trabajo, explicación del trabajo e información sobre hechos importantes, y conclusiones y firma del responsable.

Tema 5 Informes de auditoría

-Elementos que componen un informe: Nombre del destinatario y empresa auditada, objeto auditado, párrafo de alcance del trabajo realizado y limitaciones, párrafo de opinión del auditor, párrafo de salvedades, fecha del informe y firma e identificación.

-EL informe debe ser comprensible, riguroso, claro y actual, y tener un carácter constructivo, usando construcciones gramaticales y palabras sencillas, respetando los signos de puntuación y un orden de exposición lógico y evitando redundancias.

-Tipos de informe:

Según el contenido puede ser sin salvedades (sin circunstancias limitantes), con salvedades (con circunstancias limitantes), con opinión adversa (con errores en los documentos auditados) y con opinión denegada (no se puede emitir una opinión debido a las grandes limitacione).

Según la extensión puede ser corto (opinión global) o largo (expone todo).

competencias distintivas internas.

Ventajas competitivas: Son características diferenciadoras que permiten obtener resultados por encima de la media, como el acceso a canales de distribución, menores costes o diferenciación del producto.

-Opciones estratégicas: Las estrategias sueles estar orientadas al liderazgo en costes, la diferenciación del producto o a la alta segmentación.

Tema 7 auditoria de reclutamiento, selección y formación de RRHH

-Objetivos: Son evaluar los métodos de reclutamiento empleados, analizar los procesos de selección y el grado de preparación de la acogida e integración y enjuiciar los esfuerzos en formación en relación a las necesidades reales y al desarrollo de los empleados.

-Reclutamiento: ES la actividad que pretender buscar candidatos potenciales para cubrir necesidades de personal. En la actualidad es un concepto dinámico y proactivo donde la empresa toma la iniciativa. Este poder ser:

Según se previsión, planificado (búsqueda premeditada y prevista) o urgente (de forma imprevista debido a la necesidad apremiante de candidatos).

Según la fuente que utiliza puede ser interno (candidatos de la organización) o externo (candidatos del exterior de la empresa).

El reclutamiento interno es más rápido y económico, con mayor índice de validez y seguridad, pero conlleva a luchas internas, endogamia…

El reclutamiento externo aprovecha formación de otras empresas y renueva los recursos humanos, pero es más caro, menos seguro,…

Employer branding: Sirve para atraer y retener el talento mediante la creación de una marca de buen empleador.

Las nuevas tendencias de reclutamiento se orientan a internet y al reclutamiento 2.0.

En la evaluación del reclutamiento se ha de revisar su grado de planificación, las fuentes de reclutamiento y el coste, la cantidad y calidad de los empleados en dicho método y su rapidez.

-Selección: Mecanismo para decidir la contratación o no de candidatos al puesto. Este proceso debe ser claro, afín y uniforme con la política de la empresa, coherente, flexible y ser conocido por los interesados. Las herramientas más comunes son las fichas de solicitud, los test sobre capacidades y aptitudes personales, las pruebas profesionales,…

Las técnicas de selección deben ser fiables y validas en relación al puesto, pudiendo esta última ser de contenido (relaciona el puesto con las actividades o conocimientos necesarios) o empíricas (evidencia estadísticamente la relación entre el método de selección y el desempeño del puesto).

Para evaluar la selección hay que analizar las últimas incorporaciones y ver si cumplen las expectativas. Puede ser mediante el nivel de planificación, del análisis de puestos, de las fuentes de reclutamiento…

-Inserción y socialización: Se basa en la integración (aprender conocimientos, reglas de trabajo,…) y socialización (aprender valores, comportamientos propios de la empresa…) del nuevo empleado en la empresa. Sus fases son la información general de la empresa, información sobre la división o departamento, orientación por el supervisor. Es común establecer un período de pruebas en la etapa de acogida.

Se debe evaluar la existencia de un programa de integración y su idoneidad, informes sobre periodos de prueba y ratificaciones o extinciones de contrato.

-Formación: Las necesidades de formación pueden ser internas (necesidades personales de crecimiento del trabajador) o externas (necesidades no relacionadas con el trabajador). Indicios de falta de formación son la falta de calidad en un producto, accidentes de trabajo, rotación, desmotivación o absentismo… detectarlas es una responsabilidad compartida.

Las fases de la formación son la preparación, en la que se determinan las necesidades, objetivos y el programa; la implantación o ejecución, donde se escogen las técnicas, los contenidos y se imparte el conocimiento; y el control, en el que se verifica el cumplimiento de los objetivos y su eficiencia y se proponen mejoras para planes siguientes.

La formación se puede realizar en el lugar de trabajo mediante enseñanza directa, prácticas, rotación de puestos, o fuera del lugar de trabajo, mediante clases o cursos, conferencias…

La evaluación de los planes de formación puede ser cualitativa (métodos se ajustan a los objetivos y son eficaces) o cuantitativa (mediante ratios como la actividad de los formados, participantes, coste por persona,…).

Tema 8 Auditoria operativa

-Objetivos: Evaluación de los sistemas de control interno y registro de operaciones, analizar desviaciones de previsiones o presupuestos, analizar los métodos de trabajo,…

-Conceptos:

Productividad total: Cociente entre la producción total y el conjunto de factores usados.

Productividad parcial: Imputación de las distintas producciones a un factor concreto.

Métodos de trabajo: Las actividades que componen un trabajo concreto.

Tiempos de trabajo: Los tiempos y ritmos de trabajo correspondientes a una tare definida.

Flujogramas o cursogramas: Es la representación gráfica de un circuito o procedimiento con la ayuda de símbolos.

-Técnicas de representación de operaciones:

Hojas de procesos: Descripción del método de trabajo subdividido en sus partes elementales. Puede ser tipo material o tipo hombre, depende de si nos centramos en el material o el trabajador, y para métodos actuales o que se propongan.

Diagrama de operaciones de proceso: Se representan mediante símbolos las

bases y los tipos de cotización…

-Obligaciones en el orden fiscal: Coincidencia de los totales de los impresos 110 (resume las rentas, actividades profesionales pagadas y retenciones e ingresos de los trabajadores) y 190 (resume anualmente todos los perceptores de rentas del trabajo), que las dietas no excedan el máximo establecido por ley,…

-Cumplimiento de la norma SA 8000: Es una norma de gestión ética de los recursos humanos, dirigida a la dirección de la empresa. Sus elementos normativos son: La empresa debe cumplir con la legislación nacional y cualquier otro derecho aplicable, incluyendo la responsabilidad social sobre derechos laborales básicos, seguridad e higiene, niveles de remuneración,..

-Pruebas de auditoría: Nóminas, entrevistas con los abogados, revisión de los saldos contables y declaraciones de IRPF,…

Tema 11 Auditoría de la estructura formal y de las comunicaciones

-Objetivos: Analizar la evolución de la estructura de la empresa, revisar las funciones yamplitud del tramo de control, evaluar el diseño estructural,..

-Conceptos y parámetros de diseño organizativo:

Eficacia organizativa: Grado de consecución de los objetivos.

Eficiencia organizativa: Conseguir los objetivos con el menor uso de recursos posible.

Span de control, tramo o ángulo de autoridad: Número de subordinados que un directivo control o supervisa.

Span de control operativo: Número de subordinados que dependen de los capataces.

Span de control ejecutivo: Número de subordinados que dependen del ápice estratégico.

Departamento: Área determinada que tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

Departamentalización: Agrupación en departamentos de actividades laborales que guardan relación y están conectadas de una manera lógica.

División: Departamento de gran tamaño, similar a un negocio independiente.

Diseño de puestos: División del trabajo y asignación a empleados concretos.

Mentor: Empleado que desarrolla, supervisa y responde de subordinados.

Organigrama: Representación gráfica de la organización.

Nivel: Escalones el organigrama.

Estructura alta: Muchos niveles jerárquicos y tramos de control cortos (ventajas: supervisión estricta, comunicación, ascendentes y descendente inmediatas, rápida, fácil promoción…; desventajas: Interferencia de los superiores en el trabajo, altos costes, muchos niveles de administración…).

Estructura baja: Pocos niveles jerárquicos y amplios tramos de control (ventajas: delegación de poder, políticas más claras, menores costes,…; desventajas: Sobrecarga de los superiores, dificultad de promoción,…).

Centralización: Grado de concentración de la autoridad.

Poder: Capacidad de ejercer la influencia.

Autoridad formal: Poder legítimo de las personas según su posición.

-Principios generales de administración (estructura):

Enfoque sociotécnico: Importantes interrelaciones entre la tecnología utilizada y el ambiente con las personas de la organización.

Enfoque contingente o situacional: Distintas estructuras que alcance la misma viabilidad y eficiencia.

Enfoque neoclásico: Interpreta los principios de Fayol de forma flexible.

Escuelas modernas: Interacción de la empresa con el entorno, del permanente cambio organizativo y la importancia organizacional.

Comunicación: Proceso por el cual una información es transferida de una fuente a un receptor con la intención de cambiar su comportamiento. Tipos:

Según su formalización, formal (establecida por la dirección y con fines organizativos) e informal (de forma espontánea entre miembros de una empresa).

Según los niveles que intervienen, descendente, ascendente, horizontal (miembros del mismo nivel) y diagonal (de distintos niveles y departamentos).

Según el método y canales empleados, jerárquicos tradicionales, participativos, de desarrollo de la cultura interna y para favorecer la retroalimentación.

-Pruebas de auditoría: Documentales (estudio del organigrama, análisis de manuales de procedimiento,…) y pruebas testimoniales (entrevistas a altos directivos y a mandos intermedios y trabajadores).

Tema 11 Auditoría del sistema de valoración del trabajo, evaluación del rendimiento y remuneración

-Objetivos: Evaluar la forma en la que se mide la dificultad del puesto y su traducción a términos económicos, y la adecuación del sistema retributivo.

-Sistema de retribución: Debe atraer y mantener a los trabajadores competentes y compensarlos por su esfuerzo y capacidades, permitir a los empleados cubrir sus necesidades económicas, motivarlos… Los principios que toda política retributiva debe cumplir son:

Uniformidad: Que no existan grandes diferencias dentro de una misma categoría.

Individualización: Papel de la retribución en base a los resultados.

Coherencia: Compensar por el esfuerzo propio y no del grupo.

Persistencia: Debe persistir en el tiempo.

Sistemas de escalas: Los mandos rellenan formularios sobre los subordinados que luego serán calificados en una escala gráfica.

Las limitaciones a estas técnicas son el efecto halo (extrapolar una calificación de una dimensión a otras del mismo individuo), efecto contraste (influenciar una evaluación por otra de otro empleado), recencia o novedad (mayor peso a las últimas acciones), sesgo de generosidad o severidad (según el carácter de evaluador) y el sesgo de tendencia central (juicios que no se alejen de valores promedios).

-Retribución variable: Depende de los resultados obtenidos. Transforma al empresario en asalariado (responsable de sus ingresos), asegura la equidad interna valorando el esfuerzo y ayuda a controlar los costes salariales.

Incentivos normalizables: Destajo (se remunera según el tiempo normal y el tiempo real invertido), sistema Taylor-Merrik, sistema Rowan y sistema Halsey.

Inventivos no normalizables: Comisiones, bonos anuales, opciones sobre acciones o incentivos por mérito.

Tema 12 Auditoría del clima laboral

-Objetivos: Gestionar el clima laboral y la satisfacción para obtener beneficio empresarial.

-Conceptos:

Clima laboral: Factor que influye en el rendimiento y la calidad.

Motivación: Orientación a una meta por la cual el trabajador satisface sus necesidades.

Satisfacción: Placer experimentado cando se cumple un deseo o necesidad.

Dimensiones del puesto que pueden ser origen de motivación: Retroalimentación, las habilidades requeridas (diversidad de tareas), autonomía frente a su trabajo, parte identificable del producto o servicio y la significación ante la sociedad.

Limitaciones del modelo de Hackman y Oldham: Satisfacción en algunas facetas y en otras no, individualidad de circunstancias satisfactorias o no según el trabajador y el hecho de que las necesidades varían y por lo tanto el grado de satisfacción.

-Teorías sobre motivación:

Teoría de la expectativa: Individuo motivado para realizar una meta, si la valora y puee ser alcanzada.

Teoría de la equidad o equilibrio de Adams: La motivación viene por la evaluación individual de la equidad y justicia de la recompensa recibida. Justicia: Recepción de acuerdo al esfuerzo realizado. Equidad: Comparación de la recompensa recibida con las de otros.

Teoría clásica o mecanicista: El incentivo que motiva al trabajador es la retribución económica.

Teoría de las necesidades de Maslow: Pirámide de necesidades ascendente (fisiológicas, seguridad, amor, estima, autorrealización).

Teoría del enriquecimiento de Hezberg: Satisfacción e insatisfacción no son conceptos opuestos (la reducción de la insatisfacción no produce satisfacción) y que los factores que generan satisfacción son distintos a los que generan insatisfacción. Existen dos grupos de factores: Higiénicos (extrínsecos), no producen satisfacción pero si insatisfacción, y motivacionales (intrínsecos), factores bajo el control del individuo como la labora que desempeña y la tarea que realiza.

Teoría de las 3 necesidades: Logro (superación y alcanzar éxito), poder (influir en los demás) y afiliación (mantener amistados y recibir afecto del grupo).

Teoría X: Los trabajadores son perezosos, rehúyen el trabajo, evaden la responsabilidad, necesitan ser controlados y no poseen iniciativa. Estilo de administración mediante controles externos impuestos al individuo.

Teoría Y: Las personas se esfuerzan y ven el trabajo como una actividad natural, aceptan responsabilidades, pueden automotivarse y autodirigirse y son creativas y competentes. Estilo de administración participativo y democrático.

Teoría Z: Trabajadores como protagonistas imprescindibles. Estilo de administración de compromiso total.

-Métodos de medición:

De forma indirecta: Analizando la evolución de variables relacionadas con la satisfacción.

De forma directa: Mediante encuestas al personal, entrevistas a una muestra de trabajadores o a la totalidad del personal.

-Análisis de la información: Interno, si se realiza comparándolo con la propia organización (de forma periódica) o externo, si se compara con otras empresas u organizaciones rivales.

Tema 13 Auditoría de la cultura organizativa

-Concepto: Conjunto de elementos intangibles compartidos por los miembros de una organización que definen su esencia e idiosincrasia. Estos elementos constituyen tradiciones, permiten interpretar, aglutinan, proporcionan energía social, regulan el comportamiento interno y proporcionan identidad.

La identificación puede ser natural (individuo atraído por esos valores), provocada (por los procesos formales de socialización) o interesada (surgen por interés).

La cultura viene establecida por la misión, la visión y los valores.

-Niveles de manifestación:

Nivel superficial: Son los elementos visibles y asumidos de forma consciente. Símbolos, ritos, perfil de personalidad de los directivos y el estilo de comunicación interna y externa

Nivel intermedio: Elementos intangibles que subyacen bajo las manifestaciones externas, que pasan de ser individuales a ser del grupo. El clima (ambiente en el que se desarrolla el trabajo) y los mitos (historias de la organización).

Nivel nuclear: Aspectos que la organización considera que están bien o mal sea en el