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Tema 2: Análisis y diseño del puesto de trabajo.
Análisis de Puesto de Trabajo : es el proceso a través del cual la empresa recopila y analiza información sobre el puesto de trabajo con la intención de identificar las tareas, obligaciones y responsabilidades del mismo, de forma que sirvan para establecer el perfil de persona que debería ocuparlo.
Los puestos de trabajo están formados por tareas o funciones, obligaciones y responsabilidades. Las tareas son los elementos básicos del trabajo; las obligaciones están formadas por una o mas tareas que constituyen una actividad significativa en la realización de un trabajo: la responsabilidad esta definida por una o varias obligaciones que identifican y describen el fin principal o la razón de ser del trabajo.
Proceso de realización del análisis de puestos: ETAPA 1: OBJETIVOS DEL ANALISIS. Identificar la información que se desea obtener y la forma de hacerlo. Tendremos que tener claro cual es el propósito del ATP y, en función de ello, recopilar toda la información básica relevante sobre las actividades propias de cada puesto como los organigramas, descripciones de puestos anteriores… El propósito del APT es dar respuesta a:
• ¿Qué tareas físicas y mentales leva a cabo el empleado?
• ¿Cuándo debería terminarse el trabajo?
• ¿Dónde deberá llevarse a cabo el trabajo?
• ¿Cómo realiza el trabajo el empleado?
• ¿Por qué se hace el trabajo?
• ¿Qué cualidades son necesarias para llevar a cabo el trabajo?
El APT ofrece un resumen de los deberes y las responsabilidades de un trabajo, su relación con otros puestos, los conocimientos y las habilidades que requiere, y las condiciones laborales en las cuales se lleva a cabo.
ETAPA 2: DELIMITACIÓN DEL ANÁLISIS
Seleccionar los puestos representativos que se analizan, el momento en el cuál se va a llevar a cabo el análisis y las personas que se encargan de ello. En esta etapa hay que dar respuesta a:
• ¿Qué puestos se van a analizar? Tendremos que acotar que puestos de trabajo vamos a analizar
• ¿Cuándo se hará el estudio? Normalmente cuando se crea la organización se debería llevar a cabo
el primer análisis de puestos. También si se producen cambios o se crean nuevos puestos.
• Cuando se crea una empresa y el ATP se realiza por primera vez
• Cuando se crean nuevos puestos
• Cuando los puestos cambian de manera significativa como resultado de la aplicación de
nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.
• ¿Quién lo realizará cada empresa debe tomar la decisión que considere mas conveniente al respecto.
Lo más habitual es una persona del departamento de RRHH
ETAPA 3: ANÁLISIS DE PUESTOS
Se trata de reunir datos sobre actividades laborales, conductas requeridas por los trabajadores, condiciones laborales y las características y capacidades humanas necesarias. Es importante repasar las infamación con las personas que ocupan el puesto para corregir errores y confirmar los datos y su utilidad. Para reunir los datos la empresa dispone de varias fuentes de información
A. Entrevistas : se obtiene información directa sobre el trabajo. Tipos de entrevistas: individuales, de
grupo o con el supervisor. Ventaja: la información se puede conseguir de forma fácil y detallada, permite trato personal. Es una técnica muy flexible que se ajusta a los objetivos concretos y compaginar con otras técnicas. Inconvenientes: elevado coste, tiempo, necesidad de formación y experiencia de los analistas, posible distorsión de la información.
B. Observación : observar al trabajador en el desarrollo de su trabajo y registrar las características. Es
preciso dejar un tiempo prudencial para que el ocupante del puesto se acostumbre a la presencia del
analista y trabaje como es habitual. Es una fuente lente y costosa. Los datos son directos y objetivos y útil para reforzar la información obtenida por otras fuentes.
C. Diarios o bitácoras: el registro que lleva el trabajador a intervalos regulares de las actividades que
realiza y la cantidad de tiempo que dedica a cada una de ellas. Método costoso para el empleado
D. Cuestionarios : el trabajador responde a una serie de preguntas sobre las necesidades del trabajo en
cuanto a conocimientos, habilidades, obligaciones y responsabilidades. Se valora encada pregunta la importancia del trabajo y su frecuencia. Existen cuestionarios estándar publicados o disponibles en Internet como PAQ, MPDQ, F-JAS… Otros tipos son: cuestionario estructurado, que facilita la tabulación e interpretación de los resultados pero limita la respuesta del encuestado; cuestionario abierto, que requiere capacidad comunicativa escrita del encuestado de forma que describa la realidad del puesto y cuestionarios mixto, incluye ítems abiertos y cerrados eliminando los inconvenientes de los dos cuestionarios anteriores. Es una técnica rápida y económica que permite estudiar varios puestos a la vez a un coste bajo. Su dificultad es la preparación y comprobación del cuestionario.
E. Grupos de expertos : se recoge la opinión de un grupo de personas especialistas. Permite obtener
detalles y prospectivas que no se habrían logrado de otro modo, aunque es lento y costoso.
La empresa tiene técnicas que le permitirá llevar a cabo el análisis de la información:
A. Análisis de inventario de tareas, haciendo uso de unos cuestionarios establece una clasificación de
tareas. Es una técnica utilizada para definir conocimientos, habilidades y aptitudes necesarias para realizar correctamente el trabajo. Tres etapas:
A.a.Entrevistas: desarrollar un listado de tareas y descripciones especificas.
A.b.Encuestas: compuestas por definiciones de tareas y escalas de clasificación
A.c.Generación de una tarea mediante la matriz CHAs para realizar cada tarea con existo.
Ventaja: método sistemático y usa cuestionarios personalizados.
B. La técnica de incidentes críticos: en la que para cada tarea o dimensión del trabajo se identifican
aquellos incidentes de comportamiento que son negativos para alcanzar el rendimiento deseado. Cuatro pasos:
A.d.Creación de dimensiones: identificar las dimensiones-características sencillas del
rendimiento.
A.e.Creación de incidentes: para cada dimensión se plantean los incidentes críticos del
comportamiento.
A.f.Traslado de incidentes
A.g.Asignación de valores de eficacia
Proporciona una descripción del comportamiento de trabajo.
C. El cuestionario del análisis de posiciones : se hace una clasificación de los elementos del trabajo en
función de varias escalas. Consta de 194 elementos distintos y utiliza escalas de 5 puntos para determinar el grado en que cada componente o elemento del trabajo esta implicado en la realización de una determinada tarea. Los componentes de agrupan en 6 apartados:
A.h.Entrada de información: donde y como se obtiene la información.
A.i. Procesos mentales: razonamiento, toma de decisiones, planificación y procesamiento de la
información.
A.j. Producción de trabajo: actividades físicas, herramienta, instrumentos
A.k.Relación con otras personas
A.l. Contexto del trabajo: social y físico.
A.m. Otras: Actividades, condiciones y características.
Una vez diseñado el puesto la empresa deberá revisarlo y plantearse alternativas para mejorarlo para lograr la eficiencia absoluta y la satisfacción del trabajador. Hay una serie de técnicas:
A. Técnicas para el puesto con un bajo nivel de especialización:
Cuando los puestos no están especializados se podrían introducir modificaciones a través de simplificación del trabajo. El trabajo puede dividirse en tareas simples y repetitivas, que permiten especializarse, lo que hará que el trabajador sea más eficiente en el desempeño de su puesto. Problema: rutinario y monótono.
B. Técnicas para puesto de alto nivel de especialización:
• Rotación de puesto : ir cambiando de un puesto a otro. Reduce la monotonía. Beneficia a la
empresa porque sus trabajadores se hacen competentes en mas de un puesto de trabajo y al trabajador le proporciona crecimiento personal
• Ampliación del trabajo : aumenta las tareas o funciones que corresponden a un puesto, en
sentido horizontal. Reduce la monotonía
• Enriquecimiento del trabajo : añade nuevas tareas al trabajo. Aumenta la responsabilidad,
autonomía y control del mismo. Incrementa en el nivel de satisfacción del trabajador. Supone también una ampliación en sentido vertical.
• Diseño del trabajo en equipos : equipos autónomos de trabajo, que desempeñan labores y tareas
dentro de una amplia gama de responsabilidades.
C. Técnicas asociada con la flexibilidad
Capacidad de adaptarse rápidamente y de forma adecuada a los cambios del entrono. Las empresas tuene que establecer mecanismos que ayuden a flexibilizar los puestos de trabajo.
• Trabajadores eventuales : trabajadores contratados para resolver necesidades temporales de
trabajo o para hacer tareas que no forman parte de las actividades principales. Tipos:
• Trabajadores temporales: ocupan cargos de personas que están de baja o que se contratan
para aumentar la producción en los picos de demanda (ETT)
• Trabajadores a tiempo parcial: jornada laboral reducida. Se contratan en función de sus
necesidades.
• Contratación externa: proceso mediante el cual los empresarios transfieren trabajos
rutinarios o periféricos a otras empresas, que se especializan en ello, siendo mas eficaces. Se subcontrata trabajo que no es necesario para la empresa mejorando la calidad y ahorrando costes.
• Trabajadores autónomos o trabajadores independientes: desarrollan relaciones laborales
o directamente con el empresario. Utilizan sus propias herramientas y determinan sus condiciones de contratación.
• Estudiantes en practicas: trabajan a tiempo completo o parcial, durante un periodo corto
de tiempo para adquirir experiencia laboral. Pueden recibir o no un salario. Unas veces la empresa busca personal joven para formarlo otras solo sirven de apoyo a los trabajadores.
• Horarios de trabajo flexible : modificar el horario de forma que el trabajador tenga mas
flexibilidad a la hora de entrar y salir del trabajo.
• Horas de trabajo flexible: acuerdo laboral que otro ha a los empleados el control de un
horario laboral diario. Hay un intervalo de horas en el que todos los trabajadores deben estar en su puesto y un margen de horas en el que se puede elegir.
• Semanas laborales comprimidas: hacen que se acorte el numero de días laborales por
semana, aumentando el numero de hora trabajadas por día.
• Puestos de trabajo impartido: acuerdo por el que dos empleados que trabajan media
jornada ocupan un puesto que estaría a cargo de un solo empleado a tiempo completo.
• Teletrabajo: trabajar en casa, manteniendo el contacto a través de teléfono, fax, correo…
permite contratar a trabajadores cualificados que de otra manera no podrían ofrecer sus servicios. Reduce el coste.
D. Reingeniería:
Reconsideración fundamental y el diseño radical de los procesos de la empresa para logar mejoras transcendentales en las medidas básicas de desempeño como el coste, calidad, servicio, rapidez. La empresa rediseña de forma radical el trabajo para organizarse a través de procesos en lugar de por departamentos funcionales. La organización del trabajo se hace en torno a resultados. Le reingeniería afecta a la descripción de puestos de trabajo: los limites del puesto se diluyen en medid que todos los miembros del equipo pasan a responsabilizarse de todo el proceso y no solo de una parte.
