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TEMA 3 PROCESOS BÁSICOS
Son procesos básicos en primer lugar, porque son dos procesos que se realizan con carácter previo a la incorporación del personal a las organizaciones y, por otro lado, estos procesos van a condicionar de alguna manera al resto de los procesos (no podremos hacer una correcta selección si no sabemos a quien tenemos que seleccionar, para hacer una correcta retribución tendremos que hacer una valoración del rendimiento…).
GESTIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO Y ANÁLISIS DE PUESTOS
Esta planificación está dentro de la general de la empresa, la planificación estratégica.
Este proceso de planificación se define como un proceso de elaboración e implantación de planes y programas por el que una empresa se asegura el número suficiente de personas con la cualificación necesaria, en los puestos adecuados y en el momento oportuno, para hacer las cosas más útiles económicamente.
El proceso empieza una vez que identificamos cuales son los objetivos de la compañía con sus requerimientos mínimos: sabremos como será la plantilla mínima con la que tiene que funcionar la organización.
Este proceso se compone de una sucesión de etapas:
INICIO DEL PROCESO: marcarse cuales son los objetivos del propio proceso de planificación. No es lo mismo hacer la planificación de la plantilla al abrir la organización, por añadir un nuevo departamento… (Necesitaríamos distintas técnicas para manejar distintos procesos).
ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL: sabemos que gente necesito, que tipo de personas tengo, que habilidades, que capacidades. Esta demanda viene condicionada por una serie de factores: o Factores externos: están en el exterior de la organización y, por tanto, son difíciles de controlar, son difíciles de predecir a corto plazo y también es complicado evaluar sus consecuencias a largo plazo. o Factores organizativos: por todo aquellos que hace referencia a como la organización responde a esos cambios del entorno. (Ej: Lanzamiento de una nueva actividad => una de las formas de responder a un cambio en la competencia…) o Aspectos Laborales: referidos a las condiciones de trabajo de las personas. (Yo necesitaré más o menos personas en función del número de bajas que tenga, el número de jubilaciones…).
*Disponemos de distintas técnicas para poder aproximar esos cambios que realizaremos en la organización (Técnicas de previsión):
o Cuantitativas: (matemáticas) Son más objetivas que las cualitativas pero tienen dos problemas básicos: dependen mucho de datos históricos, por lo tanto si no tenemos datos no las podremos utilizar o serán menos adecuadas (las relaciones entre variables no tienen por qué mantenerse estables). Además, estas técnicas fueron diseñadas en los años 60, en aquel momento (grandes industrializaciones) funcionaban bien porque respondían a un contexto determinado pero en el contexto actual pueden carecer de cierta falta de validez. En estas técnicas la opinión externa si que afecta.
Ejemplos de técnicas: Análisis de dependencias, análisis de razón, diagrama de dispersión, proyección de tendencias, regresiones…
o Cualitativas: (opiniones) Son altamente subjetivas.
Ejemplos de técnicas: Técnica Delphi. Grupo nominal (ambas técnicas son dinámicas de grupo).
También es importante en esta etapa el análisis de la oferta:
o La oferta interna: no nos llega con saber que capacidades, habilidades, recursos… está empleando la persona, de alguna manera, también tenemos que calcular su potencial. Esto lo analizamos, por ejemplo: mediante un organigrama, el análisis de matrices de transición (hace exponer todas las categorías de la organización e intenta ver como se han movido los trabajadores entre esas categorías), el gráfico de sucesión… o La oferta externa
PLANTILLA BÁSICA: puede estar: ajustada (numero ideal de trabajadores), excedente (demasiados) y (pocos). o Cuando la plantilla es excedente , podemos acometer reducciones salariales, poner a trabajar menos horas, compartir puestos de trabajo, jubilaciones anticipadas, ofrecer salidas incentivadas o, en última instancia, despedir. o Cuando la demanda excede a la oferta ( pocos) : formación, reclutamiento, subcontratación, horas extraordinarias. o El hecho de que la plantilla este ajustada no significa que no necesite ajustes, pues en la organización ocurren cosas que no podemos predecir (alguien se jubila, una defunción, sustituciones, despidos, permisos…).
Se analizará mediante la entrevista:
- Tres tipos: o Individual con un ocupante del puesto o Individual con supervisores del puesto o Grupal con varios ocupantes del puesto.
- Ventajas: o Datos ocultos con otros métodos. o Información complementaria
- Inconvenientes: o Tergiversación de la información (Malinterpretación, Exageración)
Puede analizarse también mediante el cuestionario :
- Tres tipos: o Abierto o Cerrado o Mixto
- Ventajas: o Rapidez y eficiencia o Económico
- Inconvenientes: o Diseño y validación lleva gran cantidad de tiempo y dinero. (si no se invierte el suficiente tiempo en estructurar el cuestionario y se recogen errores, el cuestionario no serviría para nada… Puede analizarse mediante la observación: o Adecuada para puestos de carácter manual. o No es útil en puestos de actividad cognitiva y en puestos con actividades esporádicas importantes. o Hay que cuidar la creatividad (hay que tener cuidado de como se observa (no intimidar…) o Se suele utilizar simultáneamente con la entrevista. o Ventaja: es muy objetivo o Inconveniente: es muy caro. Puede analizarse mediante los diarios de trabajo: o Es útil cuando no se tiene información previa. o Es un primer acercamiento o Ventaja: aquellos puestos que no podíamos analizar por la observación, sí los podemos analizar mediante este método. o Inconveniente: no es 100% fiable (puede estar obviando cosas, exagerando…) Puede analizarse mediante técnicas de expertos.
Una vez que obtenemos toda la información de que se hace en cada puesto de trabajo, hay que procesarla. Las principales técnicas: Inventarios de trabajo: (realiza una clasificación de tareas, de conocimientos y de aptitudes necesarias para el puesto de trabajo). Técnica de incidentes críticos: de todos los puestos de trabajo se saca la misma información y para cada una de esas dimensiones se crean incidentes que pueden determinar el rendimiento. Análisis de posiciones: clasificaciones de puestos de trabajo en base a diferentes escalas ya creadas. Estudios de métodos y movimientos Plan HAY: vas recogiendo y homogenizando la información de manera que metes los datos en una misma escala planteada o diseñada por los autores del sistema.
- Descripción y especificación del puesto Descripción: que se hace, donde… Nos permite identificar todas las tareas, obligaciones y responsabilidades del puesto de trabajo. No existe un mismo documento valido para todas las organizaciones (ni siquiera existe un documento mas valido que otro).
El documento tiene que tener tres tipos de información: identificar correctamente el puesto, debe de tener una correcta identificación de las responsabilidades y finalmente, debe de recoger también las obligaciones:
- La identificación nos permite saber exactamente donde esta el puesto en la organización (titulo del puesto, supervisor, fecha del análisis…)
- El resumen del puesto nos da la naturaleza general del puesto, enumerando las funciones o actividades principales pero, aunque sea un resumen, tiene que identificar las actividades básicas y las secundarias.
- Las relaciones
- Recoger las responsabilidades y deberes del puesto analizado.
- La autoridad
- Los criterios de desempeño
- Las condiciones de trabajo y ambientales
- Las especificaciones del puesto: que características personales debe de tener la persona que ocupará el puesto, cuales son los requisitos mínimos…
