¡Descarga Métodos para la planificación, programación y control de actividades: el método PERT - Pro y más Apuntes en PDF de Relaciones Laborales y Recursos Humanos solo en Docsity!
TEMA 4: MÉTODOS PARA LA PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y
CONTROL DE ACTIVIDADES
**1. Introducción
- Principios básicos del pert
- Formación de las redes
- Tiempos de las actividades
- Holguras de las actividades y camino crítico.
- El control de proyectos mediante el método Pert**
1. INTRODUCCIÓN
La planificación y programación de proyectos complejos, sobre todo grandes proyectos unitarios no repetitivos, comenzó a ser motivo de especial atención al final de la Segunda Guerra Mundial, cuando se difundió el gráfico de Gantt. Hasta finales de los cincuenta, ésta fue la única herramienta que se tenía. En esta época, la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de los Estados Unidos de América, en colaboración con la Lockheed (fabricantes de proyectiles balísticos), y la Booz, Allen & Hamilton (ingenieros consultores), se plantean un nuevo método para solucionar el problema de planificación, programación y control del proyecto de construcción de submarinos atómicos armados con proyectiles “Polaris”, donde se tenían que contratar 250 contratistas principales y más de un millar de subcontratistas. En julio de 1958 se publica el primer informe del programa, al que denominan Programme Evaluation and Review Tecnique ( PERT Técnica de Revisión y Evaluación de Programas), decidiendo su aplicación en octubre del mismo año y consiguiendo un adelanto de dos años sobre los cinco previstos.
2. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL PERT
El sistema PERT es una representación gráfica de las operaciones necesarias para alcanzar un objetivo determinado. Se comienza descomponiendo el proyecto en una serie de actividades, entendiendo por actividad la ejecución de una tarea que necesita para su realización la utilización de uno o varios recursos (mano de obra, maquinaria, materiales, etc.) considerando como característica fundamental su duración. En el grafo PERT, las actividades se representan mediante arcos o flechas. La longitud de los arcos no tiene ninguna relación con la duración de las actividades, pero sí tienen dirección que indica el sentido del proceso de la operación. La duración de la actividad se indica con la cifra de su valor sobre la línea que representa.
Junto al concepto de actividad, el método PERT emplea el de etapa o suceso. El suceso representa una fecha en el calendario, un punto en el tiempo, que indica el comienzo o fin de una actividad específica del proyecto. No consume recursos y sólo indica el principio o fin de una actividad (o de un conjunto de actividades). Se suele representar mediante un círculo.
Se entenderá por suceso inicial del proyecto aquel que represente el comienzo de una o más actividades, pero no la terminación de ninguna (suceso 1 en la figura 1); igualmente el suceso final del proyecto será el que, representando la finalización de una o más actividades, no sea comienzo de ninguna otra (suceso 4 en la figura 1).
Cada actividad comienza y finaliza en determinadas etapas del proyecto. Así, pueden ser denominadas en función de las etapas en que comienzan y terminan. La actividad A puede denominarse (1,3) y la D (3,4).
3. FORMACIÓN DE LAS REDES
Una de las características que distinguen a los diagramas PERT es que su desarrollo se realiza en forma de redes, en las que los sucesos actúan de nudos. Así, mientras el diagrama de Gantt es fundamentalmente lineal, el PERT es reticular (figura 2)
Para la construcción del grafo PERT deben cumplirse una serie de condiciones: El grafo sólo tendrá un suceso inicial y otro final. El comienzo del proyecto y el final del mismo han de ser únicos; así, si por ejemplo, un proyecto comienza con la realización simultánea de varias actividades, todas ellas saldrán del suceso inicial. Toda actividad, a excepción de la que salga del suceso inicial o llegue al suceso final, tendrá, al menos, una actividad precedente y otra siguiente. Cualquier actividad representada en el grafo formará parte de un camino que comenzará en el suceso inicial y terminará en el final. Toda actividad ij llegará a un suceso de orden superior al que sale (i,j). En los caminos que configuran las actividades no existirán retornos. No podrán existir dos actividades que, teniendo el mismo suceso inicial, tengan el mismo suceso final, o viceversa. Dos actividades distintas no pueden tener la misma denominación. El modelo gráfico debe ajustarse al sistema real que trata de representar; es decir, la sucesión de arcos en el gráfico ha de coincidir con la secuencia de actividades en el proyecto.
Para respetar las precedencias entre actividades, en ocasiones es preciso recurrir al empleo de actividades ficticias. Estas no consumen tiempo ni ningún tipo de recurso, siendo su única finalidad resolver problemas de dependencia entre algunas actividades (figura 3)
Para representar correctamente las prelaciones entre las actividades del proyecto suele ser pertinente recurrir a una tabla de precedencias. En dicha tabla se indican, para cada actividad, cuáles son las actividades inmediatamente siguientes e inmediatamente anteriores.
Veamos todo lo expuesto hasta ahora con un ejemplo. Para la realización de un proyecto es necesario realizar 10 actividades. Las relaciones de precedencia entre las tareas son las siguientes:
Para comenzar la actividad D es necesario que previamente se hayan finalizado las actividades A, B y C. Sólo una vez concluidas las actividades B y C podrá iniciarse la actividad E.
Calculadas las duraciones de las distintas actividades, se puede comenzar a realizar la siguiente fase del método PERT. Esta fase consiste, por un lado, en el cálculo de los tiempos de las etapas que permitirán conocer la duración total del proyecto y, por otro lado, en la determinación de los márgenes de las actividades.
Para cada una de las etapas del proyecto se calculan dos tipos de tiempos: el tiempo early (TE) o fecha más temprana de una etapa es el tiempo mínimo necesario para alcanzar dicha etapa; es decir, es la fecha o momento (contado desde el inicio del proyecto) en que todas las actividades que terminan en dicha etapa han finalizado. Representa la fecha más temprana en que pueden iniciarse las actividades que parten de una determinada etapa. ¿Cómo se calcula?: para todas las actividades que terminan en la etapa j, el TE (j) de dicha etapa será la mayor de las sumas TE (i) + te(i,j) (figura 5). El TE de la etapa inicial, fecha de comienzo del proyecto, será igual a cero. El TE del suceso final nos indicará la duración del proyecto, o tiempo mínimo en el que se puede acabar el proyecto, en condiciones normales y sin acelerar la ejecución de las distintas actividades. el tiempo last (TL) de una etapa es la fecha más tardía en la que dicha etapa debe ser alcanzada para que el proyecto pueda ser concluido en el plazo fijado. Este plazo viene determinado por el tiempo early de la última etapa del proyecto (duración del proyecto). Si alguna actividad que finaliza en una etapa se termina después del tiempo last de dicha etapa, el proyecto entero se retrasará en la misma cuantía. ¿Cómo se calcula?: se comienza por la última etapa del proyecto, en la que el tiempo last coincide con el tiempo early. Para todas las actividades que parten de la etapa i, el TL(i) de dicha etapa será igual a la menor de las diferencias TL(j) - te (i,j) (figura 6). Retomemos el ejemplo considerado en la figura 4. Las duraciones de las actividades aparecen recogidas en la siguiente tabla:
Actividad A B C D E F G H I J
Duración 4 8 5 7 6 10 12 8 10 9
En la figura 7 aparecen los tiempos last y los tiempos early de cada etapa sobre cada uno de los vértices o nudos del grafo. La duración de las actividades aparece encima de cada uno de los arcos del grafo.
5. HOLGURAS DE LAS ACTIVIDADES Y CAMINO CRÍTICO.
Salvo el tiempo de la última etapa, que indica la duración total del proyecto, los tiempos de las etapas no proporcionan gran información para la gestión del proyecto. La importancia de éstos reside en que son indispensables para calcular las holguras o márgenes del proyecto.
La Holgura de una etapa es la diferencia entre el tiempo last y el tiempo early de dicha etapa y que nunca puede ser negativa. Si el margen de una etapa es cero ( TE = TL ), el suceso en cuestión deberá alcanzarse
necesariamente en una fecha determinada. Por lo que cualquier retraso en dicha fecha, provoca un retraso en la finalización del proyecto. Si el margen es positivo, se puede retrasar el proyecto hasta su tiempo TL, sin perjudicar la duración total del proyecto.
El margen u holgura de la etapa permite determinar el camino o caminos críticos de un proyecto. Un camino es una sucesión de actividades consecutivas que conducen desde la etapa inicial hasta la etapa final. En la figura 7 existen diversos caminos. A-D-G-J, B-D-G-J, C-D-G-J, etc.
Un camino será crítico cuando la suma de las duraciones de las actividades que lo forman es igual a la duración total del proyecto: representa el camino de duración máxima de todos los caminos existentes. Retrasar cualquiera de las actividades pertenecientes a dicho camino provocará un retraso en la finalización del proyecto.
El camino crítico debe tener como punto de referencias etapas con márgenes nulos, si bien esto es una condición necesaria pero no suficiente. En la figura 7 todas las etapas del camino B-E-G-J tienen márgenes nulos, pero no es un camino crítico porque su duración total es de 35 días y la duración total del proyecto es de 36 días. Por lo tanto, aún sobra un día.
Para determinar los caminos críticos hay que introducir dos nuevos conceptos: el margen u holgura total de una actividad y el margen u holgura libre de una actividad.
Si TL (j) representa la fecha en que, como muy tarde, se puede acabar la actividad ij y TE (i) aquélla en que se puede comenzar como muy pronto, entonces (TL(j) – TE(i)) será el intervalo de tiempo disponible para realizar dicha actividad, que tendrá que ser mayor o igual que la duración de la misma.
Si son iguales, cualquier retraso que se produzca en la actividad repercutirá en la duración total del proyecto, atrasando su finalización en el mismo número de días. Si el intervalo es superior a la duración de la actividad, disponemos de más tiempo para realizarla. Se denomina, por tanto, holgura total de la actividad, Ht (i,j), a la diferencia entre el intervalo disponible y la duración de la actividad.
Ht (i,j) = TL (j) – TE (i) – te (i,j) Si una actividad consume toda su holgura total, el camino al cual pertenece se volverá crítico, pues las actividades siguientes no podrán comenzar hasta el tiempo last de la etapa y cualquier retraso en la ejecución de las mismas provocaría una demora en la finalización del proyecto.
Todas las actividades críticas de un proyecto tienen una holgura nula. El camino crítico estará, por tanto, formado por actividades que tengan márgenes totales nulos. Es el camino de más larga duración existente en el grafo. No tiene por que ser el único, pudiendo haber varios en el mismo grafo (figura 9).
El margen u holgura libre, HL (i,j) es la parte del margen total que puede ser consumida sin perjudicar a las actividades siguientes. Representa el tiempo adicional del que se dispone para terminar una actividad sin afectar a las fechas de comienzo o terminación de las actividades posteriores. Se obtiene mediante la siguiente expresión:
HL (i,j) = TE (j) – TE (i) – te (i,j)
Las tareas inmediatamente anteriores a las que se están realizando (D, E y C) ya habrán finalizado. Las actividades siguientes (I, J) no habrán comenzado. Como vemos estos datos no se corresponde con lo programado. Con esta información construimos un nuevo grafo (figura 8). El grafo de control pone de manifiesto que la ejecución del proyecto marcha con cierto retraso. El camino crítico lo configuran ahora las actividades H e I. El responsable del proyecto deberá tomar las decisiones oportunas para finalizarlo en la fecha establecida en un inicio.
