VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL
Tipos documentales Valoración documental Disposición final
Libros contables
Estos son los que tienen valor
contable, administrativo, técnico,
legal y fiscal y se conservan
debido a que estos son requeridos
por las entidades de control, por
tal motivo se deben conservar.
Estos son los que tienen valor
contable, administrativo, técnico,
legal y fiscal y se conservan
debido a que estos son requeridos
por las entidades de control, por
tal motivo se deben conservar.
Estos son los que tienen valor
contable, administrativo, técnico,
legal y fiscal y se conservan
debido a que estos son requeridos
por las entidades de control, por
tal motivo se deben conservar.
Tienen valor contable, administrativo, técnico,
legal y fiscal, se conservan porque son un
requerimiento de las entidades de control.
El código de comercio dispone que los
empresarios deben conservar sus libros de
contabilidad ,correspondencia ,documenta
ción y justificantes concernientes al
negocio ,debidamente ordenados ,durante
seis años ,a partir del último asiento
realizado en los libros.
Nominas
La información laboral relacionada con la
nómina, son todos los documentos que se
generan durante la relación laboral e identifican
pagos realizados al trabajador o entidades a las
cuales se encuentra afiliado.
Tiempo de retención documental
recomendado: 80 años. Los primeros dos
años en el archivo de gestión y 78 años en
el archivo central de la empresa.
Informes
Contiene información de valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal y contable, por cuanto
informan los estados de la empresa.
Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico en su soporte
original, la conservación obedece al
cumplimiento de la Circular 003 de 2015 de
AGN.
Historias laborales
Son unidades documentales complejas, en su
interior hay afiliaciones a seguridad social,
memorandos, contratos, ascensos, entre otros.
Por ello tienen valores administrativos, fiscales,
técnicos, legales y/o contables.
Después de su última consulta se puede
conservar hasta 90 años
Contratos
Son documentos originales de carácter
administrativo, legal, fiscal y contable, ya que
sirve como testimonio ante la ley por que
justifica el gasto público, además de comprobar
que se recibió o proporciono un bien o servicio.
La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de
diciembre, recomienda guardarla durante
10 años.
Actas de juntas
administrativas
Estas se conservan porque allí se plasman las
principales decisiones que cambian el rumbo de
la compañía. Por eso tienen valor administrativo,
fiscal, legal y contable.
Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo de gestión se transfiere al
archivo central, se digitaliza con fines de
consulta, cumplido su tiempo en el archivo
central se transfiere al archivo histórico