EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
Presentado por:
Elsa Solano Mancilla
Profesora:
Edna Margarita Tinoco Rivera
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA,
Curso ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
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informe documental y gestion documental, Monografías, Ensayos de Biblioteconomía y Documentación
Contenido informe documental gestion documental
Tipo: Monografías, Ensayos
2020/2021
1 / 15
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EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
Presentado por: Elsa Solano Mancilla Profesora: Edna Margarita Tinoco Rivera SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, Curso ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Introducción Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. El presente informe sobre la “Administración Documental” tiene como finalidad exponer el paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de 5 documentos de diferente contexto.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas
1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: el número de registro la fecha el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referenci a Fecha Nº orden de salida Clase Anexos Destinatari o Asunto Día Mes
3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: único o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida) Ejemplos de registro de correspondencia:
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
- Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
- Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
- Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
- Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
- Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Registro de Correspondencia interna Recibida Rotación Folletos y Revistas Control de Documentos Contables Control de Correspondencia Interna Enviada Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación Aviso de Traspaso de Documentos DISTRIBUCIÓN La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional). En este proceso se desarrollan las siguientes actividades: Distribución de documentos internos enviados Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío. Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera: La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución. El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla única. Distribución y envío de documentos externos
Conclusión Al finalizar el presente trabajo se puede concluir que la eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto públicas como privadas, que en los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental. Por otro lado se pudo comprender que con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.