INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el
registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación
consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y
hora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas
Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas
que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen
información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual
servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.
Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar
su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia.
Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe
aparecer:
Número de registro
La fecha
El destinatario
Original: se envía al correo
Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación.
Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el
volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de
entrada y salida.
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
