MANUAL DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
YANIRIS MERCEDES BARROS
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Manual de Gestion Documental, Diapositivas de Derecho Documental
el manual de la Gestión documental, según la ley 594 de 2000 ley de archivo
Tipo: Diapositivas
2017/2018
1 / 11
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MANUAL DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
YANIRIS MERCEDES BARROS
⮚ INTRODUCCION
Nuestra empresa manejara un sistema integral de la información producida por la
misma con el objeto de facilitar su elaboración, utilización y conservación, reducir el
volumen de documentos innecesarios este proceso se lleva a cabo mediante la
ejecución de las operaciones y la formulación y elaboración e implementación de un
manual de gestión para cumplir los procesos documentales. Los cuales nos ayudaran
a mantener actualizado nuestro sistema.
⮚ JUSTIFICACION
En el manual de gestión se busca la Eficiencia y Eficacia en la búsqueda y
recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la
información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de
información y por consiguiente de respuesta.
⮚ FORMATOS Y CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS CODIGO (^) AREA CODIGO CARGO 1000 GERENCIA
1001 GERENTE
1002 SECRETARIA DE
GERENCIA
1100 DTO.
FINANCIERO
1101 CONTADOR
1102 AUXILIAR
CONTABLE
1200 DTO.
COMERCIAL
1201 MARKETING
1202 ASESOR
COMERCIAL
1300 DTO.
PUBLICIDAD
1301 DECORADOR
1302 SERVICIO AL
CLIENTE
1400 DTO. TALENTO
HUMANO
1401 PRESUPUESTO
1402 NOMINAS
1500 DTO. SERVICIOS
GENRALES
1501 SEGURIDAD
1502 MENSAJERIA
1503 AUXILIAR COCINA
1504 AUXILIAR BAR
⮚ ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
⮚ CLASIFICACION
DOCUMENTAL
⮚ CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS
⮚ TABLAS DE RETENCIÓN
⮚ CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Dependiendo de la tabla de retención la documentación que vamos a proyectar es la
siguiente:
- Hoja de vida - contrato de trabajo - Facturas – circular - Actas
- memorando – cartas - Certificados - Informes - resoluciones - Comprobante de
egreso - boletines - recibo de caja menor, entre otros.
⮚ VENTANILLA UNICA O UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
⮚ DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
⮚ DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS
⮚ ACTIVIDADES