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DEFINIZIONI ARCHIVISTICA GENERALE I
AFFARE o PRATICA
è un complesso di documenti prodotti (spediti, ricevuti, allegati, ecc.) da un ente, relativi alla trattazione di un oggetto specifico di sua competenza.
ALBO PRETORIO
è quell’albo che espone al pubblico atti ufficiali.
ALLEGATO
è un documento unito a un documento o a una pratica ♦ per prova; ♦ per chiarimento; ♦ integrazione di notizie; ♦ per memoria.
ANAI - associazione nazionale archivistica italiana
è un ente senza fini di lucro, nata nel 1949. I suoi scopi istituzionali sono i seguenti: ♦ promuovere, in ogni sede, lo studio delle questioni archivistiche pubbliche e private; ♦ svolgere attività che contribuiscano alla tutela, conservazione, valorizzazione e promozione del patrimonio archivistico; ♦ favorire le relazioni degli archivisti tra di loro; ♦ affermare la funzione culturale dell’archivio e degli archivisti; ♦ tutelare la professionalità degli archivisti. L’associazione si articola in sezioni regionali che organizzano iniziative a livello locale o congiuntamente ad altre sezioni. Al suo interno esiste un gruppo di lavoro sugli standard di catalogazione degli archivi audiovisivi che si occupa delle pellicole e dei materiali correlati quali foto da film, manifesti e documentazione cartografica attinente.
AOO - Area organizzativa omogenea
è un insieme definito di unità organizzative di una amministrazione , che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un’unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare.
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
è un processo di memorizzazione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici.
ARCHIVIO
la parola trae origine dal sostantivo greco archeion ed è il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività. Si divide in tre fasi: ♦ ARCHIVIO CORRENTE per la parte relativa agli affari in corso = i cui atti risultano consultati di frequente = formazione dell’archivio;
♦ ARCHIVIO DI DEPOSITO per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti = i cui atti riguardano pratiche esaurite che, pur non essendo consultate spesso, possono essere comunque richieste per operare raffronti o ricerche = la documentazione si sedimenta e si procede alla selezione del materiale; ♦ ARCHIVIO STORICO per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne = in cui si raccolgono tutti gli atti che, pur non avendo più alcun valore amministrativo o burocratico, conservano tuttavia un interesse documentario e vengono consultati soprattutto per motivi di studio = si conserva permanentemente quella parte di documentazione giudicata rilevate a fini storici. L'archivio pur caratterizzandosi in tre momenti diversi è da considerarsi una sola unità. Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione della documentazione; e viene anche associato al personale e all’organizzazione che si occupa della formazione, gestione, valorizzazione, selezione, conservazione e consultazione dei documenti archivistici.
ARCHIVIO DI STATO
gli archivi di Stato attualmente operanti in Italia sono 100, situati in altrettanti capoluoghi di provincia. Esistono inoltre 35 sezioni di archivi di Stato in città non capoluogo di provincia. Sono istituti periferici dell’amministrazione archivistica, deputati alla conservazione e valorizzazione degli archivi degli Stati italiani pre-unitari, degli archivi storici versati dagli uffici statali e di qualsiasi archivio o documento pervenuto per diritto di acquisizione a titolo gratuito od oneroso , per deposito, per esproprio, per comodato o per qualsiasi altro motivo.
ARCHIVISTA
lo possiamo definire l’architetto della memoria. È colui che deve parimenti interessarsi al mantenimento dei documenti e alla loro valorizzazione come elementi costitutivi della memoria collettiva e come strumenti per la ricerca storiografica.
ARCHIVISTICA
è la disciplina che studia gli archivi, tutte le sue forme e problematiche (come si forma un archivio, quali devono essere i metodi di gestione di un archivio in formazione, come si stratifica un archivio). Ha il compito di elaborare i criteri per una corretta conservazione dei documenti , per la loro descrizione e il loro reperimento, sia a fini giuridici e amministrativi, che storici e culturali. La conoscenza esatta di un archivio, ovvero della sua formazione e dei mezzi di corredo che permettono il suo studio, è l'obbiettivo dell'archivistica.
ASSEGNAZIONE
è l’individuazione della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.
BUSTA
devono prepara il materiale per il futuro versamento nel competente Archivio di Stato e Archivio centrale di Stato. Decidono quale materiale conservare perennemente e quale scartare e redigono i rispettivi elenchi, oltre che i massimari di scarto.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
è il processo mediante il quale un documento analogico (cartaceo) è sostituito dalla sua versione digitale, avente la medesima validità giuridica.
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
è il processo finalizzato ad assicurare la permanenza nel tempo dell’integrità, della disponibilità, della leggibilità, del documento nonché dei dati necessari per la sua rappresentazione ed individuazione, quali i metadati ed i dati relativi alle firme elettroniche.
CONSULTAZIONE
è la possibilità data alle persone di consultare i documenti archivistici per fini di ricerca scientifica. Si svolge nelle apposite sale di studio dove archivisti, appositamente a ciò formati, forniscono consulenza e indirizzano le ricerche, facendo attenzione che non entrino in conflitto il diritto d’accesso e quello alla riservatezza.
COPIA
è una riproduzione di un documento originale. Ha valore giuridico e si definisce: ♦ Semplice : non ha forme legali che le diano valore di prova; ♦ Autentica : legittimata da sottoscrizione notarile, cioè è emessa da un ente che può rilasciare copie conformi all’originale e reca segni di autenticazione ; ♦ Vidimata : convalidata da autorità pubblica invece che da notai.
DATA ARCHIVISTICA
detta anche data di registratura, testimonia il momento in cui il documento entra a far parte dell’archivio dell’ufficio ricevente.
DATO
è un elemento non strutturato, che può essere costituito da una parola, un numero o un segno.
DEPOSITO
è il locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente alla trattazione degli affari in corso. Si chiamano depositi anche i locali nei quali un archivio di concentrazione conserva gli archivi in esso confluiti.
DIRITTO DI ACCESSO
è la possibilità, per le persone che ne abbiano diritto, di accedere ai documenti archivistici e di poterli consultare per tutelare i loro diritti soggettivi. L’accesso è circoscritto generalmente all’ambito amministrativo
DOCUMENTI VITALI
sono quei documenti di un’organizzazione che, in caso di disastro, sono necessari per ricreare il suo stato giuridico, la sua situazione legale e finanziaria, garantire i diritti di dipendenti, clienti o cittadini, e proteggere i suoi interessi esterni.
DOCUMENTO
è una testimonianza di un fatto, non necessariamente di natura giuridica, compilata, su tipologie diverse di supporti e varie tecniche di scrittura, con l'osservanza di determinate forme che sono destinate a darle fede e forza di prova. Gli elementi essenziali del documento sono: ♦ autore; ♦ destinatario; ♦ testo; ♦ sottoscrizione; ♦ data. Per la registrazione al protocollo questi elementi devono necessariamente essere presenti. Si definisce altresì documento ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
DOCUMENTO ARCHIVISTICO
è ogni rappresentazione memorizzata su un supporto, conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni, di un fatto/atto rilevante per lo svolgimento di tale attività. È considerato documento archivistico anche qualcosa che non è considerato documento in senso stretto né da giuristi né da diplomatisti.
DOCUMENTO ARCHIVIATO
documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica.
DOCUMENTO CONSERVATO
documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva.
DOCUMENTO INFORMATICO
è la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.
ECPA - European Commission on Preservation and Access
è stata costituita ufficialmente ad Amsterdam il 17 marzo 1994 per promuovere le attività finalizzate al mantenimento nel tempo delle raccolte degli archivi e delle biblioteche. Negli ultimi anni ha ampliato notevolmente il suo campo d’indagine, lanciando alcuni progetti specifici per la conservazione della documentazione digitale.
EDIZIONE CRITICA
[ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera g, del decreto legislativo 10/2002] è l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica.
FLUSSO DOCUMENTALE
è il movimento dei documenti all’interno dell’archivio (dalla fase di formazione dell’archivio corrente a quella di conservazione dell’archivio storico).
FONDO
è l’insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia o di supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente, nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale.
GESTIONE DEI DOCUMENTI
intesa come il controllo sistematico della produzione, della tenuta e dell’utilizzo dei documenti. È l’insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, fascicolazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato (quadro/titolario di classificazione).
GUIDE
▲ GUIDA SETTORIALE è il mezzo di corredo archivistico che descrive tutti gli archivi di un certo tipo esistenti in un determinato territorio; ▲ GUIDA TEMATICA è il mezzo di corredo archivistico che elenca e descrive il materiale relativo ad un determinato campo di ricerca, conservato in uno o più sedi; ▲ GUIDA TOPOGRAFICA è il mezzo di corredo archivistico che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio o di una serie o di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione; ▲ GUIDA D’ISTITUTO è il mezzo di corredo archivistico che descrive i fondi conservati in un determinato archivio.
ICA - Consiglio internazionale degli archivi
è un’istituzione non governativa, fondata nel giugno 1948, che costituisce l’organizzazione professionale degli archivi e degli archivisti di tutto il mondo. I suoi obiettivi sono quelli di promuovere la conservazione, lo sviluppo e l’utilizzo del patrimonio archivistico mondiale. È un organismo decentralizzato retto da un’assemblea e amministrato da un organo esecutivo.
IMPRONTA
è la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita appositamente generata dal sistema.
INDICE
è l’elenco in ordine alfabetico di nomi di categorie determinate.
INDICE DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO
Consente di reperire un determinato mittente o destinatario di corrispondenza.
INFORMAZIONE
indica la rappresentazione formale di un atto o fatto, codificato secondo determinate regole, in grado di attestare in modo affidabile l’atto o il fatto rappresentato, in modo durevole nel tempo e nello spazio.
INTEROPERATIBILITÀ
è la possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività e i procedimenti amministrativi conseguenti.
INVETARIO
è il mezzo di corredo archivistico redatto al termine di un processo critico di riordino dei un archivio. Non è solo un elenco, deve ricostruire il funzionamento dell’archivio nella sua organizzazione originaria.
ISAAR
è quel standard per la descrizione archivistica che prevede delle norme per identificare e descrivere in modo omogeneo i soggetti produttori.
ISAD
è quel standard per la descrizione archivistica secondo cui la descrizione deve essere multilivellare e gerarchica, al fine di comunicare la complessità dell’archivio
ISDIAH
è quel standard per la descrizione archivistica che serve per descrivere gli istituti conservatori.
ISO 15489:
[International Standard Organization] è una federazione di più stati membri, che ha emanato una norma specifica per la gestione documentale. Fornisce una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private, in modo da garantire l’erogazione di specifici servizi a clienti interni ed esterni.
MACERO
è ciò che succede al materiale archivistico destinato allo scarto.
MASSIMARIO DI SELEZIONE O DI SCARTO
è lo strumento che consente di coordinare razionalmente la selezione archivistica dei documenti destinati alla conservazione permanente e di quelli destinati allo scarto.
MAZZO
il termine deriva dall'uso medievale di raggruppare i documenti sciolti di una serie, anteriormente all'entrata in uso del fascicolo: materiale documentario tenuto insieme mediante due cartoni o tavole di legno, legati con uno spago o una fettuccia.
METADATI
è il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5, comma 4 della presente deliberazione e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
REGESTO
è la descrizione critica dell’azione giuridica, degli attori, della datazione cronica e topica dell’oggetto del negozio giuridico del documento.
REGISTRO
è l’insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti.
REPERTORIO
è la registrazione di documenti uguali per formato ma diversi per contenuto (es.: decreti, delibere, contratti, ecc.).
REPERTORIO DEI FASCICOLI
è il registro su cui vengono annotati, con un numero progressivo, i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.
REGISTRO DI PRTOCOLLO
Consiste nella memorizzazione dei dati essenziali del singolo documento, per poterlo individuare in modo univoco.
RISERVATEZZA
è la decisone di mantenere riservati, quindi di escludere dall’accesso e dalla consultazione generalizzata, alcuni documenti o certe informazioni o dati, per ragioni di sicurezza generale.
SAN/PAN
è quel sistema informativo che si propone di ricondurre ad un’unità l’accesso ai differenti sistemi già esistenti e di promuovere la descrizione di ulteriori fondi.
SIAS
è quel sistema informativo che riguarda specificatamente gli archivi di Stato.
SIUSA
è quel sistema informativo che recupera i dati di Anagrafe e ingloba i dati di Ecllesiae Venatae.
SCARTO
è l’operazione con cui si destina al macero una parte della documentazione di un archivio.
SCHEDA
è la schedatura sistematica di un gruppo di documenti, si usa spesso per spogli di documenti complessi.
SEGNATURA DI PROTOCOLLO
è l’apposizione o l’associazione, all’origine del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
SELEZIONE
è l’operazione intellettuale di vaglio dei documenti tendente a individuare quelli da destinare alla conservazione permanente e quelli da destinare allo scarto.
SERIE
è l’insieme di tutti i fascicoli legati ad una determinata pratica.
SERVIZIO ARCHIVISTICO
è il servizio per la gestione dei documenti, del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi analogici e informatici.
SFOLTIMENTO
si intende l’estrazione e l’eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo o da una serie.
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
è l’insieme delle risorse di calcolo degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche e non, utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti analogici e informatici.
SISTEMA PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
è l’insieme delle procedure, degli strumenti informatici, degli apparati e delle regole di sicurezza utilizzato per le attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici.
SOTTOFASCICOLO
ulteriore suddivisione del fascicolo che a sua volta può essere articolato in inserti: in questo caso i documenti saranno collocati in ordine cronologico l’interno di ciascun inserto. Ogni sottofascicolo dovrà corrispondere ad una classe.
SUNTO
è la forma più discorsiva del regesto.
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE
è lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni o attività dell'amministrazione interessata. È costituito da un determinato numero di categorie (o titoli, o classi), articolate in sottopartizioni e contrassegnate da simboli numerici, alfabetici o misti.
UNITÀ ARCHIVISTICA
indica il documento o un insieme di documenti, rilegati o raggruppati secondo un nesso di collegamento organico, che costituiscono un’unità non divisibile: registro, volume, filza, mazzo o fascio, fascicolo.
