Microsoft Access è il classico programma di gestione di un database. Il database è un insieme integrato di
informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report, per la
catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati. Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti:
I campi: un campo è uno spazio nel database che contiene un'unità di informazione, come un nome, un
numero di telefono, una data. Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni categoria
di dati a cui si è interessati.
I record: un record è costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto.
Le tabelle: una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente, ogni
riga di una tabella di un database è costituita da un record, ogni colonna un campo.
I file: un file di database contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l'estensione MDB, che
significa Microsoft data-base.
Access è un database relazionale. Un data base relazionale è un data base in grado di gestire più tabelle
correlate ed estrarre informazioni da più tabelle contemporaneamente.
Ogni tabella deve possedere una chiave primaria, cioè un campo in grado di identificare in maniera univoca
un record della tabella. Le chiavi primarie servono a collegare le tabelle fra di loro per la ricerca e la
selezione dei dati.
Esistono delle regole ben precise da rispettare quando si mettono in relazione più tabelle :
REGOLA 1) Uno dei 2 campi deve essere chiave primaria.
REGOLA 2) I campi correlati delle 2 tabelle devono avere lo stesso tipo di dati.
Se vengono rispettate queste regole è possibile impostare una Integrità referenziale nella relazione tra
tabelle .
In Access è possibile creare 2 tipi di relazioni:
Relazione 1 a molti : quando un record della tabella primaria ha corrispondenza con molti record della
tabella correlata
Relazione 1 a 1 : quando ad un record della tabella primaria corrisponde un solo record della tabella
correlata.
Relazione molti a molti.
In access è possibile filtrare i dati . Filtrare i dati significa visualizzare solo i record con i quali si desidera
lavorare, nascondendo tutti gli altri .
Le tabelle: sono strutture fondamentali in un database di Access perché memorizzano i dati che si devono
gestire. All’interno di una tabella i dati sono organizzati in campi (colonne) e record(righe). Questo elemento
è sempre necessario ed è il primo ad essere progettato e costruito.
Le query. Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query
si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle
tabelle e organizzarli in modo diverso.
I report. I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database,
riordinando i dati provenienti da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla stampa
Le maschere: consentono di visualizzare ed immettere dati secondo un formato conveniente simile a quello
dei moduli di compilazione su carta. Le maschere possono anche includere a loro volta altre maschere che
consentono di immettere dati in varie tabelle contemporaneamente.
