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O que é o access? Uma base de dados é constituída por um conjunto de objetos, ou seja, uma estrutura de dados, associada a um conjunto de propriedades e métodos Cada base de dados Access é formada por um conjunto de instâncias dos tais objetos que são guardados num ficheiro único. Podemos ter os diferentes tipos de objetos:
− Tabelas ( tables) – armazenam a informação de
forma permanente; têm um número limitado de registos (linhas), mas um número fixo de campos (colunas)
− Consultas ( queries) – selecionam informação
− Formulários ( Forms) – visualizam e editam
informação Nas tabelas há dois tipos de vista:
− Datasheet View – modo de exibição da folha de
dados
− Design View – vista de estrutura
Definir os campos: − Um campo é definido por um nome (número, nome, etc) e um tipo de dados. A escolha deste tipo de dados vai depender: − Tipo de informação que vai ser armazenado nesse campo (números, datas, texto, …) − Espaço, em bytes, que o campo vai ocupar Os tipos existentes são: Há também propriedades que possibilitam refinar as características dos campos e, por isso, é necessário a sua compreensão: Primary Key (Chave Primária) Identificam de forma única cada registo. Esta: − Serve para nos referirmos a um determinado registo − Deve ser tão simples quanto possível − Permitem estabelecer relações entre tabelas − não permite que se repliquem valores no campo que é chave. E esta funcionalidade ajuda-nos a garantir que não colocamos na base de dados alunos diferentes com números iguais.
- Selecionar a linha pretendida (ou linhas) através do ctrl
- Carregar em “Primary key” Relationships Indicam que campos, em tabelas diferentes, possuem a mesma informação. Para relacionar campos com informação diferente, estes: − Devem ter o O mesmo tipo o O mesmo tamanho − Exceções importantes:
o Autonumber e Long Integer
o Um campo Autonumber não pode ser ligado
a outro AutoNumber:
o Só faz sentido ligar Number – AutoNumber
ou então Long Integer – AutoNumber
Existem 3 tipos de relacionamentos: − 1 para N A cada elemento de A corresponde a vários elementos de B, mas a cada elemento de B corresponde, no máximo, um elemento de A. − 1 para 1 A cada elemento de A corresponde, no máximo, um elemento de B e cada elemento de B corresponde, no máximo, um elemento de A. − N para N A cada elemento de A pode corresponder vários elementos de B e a cada elemento de B pode corresponder vários elementos de A. Não é possível documentar relacionamentos de N:N. Temos de desdobá- lo em relacionamentos de 1:N para 1:N. Para relacionar tabelas:
Deve se ir a relationships (já explicado em cima). Após
selecionar as tabelas pretendidas, basta arrastar um dos campos de uma tabela até ao campo pretendido de uma outra tabela. No exemplo em cima (com relação 1: N), basta arrastar o campo “Número” da tabela “alunos”, até ao campo “aluno” na tabela “Notas” A grande vantagem das bases de dados é a de nos permitir pesquisar de forma eficiente num volume gigantesco de dados com estrutura complexa
− Count (Contar) – Conta o número de registos com valor não nulo. Para contar todos os registos temos de criar um campo calculado com a expressão Count(*) − StDev (DesvP) – Desvio padrão. Para campos numéricos e monetários − Var – Variância. Para campos numéricos e monetários − First – Valor do 1º registo − Last – Valor do último registo Para além disso, no menu sãos disponibilizadas mais três opções para identificar o campo usado para agrupar registos − Group By (Agrupar Por) – Agrega pelos valores deste campo. É possível agregar por mais do que um campo − Expression (Expressão) - Calcula valores baseados nas funções de sumarização apresentadas acima. A
expressão será indicada na linha Field como para os
campos calculados e tem de incluir obrigatoriamente uma função de sumarização. − Where (Onde) – Seleção de registos. O critério propriamente dito e definido como noutra consulta
qualquer, isto é, nas linhas de Criteria. O show tem
de estar desativado. Podemos também aplicar fórmulas no acess. Aqui o “IF” é “IIF” (com dois “i’s”). Na pergunta 30, poe exemplo, para distribuir um prémio pelos alunos: Prémio: IFF([nota]>=16;100; IIf([nota]>=14;50;0)) Nota: As bases de dados relacionais, como é o caso do Access, podem ser interrogadas usando a linguagem SQL, linguagem esta que é universal. Quando, numa query de sumarização, queremos calcular Consultas de ação Queries que alteram o conteúdo da base de dados. As mais usadas são: − Delete query o Pode apagar registos das tabelas com base em critérios. o Basta: − Update Query o Permite alterar valores da base de dados com base em critérios o Basta: Se quisermos, por exemplo, subir 10% às notas da disciplina de GI, em design view: Assim que tentarmos executar esta consulta irá aparecer a seguinte nota: Após clicar “yes” a consulta irá ser executadas e os valores atualizados. − Append Query o Acrescenta informação a tabelas já existentes com base em critérios Restrição de integridade referencial Esta restrição impede que façam certas operações que levariam a inconsistência da informação guardada na base de dados.
Por exemplo, deveria o Access deixar apagar o aluno 112 da tabela Alunos? A resposta é não, pois ao apagarmos o 112 da tabela Alunos, as notas do 112 permaneceriam na tabela Notas. E assim haveria notas lançadas para um aluno inexistente. Então, para evitarmos este problema, devemos ativar a restrição de integridade referencial nos relacionamentos das tabelas. Se desse o caso de o 112 não ter notas nenhumas lançadas, então o seu apagamento da tabela Alunos não deveria ser problemático e, neste caso, o Access, mesmo com a restrição de integridade referencial, deixaria apagar o 112. Se, além da restrição de integridade referencial,
pusermos ativo o “ cascade delete related records”,
então o Access, quando damos ordem de apagamento do 112 da tabela Alunos, o Access vai, de forma automática, dar ordem de apagamento da informação de todas tabelas que se refiram ao 112 (em cascata). Se quiséssemos na tabela Alunos mudar o 113 para 115, tal deveria ser impedido pelo Access, pois ficaria o 113 na tabela Notas, sem que o seu número fosse atualizado para 115. Para automatizar a alteração de informação
podemos colocar ativo o “ cascade update related fields”.
Com os formulários, nós vamos conseguir criar quase como um programa especializado, de tal forma que o utilizador não precisa de saber nada de queries. Controlos Toda a informação que é mostrada num formulário é apresentada sob a forma de controlos. Para criar um formulário basta: Para criar um novo controlo O mais usado é o sublinhado (cria botões). Exemplos relevantes: Imaginemos que agora, num dado formulário, queremos criar um botão que leve a outro. Para isso basta: Em seguinte, selecionamos a tabela que queremos que seja aberta no clicar do botão: Posteriormente, basta personalizar como queremos que o botão fique e está feito. Imaginemos que, agora com o botão feito, nós queremos que, ao abri-lo, o formulário antes seja encerrado. Para isso, temos que fazer alterações nas propriedades. Clica-se duas vezes no quadrado preto no canto superior
esquerdo. Em Event , no “ on open”, clicámos nos 3 pontos.
Formas Nominais de uma base de dados 1FN – a informação está estruturada de forma tabular 2FN – os campos não dependem funcionalmente de toda a chave 3FN – os campos não chave dependem de toda a chave e apenas de toda a chave Entidades e Relacionamentos Partindo da situação inicial pretende-se representar numa base de dados relacional toda a informação relevante, reduzindo a redundância da base de dados inicial. − Entidades: classe de objetos envolvida na situação que se pretende modelar − Relacionamento: interação direta entre entidades Usando o mesmo exemplo de cima: Entidades/ classes de objetos relevantes no funcionamento desta tabela:
- Requisições
- Livros
- Leitores Relacionamento entre entidades relevantes:
- Um leitor faz requisições
- Uma requisição inclui vários livros Nota: Não há interação direta entre leitores e livros Atributos de uma entidade:
- Requisições: no de requisição, data de requisição
- Livros: título, autor, colocação
- Leitores: no de inscrição, nome, morada Diagrama de entidades e relacionamentos Representação gráfica dos relacionamentos e entidades As relações existentes são: No entanto, não é possível no Access estabelecer relacionamentos de N:N entre diferentes entidades (A e B). Por isso é necessário acrescentar uma entidade de junção AB e estabelecer: − Relacionamento 1:N entre A e AB − Relacionamento 1:N entre B e AB No exemplo mencionado, o relacionamento N:N entre livros e requisições dá origem a dois relacionamentos e a uma entidade de junção “Livros_requisitados” (colocou-se assim o nome por ser apropriado, é a junção de livros e requisições!)
Cada entidade A vai dar origem a uma tabela TA − Cada atributo da tabela vai dar origem a um campo − Determinar qual a chave de cada tabela Para cada relacionamento de 1:1 ou de 1:N entre entidades A e B − Exportar as chaves – acrescentar a chave de TA a TB − No diagrama de relacionamentos do ACCESS defino um relacionamento entre a chave de TA e os mesmos campos em TB Estas entidades dão origem às tabelas: − O relacionamento entre leitores e requisições faz com que se acrescente o campo N. de inscrição a requisições (com o nome Leitor). − O relacionamento entre requisições e livros requisitados faz com que se acrescente o campo Req. Nr. a livros requisitados. − O relacionamento entre livros e livros_requisitados faz com que se acrescente o campo Colocação a livros_requisitados (com o nome Livro)
