Administração, Notas de estudo de Gestão de Recursos Humanos

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Dados do Aluno

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Anotações Gerais:

Administração

Apresentação do curso de Administração

Todos os profissionais atualmente necessitam de

uma visão ampla do funcionamento de sua empresa, seja

qual for a área da mesma em que irá trabalhar. Essa visão

garante ao funcionário um entendimento melhor do seu

trabalho dentro da organização.

O mercado de trabalho está cada vez mais exigente

e o conhecimento, mesmo que geral, do funcionamento

de uma empresa pode se tornar um diferencial no

exercício de sua função dentro de qualquer organização.

Esse curso de Administração visa trazer essa visão

da empresa ao aluno, de forma leve procura passar

conceitos que ajudarão muito no dia a dia profissional de

todos, procuramos mostrar como funcionam alguns

processos que são rotineiros dentro de uma empresa e

também uma visão geral dos setores mais importantes.

Procuramos utilizar uma linguagem bem simples e

com exemplos e exercícios fazer com que o aluno absorva

o conteúdo proposto no curso.

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Todas as marcas e nomes de produtos apresentados nesta

apostila são de responsabilidade de seus respectivos

proprietários, não estando a editora associada a nenhum

fornecedor ou produto apresentado nesta apostila.

Controle de Presença

Data Lição e Passo Anotações

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• Módulo 1 – Elementos Fundamentais da Administração
  • 1.1 CONCEITOS BÁSICOS DA ADMINISTRAÇÃO
  • 1.2 ELEMENTOS ATIVOS NA ADMINISTRAÇÃO
• Módulo 2 – A criação e o desenvolvimento das empresas
  • 2.1 CONCEITOS DE COMÉRCIO E MERCADO
  • 2.2 TIPOS DE EMPRESAS
  • 2.3 CONSTITUIÇÃO DA EMPRESA – MEIOS E RECURSOS
  • 2.4 DOCUMENTAÇÃO BÁSICA DA EMPRESA
• Módulo 3 – O Organograma funcional da empresa moderna
  • 3.1 O ORGANOGRAMA
  • 3.2 DETALHAMENTO DAS ÁREAS
• Módulo 4 – Definições
  • 4.1 CLIENTES
  • 4.2 FORNECEDORES
  • 4.3 CONCORRENTES
  • 4.4 CONSULTORES
  • 4.5 BUROCRACIA
• Módulo 5 – Funções de apoio
  • 5.1 COLABORADORES E SETORES QUE APOIAM
  • 5.2 DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NO APOIO ADMINISTRATIVO
• Módulo 6 – Departamento de Compras
  • 6.1 O PROCESSO DE COMPRAS
  • 6.2 DOCUMENTOS BÁSICOS GERADOS NO PROCESSO DE COMPRAS
• Módulo 7 – Área de Suprimentos e Materiais
  • 7.1 ALMOXARIFADO
  • 7.2 EXPEDIÇÃO
  • 7.3 CONCEITOS DE TIPOS DE MATERIAIS
• Módulo 8 – Àrea comercial
  • 8.1 Vendas
  • 8.2 Crédito e cadastro
  • 8.3 Faturamento
  • 8.4 Cobrança
  • 8.5 Suporte ao cliente
  • 8.6 Marketing
  • 8.7 Tipos de vendas
• Módulo 9 – Àrea de marketing
  • 9.1 Principais objetivos do marketing
  • 9.2 Estratégias de marketing
  • 9.3 Os 4 Pês
• Módulo 10 – Área de produção
  • 10.1 Tipos de produção
  • 10.2 Principais setores envolvidos no processo de produção
  • 10.3 Objetivo principal
  • 10.4 Manutenção do parque de máquinas
  • 10.5 Controle de qualidade
• Módulo 11 – Área financeira
  • 11.1 Responsabilidades da área financeira
  • 11.2 Documentação envolvida no processo
  • 11.3 Fluxo de caixa
  • 11.4 Previsão financeira
• Exercícios práticos
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo
  • Módulo

Módulo 1 – Elementos Fundamentais da Administração

1.1 CONCEITOS BÁSICOS DA ADMINISTRAÇÃO

Nas empresas, os administradores – diretores, gerentes e supervisores- devem dirigir seus esforços a fim de alcançar seus objetivos.

A Administração – na prática Uma empresa, para se eficiente e ter vida longa – ao ser criada - precisa de planejamento (definição de objetivos e planos de ação), organização (recursos humanos), coordenação (união de setores para a execução dos planos) e controle (verificação do desempenho, avaliação e correção de erros). Para que essa organização seja viável, usa-se da departamentalização. (divisão do trabalho em unidades administrativas

Os passos para o sucesso de uma administração são as seguintes :

Planejamento – Organização – Coordenação – Controle

O que é Planejamento? Planejar: Prever os acontecimentos, sondar o futuro, elaborar plano de ação. Inclui as decisões sobre objetivos, ações futuras e recursos necessários para realizar estes objetivos.

O que é Organização? Organizar: Provem da associação de pessoas e tecnologia para atingir um determinado objetivo. Uma empresa é uma organização. Pessoas, dinheiro e matérias compõem os recursos que ingressam na organização. Bens e serviços, como por exemplo, brinquedos e saúde saem das organizações, assegurando os lucros e a continuidade da organização.

O que é Coordenação? Coordenar: Comandar, dirigir o pessoal, ligar, unir todos os atos e esforços. Transmissão de ordens para as pessoas, ajudá-las a tomar decisões por conta própria, a fim de alcançar o máximo esforço de todos os funcionários, dirigidos para interesses globais da organização

O que é Controlar? Controle: É vigiar para que tudo ocorra conforme as ordens dadas e as regras pré-fixadas. É a verificação da execução dos objetivos esperados e os resultados alcançados.

1.2 ELEMENTOS ATIVOS NA ADMINISTRAÇÃO

Mesmo antes de se abrir uma empresa, é necessário planejar, ou seja, levantar dados sobre futuros gastos, possíveis vendas, procurar saber onde estão os melhores fornecedores, como conquistar os clientes e mantê-los. É necessário saber definir um objetivo e direcionar ações para atingi-los, administrando as ações.

Módulo 2 – A criação e o desenvolvimento das empresas

2.1 CONCEITOS DE COMÉRCIO E MERCADO

Mercado x Produção: Não adianta produzir se não tiver mercado e não adianta ter mercado se não tiver produção.

Bens e Serviços: As empresas trabalham com Bens ou Serviços de acordo com seus objetivos.

Exemplos de Bens: Fábrica de automóvel // Fábrica de Sapatos Exemplos de Serviços: Escola de informática // Eletricista

Divisão do Comércio: O comércio é dividido por etapas, onde os produtos passam até chegar ao consumidor final, veja abaixo as etapas:

Fabricante Atacadista Varejista Consumidor

Divisão do Mercado: As atividades no mercado são divididas, essa divisão rege o ciclo comercial.

Produtor Fabricam produtos e disponibilizam serviços Consumidor Compram os produtos e serviços Financeiro Financiam as compras

2.2 TIPOS DE EMPRESAS

Quanto aos seus objetivos:

Empresa Industrial Transformação – Fabricação – Terceirização Empresa Comercial Compra – Venda – Revenda – Consignação (agência de automóveis) – Franquia Empresa de Serviços Mão de Obra – Beneficiamento – Remanufatura

Quanto a sua formação social:

Autônomo Individual – Pessoa Física – Sem vínculos ME - EPP A diferença da ME para EPP é carga tributária maior para EPP e as limitações de faturamento para EPP são menores – Impostos SIMPLES LTDA Industria – Comércio – Serviços / Capital fechado – não tem ações .. tudo ela faz e o limite é o capital que ela registrou. S/A Capital Aberto – Sócios acionistas – Benefícios Fiscais e Tributários pelo volume financeiro.

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S/C Prestação exclusiva de Serviços com e sem fins lucrativos ex: sem fins lucrativos: centro médico.. igreja .. associação de bairro //// com fins: academia, borracharia.

2.3 CONSTITUIÇÃO DA EMPRESA – MEIOS E RECURSOS

A empresa para ser constituída precisa de capital, que pode ser:

• Bens
• Tecnologia
• Dinheiro
• Conhecimento
• (^) Entre outros

2.4 DOCUMENTAÇÃO BÁSICA DA EMPRESA

Contrato Social Documento de abertura CNPJ Utilizado para fins de imposto de renda

Credenciamento Autorização para exercer determinadas tarefas Qualificação Reconhecimento de conhecimento

Comparação da documentação de uma empresa para uma pessoa física:

Empresa Pessoa Física

Contrato Social RG CNPJ CPF

Escola com registro no MÊS Advogado com registro na OAB Qualificação ISO 9000 Diploma universitário

Módulo 3 – O Organograma funcional da empresa moderna

3.1 O ORGANOGRAMA

O organograma é a representação da hierarquia funcional das áreas, departamentos e setores, na empresa. Veja abaixo um modelo de organograma resumido até o 2º. Nível:

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Outros Termos: Colaboradores : São os funcionários que trabalham na empresa Compradores : Pessoas que trabalham na área de compras Vendedores : Pessoas que trabalham na área de vendas Qualidade : É definida pela satisfação total do cliente em relação a um produto ou serviço

Módulo 5 – Funções de apoio

5.1 COLABORADORES E SETORES QUE APOIAM

Dentro da empresa existem alguns setores e colaboradores (pessoas) que servem de apoio para o bom funcionamento da empresa e para o fluxo de informações, dentre elas destacamos:

Expediente : Envolve várias áreas e tem diversas funções, entre elas:

Recepção e triagem de pessoas e veículos

Serviços externos : São motoristas e veículos disponíveis para efetuar serviços fora da empresa, destacamos algumas atividades desenvolvidas por esse pessoal:

Transportes Apoio operacional

Comunicação : São pessoas envolvidas em todo tipo de comunicação da empresa, podemos dividir essa comunicação em:

Atendimento telefônico Atendimento pessoal E-mail

Serviços complementares : São alguns serviços que ajudam e dão apoio ao funcionamento da empresa, podemos destacar:

Distribuição interna de documentos Malote e caixa postal

5.2 DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NO APOIO ADMINISTRATIVO

Veja abaixo os tipos de documentações de apoio utilizadas e alguns exemplos de cada uma:

Documentação de Controle: Ficha de cadastro de clientes Ficha de cadastro de fornecedores

13 Administração

Fichas de conta corrente

Veja abaixo um exemplo de ficha de conta corrente:

Documentação comercial:

Orçamentos e Pedidos Relatórios Informativos

Documentação Financeira:

Recibos Vales Faturas Duplicatas Boletos Cheques Extratos demonstrativos

Documentação Contábil:

Livros de Escrituração Demonstrações Contábeis

Documentação Fiscal:

Notas Fiscais Guias de recolhimento – DARF, GPS, GRPS, etc.

Documentação Jurídica:

Contratos e distratos Ofícios Petições Requerimentos

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Ordem de Compra:

Nota Fiscal de compra:

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Módulo 7 – Área de Suprimentos e Materiais

Objetivo: Controlar a movimentação dos materiais, recebimento e expedição.

7.1 ALMOXARIFADO

O Almoxarifado é responsável pelo recebimentos, controle, estocagem e entrega dos materiais aos setores.

Para controlar com precisão o estoque de produtos, existe um documento que é muito utilizado, a FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE, veja um modelo abaixo:

FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE:

INVENTÁRIO:

Periodicamente o almoxarifado deve fazer o INVENTÁRIO DE ESTOQUE que nada mais é do que a conferência para verificar se o que tem em estoque está batendo com o saldo que está lançado na ficha, então:

SALDO ARMAZENADO X SALDO NA FICHA DE ESTOQUE

7.2 EXPEDIÇÃO

A expedição é um setor ligado a área de suprimentos, nele os funcionários recebem da área de produção os pedidos do departamento comercial, dentre as funções desse setor destacamos:

No processo de envio de produtos para os clientes temos as seguintes etapas:

Programação de pedidos 17 Administração

Por Bairro, Cidade, Estado, Região, Entre outros.

8.2 Crédito e cadastro Esse setor também está dentro da área comercial e é responsável pela filtragem dos clientes, garantindo que a empresa faça vendas que tenham um mínimo de garantia de recebimento.

Então existe um processo de avaliação do cliente que podemos resumir nas seguintes etapas:

1. INTENÇÃO DE COMPRA

2. AVALIAÇÃO DO CLIENTE

3. CADASTRO DO CLIENTE

8.3 Faturamento Nesse setor são emitidas as notas fiscais relativos as vendas realizadas pela empresa. Todas as vendas dever ser acompanhadas de Nota Fiscal.

8.4 Cobrança

Esse é um setor delicado da empresa, nele os funcionários gerenciam as cobranças, baixam os pagamentos feitos e fazem uma das tarefas mais difíceis da área comercial, que é COBRAR CLIENTES QUE ESTÃO ATRASADOS.

8.5 Suporte ao cliente

Essa área preza pela satisfação do cliente e presta esse serviço de suporte antes, durante e depois da venda.

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Atualmente as empresa estão dando cada vez mais importância para o suporte, pois com isso, o cliente fica satisfeito como produto comprado e tem mais chances de ficar FIEL a empresa.

8.6 Marketing

Está ligado a vendas, tem a função de criar campanhas para manter e aumentar as vendas da empresa. Com suas campanhas o marketing ajuda o setor de vendas a atingir sua meta de vendas.

O tipo de divulgação e o dinheiro investido é proporcional ao tamanho da empresa e ao retorno que se espera da propaganda.

NESSA ÁREA TRABALHAM PESSOAS CRIATIVAS !!

8.7 Tipos de vendas

As empresas tem vários canais, isto é, tipos de vendas para trabalhar, os mais comuns são:

Venda no balcão : É a venda feita no balcão da loja

Mala direta : É a venda por catálogo via correio Internet : É a venda efetuada através do site da empresa na Internet

Vendedores : Vendas feitas através das visitas dos vendedores aos clientes

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