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escritos em papéis por anotações na agenda e coloca-se cada arquivo no dia correspondente do mês a ser tratado.
Arquivos de referência: São os projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa, informações sobre o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é necessário e, se for possível, entregar documentos a outras pessoas que seja mais conveniente.
Arquivo Morto: Normalmente, arquivos de até três anos, para fins jurídicos e tributários da empresa. Para os arquivos eletrônicos, é muito útil distribuí-los em pastas a serem criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativo existentes.
As mensagens do correio eletrônico devem ser filtradas logo na tela, selecionando os relevantes, apagando as mensagens inúteis e se for realmente preciso, guardá-las. Porem as que não precisarem ser guardadas devem ser logo apagadas para que não fiquem ocupando espaço.
ORGANIZE SISTEMAS DE FOLLW-UP EFICIENTES
Porque ter lembretes sempre à frente, não vai necessariamente nos levar à concentra- ção, ao foco e à produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um determina- do tempo, você não os verá mais. Olhá-los e não tomar uma atitude em relação a todos eles, reforça um hábito: NÃO FAÇA AGORA.
Coloque em prática sistemas simples , que permitem superar esses problemas e fazer o trabalho realmente importante.
- Transfira seus papéis para um arquivo que lhe permite agendar material, através de lembretes, de acordo com o dia: - (1 a 31) ou por mês (de 1 a 12 ). Se você envia uma carta e espera resposta em uma semana, coloque o lembrete com uma cópia da carta que irá lembrá-lo de que precisa falar novamente com o cliente.
- Também poderá consolidar todas as pequenas tarefas em um caderno de registros o que elimina a necessidade de pequenos pedaços de papel. Use quando você se lembrar de algo e precisa um lugar para escrever. Mantenha nele um diário de atividades em ordem cronológicas. Você deve datar cada um dos registros. Escreva em letras grandes e separe cada registro. Quando concluir uma tarefa, faça um (X) grande sobre ela. Até criar o hábito, deixe-o sempre em cima de sua mesa.
- No sistema de agenda, como são datadas, elas prevêm as necessidades futuras e você pode utilizá-las, como um sistema linear de lembretes. A boa regra para qualquer sistema de agenda é você escolher um sistema para mesa com várias seções e características, ou uma de bolso. Utilize agenda que tenha a função de visão rápida da semana. Aprenda a utilizar todos os recursos do seu sistema de agenda.
- Existem sistemas de agendas eletrônicas portáteis que podem nos fornecer uma grande quantidade de informações. Qualquer que seja o tamanho existem alguns inconvenientes. Um sistema/agenda do tamanho da palma da mão pode ter um teclado difícil de se trabalhar. Existem programas com várias funções que você pode utilizar para fazer anotações rápidas e depois revisar e ajustar como acontece quando você planeja no papel.
- Muitas pessoas combinam os sistemas de agenda de papel e eletrônica, que pode imprimir a sua agenda em qualquer tamanho e você poderá levar o impresso ao invés do computador.
Quanto tempo para cada atividade?
Aumentar, manter ou diminuir o tempo gasto em cada atividade? Em pesquisa realizada com mais de 1000 executivos em 10 países, os professores Cooper e Arbose constataram que os fatores que mais contribuem para o “stress” gerencial são:
- Falta de tempo para cumprir prazos;
- Carga excessiva de trabalho;
- Subordinados mal treinados;
- Horas de trabalho além do normal;
- Participação em reuniões;
O tempo é um recurso impossível de ser recuperado depois de gasto.
Administração do tempo: quem pode ajudar?
ASPECTOS ESTRATÉGICOS
Ao implantar qualquer idéia/sugestão para racionalização do uso do tempo, procure:
- Mostrar à outra parte envolvida;
- Negociar com sua chefia apoio para as mudanças;
- Explicar, antes de aplicar qualquer medida;
- Implantar as idéias gradualmente, evitando a tentação de implantar 10 ou 20 sugestões;
- Iniciar pela idéia/sugestão;
- Ser flexível, evitando radicalismos;
- Ter persistência; isto é fundamental;
- Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelos outros;
- Respeitar o tempo do outro.
ASPECTOS TÁTICOS
O CHEFE
- Se for interrompido pelo chefe proceder assim: “Fulano, você pediu para eu ir até aí agora, mas estou com sicrano”;
- Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu chefe toda semana;
- Manter o chefe informado do progresso dos seus esforços na administração do seu tempo;
SUBORDINADOS
- Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução;
SECRETÁRIA
- Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária;
- Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para que o receptor possa tomar uma atitude ou responder.
- Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista de e- mail ou simplesmente bloqueie a mensagem a partir do programa.
Não deixe para depois para tomar uma atitude em relação à mensagem. A regra é Faça Agora ou Exclua Agora. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés disso trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente. Caso a mensagem seja interessante crie pastas por assunto e transfira-as para lá ou exclua-as.
Quando se faz algo corretamente, evita-se que outras pessoas interrompam o trabalho das outras para corrigir os erros. Da mesma forma , as mensagens e telefonemas devem ser claras para que não haja a necessidade de uma nova comunicação para tratar do mesmo assunto.
É preciso dizer não!
Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas também poderá trazer grandes benefícios, por exemplo:
- Ganhar tempo;
- Definir claramente situações;
- Manter prioridade;
- Economizar esforços.
É preciso saber o momento certo para dizer não, porque existe vário significado do NÃO, mas se for preciso dizer não, diga.
Quando dizer não
O NÃO é indicado quando:
- A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
- Há outra prioridade mais importante;
- O esforço relativo à execução da atividade na compensa o resultado;
- A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
- A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
Planejamento:
Um planejamento permitir obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo, definindo as principais metas e objetivos.
Primeiramente, cria-se um planejamento mensal onde aparecerão todas as tarefas, semana a semana a serem desenvolvidas no mês.
A partir daí, cria-se um planejamento semanal, voltado para as atividades principais da semana nos seus respectivos dias e horários reservados para execução. Da mesma maneira é que chega-se, por fim, ao planejamento diário.
Um planejamento para desenvolvimento dos projetos consiste em dividir cada projeto em etapas, constituindo tarefas menores e definir quem as executará e quanto tempo terá para fazer, não se esquecendo da importância do acompanhamento.
Bons hábitos de trabalho
Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais são seus planos, metas pessoais e valores, cruzá-los com os objetivos da organização e realmente se engajar no projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro.
Persistir e atualizar-se observando os pontos ainda falhos que podem ser melhorados.
Nunca se deve confiar inteiramente na memória, até mesmo para não sobrecarregá-la.
Para isso deve-se eliminar os pequenos lembretes que as pessoas costumam usar, pendurados aqui ou jogados ali e substituí-los por um caderno de lembretes, sempre acessível, que permite um melhor acompanhamento daquilo que já foi ou será feito.
Porém, o uso de uma agenda ainda é indispensável, podendo-se encontrar tipos e sistemas de agenda que melhor se enquadrem no gosto pessoal.
Mesmo com as agendas eletrônicas, não se perde a importância do uso de uma de papel, pois não são todas as agendas eletrônicas que são portáteis ou práticas para carregar.
Delegação
A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz nada, porque provavelmente continuará a não fazer.
A delegação consiste na escolha da pessoa apropriada para se delegar a tarefa, informá- la com clareza acerca da execução, dar o tempo suficiente para realização.
Atribuir novas responsabilidades e dar crédito às pessoas não faz com que o delegante perca o seu posto, mas sim possa ser visto como um bom organizador.
Ordem – 4 “S”
(^1) 1. 1 .. (^) Sei-ri: Organização
- Sei-ton: Ordem
- Sei-kez: Asseio
- Sei-sou: Limpeza
MUDANÇA CONTÍNUA
A melhoria contínua se resume em mudanças constantes. As pessoas têm dificuldade em lidar com mudanças.Os gerentes mais eficazes preferem que o seu pessoal se envolva com o trabalho. É difícil lidar com a mudança contínua se as metas pessoais e os resultados finais desejados não forem expostos com clareza e revistos periodicamente. Do ponto de vista do PEP (Programa de Eficiência Pessoal) a melhoria da qualidade possui três ingredientes principais:
- Identifique o que precisa ser melhorado
- Planeje atitudes para melhorar
- Leve os planos adiante
METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS
O item de maior importância na Administração do Tempo é, sem dúvida o estabelecimento de metas. Saber para onde se quer chegar é primordial para orientar todas as decisões de nossas vidas. Um velho provérbio diz: "Se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho fará com que você chegue lá.", porém é ai que está o problema. Quem não sabe o que realmente é importante fica sempre "dando voltas" gastando esforços, sem saber a direção.
Quem tem metas definidas consegue direcionar ações e esforços, e todas as suas atitudes possuem um propósito, o de alcançar a meta definida.
A meta é a visualização de um alvo.
A meta é o significado e o sentido da vida e é nela que está a felididade e o prazer do trabalho.
Lembre-se sempre: As metas devem ser SMART.
e S pecífica M ensurável A lcançáveis R epresentarem um desafio pessoal T emporais
Bibliografia:
GLLESON, Kerry. O programa de experiência pessoal. São Paulo, ed. MakronBooks,1994, trad. Eliane Ranner.
JUNQUEIRA, Luiz Augusto Costacurta. Administração do tempo, Rio de Janeiro, COP Editora,1992. 5ªedição.
Pesquisa na Internet www.viasoft.com.br/framg.html
Fonte de Pesquisa deste artigo : http://www.geranegocio.com.br 30/01/
Os anexos abaixo são materiais interessantes pesquisados
sobre Administração do Tempo na Internet, as fontes de
pesquisa estão no final de cada artigo.
Como Fazer Reuniões Criativas
- Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
- Estabeleça os objetivos;
- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
- Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
- Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
- Mantenha o rumo da discussão;
- Designe um participante para secretariar a reunião;
- Sintetize as conclusões;
- Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
Administração do Tempo
A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas em- presas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto- descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
Dicas Para se Economizar Tempo
"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"
- PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
- ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma ali- ada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;
- DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;
- TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;
- COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a com- preensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
- TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informa- ções seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
- CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para con- seguir progresso em menos tempo.
Processos envolvendo reuniões
- Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comuni- cação organizacional limitados. Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações. Os sete pecados de reuniões improdutivas!
- Redefinindo o processo de reuniões
Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solu- cioná-los. Razões para as pessoas se reunirem. Porque as reuniões são improdutivas?
- Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade
Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes ní- veis. Os níveis individual, coordenação e grupo. Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação
- Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtivi- dade
Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças. Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)
- As fases de um processo decisório
Identificar e explorar as fases do processo decisório. Fase de Discussão Fase de Projeto Fase de Escolha Fase de Acompanhamento
- A importância do Brainstorming
Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas. A importância de gerar idéias.
- Os papéis dos participantes
Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião. O papel do coordenador O papel do relator O papel do facilitador
- Ferramentas para aumentar a produtividade
Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o proces- so de reuniões. Estudos de Caso Ferramentas de Groupware Ferramentas Intranet Procedimentos Gerais
- Resultados: fazendo as reuniões produtivas
Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.
Bibliografia
- ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus,
- 147 p.
- COVEY, Stephen R.. COMO DEFINIR PRIORIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO. Rio de Janeiro: Campus, 1994. 453p
- Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pág. 53 a 58.
- COSTA, Arildo Francisco da. Administração do tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.
Tempo : Como torná-lo seu parceiro
(*) por Euler de Paula Baumgratz
Administração do tempo é um assunto que há anos vem sendo tratado pela ciência do desenvolvimen- to humano, dentro de diversas atividades, seminários, cursos e publicações em livros, jornais e revis- tas.
Peter Drucker em seu livro “O Gerente Eficaz”, publicado em 1966, já dizia que um gerente eficaz tem que conhecer bem o seu tempo. Nessa publicação, Drucker reserva um capítulo sobre administração do tempo.
Mas, mesmo assim, muitos gerentes e executivos hoje consideram o tempo como um inimigo que tem que ser enfrentado no campo de batalha. Desta forma, grande parte dos executivos tentam dominar racionalmente o tempo e este escapa pelos dedos, ou melhor, pela vida, com a facilidade de um pulo de gato.
Mas qual é o “pulo do gato” na Administração do Tempo? A resposta é simplesmente considerá-lo como parceiro, não em um campo de guerra, mas um “Parcei- ro na Vida”. Com o objetivo primeiro de uma melhor qualidade de vida e, conseqüentemente, uma melhor qualidade no trabalho.
O grande avanço tecnológico tende a transformar tudo para o instantâneo, a comida, as viagens aé- reas, a comunicação e outras coisas mais.
Mas e nós, seres humanos? Corremos atrás tentando ser mais rápidos do que o fax.
Nenhum destes avanços serve se não for para facilitar a nossa vida e, em muitos casos, não é isto que estou vendo e sentindo. Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou com esforço inútil em trabalhos sem resultados. Aí sim, a vida no trabalho vira uma luta a ser enfrentada como heróis enfartados a guerrear.
Mas voltamos a perguntar: como ter o tempo como parceiro? Listaremos pontos que possam ajudá-los neste desafio:
Pare e faça uma revisão de como você está agindo com o seu tempo. Volte a instrumentos que você leu ou aprendeu em seminário que participou, eles são sempre úteis. Faça um diagnóstico através da seguinte análise do tempo: Efeito : qual o efeito que o atual uso do meu tempo provoca em mim? Causa : O que provoca ansiedade? Quais os sentimentos desagradáveis que sinto na minha vida coti- diana?
Exemplo : O trânsito? A mesa cheia de papéis? O entrar e sair de pessoas na minha sala? O relacio- namento com o colaborador? O telefone? Dificuldades financeiras?
1ª medida : Avaliar os pontos prioritários que lhe provocam insatisfação. 2ª medida : Buscar as causas destas situações.
- Causas de caráter
- individual (depende de você)
- cultural (comportamentos e hábitos da sociedade)
- gerencial (sua postura como gestor de equipe)
