Almoxarifado e Estoque, Notas de estudo de Engenharia Civil

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ALMOXARIFADO

e

ESTOQUE

DE MATERIAIS

Por muitos anos foi considerado como um “ DEPÓSITO ”, afastado do

escritório central, em locais de pouca acomodação, os materiais eram

acumulados de qualquer forma, utilizando uma mão-de-obra

desqualificada e sem controle do que entrava e saia.

Com o tempo observou-se que o local que se mantinha os materiais,

fosse materia-prima ou não, deveria ser um local de fácil acesso e de

maior controle operacional, pois todo o material que a empresa utilizava

em seus métodos de manufatura ou serviço estavam nesse local.

Surgiram sistemas de controle e de armazenagem bastante sofisticados,

o que acarretou no aumento da produtividade, maior segurança nas

operações, controle e rapidez na obtenção das informações dos

materiais estocados.

O departamento de compras deve sempre notificar por um sistema informatizado ou não que houve a compra de uma determinada mercadoria e que em determinada data o mesmo deverá aportar no CD ou almoxarifado para o seu armazenamento. Vários são os profissionais residentes no almoxarifado, em algumas empresas o almoxarife recebe, confere e estoca o materiais, entretanto em grandes empresas existe uma quantidade muito grande profissionais, que veremos a seguir.

PORTARIA:

Recepciona o veículo transportador da mercadoria; Efetua a triagem da documentação dando suporte do recebimento; Verificação se a compra da mercadoria que é o objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa; Constatação se a compra da mercadoria está no prazo de entrega contratual, caso contrario verifica-se o motivo do atraso e possíveis penalizações; Cadastramento no sistema as informações referentes a recepção de veículos Dados do veículo; Dados do Motorista; Dados da empresa fornecedora ou da transportadora; Muitas vezes alguma transportadora poderá ser impedida de efetuar entregas no almoxarifado, caso exista histórico de avarias nos transportes, é difícil de acontecer de alguma transportadora entregar pela segunda vez algum material no almoxarifado, visto que, ao ser informado no sistema o departamento de compras fica sabendo imediatamente dos fatos e informa ao fornecedor que tal transportadora não poderá mais aportar em seu almoxarifado. Encaminhamento desse veículo para a descarga;

Métodos utilizados pelo conferente para verificar a mercadoria recebida QUANTITATIVAMENTE. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando alguns métodos: Manual: Para o caso de pequenas quantidades; Por meio de cálculos: Para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanças contadoras pesadoras: Para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos, porcas, arruelas; Pesagem: Para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias; Medição: Para medições feitas por meio de trenas.

Métodos utilizados pelo conferente para verificar a QUALIDADE da mercadoria recebida. Características dimensionais; Tamanhos e formas. Características específicas; Especificações fornecidas em projeto ou catálogos específicos. Restrições de especificação Materiais incomuns que exigem conhecimento do que está recebendo e não há avarias ocultas.

ADMINISTRATIVO :

Procede a conferência do PC com a NF, já com o aval / ressalvas do conferente quanto a qualidade, quantidade e estado de toda a mercadoria recebida; Procede a baixa do PC junto ao sistema informatizado ou não, informando que o material comprado já está no almoxarifado; Procede a liberação da NF para o departamento de financeiro para que o mesmo providencia o pagamento da mercadoria e do transportador; na referida data contratual já pré-determinado pelo departamento de compras; Notifica ao departamento de compras e ao fornecedor caso a mercadoria venha com avarias embalagem ou a mercadoria; Caso o conferente tenha recusado a mercadoria, o administrativo providência a documentação de devolução informando ao departamento de compras os motivos;

NOTAS IMPORTANTES:

As compras não autorizadas ( difícil de acontecer, mas é possível ) ou em desacordo com a programação de entrega passada pelo departamento de compras devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso na primeira via da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o " Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga ", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. O exame para constatação das avarias é feito através da verificação da disposição das cargas no interior do veículo, observar atentamente as embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados, etc.

ALMOXARIFE :

Profissional capacitado no conhecimento dos materiais que a empresa utiliza seja na linha de manufatura ou prestador de serviço, que procura manter-se atualizado com catálogos e literaturas técnicas especificas. Conhece a disposição das mercadorias nos seus lugares e mesmo que não saiba o local exato, sabe como chegar utilizando o romaneio de localização de mercadorias ( numerais, letras ou até mesmo cores ) se houver algum sistema informatizado mais fácil será a localização e a auditoria. O mesmo acontece com o transportador interno pois com a localização exata da mercadoria o mesmo poderá retirá-la e levá-la ao almoxarife.

ESTOQUE MÍNIMO

O conceito de estoque mínimo deve ter como meta alertar ao departamento de compras que certo material ou equipamento está no seus estoque mínimo e deverá ser reposto o mais breve possível. Os estoque mínimo variam conforme a sua utilização e consumo, alguns materiais necessitam de estoque mínimo como por exemplo parafusos e porcas na casa das centenas, por exemplo: Estoque mínimo: Parafuso Cabeça Sextavada 5 / 16 ” GR 2 - Rosca Parcial - SAE 1010 / 1020 = 5. 000 peças. Portanto, toda vez que esse material é solicitado é dado baixa no quantitativo existente na ficha de cardex ou no sistema informatizado, conforme a baixa a dada é de conhecimento do almoxarife que esse tipo de material está acabando , se esse material tem alta rotatividade de uso, quando o sistema ou o cardex acusar 5. 000 pçs, deverá ser disparado um solicitação de compras para que o departamento de compra providencie a compra desse material. Quando o sistema é informatizado a margem de erro de faltar esse material é muito menor, já que automaticamente o sistema emite a solicitação de compras e a envia para o departamento de compras sem a necessidade do almoxarife a enviar e com a internet ficou ainda mais fácil e rápido.

INVENTÁRIO

É muito comum verificar que lojas fecham por um dia para seu inventário e logo reabrem com novo estoque e o antigo com preços muito abaixo do mercado. Nas fábricas e industrias o inventário é para saber se realmente o sistema está de acordo com o estoque físico, evitando assim roubos internos ou erros nos materiais em estoque.

REQUISIÇÃO

Em todo sistema de estoque quando se retira um material, deverá ser informado ao almoxarife: Requisitante ( Nome e departamento ); Data e hora; Local onde será utilizado ( Linha de Produção - LP ou Ponto de Venda - PDV ); Quantidade solicitada; Assinatura do requisitante.

Um exemplo típico Material de Consumo: Fitas isolante na cor preta – rolo com 50 m - marca: 3 M. JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL 260 270 250 286 264 230 320 210 250 246 264 270 3120 Tempo de Aquisição (T): 2 meses; Intervalo de Aquisição (I): 6 meses; Estoque mínimo (EM): fixado para o atendimento de requisições durante 0 , 25 do tempo de aquisição (T) CÁLCULO: CONSUMO MÉDIO MENSAL ( CMM ) = (CONSUMO ANUAL em 12 meses) CMM = soma de todas as fitas usadas / 12  CMM = 3120 / 12 = 260 fitas ESTOQUE MÍNIMO ( EM ) = CMM x ( 0 , 25 x T) EM = 260 x ( 0 , 25 x 2 ) = 130 fitas ESTOQUE MÁXIMO ( EMX ) = EM + (CMM x I) EMX = 130 + ( 260 x 6 ) = 1. 690 fitas PONTO DE PEDIDO ( PP ) = EM + (CMM x T) PP = 130 + ( 260 x 2 ) = 650 fitas QUANTIDADE A RESSUPRIR ( QR ) = CMM x I QR = 260 x 6 = 1. 560 fitas

Um Formulário de Requisição de Material Atualmente esse sistema está em desuso e a informática mudou o modo e a velocidade de uma requisição de materiais chegar até o almoxarifado e o atendimento do material solicitante se tornou muito mais rápido.