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Prof. Jorge Albernaz Martins
Conceitos
Ao tomarmos conhecimento do mundo sonhamos em construir ou ter algo na vida. Esse desejo pode ser alcançado ou não dependendo de como levamos a vida ou focalizamos nossas energias para conseguir tais intentos. Estes sonhos podem tornar-se realidade quando planejamos e levantamos todas as variáveis e custos necessários. Porém o planejamento nem sempre é garantia de sucesso. O sucesso depende de um bom planejamento, bons recursos e bons materiais, aliado a isso dependemos de outros motivos que podem influenciar negativa ou positivamente o seu desempenho em conseguir alcançar tais objetivos. O bom entendimento destes motivos e as boas praticas de projetos e gerencia de projetos nos dará a sensação que estamos fazendo a coisa certa. Nos parágrafos anteriores introduzimos propositalmente alguns termos que você deve se perguntar “o que isso?”.
O que é projeto?
É um conjunto de ações realizadas em uma ordem lógica e concorrente com o emprego de recursos humanos (qualificados ou não) e materiais com um período de tempo predefinido para se alcançar um determinado resultado ou produto. Normalmente um projeto é encomendado por alguém ou uma empresa ou governo que deseja obter um objeto pronto, um serviço com o desenvolvimento de um projeto. Quando há a encomenda deste projeto há um conjunto de características que devem ser obtidas e especificações que se deve seguir para se obter algo com um determinado nível de funcionalidade e qualidade. No entanto, o simples fato de encomendar um projeto a uma empresa ou organização não é sinônimo de sucesso, pois depende de qual necessidade será atendida em um determinado momento. Exemplo: por volta do ano 2000 o governo brasileiro encomendou a construção uma caravela idêntica a que Pedro Álvares Cabral usou quando descobriu o Brasil no ano de 1500 para comemorar os 500 anos de descobrimento, no entanto houve atrasos no estaleiro em Portugal e a caravela chegou ao nosso país fora da data prevista 21 de abril de 2000. Este fato ficou marcado negativamente, pois o projeto foi desenvolvido para as comemorações que foram frustradas e repercutiu por toda a impressa brasileira. Todo projeto depende de um conjunto de tarefas ou ações inter-relacionadas que são executadas em um determinado período de tempo objetivando alcançar um resultado ou produto. Todo projeto possui um conjunto de características que faz com que possamos chamar como tal. A seguir definiremos as principais características de um projeto, em breves palavras. São elas: Temporário Especifico Mensurável Dinâmico Temporário – Todos os projetos apresentam uma data de inicio e fim de forma bem clara e objetiva. As datas de inicio e fim podem sofrer adiantamentos ou atrasos ou ainda descontinuidade do projeto por falta de interesse ou outros motivos. Especifico – Todo projeto é definido para atender a um objetivo que o torna diferente de outros projetos da mesma natureza. Mostrando assim uma particularidade de cada um. Exemplo a construção de vários prédios com a mesma planta em terrenos
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diferentes. Cada prédio torna-se um projeto único e especifico porque a geologia de cada terreno é diferente o que pode alterar a estrutura de fundação do prédio diferente aumentando ou diminuindo os custos. Mensurável – Todo projeto pode ser acompanhado ou monitorado a partir de variáveis como tempo de uma tarefa, quantidade de recursos de uma tarefa, quantidade de horas homem em um projeto e muitas outras variáveis que possam aparecer no decorrer de planejamento ou acompanhamento. Dinâmico – Todo projeto apresenta um aspecto de mudanças no decorrer de seu planejamento e execução. As mudanças podem ser de ordem financeira, climática, estrutural, política ou mesmo ideológicas. Todo projeto esta sujeito a estas mudanças e varias outras aqui não mencionadas para se adequar a um determinado cenário ou situação. Portanto por este aspecto de mutação ou mudança o consideramos como sendo dinâmico.
Elementos que compõe um projeto
Para o bom entendimento de um projeto dentro do MS Project 2010 é importante que saibamos o conceito de cada elemento que aparece na sua utilização. Por este motivo preparamos uma seção onde definimos cada um destes elementos em sua significância. Todo projeto é composto de : Tarefas o Duração o Precedência o Ligação o Folga o Lag Caminho critico Restrição Recursos Custos Conflito de recursos Tipos de dados do MS Project 2010 Tarefas – São ações necessárias que são executadas dentro de um projeto. Estas ações quando colocadas em uma seqüencia do começo ao fim do projeto que nos diz como fazer, quando fazer, por quem fazer e quando atribuímos os recursos. Toda tarefa tem uma duração, que veremos mais adiante, e também recebe os recursos que serão utilizados nestas ações, bem como, tipo de ligação com sua predecessora e sucessora, folga, lag, restrições. Termos estes que definiremos mais adiante. As tarefas dentro do MS Project são divididas em quatro grupos: Tarefa Critica São todas as tarefas que faz parte do caminho critico do projeto, que também pode ser interpretado como sendo as tarefas que tem a menor folga de tempo de uma para a outra. Estas tarefas quando mal administradas e não executadas no prazo irão impactar o término de sua sucessora e isso pode desencadear um atraso nas demais tarefas desta cadeia que pode influenciar na data de entrega do projeto. Tarefa normal
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predecessora devemos informar o numero da tarefa mais a sigla (TT). Exemplo : 15TT quer dizer que a tarefa atual tem como predecessora a tarefa 15 e deve terminar junto com ela. Graficamente teremos:
Início Início II – A tarefa predecessora deve iniciar juntamente com a tarefa atual. Para informar isso no programa indicamos o numero da tarefa juntamente com a sigla (II). Exemplo 15II – diz ao MS Project 2010 que a tarefa predecessora da tarefa atual deve começar juntas. No gráfico de Gantt teremos:
Início Término IT – Este tipo de ligação é pouco comum de acontecer, porém pode ocorrer, indicando que uma tarefa atual deve terminar para que a tarefa predecessora deve iniciar. Caso queira informar essa situação devemos usar o numero da tarefa seguida da sigla (IT). Exemplo 15IT diz ao programa que a tarefa atual deve terminar para que a tarefa predecessora inicie. No histograma teremos:
Folga – É o prazo ou intervalo de tempo entre uma tarefa e sua sucessora. Consideramos dois tipos de folgas: Folga Livre – Conhecida no MS Project como margem de atraso permitida é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar qualquer tarefa sucessora. Folga Total – também conhecida como Margem de Atraso Total contém a quantidade de tempo que a data de término de uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar a data de término do projeto. LAG (Latency At Game) - é o tempo mínimo obrigatório que existe entre uma tarefa e outra. E não gera custos para o projeto. Também tratado como latência no programa. No campo precedência colocamos a tarefa predecessora mais a ligação mais a quantidade de tempo necessário para esperar. Exemplo: 15 II + 2 dias, neste caso estamos
Tarefa 1
Tarefa 2
Tarefa 1
Tarefa 2
Tarefa 1
Tarefa 2
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dizendo ao programa que a tarefa atual tem que começar junto com a tarefa 15 porém deve ter uma espera de dois dias uteis. Caminho Critico – É a menor soma de folgas livres entre as tarefas que compõe um caminho do começo ao fim do projeto. Este caminho indica a duração do projeto. Caso uma tarefa neste caminho não termine no prazo irá atrasar o termino do projeto inteiro. O Caminho Critico tem sua origem nas técnicas usadas na década de cinqüenta quando os americanos começaram a corrida espacial e adotaram a técnica PERT-CPM (Path Evaluation Thecnique Critical Path Method) onde eram somadas todas as durações dos caminhos indicados dentro do projeto. Em seguida verifica se qual delas é a menor, esse caminho então é identificado como caminho critico. Veja mais detalhes a respeito da técnica PERT-CPM na pagina 14 deste material. Restrição – é uma forma de influenciar o programa no calculo da data de inicio ou termino de uma tarefa que pode ser de ordem tática, custo, prazo e escopo. Uma restrição é indicada pela ligação entre as tarefas. Por exemplo podemos informar que uma tarefa que é inserida no programa com ligação termino inicio (TI) terá por padrão a restrição o mais cedo possível. Desta forma entende se que a tendência é trazer todos inicio de tarefas para mais próximo da data de inicio do projeto. Exitem oito formas de impor restrições ao MS Project 2010: O mais cedo possível ... O mais tarde possível ... Não iniciar antes de ... Não iniciar depois de ... Não terminar antes de ... Não terminar depois de ... Deve iniciar em ... Deve terminar em ... Uma observação importante que devemos fazer é que ao fazer o agendamento do Projeto a partir da data final todas as tarefas terão a restrição o mais tarde possível, ou seja todas as tarefas terão suas datas de inicio apontando para uma data próximo da data final do projeto. Todas as vezes que aplicar uma restrição a uma tarefa o programa indicara na planilha de tarefas um ícone de uma agenda. Recursos – No MS Project 2010 um recurso pode ser mão de obra, equipamento, material ou custo. Em todo projeto o recurso é o responsável pela atribuição de custos ao projeto. Existem várias maneiras de atribuir um recurso ao projeto. Trataremos deste assunto em maiores detalhes mais adiante neste material. Custos – No MS Project 2010 podemos efetuar os cálculos dos projetos aplicando vários tipos de custos. Só para citar alguns: Custo por hora – é a forma em que o recurso é remunerado. Custo Fixo – é um valor que o recurso necessita para ser adquirido ou uma verba necessária para instalação. Custo de Reaplicação – é o valor que se aplica quando há necessidade retrabalho. Os custos podem ser classificados quanto a forma de apropriação do serviço ou bem: Rateio – o valor pago ao recurso ou seu uso é distribuído proporcionalmente na medida em que vai sendo usado.
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Apresentando o MS Project
Atualmente a Microsoft tem MS Project em duas versões, uma voltada para usuários que utilizam um computador e que trabalham no dia a dia cadastrando seus projetos individualmente e outra versão para o ambiente corporativo. {pesquisar sobre as versões} O MS Project 2010 é um programa da família Office da Microsoft, que traz na sua interface uma facilidade de uso herdada dos produtos anteriores do pacote e também vários anos de experimento e aperfeiçoamento. Com isso podemos aproveitar todo o conhecimento que adquirimos ao usar produtos como MS Word, MS Excel e usar com a mesma intuição no MS Project. Todas as barras de ferramentas são padronizadas e com os mesmos significados. Observe a janela abaixo e verifique a similaridade com os produtos citados no parágrafo anterior.
Analisando a janela acima encontramos alguns elementos importantes na manipulação e uso que farão com que você consiga desenvolver uma habilidade e destreza com a interface. 1 – identifica a barra de titulo da janela principal. 2- barra de menus que permite que sejam dados comandos ao programa de acordo com a necessidade do operador. 3- barras de ferramentas são atalhos para os comandos na barra de menu que simplificam a operação do sistema. 4 – Planilha de tarefas ou gráfico de GANTT que pode ser trocado através do menu exibir ou na barra de modos que pode ser habilitada. 5 – Area do gráfico de GANTT onde visualizamos o histograma da rede de precedência do nosso cronograma. 6 – Biombo onde pode se privilegia a visualização da planilha de tarefas ou o gráfico de GANTT, faz se arrastando para a direita ou esquerda conforme a necessidade.
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Configurando o ambiente de trabalho no MS Project
Um procedimento importante no MS Project 2010 é a configuração do ambiente de trabalho. Isto é necessário para que possamos controlar melhor o que o software faz na medida em que criamos nossos cronogramas. Algumas informações precisam ser adaptada a nossa forma de conduzir o calculo de um cronograma. Essas configurações também podem alcançar um cunho pessoal permitindo assim a sua adequação a cada gosto e necessidades metodológicas de cada organização. Para que nosso curso transcorra sem “surpresas” vamos configurar a partir de agora algumas opções essenciais ao que apresentamos a seguir. No MS Project 2010 podemos configurar o programa para alcançar um nível de personalização considerável. Não discutiremos todas as abas, mas somente aquelas que nos afeta dentro da metodologia. Observe na janela abaixo:
Para que essa janela apareça é necessário os seguintes passos: menu Ficheiro , selecione o item Opções. Vamos começar por essa opção que aparece em primeiro plano na janela acima, a guia ou aba Exibir. Vamos alterar o formato da data para que apareça no formato Seg 28/01/02 12:33, isso quer dizer que estamos fazendo com que o MS Project 2010 apresente a data junto com as horas, minutos e segundos. Assim podemos ter uma exatidão maior na hora de acompanhar as tarefas no nosso dia a dia, principalmente em projetos de engenharia que podemos acompanhar mais de perto a produtividade de cada recurso presente ao projeto. Maiores detalhes no vídeo que acompanha este curso no tópico chamado configurações do ambiente do MS Project 2010.
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Para efetivar esta configuração para os próximos novos arquivos, aperte o botão Definir como padrão. Um dado importante que deve ser inserido na criação do projeto são as datas de inicio do projeto, a forma de agendamento, a data de status do projeto (ou data da medição), calendário do projeto e a prioridade padrão dada a cada tarefa. Para automatizar esse procedimento deve se alterar na guia Geral a opção Solicitar informações ao criar projetos.
Outra opção importante para quem usa muitos arquivos e não gosta de ficar procurando nas pastas do computador os arquivos do Project é aumentar o numero de entradas de arquivos recém usados. O normal são 4 entradas, porém você poderá alterar esse numero para a sua comodidade. E por ultimo podemos configurar como será a forma de salvamento dos arquivos do MS Project 2010. Na guia Salvar informamos onde serão salvos os arquivos do Project bem como de quanto em quanto tempo o programa pedirá para salvar o projeto. É importante que se seu computador não tenha um sistema de proteção contra queda de energia coloque esse valor bem baixo para evitar o desprazer de ter que refazer tudo caso ocorra uma queda de energia, agora se a bateria do seu notebook estiver boa não precisa colocar um valor muito baixo. Importante também é que salve somente o arquivo ativo pois se esta opção não estiver ativa todos os outros arquivos abertos também serão salvos. O que pode resultar em salvamento de valores não desejados nos outros arquivos.
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1 Lançamento Comercial de Produto 2 Rotinas da Administração 3 Comunicar Metas 4 Providenciar Registro 5 Contatar Veiculo Propaganda 6 Comprar Material Propaganda 7 Discutir Vendas 8 Reavaliar Processos 9 Discutir Lançamento 10 Conferir Material Propaganda 11 Distribuir Material Propaganda 12 Veicular Comercial 13 Lançar Produto 14 Rotinas de Produção 15 Produzir Protótipo 16 Produzir Produto 17 Produzir Embalagem 18 Pronto para Embalar 19 Embalar 20 Carrega 21 Distribuir 22 Teste de Qualidade 23 Colher/Testar Amostra 24 Analisar Resultados 25 Redigir Relatório Técnico.
Subordinando tarefas
Esta operação tem como objetivo criar uma estrutura hierárquica que identifique a responsabilidade e a visualização de informações totalizadoras em diversos níveis. O processo de subordinação ocorre da seguinte forma: 1º - Selecione as tarefas que estão abaixo da linha onde você deseja fazer a subordinação.
2º - Selecione o botão Recuo na barra de ferramentas de formatação, conforme figura abaixo nas setas verdes.
Exercício
- No projeto de lançamento de produto faça a seguinte distribuição: Id Nome da tarefa
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1 Lançamento Comercial de Produto 2 Rotinas da Administração 3 Comunicar Metas 4 Providenciar Registro 5 Contatar Veiculo Propaganda 6 Comprar Material Propaganda 7 Discutir Vendas 8 Reavaliar Processos 9 Discutir Lançamento 10 Conferir Material Propaganda 11 Distribuir Material Propaganda 12 Veicular Comercial 13 Lançar Produto 14 Rotinas de Produção 15 Produzir Protótipo 16 Produzir Produto 17 Produzir Embalagem 18 Pronto para Embalar 19 Embalar 20 Carrega 21 Distribuir 22 Teste de Qualidade 23 Colher/Testar Amostra 24 Analisar Resultados 25 Redigir Relatório Técnico.
Indicando prazo final
É possível indicar um prazo final para tarefas ou para o projeto como um todo de forma que durante o planejamento seja possível observar se a data final das tarefas ou do projeto atende aos requerimentos fundamentais. Use o Duplo clique em cima da tarefa que aparecera uma tela contendo as informações sobre a tarefa
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A coluna de duração de uma tarefa pode assumir as seguintes unidades de medidas: d(dias), m(minutos), h(horas), s(semana), mês(meses), md(minuto decorrido), hd(horas decorridas), dd(dias decorridos), sd(semana decorrida) e mêsd(mês decorrido). As unidades de com sufixo decorrido sempre levaram em conta que a tarefa acontecerá sem intervalos ou influencia do calendário atribuído a ela. Nas tarefas resumos não haverá atribuição de duração pois estas são apenas de totalização.
Exercício.
- Preencha as durações no projeto abaixo.
Id Nome da tarefa Duração 1 Lançamento Comercial de Produto 2 Rotinas da Administração 3 Comunicar Metas 4h 4 Providenciar Registro 4d 5 Contatar Veiculo Propaganda 3d 6 Comprar Material Propaganda 3d 7 Discutir Vendas 4h 8 Reavaliar Processos 12h 9 Discutir Lançamento 6h 10 Conferir Material Propaganda 2d 11 Distribuir Material Propaganda 3d 12 Veicular Comercial 3dd
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13 Lançar Produto 2d (^14) Rotinas de Produção 15 Produzir Protótipo 5d 16 Produzir Produto 14d 17 Produzir Embalagem 4d 18 Pronto para Embalar 0d 19 Embalar 6d 20 Carregar 2d 21 Distribuir 2d (^22) Teste de Qualidade 23 Colher/Testar Amostra 6h 24 Analisar Resultados 2d 25 Redigir Relatório Técnico. 2d
Definindo o tipo de tarefa.
Conceitualmente existem dois tipos básicos de tarefas no que se refere a sua duração. Podem ser por Esforço ou Duração fixa.
A tarefa por esforço por sua vez podem ter sua duração alterada pela alteração das quantidades de recursos a ela atribuídos. Podendo se subdividir em dois tipos:
Unidade Fixa é o tipo padrão do MS-Project, quando a duração de uma tarefa é alterada as quantidades de recursos alocados permanecem inalteradas. No entanto suas horas de trabalho são corrigidas proporcionalmente à variação da duração da tarefa.
Exemplo: se uma tarefa que originalmente seria feita em 3 dias com 1 recurso A, ao alterarmos a duração para um dia o MS-Project irá atribuir 3 recursos A para a tarefa.
Trabalho fixo é quando a duração de uma tarefa é corrigida a quantidade de horas de trabalho de cada recurso alocado (trabalho) não é alterada. Isto é no caso das horas de cada recurso não se alterar a quantidade de recursos na tarefa aumenta proporcionalmente à variação da duração da tarefa. Quando a quantidade de recursos é alterada a duração da tarefa é alterada proporcionalmente.
Exemplo: no exemplo anterior se alterarmos o tipo da tarefa para trabalho fixo e alterar a quantidade de recurso de 3 para 1 veremos que a duração irá demorar 3 dias.
Duração Fixa não se altera a duração da tarefa por modificações de alocações de recursos. Neste caso as horas de trabalho do recurso são recalculadas sempre que houver alterações nos quantitativos de recursos e quando as horas de trabalho de um recurso são
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No MS Project pode estabelecer a predecessora alterando a visualização do gráfico de
GANTT de tal forma que apareça os detalhes de cada tarefa e o campo de predecessão.
Para isso você deve ir ao menu principal Janela e em seguida selecione a opção Dividir.
Veja como ficará.
Na medida em que vamos indicando as predecessoras o gráfico alterará sua aparencia e aparecerão setas indicando o caminho de execução e consequentemente as datas de inicio e termino de cada tarefa, de acordo com o calendário aplicado a cada tarefa.
Exercício
- No projeto Lançamento Comercial de Produto defina a ordem de precedência conforme estabelecido abaixo. Id Nome da tarefa Duração Id Precedência 1 Lançamento Comercial de Produto 2 Rotinas da Administração 3 Comunicar Metas 4h 4 Providenciar Registro 4d 3 5 Contatar Veículo Propaganda 3d 3 6 Comprar Material Propaganda 3d 3 7 Discutir Vendas 4h 5; 8 Reavaliar Processos 12h 4;7; 9 Discutir Lançamento 6h 8 10 Conferir Material Propaganda 2d 6 11 Distribuir Material Propaganda 3d 10 12 Veicular Comercial 3dd 5
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- 13 Lançar Produto 2d 9;11;12;
- 15 Produzir Protótipo 5d 14 Rotinas de Produção
- 16 Produzir Produto 14d
- 17 Produzir Embalagem 4d
- 18 Pronto para Embalar 0d 16;
- 19 Embalar 6d
- 20 Carregar 2d
- 21 Distribuir 2d
- 23 Colher/Testar Amostra 6h 22 Teste de Qualidade
- 24 Analisar Resultados 2d
- 25 Redigir Relatório Técnico. 2d
