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apostila ecxel, Notas de estudo de Cultura

apostila - apostila

Tipologia: Notas de estudo

Antes de 2010

Compartilhado em 04/08/2010

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1108-1084-945-951-965-1108-322-322- 🇧🇷

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Instituto Federal de Educação Ciência e
Tecnologia de Minas Gerais - Campus São
João Evangelista – MG
Apostila do
Microsoft Excel 2000
Adaptada por: Alex Sander Miranda Lobo
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Instituto Federal de Educação Ciência e

Tecnologia de Minas Gerais - Campus São

João Evangelista – MG

Apostila do

Microsoft Excel 2000

Adaptada por: Alex Sander Miranda Lobo

Softwares Aplicativos – Prof. Alex Sander M. Lobo

  • I. Apresentação Índice
      1. O que é Ms Excel?
  • II. Conceitos Básicos
      1. Aplicações práticas
      1. Como iniciar MS Excel
      1. O ambiente do Excel.......................................................................................................................................
  • III. Montagem e criação de planilhas
      1. Edição de Dados
      • 1.1. Alteração do conteúdo da célula
        • 1.1.1. Como substituir os dados da célula
        • 1.1.2. Como alterar (editar) o conteúdo já existente
        • 1.1.3. Como cancelar ou desfazer uma entrada
        • 1.1.4. Como limpar o conteúdo da célula
      • 1.2. Alterando a direção após teclar
      1. Movimentação pela planilha ..........................................................................................................................
      • 2.1. Como se mover para um local específico .............................................................................................
        • 2.1.1. Outra opção, talvez a mais rápida é utilizar a Caixa de nome: .........................................................
      1. Largura da coluna e da linha..........................................................................................................................
      • 3.1. Através do Menu ...................................................................................................................................
      • 3.2. Utilizando o mouse ...............................................................................................................................
        • 3.2.1. Formas do Ponteiro do Mouse ..........................................................................................................
      1. Usando o AutoAjuste.....................................................................................................................................
      1. AutoConclusão ..............................................................................................................................................
      1. Como salvar uma pasta de trabalho ...............................................................................................................
      • 6.1. Como salvar em formato diferente .......................................................................................................
      1. Como fechar a pasta de trabalho e sair do Excel ...........................................................................................
      • 7.1. Como fechar a pasta de trabalho ...........................................................................................................
      1. Como sair do Excel........................................................................................................................................
      1. Como abrir uma pasta de trabalho já existente ..............................................................................................
      • 9.1. Para abrir uma pasta de trabalho já existente: .......................................................................................
        • 9.1.1. Como abrir em formato diferente .....................................................................................................
        • 9.1.2. Como abrir uma nova pasta de trabalho ...........................................................................................
      • 9.2. Como ampliar ou reduzir a exibição .....................................................................................................
      • 9.3. Cópia e movimentação de células .........................................................................................................
      • 9.4. Área de transferência ............................................................................................................................
      1. Como copiar, colar, mover. .......................................................................................................................
        • 10.1.1. Como mover (recortar) .....................................................................................................................
        • 10.1.2. Copiar e mover usando arrastar e soltar ...........................................................................................
      1. Como criar Fórmulas.................................................................................................................................
      • 11.1. Como digitar fórmulas ..........................................................................................................................
      1. Como obter ajuda ......................................................................................................................................
      • 12.1. Como obter ajuda utilizando a Ajuda do Microsoft Excel....................................................................
      1. Usando listas de preenchimento ................................................................................................................
      • 13.1. Como criar novas listas .........................................................................................................................
      1. Classificando os dados de uma planilha ....................................................................................................
      • 14.1. Para classificar a lista:...........................................................................................................................
  • IV. Gerenciamento de Planilhas ...............................................................................................................................
      1. Como selecionar e atribuir nome a uma planilha ..........................................................................................
        • 1.1.1. Para selecionar uma planilha ............................................................................................................
        • 1.1.2. Como selecionar várias planilhas .....................................................................................................
        • 1.1.3. Para selecionar planilhas alternadas ................................................................................................. Softwares Aplicativos – Prof. Alex Sander M. Lobo
        • 1.1.4. Para desativar a seleção: ...................................................................................................................
        • 1.1.5. Para selecionar todas as planilhas da pasta de trabalho: ...................................................................
        • 1.1.6. Atribuição de nomes às planilhas .....................................................................................................
  • V. Inserção e exclusão de planilhas ........................................................................................................................
      1. Como inserir planilhas ...................................................................................................................................
      • 1.1. Inserir planilhas é utilizando o mouse: .................................................................................................
      • 1.2. Alteração do número de planilhas padrão .............................................................................................
      1. Como excluir planilhas ..................................................................................................................................
      1. Como mover e copiar planilhas .....................................................................................................................
      • 3.1. Como mover planilhas ..........................................................................................................................
      • 3.2. Para inserir colunas e linhas ..................................................................................................................
        • 3.2.1. Outra maneira de inserir colunas é utilizando o botão direito do mouse:.........................................
        • 3.2.2. Para inserir linhas .............................................................................................................................
        • 3.2.3. Como excluir colunas ou linhas........................................................................................................
      1. Ocultado linhas e colunas ..............................................................................................................................
      • 4.1. Como ocultar colunas ou linhas ............................................................................................................
        • 4.1.1. Para ocultar linhas ............................................................................................................................
        • 4.1.2. Para ocultar colunas ..........................................................................................................................
        • 4.1.3. Como reexibir linhas ou colunas ocultas ..........................................................................................
      • 4.2. Ocultar a planilha ou pasta de trabalho inteira ......................................................................................
        • 4.2.1. Ocultando pastas de trabalho ............................................................................................................
        • 4.2.2. Reexibindo pastas de trabalho ..........................................................................................................
        • 4.2.3. Ocultando planilhas ..........................................................................................................................
        • 4.2.4. Reexibindo planilhas ........................................................................................................................
      • 4.3. Formatação de texto e números ............................................................................................................
        • 4.3.1. Como formatar dados .......................................................................................................................
        • 4.3.2. Utilizando a caixa de diálogo Formatar células ................................................................................
        • 4.3.3. Formatação de números ....................................................................................................................
        • 4.3.4. Utilizando a caixa de diálogo Formatar Células ...............................................................................
      1. Alinhamento do conteúdo das células ...........................................................................................................
      • 5.1. Para mudar o alinhamento dos dados inseridos na célula, faça: ...........................................................
      • 5.2. Alinhar dados utilizando a caixa de diálogo Formtar células ...............................................................
        • 5.2.1. Alinhamento de texto .......................................................................................................................
        • 5.2.2. Controle de texto ..............................................................................................................................
        • 5.2.3. Orientação.........................................................................................................................................
        • 5.2.4. Como limpar a formatação ...............................................................................................................
      1. Inclusão de bordas .........................................................................................................................................
      • 6.1. Para aplicar uma borda rapidamente .....................................................................................................
      1. Formatação automática ..................................................................................................................................
      1. Formatação condicional.................................................................................................................................
      1. Comentários nas células ................................................................................................................................
      • 9.1. Como inserir um comentário ................................................................................................................
      • 9.2. Como apagar um comentário ................................................................................................................
      1. Verificação ortográfica ..............................................................................................................................
      • 10.1. Como corrigir texto com a AutoCorreção ............................................................................................
      • 10.2. Como incluir uma entrada na AutoCorreção ........................................................................................
  • VI. Elaboração de fórmulas......................................................................................................................................
      1. Referência relativa / absoluta ........................................................................................................................
      • 1.1. Precedência de operadores ....................................................................................................................
      • 1.2. Como localizar os argumentos da fórmula ...........................................................................................
      1. AutoCálculo ...................................................................................................................................................
      • 2.1. Para selecionar outras operações: .........................................................................................................
      1. Funções ..........................................................................................................................................................
      • 3.1. AutoSoma .............................................................................................................................................
      1. Como encontrar as funções do Excel............................................................................................................. Softwares Aplicativos – Prof. Alex Sander M. Lobo
      • 4.1. Funções comumente utilizadas .............................................................................................................
        • 4.1.1. MÉDIA .............................................................................................................................................
        • 4.1.2. MÍNIMO...........................................................................................................................................
        • 4.1.3. MÁXIMO .........................................................................................................................................
        • 4.1.4. ARRED.............................................................................................................................................
        • 4.1.5. TRUNCAR .......................................................................................................................................
        • 4.1.6. Se ......................................................................................................................................................
        • 4.1.7. FÓRMULA DA CONDIÇÃO SE e E ..............................................................................................
        • 4.1.8. FÓRMULA DA CONDIÇÃO SE e OU...........................................................................................
        • 4.1.9. FÓRMULA DO CONT.SE ..............................................................................................................
        • 4.1.10. Função AGORA ...............................................................................................................................
      1. Mensagens de erro .........................................................................................................................................
      • 5.1. Mensagem de erro: ##### .....................................................................................................................
      • 5.2. Mensagem de erro: #DIV!0 ..................................................................................................................
      • 5.3. Mensagem de erro: #NOME .................................................................................................................
      • 5.4. Mensagem de erro: #VALOR ...............................................................................................................
      • 5.5. Mensagem de erro: #REF .....................................................................................................................
      • 5.6. Mensagem de erro: #N/D ......................................................................................................................
  • VII. Gráficos ..............................................................................................................................................................
      1. Elaboração de gráficos utilizando o Assistente de Gráfico ...........................................................................
      1. Escolha do tipo de gráfico adequado .............................................................................................................
      • 2.1. Para alterar o tipo de gráfico .................................................................................................................
      • 2.2. Para formatar uma seqüência de dados .................................................................................................
        • 2.2.1. Como adicionar seqüências ..............................................................................................................
        • 2.2.2. Como excluir seqüências ..................................................................................................................
        • 2.2.3. Criando um gráfico rapidamente (tecla ) ...............................................................................
  • VIII. Como personalizar as configurações da página .................................................................................................
      1. Como ajustar a página impressa ....................................................................................................................
      • 1.1. Como mudar as configurações de margem ...........................................................................................
      1. Inclusão de cabeçalho e rodapé .....................................................................................................................
      1. Visualização prévia........................................................................................................................................

I. Apresentação

1. O que é Ms Excel?

Em certa época, a planilha era um pedaço de papel que os contadores e planejadores de empresas utilizavam para colocar uma grande quantidade de números dentro de linhas e colunas. Os números poderiam, então, ser somados, subtraídos e comparados, uns aos outros.

Atualmente, a planilha é um pacote de software de computador que está sendo processado em quase todo computador profissional de pequeno porte. Este programa coloca linhas e colunas dentro de sua memória e os manipula de acordo com fórmulas e funções.

Sendo considerado um poderoso software de planilha eletrônica, o MS Excel é utilizado para armazenar, analisar e tratar listas de dados, efetuando cálculos, criando relatórios e gráficos.

Esta apostila é composta pelos módulos descritos a seguir: Montagem e criação de planilhas Apresenta como criar, editar, salvar e abrir planilhas, bem como elaborar fórmulas matemáticas simples. O uso do help também é abordado.

Listas e classificação de dados Aborda com criar listas de preenchimento no Excel e como classificar os dados por determinadas colunas.

Gerenciamento de planilhas Apresenta como trabalhar com várias planilhas no Excel, além de usar os recursos para inserir e excluir linhas ou colunas, proteger planilhas e intervalos de células.

Formatação da planilha Aborda como deixar a planilhas mais atraentes utilizando os recursos de formatação como: cores, bordas e alinhamentos, além de ensinar a criar e usar estilos e modelos.

Elaboração de fórmulas Apresenta como utilizar as funções matemáticas do Excel e como inserir fórmulas corretamente. Gráficos e elementos de apoio Aborda como criar e formatar gráficos, além de tratar como inserir hiperlinks, desenhos e figuras. Impressão dos dados das planilhas Trata como efetuar corretamente a impressão de uma planilha usando cabeçalho, rodapé e ouras configurações de página.

2. Como iniciar MS Excel

Para ativar o Excel através do botão Iniciar, na barra de tarefas: Após iniciar o Windows, clique no botão Iniciar ; no menu Programas escolha Microsoft Excel. Também é possível inicializar uma nova pasta do Excel a partir do Menu Iniciar , da seguinte forma:

Dê um clique no botão Iniciar e depois em Novo documento do Office ; clique na guia Geral na caixa de diálogo Novo documento do Office ; clique em Pasta de Trabalho em branco ; dê um clique em OK.

Quando Excel é iniciado aparece uma janela de documento denominada Pasta1. As próximas janelas abertas seguirão esta seqüência, ou seja, Pasta2, Pasta3, assim por diante. Este nome será substituído pelo usuário no momento em que for salvar o arquivo.

Cada pasta de trabalho é aberta, por padrão, com 3 planilhas, denominadas Plan1, Plan2 e Plan3. Este nome aparece em uma guia, na parte inferior da pasta de trabalho.

3. O ambiente do Excel

No Excel uma planilha é como uma folha de papel em branco onde se realiza um trabalho. Um arquivo do Excel reúne uma pilha de planilhas em uma pasta de trabalho. Dentro de cada pasta de trabalho pode-se ter várias planilhas, folhas de gráficos, folhas de macro, caixa de diálogo e módulo do Visual Basic.

Cada planilha contém colunas que são dispostas lado a lado, e linhas que correm de cima a baixo. E assim são traçadas as linhas de grade da planilha. As colunas são rotuladas com letras e as linhas são numeradas.

Os cabeçalhos de coluna iniciam com a coluna A ; os cabeçalhos de linha começam com a linha 1. Cada planilha possui 256 colunas e 65.536 linhas.

Com o cruzamento de uma linha com uma coluna são formadas células, onde são armazenadas as informações (textos, números, datas e fórmulas). Cada célula possui uma identificação que é chamada de referência da célula.

Esta referência é derivada da sua coluna e linha. Assim, se uma célula é definida pela coluna B e linha 3, sua referência será B3.

O endereço da célula ativa pode ser visualizado na caixa de nome , na Barra de Ferramentas , conforme mostra a próxima figura. Note ainda que os cabeçalhos de linha e coluna da célula ativa estão em negrito e em alto relevo.

III. Montagem e criação de planilhas

1. Edição de Dados

O Excel aceita a introdução de dados dos tipos: textos, números, datas, horas e fórmulas. Para familiarizar o usuário com o manuseio das ferramentas de edição do Excel, será criada como exemplo, uma lista de endereços.

Quando iniciar o Excel, uma pasta de trabalho em branco será aberta, pronta para ser utilizada. Observe que a primeira célula da planilha é a célula com endereço A1 e já está ativa, toda vez que se abre uma pasta nova. Depois disso, digite os dados conforme a planilha a seguir:

Enquanto digita os dados, pode-se conhecer alguns recursos fundamentais para edição de dados no Excel, tais como:

1.1. Alteração do conteúdo da célula

1.1.1. Como substituir os dados da célula

Mover seleção após Enter ; defina a direção desejada na caixa de lista Direção.

O recurso chamado AutoRetorno , retorna automaticamente a célula ativa para a próxima célula a ser preenchida.

Observe o efeito na lista de endereços anterior, digitando os dados por linha, isto é, primeiro o sobrenome, depois o nome, o endereço, a cidade, o estado e o telefone.

Quando teclar < Enter >, a célula ativa ocupará a primeira posição da próxima linha, para que seja digitado o próximo sobrenome.

2. Movimentação pela planilha

Quando a planilha é muito extensa, com muitas células preenchidas, torna-se difícil visualizar o conteúdo total. Para isso são utilizados recursos de rolagem e de movimentação dentro da planilha.

Para rolar pela planilha são utilizados os botões de rolagem horizontal e vertical. Para maiores saltos na planilha o uso do teclado é mais indicado por ser mais rápido e prático. A tabela a seguir relaciona as opções de teclado:

Pressione Para ir

Home Para o início da linha PgUp/PgDn Uma janela para cima ou para baixo Ctrl+Home Para o início da planilha (célula A1) Ctrl+End Para a última célula que contém dados na planilha Ctrl+PgDn Para a próxima planilha Ctrl+PgUp Para a planilha anterior Para uma célula ou intervalo específicos End e depois tecla de seta Para ir para o final da linha ou coluna atual End e depois Enter Para ir para a última coluna utilizada na linha atual

2.1. Como se mover para um local específico

Conforme descrito na tabela anterior é possível deslocar-se diretamente para uma célula ou intervalo específico utilizando a tecla . Esta tecla de atalho abre uma caixa de diálogo Ir para , que requisita o endereço para o qual se deseja ir. Também é possível abrir esta caixa de diálogo através do menu, seguindo o procedimento:

Abra o menu Editar e escolha Ir para ; na caixa de texto Referência , digite a referência ou intervalo de células desejado.

Por exemplo, para ativar a célula X5000, digite esta referência na caixa de texto. Ou então, digite X8000:X8010 para ativar este intervalo de células.

Clique no botão OK.

2.1.1. Outra opção, talvez a mais rápida é utilizar a Caixa de nome:

Digite o endereço ou intervalo de células para o qual deseja-se movimentar diretamente na Caixa de nome ; tecle .

3. Largura da coluna e da linha

Por padrão, cada coluna da planilha tem 8, pontos e cada linha tem 12,75 pontos.

A altura da linha é dimensionada automaticamente pelo Excel, dependendo do tamanho da fonte utilizada. Mas isto não impede que se altere manualmente.

Quando o conteúdo da célula é maior que a largura da coluna, o texto "transborda" para a célula ao lado.

É possível dimensionar a largura da coluna e a altura da linha de três formas:

3.1. Através do Menu

  • Clique em qualquer lugar na coluna ou na linha a ser alterada; no menu Formatar , aponte para Coluna , e dê um clique em Largura;
  • Ou aponte para Linha e dê um clique em Altura; digite uma nova largura ou altura; clique em OK. Utilize este caminho quando necessitar de uma maior precisão na largura da coluna, pois as maneiras a seguir são mais rápidas e práticas.

5. AutoConclusão

Se os primeiros caracteres digitados em uma célula coincidirem com uma entrada já existente na coluna, o Microsoft Excel preencherá os demais caracteres automaticamente.

A exemplo da coluna contendo o nome do Estado, é possível notar durante a digitação que o Excel preenche automaticamente a célula com entradas que já ocorreram nesta mesma coluna e em células adjacentes.

Para aceitar a entrada sugerida por Excel, tecle . A entrada completada atenderá exatamente o padrão de maiúsculas e minúsculas das entradas já existentes.

Para substituir os caracteres inseridos automaticamente , continue digitando e para excluí-los tecle .

Por exemplo : Depois de digitar o nome "São Paulo" na célula D7, ele será automaticamente concluído quando Excel reconhecer as primeiras letras digitadas na célula D10.

O Microsoft Excel completa somente as entradas que contenham texto ou uma combinação de texto e números; as entradas contendo somente números, datas ou horas não serão completadas.

É possível também selecionar a partir de uma lista de entradas já existente na coluna, da seguinte forma:

  • Digite alguns dos primeiros caracteres na célula; clique na célula com o botão direito do mouse; selecione Lista de opções no menu de atalho; ou então, pressione < ALT> + seta abaixo para exibir a lista de entradas.

Selecione a entrada desejada.

6. Como salvar uma pasta de trabalho

Quando se abre uma nova pasta de trabalho no Excel a barra de título apresenta um título padrão como Pasta1 ou Pasta2. Ao salvar uma pasta de trabalho pela primeira vez é necessário dar um nome significativo e especificar onde armazená-la. Os nomes de arquivos podem conter até 255 caracteres, incluindo letras maiúsculas e minúsculas, espaços e pontuação.

Para salvar uma pasta de trabalho pela primeira vez : Clique no botão Salvar na barra de ferramentas padrão. Ou através do menu Arquivo , opção Salvar ou Salvar como ;

Clique na seta de lista suspensa Salvar em para selecionar a unidade de disco e/ou a pasta na qual deseja armazenar o arquivo da pasta de trabalho; digite o novo nome da pasta de trabalho na caixa de texto Nome do arquivo. Sugestão: atribua o nome Agenda ao arquivo criado; clique no botão Salvar.

Dica : As pastas de trabalho criadas durante este curso deverão ter seus arquivos armazenados, pois serão freqüentemente utilizados.

6.1. Como salvar em formato diferente

Muitas vezes é preciso exportar arquivos para serem utilizados em outros aplicativos ou em uma versão anterior do Excel. Para isso, o arquivo deve ser gravado em um formato que não seja uma "Pasta de trabalho do Microsoft Excel (*.xls)", mas que seja compatível com o outro aplicativo.

Abra o menu Arquivo e escolha Salvar como ;

9. Como abrir uma pasta de trabalho já existente

Abrir uma pasta de trabalho significa recuperar um arquivo gravado em disco, para ser executado na memória do computador. Por isso é importante armazenar os arquivos em pastas separadas, com nomes sugestivos, para que se possa encontrá-los quando necessário.

9.1. Para abrir uma pasta de trabalho já existente:

No menu Arquivo , escolha Abrir ; ou clique no botão Abrir da barra de ferramentas padrão.

A caixa de diálogo Abrir aparecerá, requisitando que seja informada a localização do arquivo a ser aberto, conforme figura a seguir:

Na caixa de lista Examinar selecione a pasta que contém o arquivo que deve ser aberto; dê um clique no nome do arquivo e depois no botão Abrir , ou duplo clique no nome do arquivo.

9.1.1. Como abrir em formato diferente

Assim como Excel grava arquivos em outros formatos, também aceita importar (ou seja, receber) arquivos de outros aplicativos com diferentes formatos, da seguinte forma:

Abra o menu Arquivo e escolha Abrir ;

  • Na caixa de lista Arquivos do tipo selecione o formato desejado.

9.1.2. Como abrir uma nova pasta de trabalho

No menu Arquivo , escolha Novo ; para criar uma nova pasta de trabalho em branco, clique na guia Geral e depois selecione o ícone Pasta de trabalho; ou clique no botão Novo da Barra de Ferramentas.

9.2. Como ampliar ou reduzir a exibição

Há ocasiões em que se é necessária a exibição detalhada de partes da planilha, ou então da planilha como todo. Para isso é utilizada a caixa Zoom , na barra de ferramentas padrão do Excel.

Pode-se escolher qualquer porcentagem de exibição contida na lista ou inserir um número entre 10 e

É possível também selecionar uma área da planilha para preencher a janela. Para isso, selecione um intervalo de células e clique em Seleção na lista do Zoom.

A alteração da ampliação não afeta a impressão. As planilhas são impressas em 100%, a não ser que ocorram alterações na configuração da impressão.

9.3. Cópia e movimentação de células

A cópia e movimentação de células agilizam a criação da planilha, pois permitem repetir conteúdos na entrada de dados nas células. No caso de fórmulas, Excel atualiza automaticamente as referências de células nos resultados das fórmulas.

Caso a barra de ferramentas da Área de transferência não apareça automaticamente, clique no menu Exibir , escolha a opção Barras de Ferramentas e clique em Área de Transferência.

Nesta barra de ferramentas da Área de Transferência pode-se escolher qual ou quais itens serão colados, bem como apagar todos os itens armazenados nela.

10.1.1. Como mover (recortar)

Quando o conteúdo das células é movido significa que será levado para a Área de transferência e apagado do seu local de origem, para que seja colado em outro local.

selecione o intervalo de células no menu Editar selecione Recortar ;

  • Ou então, clique no botão Recortar na Barra de Ferramentas;
  • Ou ainda, pressione as teclas +;
  • Ou ainda, clique o botão direito do mouse na seleção e escolha a opção Copiar no menu de atalho. Isso faz mover uma cópia das células selecionadas para a Área de transferência. Selecione a célula de destino B17 ; no menu Editar escolha Colar. As células de origem serão limpas e as células de destino conterão os dados recortados. É possível sobrepor blocos de origem e de destino.

10.1.2. Copiar e mover usando arrastar e soltar

Excel oferece um recurso de arrastar e soltar o mouse de forma a agilizar o processo de cópia e movimentação de células de maneira rápida e prática.

Para que este processo esteja disponível, verifique: No menu Ferramentas , escolha Opções ; na guia Editar , a caixa de verificação Arrastar e soltar célula deve estar ativa.

11. Como criar Fórmulas

Uma fórmula é uma expressão matemática. Em uma planilha do Excel, são utilizados valores, operadores aritméticos (veja tabela a seguir) e referências de células para criar fórmulas.

Uma fórmula do Excel sempre começa com o sinal de igual (=). O Excel não aceita colchetes [ ] e chaves { } nas expressões matemáticas; só aceita parênteses ( )

Símbolo Operação Exemplo

  • Adição =C1+C2+C
  • Subtração =C1-G
  • Multiplicação =C1*E / Divisão =C1/ ^ Exponenciação =C1^G ( ) Prioridade de cálculo =(C1+C2)/

11.1. Como digitar fórmulas

Supondo que se deseja calcular o total e a média das Vendas por Região, elabore a planilha a seguir: