Arquivologia , Provas de Administração Empresarial

Baixe Arquivologia e outras Provas em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity!

Aula 01

Curso: Noções de Arquivologia p/ Polícia Federal - Cargo 9 - Agente

Professor: Felipe Petrachini

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01

AULA 01 - 1 Arquivística: princípios e conceitos.

SUMÁRIO PÁGINA

Bibliografia Básica ........................................................................................... 1

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................................... 2 1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos ...................................................... 2 1.2. Documentos .......................................................................................... 4 1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ...................................... 5 1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) .................. 13 1.3. Órgãos de Documentação .................................................................. 15 1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ............................................................... 21 1.5. Princípios ............................................................................................ 23 1.6. Classificação dos arquivos.................................................................. 30 1.6.1. Estágios da Evolução ................................................................... 32 Questões Comentadas .................................................................................. 34 Questões Propostas ...................................................................................... 67

Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada.

Bibliografia Básica

Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina (só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “ archeion ”, que denomina o “ local de guarda e depósito de documentos ” (este conceito já está mais próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).

Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “ archivum ”, que também identifica o “ lugar de guarda de documentos e outros títulos ”

Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência... Cuidado para não explodir o turno todo :P.

Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente, devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.

Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma matéria bem legal e útil).

É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção, principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não é difícil, embora bastante teórico.

As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.

E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra ininteligível :P).

A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do CONARQ.

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 “O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.” 1

Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina. Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.

1.2. Documentos

Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.

Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um elemento básico: o Documento.

Documento é todo e qualquer registro de informação , independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes, enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um momento.

Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a acepção ampla da palavra , não estamos detalhando a sua forma ou o meio material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação,

(^1) FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu mostrar os exemplos. Olha só:

A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

Veja a tabela abaixo:

Documentos Definição

Escritos ou textuais

São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você conseguir imaginar :P

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01

Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

E desta vez, vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

“ Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais , particularmente o suporte e o formato , e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso , como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos”.

Pesadinho né? Mas não é nada que você já não saiba, só que com mais detalhes. A definição técnica vista acima dá ênfase à união dos documentos em função de suas características essenciais (caracteres essenciais), e chama a atenção a um aspecto que deixamos passar despercebido: as vezes é necessário mediação técnica para acessar a informação.

Que significa isto? Significa que não é todo mundo que consegue operar uma máquina para ler um microfilme, acessar um arquivo no computador, programar um projetor, etc. Por conta disto, a definição do Dicionário ainda reforça o fato de que as vezes será necessário o auxílio de um profissional capaz de manusear as mídias e seus respectivos equipamentos.

Quanto ao formato (aspecto físico do documento e maneira pela qual as informações se manifestam no documento) logo mais veremos uma definição mais precisa.

Sem muito segredo. Em frente.

A espécie documental é definida através do aspecto externo do documento , assumido através das informações que nele estejam contidas. Não

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero.

Graficamente:

Pois bem, e segundo o Dicionário, como fica?

Espécie Documental : “ Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta, planta relatório.”

E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo Documental.

Tipo Documental : “ Divisão de espécie documental que reúne documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.”.

Viu como seu professor procura suavizar as coisas? :P. Se eu só jogasse os conceitos do Dicionário, você provavelmente enlouqueceria :P.

Novamente, o conceito do Dicionário traz embutida toda a ideia que expliquei antes. Mas, caso seu examinador vá direto no conceito, você estará pronto do mesmo jeito :P.

'ġŶĞƌŽ;dĞdžƚƵĂůͿ ƐƉĠĐŝĞ;ĞƌƚŝĚĆŽͿ dĞŵƉŽĚĞ^ĞƌǀŝĕŽͿdŝƉŽ;ĞƌƚŝĚĆŽĚĞ

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Sim, sim, até agora dependemos bastante do conceito de “formato”, mas ele logo mais será visto.

Passando adiante.

A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase de elaboração). Veja as classificações mais comuns:

• Minuta (Rascunho)
• Original
• Cópia

Formato , por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a classificação quanto à natureza do assunto.

Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada um, passando adiante.

Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu salário seja divulgado na internet :P.

Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações, o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P. Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só agora aqui).

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01

Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).

Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.

Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela. Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições finais e transitórias:

Art. 35 (VETADO) § 1o^ É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:

[...] III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1 o^ do art. 24.

§ 2o^ O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. Observe que é uma disposição bastante específica, pois: somente a Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo. E mais, apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.

E já que tocamos no assunto, vamos dar uma espiada no Decreto 7.724/ (que regulamenta a Lei 12.527/2011 no âmbito do Executivo Federal), nos artigos relacionados ao que acabamos de ver:

Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do § 1o^ do art. 35 da Lei no^ 12.527, de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos:

I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça; III - Ministério das Relações Exteriores; IV - Ministério da Defesa; V - Ministério da Fazenda; VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República; VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República; IX - Advocacia-Geral da União; e X - Controladoria Geral da União. Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão.

Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações: [...] IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação ; e

Basicamente o mesmo texto, com o mesmo significado, só que um pouco mais detalhado (note que o inciso IV especifica o prazo pelo qual a prorrogação pode ser feita, coisa que a Lei 12.527/2011 não fazia). Aliás, é exatamente o que se deve esperar de um Decreto em relação à Lei que aquele busca regulamentar :P.

1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)

Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:

http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao- oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao- oficial.pdf

Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez):

ATA : É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos , ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 MEMORANDO : O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão , que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO : Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo , cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER : Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração ; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.

Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link, verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos, deveria conhecer :P).

Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa em seus mínimos detalhes :P.

1.3. Órgãos de Documentação

Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao manuseio e guarda de documentos.

Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que definamos cada um deles.

E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo outro.

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Acompanhe o quadro para as noções iniciais:

O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo , e o propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem). Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os acervos são formados.

Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas, centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!

A CESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.”

Pois bem, vamos às definições mais específicas:

Museu : Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos

• Loca is onde a inform ação docum ent ada pode ser conservada ( inst it uições de cust ódia)

1. M use us

• São inst it uições que colocam à disposição do público coleções de peças e obj et os cult urais.
• Relaciona- se a obj et os de valor cult ural, podendo t am bém est ar present es obj et os t ridim ensionais.

2. Bibliot e ca

j , p t am bém est ar present es obj et os t ridim ensionais.

• As suas finalidades são o est udo, a pesquisa, a cult ura.
  • Os docum ent os est ão associados à ideia de coleção ( foram reunidos por vont ade de alguém ) - Pode haver vários exem plares.

3. Ar quivos

( p g )

• Pode haver vários exem plares.
• Ocorre a cum ula çã o de docum ent os, t êm nat ureza orgânica, form am - se por um processo nat ural.
• N ã o sã o docum ent os colecionados. Norm alm ent e o docum ent o é único, t endo sido produzido e acum ulado apenas conform e o necessário. 4. Ce nt r os de D ocum e nt a çã o

apenas conform e o necessário.

• São locais que agrupam os m ais diversos t ipos de docum ent os.

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção. A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na biblioteca é intencional , e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja educar o seu público.

Mais a frente no curso, veremos que os documentos de um arquivo podem adquirir caráter cultural. Mas não se engane: a função precípua dos documentos em um arquivo é administrativa, de maneira que eventual valor cultural dos documentos é puramente acidental e só virá a ocorrer uma vez exaurida a finalidade administrativa do mesmo.

Existem mais algumas diferenças interessantes entre arquivos e bibliotecas. Vou mencioná-las em tópicos e logo depois da menção, explica-los:

• Modo como os documentos entram para a custódia da organização : guarde bem esta frase: “ arquivos são órgãos receptores , enquanto bibliotecas são órgãos colecionadores ”. O que exatamente isto quer dizer?

O arquivo é uma instituição com o objetivo de preservar documentos de uma organização a qual está vinculado. Assim o sendo, todo documento que adentra o arquivo é fruto das atividades daquela instituição. O arquivo simplesmente recebe os documentos que custodia. E, quase sempre, somente receberá os documentos daquela instituição.

Nos idos tempos em que eu era ATA no Ministério da Fazenda, quando concluía um processo, eu o encaminhava à GRA (que era o arquivo do Ministério). A GRA, embora recebesse os processos que eu os encaminhava quando na Receita Federal, se recusaria terminantemente a receber os documentos que eu os enviasse, com o mesmo propósito, da Prefeitura de São Paulo (onde trabalho atualmente), ainda que pudessem ter exatamente o mesmo assunto.

A GRA faz isso, pois se encontra vinculada ao Ministério da Fazenda, e assim, não tem razão alguma para armazenar documentos de outra instituição.

A biblioteca, por outro lado, busca sempre novas aquisições. Em sendo uma instituição predominantemente cultural, onde quer que haja um livro ou documento

10380134020

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01

sobre o assunto que ela deseja armazenar, lá estará o nobre funcionário da biblioteca adquirindo livros. E pouco importa se, para preencher a seção de “como plantar bananas”, os livros vierem do consulado iraniano em Madri ou da coleção particular do José das Couves, serão igualmente benvindos.

Aliás, segredo nosso: um arquivista que se preze sente arrepio quando nos referimos aos documentos do arquivo como uma “coleção” :P

• Diferença no método de organização : Talvez pareça bobagem, mas existem diferenças vitais na organização de uma biblioteca e de um arquivo. Embora a diferença em si não seja tão relevante, o fundamento que a justifica advém de um dos princípios da arquivologia: a organicidade (fica tranquilo meu filho, ao fim dessa aula você não terá dúvida alguma).

Os documentos de uma biblioteca são peças avulsas. Um livro é dotado de individualidade, e ainda que possa ser agrupado em uma coleção, não perde seu caráter individual. Tome como exemplo o bestseller “A plantação de Brócolis na República Democrática do Congo”. Este sucesso de vendas é um exemplar com um propósito. Se eu compra-lo na livraria, terei um documento completo, que possui sentido, ainda que deslocado de qualquer outro agrupamento.

Mas eu ainda posso pegar este mesmo livro e colocá-lo em uma coleção chamada “República Democrática do Congo”. Ficaria muito bem lá, e me ajudaria a entender o país. Por outro lado, de um dia para o outro, eu poderia removê-lo desta coleção e inseri-lo na coleção “Plantação de Brócolis”, o que permitiria ao estudioso do tema saber como Brócolis são plantados ao longo do mundo.

O método biblioteconômico (que não é objeto de nossos estudos) é direcionado à catalogação de peças avulsas. E tal método seria um desastre quando utilizado por arquivistas.

Os arquivos possuem uma característica interessante: seus documentos estão ligados por um contexto institucional. Desta forma, o documento de um arquivo só possui sentido completo quando unido a outros do mesmo arquivo. Se tentássemos agrupar os documentos de arquivo por assunto, por exemplo,

10380134020