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ARQUIVOLOGIA
Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo
Iracema Marinho
INTRODUÇÃO
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários.
A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão hegemônica do poder.
O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores autores da área.
Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.
“... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por nós o que as baratas não lhes contarão...” Gabriel Garcia Marquez
ORIGEM DOS ARQUIVOS
A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia – arché , atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos.
Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.
BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos.
Estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas.
Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.
INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS
Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por sua vez, é visto como o elemento do arquivo.
no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de documentos de arquivos. É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos, ser eliminados.
Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade.
Nova visão: Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações originais forem mantidas.^3
DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO
A informação contida no documento de arquivo isoladamente. A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou. É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre a Arquivologia e Ciência da Informação.
3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.
Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:
− os registros documentais atestam ações e transações; − sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação. Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”^4.
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p.25).
O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p.23).
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS
− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
4 Souza, 1950.
1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO
“Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”^7
“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí se empregam...”^8
- GESTÃO DOCUMENTAL “Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”^9
3. INFORMAÇÃO
“Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”^10 A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento.
5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA “A interpretação das informações registradas depende da relação das mesmas com o contexto de sua produção.”^11
- DOCUMENTO “É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa,
6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24. 9 Dicionário de Terminologia Arquivística. 10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.
a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas, culturais ou artísticas pela atividade humana.”^12
O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento.
6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO
São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções.
6.1.2 Classificação dos Documentos A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza.
6.1.3 Formato Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme, ultra-ficha.
6.1.4 Gênero Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em:
− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem básica a escrita); − audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música (associação do som e da imagem); − cartográficos – mapas, plantas e projetos;
12 BELLOTO, 1998, p. 14.
− ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço; − portaria – ato escrito que determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre outros; − regimento – conjunto de princípios e normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de um órgão; − regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei; − relatório – documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de um trabalho num determinado período; − requerimento – documento em que se faz pedido à autoridade competente; − solicitação – solicitação de um serviço.
Tipo/Tipologia documental Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo:
− boletim de ocorrência; − certidão de casamento; − certidão de nascimento; − relatório de atividades.
Suporte Materiais sobre os quais as informações são registradas:
− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal e encadernação; − mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética, disquete e CD; − filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematográfico; − metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, tela, etc.
Forma Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos. Constitui-se em:
- original;
- cópia;
- rascunho. Categoria Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências):
Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos: I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos. III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe- tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos. IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos. V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública. VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo. VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classifi- cação dos documentos altera a sua classificação.
c) Confidencial – não requerem alto grau de segurança, mas seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou entidade. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado, titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do DF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem haja recebido delegação para esse fim. Prazo de permanência: 10 anos. Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo assunto envolva interesses financeiros e políticos.
d) Reservado – o conteúdo não deve ser tornado público. São aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, compro- meta as operações ou objetivos neles previstos. Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios, Agentes Públicos formalmente encarregados da execução de projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja recebido delegação para esse fim. Prazo de permanência: 5 anos.
DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais de informação e provam as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação.
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
CENTRO DE
DOCUMEN-
TAÇÃO
Tipo de suporte
Manuscritos, impressos, audiovisuais, exemplar único
Impressos, manuscritos, audiovisuais, exemplares, múltiplos
Objetos bi/tridimensionais, exemplar único
Audiovisuais (reproduções) exemplar único ou múltiplo
Tipo de conjunto
Fundos, do- cumentos unidos pela origem
Coleção, documentos unidos pelo conteúdo
Coleção, documen- tos unidos pelo conteúdo ou pela função
Coleção, do- cumentos uni- dos pelo conteúdo
Produtor
A máquina ad- ministrativa
Atividade hu- mana indivi- dual e cole- tiva
Atividade humana, a natureza
Atividade humana
Fins de produção
Administrati- vos, jurídicos, funcionais, legais
Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos
Culturais, artísti- cos, funcionais
Científicos
Objetivo Provar, teste-munhar Instruir, in-formar Informar, entreter^ Informar
Entrada de documen- tos
Passagem na- tural de fonte geradora única
Compra, doa- ção, permuta, de fontes múltiplas
Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas
Compra, doa- ção, pesquisa
Processa- mento técnico
Registro, arran- jo, descrição: guias, inven- tários, catálo- gos, etc.
Tombamento, classificação, catalogação, fichários
Tombamento, ca- talogação, inven- tários, catálogos
Tombamento, classificação, catalogação, fichários ou computador
Público
Administrador e pesquisador
Grande pú- blico e pesquisador
Grande público e pesquisador
Pesquisador
Tabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanen- tes : tratamento documental. 1988, p. 18)
CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Autenticidade : está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. Naturalidade : os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, são como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada. Inter-relacionamento : os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados, os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. Unicidade : cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Princípios da legalidade : os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar contas.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora, à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da atuação.
Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser:
- público – federal, estadual e municipal;
- privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal.
Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser:
- especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamento especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides ;
- especializado – aquele em que predomina um assunto específico. Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa.
Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda dos documentos, o arquivo pode ser:
- funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades). Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma freqüência;
- cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade). Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa. Quanto à extensão:
- setorial – são arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setor financeiro, do setor de recursos humanos, etc.;
- geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo centralização, não existirão arquivos setoriais.
destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposição para consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
ARQUIVO PERMANENTE – INATIVO – HISTÓRICO – 3ª IDADE
Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivo torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência adquirida com o tempo.
Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma fonte (setor ou órgão) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo realizado o arranjo do material.
QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOS FASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCAL CORRENTE (possui valor administrativo)
no setor, perto do usuário Arquivo Corrente ou Arquivo Setorial INTERMEDIÁRIA (aguarda destinação final)
no setor ou em local (sala ou móvel) específico
Arquivo Intermediário ou Arquivo Central
PERMANENTE (possui valor histórico)
em local (sala) específico e centralizado
Arquivo Central ou Arquivo Inativo ou Arquivo Permanente
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE (HISTÓRICO)
DESTINAÇÃO
É o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação de documentos.
a) Recolhimento : é o deslocamento de um documento do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente. Quando o descolamento é feito do arquivo corrente para o intermediário,
é chamado de transferência, que pode ser permanente (intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados); b) Análise : estudos dos documentos recebidos; c) Seleção : triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo; d) Avaliação : Verificação do valor probatório (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos de prazos de vida dos documentos; e) Eliminação : destruição, doação ou venda de documentos julgados destituídos do valor permanente, feito por uma Comissão Permanente de Avaliação.
COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
- Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos.
- Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com o profundo conhecimento das atividades desempenhadas.
- Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo;
- Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do valor legal dos documentos.
- Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo, engenheiro, médico e outros.).
ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO
