Aula 01, Notas de aula de Arquivística

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Aula 01

Curso: Noções de Arquivologia p/ TCDF - Técnico

Professor: Felipe Petrachini

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01

AULA 01 - 1 Conceitos fundamentais de arquivologia: teorias e princípios. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática.

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário

Bibliografia Básica ........................................................................................... 1

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................................... 2 1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos ...................................................... 2 1.2. Documentos .......................................................................................... 4 1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ...................................... 5 1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) .................. 13 1.3. Órgãos de Documentação .................................................................. 17 1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ............................................................... 23 1.5. Princípios ............................................................................................ 25 1.6. Classificação dos arquivos .................................................................. 32 1.6.1. Estágios da Evolução ................................................................... 34 Questões Comentadas .................................................................................. 36 Questões Propostas ...................................................................................... 69

Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada.

Bibliografia Básica

Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina (só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e

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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a denominação “ arché ”, que denominava o “ palácio dos magistrados ”.

Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “ archeion ”, que denomina o “ local de guarda e depósito de documentos ” (este conceito já está mais próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos).

Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “ archivum ”, que também identifica o “ lugar de guarda de documentos e outros títulos ”

Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência... Cuidado para não explodir o turno todo :P.

Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente, devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia.

Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma matéria bem legal e útil).

É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção, principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não é difícil, embora bastante teórico.

As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje.

E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra ininteligível :P).

A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do CONARQ.

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“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.”^1

Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina. Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.

1.2. Documentos

Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada.

Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um elemento básico: o Documento.

Documento é todo e qualquer registro de informação , independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes, enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um momento.

(^1) FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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• Quanto à natureza do assunto

Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu mostrar os exemplos. Olha só:

A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação.

Veja a tabela abaixo:

Documentos Definição

Escritos ou textuais

São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o que mais você conseguir imaginar :P

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

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Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

E desta vez, vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:

“ Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais , particularmente o suporte e o formato , e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso , como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos”.

Pesadinho né? Mas não é nada que você já não saiba, só que com mais detalhes. A definição técnica vista acima dá ênfase à união dos documentos em função de suas características essenciais (caracteres essenciais), e chama a atenção a um aspecto que deixamos passar despercebido: as vezes é necessário mediação técnica para acessar a informação.

Que significa isto? Significa que não é todo mundo que consegue operar uma máquina para ler um microfilme, acessar um arquivo no computador, programar um projetor, etc. Por conta disto, a definição do Dicionário ainda reforça o fato de que as vezes será necessário o auxílio de um profissional capaz de manusear as mídias e seus respectivos equipamentos.

Quanto ao formato (aspecto físico do documento e maneira pela qual as informações se manifestam no documento) logo mais veremos uma definição mais precisa.

Sem muito segredo. Em frente.

A espécie documental é definida através do aspecto externo do documento , assumido através das informações que nele estejam contidas. Não

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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero.

Graficamente:

Pois bem, e segundo o Dicionário, como fica?

Espécie Documental : “ Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta, planta relatório.”

E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo Documental.

Tipo Documental : “ Divisão de espécie documental que reúne documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.”.

É o que alguns doutrinadores chamam de " actio " e " conscriptio ".

Gelou né? Relaxa meu filho.

" Conscriptio " é associado à espécie documental (a palavra latina, na origem, significava "composição"), enquanto a " actio " seria o propósito a ser obtido por esta espécie.

Gênero (Textual) Espécie (Certidão) Tempo de Serviço)Tipo (Certidão de

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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Viu como seu professor procura suavizar as coisas? :P. Se eu só jogasse os conceitos do Dicionário, você provavelmente enlouqueceria :P.

Novamente, o conceito do Dicionário traz embutida toda a ideia que expliquei antes. Mas, caso seu examinador vá direto no conceito, você estará pronto do mesmo jeito :P.

Sim, sim, até agora dependemos bastante do conceito de “formato”, mas ele logo mais será visto.

Passando adiante.

A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase de elaboração). Veja as classificações mais comuns:

• Minuta (Rascunho)
• Original
• Cópia

Formato , por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos.

E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a classificação quanto à natureza do assunto.

Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada um, passando adiante.

Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu salário seja divulgado na internet :P.

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Reservado 05 anos

Não há previsão de prorrogação

Informações capazes de comprometer planos e operações governamentais

Projetos, programas governamentais e suas respectivas ordens de execução.

Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).

Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.

Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela. Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições finais e transitórias:

Art. 35 (VETADO) § 1o^ É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:

[...] III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o^ do art. 24.

§ 2o^ O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. Observe que é uma disposição bastante específica, pois: somente a Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo. E mais, apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.

E já que tocamos no assunto, vamos dar uma espiada no Decreto 7.724/ (que regulamenta a Lei 12.527/2011 no âmbito do Executivo Federal), nos artigos relacionados ao que acabamos de ver:

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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do § 1o^ do art. 35 da Lei no^ 12.527, de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos:

I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça; III - Ministério das Relações Exteriores; IV - Ministério da Defesa; V - Ministério da Fazenda; VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República; VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República; IX - Advocacia-Geral da União; e X - Controladoria Geral da União. Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão.

Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações: [...] IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação ; e

Basicamente o mesmo texto, com o mesmo significado, só que um pouco mais detalhado (note que o inciso IV especifica o prazo pelo qual a prorrogação pode ser feita, coisa que a Lei 12.527/2011 não fazia). Aliás, é exatamente o que se deve esperar de um Decreto em relação à Lei que aquele busca regulamentar :P.

1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)

Esse assunto pode aparecer com outro nome em alguns editais: tipologia documental.

Heloísa Liberalli Belloto (outra musa pela qual você deve aprender a se apaixonar :P), contrapõe o estudo da tipologia documental ao da diplomática.

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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 Repare que a proveniência do documento ganha destaque, bem como questionamentos a respeito de sua relação com as atividades da entidade. O próprio conteúdo do documento cai lá pra baixo quando pensamos em análise tipológica, justamente porque não é mais tão importante saber o que está escrito no documento , e sim como ele se insere no contexto da instituição.

E como nem só de teoria vive o concurseiro, apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:

http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao- oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao- oficial.pdf

Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez).

E já aviso, tem mais uma penca de espécies documentais, amarradas a mais um grupo vasto de tipos, de tal forma que o que segue é só uma amostragem das espécies mais comuns. Achou outra espécie documental ou tipo documental e está com alguma dúvida: posta no fórum que eu vou correndo te ajudar.

ATA : É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos , ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.

ATESTADO : Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente , do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 01 CARTA : Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica) estranha à administração pública , utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.

CERTIDÃO : Declaração feita por escrito , objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.

CIRCULAR : Comunicação oficial , interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO : É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA : É o instrumento de comunicação para assuntos internos , entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

DECLARAÇÃO : Declaração é o documento de manifestação administrativa , declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

EDITAL : Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

MEMORANDO : O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão , que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO : Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo , cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações

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O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo , e o propósito dado por cada instituição ao mesmo (finalidade a que se propõem). Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os acervos são formados.

Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas, centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova!

A CESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.”

Pois bem, vamos às definições mais específicas:

Museu : Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de

• Locais onde a informação documentada pode ser conservada (instituições de custódia) 1. Museus
• São instituições que colocam à disposição do público coleções de peças e objetos culturais.
• Relaciona-se a objetos de valor cultural, podendo também estar presentes objetos tridimensionais. 2. Biblioteca
• As suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura.
• Os documentos estão associados à ideia de coleção (foram reunidos por vontade de alguém)
• Pode haver vários exemplares. 3. Arquivos
• Ocorreorgânica, formam-se por um processo natural. acumulação de documentos, têm natureza
• Não são documentos colecionados. Normalmente o documento é único, tendo sido produzido e acumulado apenas conforme o necessário. 4. Centros de Documentação
• São locais que agrupam os mais diversos tipos de documentos.

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documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo, não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações.

Centros de Documentação : Esses daqui agrupam documentos de todos os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade: informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização.

Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino, aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as revistas que estão ali disponíveis.

Biblioteca : Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado nesses ambientes :P), e frequentemente cobrado em prova.

Comecemos pela doutrina:

“ Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta ”. Bem compacto :P.

A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com finalidades de estudo, pesquisa , e principalmente, consulta. Outro fator importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas atividades administrativas , mas sim obtidos através de doação, permuta ou aquisição.

E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e não dão a mínima pra isso :P.

A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção. A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na

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