Os sistemas de auditoria interna e externa fornecem às empresas um método para testar controles
internos, um processo que pode ajudar a detectar ou prevenir a fraude, assegurando-se de que a
empresa permanece em conformidade, interrompe a apropriação indevida de ativos e corrige
relatórios ruins. Portanto, é surpreendente que tantas empresas não tenham um no lugar.
Muitas vezes, o termo "auditoria" evoca a idéia de grandes empresas com funcionários em tempo
integral cujo único trabalho é realizar auditorias. As empresas não precisam de funcionários
dedicando tempo significativo a um sistema de auditoria interna para que uma auditoria seja efetiva.
O processo pode ser reduzido para processos focados que qualquer empresa pode gerenciar
efetivamente. Na verdade, muitos proprietários de empresas provavelmente já estão realizando
muitas funções de auditoria, sem chamar de processo de auditoria interna.
Há também a percepção de que as auditorias realizadas por agências externas são caras e o valor
pode não corresponder ao preço. As empresas provavelmente não precisam de uma auditoria de
cima para baixo. Eles podem fazer testes feitos que são projetados para procurar um processo
específico, que é muito acessível.
Quais são as etapas para colocar um sistema de auditoria no lugar?
As empresas devem começar por falar com os especialistas mais próximos. Por exemplo, alguém na
empresa pode ter um histórico de auditoria interna e pode ser capaz de estabelecer procedimentos
de auditoria interna. Caso contrário, fale com uma empresa de contabilidade externa. Os auditores
de uma agência externa podem ser trazidos para avaliar a eficácia dos controles de uma empresa, ou
podem oferecer conselhos sobre como configurar um processo de auditoria interna.
O teste pode ser bastante básico - por exemplo, selecione e siga uma transação através do ciclo
contábil para um razão geral, compare os resultados com os do mês anterior e os números orçados,
e se os números não coincidem, uma investigação formal deve ser realizado.
Ao determinar os processos de pessoal, a principal prioridade é a segregação de funções,
especialmente em torno do manuseio de caixa e ativos. A folha de pagamento é um bom exemplo.
Dentro desta função, a pessoa que processa folha de pagamento não deve ser a mesma pessoa que
adiciona empregados ao sistema de folha de pagamento. Da mesma forma, a pessoa que inicia
desembolsos e transferências não deve ser a mesma pessoa fazendo reconciliações bancárias.
No final de cada mês, deve ser uma prática padrão para rever as demonstrações financeiras e
compará-las com o mês anterior e com o orçamento ou a declaração de previsão para ver se eles
atendem às expectativas. As declarações mensais devem refletir o que foi orçamentado. Caso
contrário, qual foi o motivo? Procure resultados inesperados que não tenham uma justificativa.
Em última análise, uma empresa precisa ter os controles certos no lugar e, em seguida, testar esses
controles. Execute uma auditoria interna aleatória para testar que a segregação de funções está
sendo mantida. Isso pode ser feito através do sistema de contabilidade de uma empresa. Cada
sistema possui controles e direitos associados aos logins, por isso é possível verificar se a
segregação de tarefas está sendo mantida.
Como uma empresa pode determinar a melhor abordagem para a criação de um sistema de
auditoria?
É importante entender que todas as empresas são diferentes, de modo que os procedimentos de
controle de uma empresa não são necessariamente adequados aos processos de outra empresa. Basta
