5S: Um método japonês para implementar o Sistema de Qualidade Total, Notas de aula de Engenharia Civil

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O Método 5 S

AULA 3

!^

Introdução: A gestão da Qualidade é primordial para o estabelecimento e sobrevivência deuma instituição e para viabilizar o controle de atividades.informações edocumentos. A meta é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmicapara que o solicitante fique satisfeito.Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o

Sistema

da Qualidade total numa empresa ou instituição é o Programa 5S

. Este é o

ponto

de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A

ordem

, a

limpeza

, o

asseio

e a

proporciona vários benefícios ao setor. A

ordem

, a

limpeza

, o

asseio

e a

autodisciplina

são essenciais para a produtividade. Porém, este programa

implantado sozinho, somente ele, não assegura o Sistema da Qualidade eficiente.É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização dopessoal quanto à filosofia da qualidade.O Programa 5 S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e órgãos,inclusive em residências, pois traz benefícios a todos que convivem no local,melhora o

ambiente

,^ as condições de trabalho

, a

saúde,

a^

higiene

e traz

eficiência e qualidade.

Conceito: O Método "5S" foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nasempresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda GuerraMundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso,havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturaçãoe uma “limpeza”.O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produçãopara ser compatível com o mercado mundial. O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da Qualidade.fazem a diferença no Sistema da Qualidade. Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomesdiferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é amesma- sempre buscar o

Sistema da Qualidade Total

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases,com base no método "5S". Foi um dos fatores para a recuperação de empresasjaponesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pelaFundação Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos são: 1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário". 2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizarfacilmente". 3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira eaprendendo a não sujar". 4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene". 5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito,transformando os 5s's num modo de vida“.

Planejamento e Prática dos Conceitos De acordo com o conceito japonês, pode-se eliminar o desperdício, econseqüentemente o custo extra também, nestas cinco fases que ajudarão tambéma implantar o Sistema da Qualidade. 1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário". Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização,Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize oque for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, naquantidade adequada e controlada para facilitar as operações.É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis daseguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em localdeterminado.• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupaespaço necessário e atrapalha o trabalho. Vantagens: - Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento,transporte e seguros.• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também osdanos a materiais ou produtos armazenados.• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaçofísico e maior facilidade de operação.• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal

Vantagens:

• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.• Menor necessidade de controles de estoque e produção.• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, alémdefacilitar a execução do trabalho no prazo.• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos oudanos a materiais ou produtos armazenados.• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhorambiente.• Melhor disposição dos móveis e equipamento Facilitação da limpeza do local de trabalhoA ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com umanomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas,estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devemsaber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisasestão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir osestoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A idéia principal nesta fase é:“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO ASCAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR”Também pode ser definido como Senso de Zelo. Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dosbenefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduzqualidade e segurança.O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.• Evita perdas e danos de materiais e produtos. Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVELA SAÚDE E HIGIENE".Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida tambémda aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem desi mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidadeO pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjuntode medidas:

• ter os três S's previamente implantados.• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicadosrealmente e corretamente• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes oumanuseios perigosos• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega• cumprir horários,• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil, • não fumar em locais impróprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matérias de limpeza.Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cadamembro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num locallimpo e organizado.As vantagens são:

• melhor segurança e desempenho do pessoal.• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.• Melhor imagem da empresa internamente e externamente. • Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisosou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações,avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados eacessíveis a todos do setor.É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado,verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir oprograma.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:

• Reduz a necessidade constante de controle.• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação

• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidadede controles, pressões, etc. Dicas para a prática do método 5S: Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certadeve estar disponível.Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil. Dêatenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas,ferramentas, estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através deinstruções claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo:

1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?2. O que pode ser útil para outro setor ?3. O que pode ser consertado ?4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando otempo? Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que depessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importantepara agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares.Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que serefere a organização e identificação de : - Laudos,• relatórios,

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, sepossível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante quetodos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendopequenos consertos, etc.Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize otrabalho de cada um.O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:e propício, com a metodologia 5S implantada: 1. Apresentação dos funcionários devem se apresentar com boa aparência usandotrajes limpos, não rasgados.2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos eorganizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhasdemarcando as áreas de circulação.3. Higiene= O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ouinorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos queprovoquem contaminação química.

O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentosde segurança ( onde aplicáveis), para garantir a integridade física.É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos eutensílios.As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre osfuncionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fiquemais fácil.Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem de estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, poisestar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa dapróxima.A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais doprograma, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu própriosenso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia.e com suasatividades.Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa ea manutenção da qualidade.