Comunicação e Oratória: Guia Completo para Apresentações Impactantes, Esquemas de Comunicação

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COMUNICAÇÃO

E ORATÓRIA

PREPARANDO SUA

APRESENTAÇÃO

Caro acadêmico(a)!

Há um exemplo de determinação e coragem na história da Oratória que merece ser lembrado: trata-se de Demóstenes (384 a.C. - 322 a.C), orador da antiga e culta Grécia. Ele era um escritor extraordinário. Tinha tanta habilidade para escrever discursos que chegava a ser convidado pelas partes adversárias para escrever as peças de acusação e de defesa. E produzia ambas com a mesma competência.

Contudo, para falar, Demóstenes não tinha a mesma competência que possuía para escrever: sua voz era fraca, não pronunciava bem as palavras e era motivo de zombaria por causa do vício de levantar seguidamente um dos ombros enquanto falava. Essas dificuldades naturais poderiam fazer com que qualquer outra pessoa desistisse de ser orador. Mas Demóstenes era determinado e não se conformou com a condição que a natureza lhe havia imposto.

Para fortalecer a voz, passou a fazer longas caminhadas na praia, falando diante do mar, procurando desenvolver um volume que superasse o bramido das ondas.

Com o objetivo de aperfeiçoar a dicção, chegava a colocar pedacinhos de pedra na boca para dificultar a fala, aprimorando a pronúncia das palavras.

O vício do ombro foi corrigido com um recurso muito curioso: colocava uma espada pendurada no teto, com a ponta voltada para baixo, e, ao exercitar os discursos na frente de um espelho, era ferido violentamente sempre que produzia o movimento involuntário.

Determinado a se concentrar nos exercícios e não desistir, raspou metade do cabelo e metade da barba e, com essa aparência ridícula, ficou impedido de aparecer em público e se obrigou a continuar seu treinamento.

APRESEN TAÇÃO

PREPARANDO SUA

APRESENTAÇÃO

PREPARANDO-SE

FONTE: Lopes (2007)

1 PREPARANDO SUA APRESENTAÇÃO

No mundo veloz e competitivo em que vivemos, carreiras podem ser solidificadas ou perdidas, em função de uma única apresentação. Por isso, toda apresentação exige uma preparação atenta e cuidadosa!

A sua apresentação precisa ser informativa, objetiva, que prenda a atenção e seja memorável. O seu discurso não ficará assim por sorte ou acidente. Uma preparação cuidadosa – desde a seleção do tópico, passando pela estrutura geral até a escolha do material – é a chave do sucesso.

A seguir, vamos analisar como desenvolver uma apresentação que prenda a atenção da plateia, influencie seu pensamento e atinja os seus objetivos.

Mostre suas credenciais

Quem é você? Por que você está dando esta palestra? O que você tem de tão especial? Mentes indagadoras desejam saber – especialmente sua plateia. Basicamente, oferecer essas informações não precisa ser uma função da introdução que você oferece. Isso pode ser planejado pela pessoa que o apresenta à plateia. Contudo, se não houver alguém que faça isso, você mesmo precisará apresentar (faça isso de maneira breve!) suas credenciais.

Solicite informações importantes

Não importando o tipo de apresentação que você fará, certas informações são básicas e essenciais. A lista a seguir mostra algumas das questões que precisam ser respondidas.

Indague o seguinte sobre o evento:

• Qual é a finalidade do evento?
• Esta é uma reunião marcada com certa regularidade ou é um evento especial?
• É um evento formal ou informal?
• Sua palestra será a atração principal?
• A que horas você começará a falar?
• Durante quanto tempo você deverá falar?
• Haverá outros oradores?
• Em que momento eles falarão?
• Algum outro orador apresentará opiniões contrárias às suas?
• O que ocorre antes de seu discurso? E depois?

Sobre a localização:

• Onde será sua apresentação?
• Em ambiente coberto ou ao ar livre?
• Em que espécie de sala: restaurante, sala de reuniões, auditório etc.?
• Qual será a preparação da sala para o evento?
• Que equipamento haverá à sua disposição?

Nunca se esqueça da importância de preparar sua sala, já que isto pode ser fundamental para o sucesso ou fracasso de sua apresentação. A palestra mais informativa e animada do mundo pode tornar-se uma tortura, em uma sala mal preparada. Se estiver calor e abafado, as pessoas cairão no sono. Não importa o que você diz, se tudo o que sua plateia deseja é sair dali!

 Vocativo

A saudação é o seu primeiro contato com o público. Portanto, deve ser proferida com entusiasmo, vigor, clareza, demonstrando a sua energia e disposição já nas primeiras palavras.

Atualmente, busca-se, cada vez mais, o vocativo breve. Mas lembre-se dos vocativos protocolares que deverão vir primeiramente, com a saudação do presidente da mesa ou representante das entidades.

Eis alguns dos exemplos mais comuns:

Ilustríssimo senhor presidente da entidade... Senhor representante... Senhoras e senhores... Amigos, amigas, colegas...

Ilustríssimo senhor presidente... Demais autoridades ou membros da mesa... Senhoras e senhores...

Na defesa de tese ou mestrado: Magnífico reitor... Catedráticos ou titulares... Professores, estudantes... Senhoras e senhores...

Quando se fizer presente o Presidente da República ou o seu representante:

Excelentíssimo Senhor Presidente ou Excelentíssimo Senhor Representante do Presidente... Demais autoridades... Senhoras e senhores...

Agora, vamos às fases da apresentação.

3 AS QUATRO FASES DE UMA APRESENTAÇÃO

A seguir vamos analisar, de maneira breve, as quatro partes que envolvem uma boa apresentação. Toda apresentação precisa ter início, meio e fim, para que facilite o entendimento da mensagem aos ouvintes. Começamos pelo:

3.1 VOCATIVO

Mencione o nome das autoridades, que deverão seguir uma escala hierárquica, ou seja, da mais importante para a menos importante, na seguinte ordem: federal, estadual, municipal, eclesiástica e militar.

Caso houver muitas autoridades compondo a mesa, você poderá tornar a sua apresentação mais dinâmica, adotando o seguinte critério: em nome da autoridade principal, estenda os cumprimentos às demais.

Não admita que não esteja preparado

Você já deve ter ouvido a célebre frase: “Perdoe-me se eu não estiver preparado ou se eu não estiver à altura desta plateia”. Isso é um insulto. Se você não está preparado, por que está ali? Ninguém quer perder tempo ouvindo alguém que não está preparado. Embora isto seja óbvio, muitos oradores cometem este erro. Por quê? Porque estão se desculpando de antemão. Jamais aceite fazer qualquer tipo de apresentação se não estiver adequadamente preparado. Agora, se for obrigado a falar (o chefe mandou!), não admita que você não esteja preparado. Até porque os ouvintes perceberão.

3.2 INTRODUÇÃO

Faça uma breve e dinâmica exposição dos objetivos da sua fala. Conquiste a atenção dos seus ouvintes, fazendo-os perceber que o assunto que você irá abordar trata de um tema de grande importância e que lhes será de muita serventia na vida pessoal e profissional.

A introdução é um convite aos ouvintes para prestarem atenção à mensagem que você trouxe. Eles esperam o melhor de você e querem gostar do que vão ouvir, para isso investiram tempo, dinheiro e energia. Portanto, para despertar e cativar o interesse do ouvinte, eis aqui algumas dicas importantes:

Elimine expressões vagas

“Parece-me que”, “acho que vocês pensarão que”, “eu espero que”... Essas expressões transmitem fraqueza, medo e insegurança. Livre-se das expressões inconsistentes. Mostre sua liderança. Assuma uma posição. Sim, você parecerá bastante opinativo, mas isso é melhor do que ser considerado como alguém que não possui convicções.

Prometa brevidade: se você prometer à plateia ser breve, poderá obter maior atenção, principalmente se estiver diante de pessoas indiferentes.

Sinalize a conclusão com antecedência

É muito conveniente avisar a plateia que a sua apresentação está caminhando para o final! (Lembre-se: todos nós somos vencidos pelo cansaço, fome, distração, sono etc.). Este recurso faz com que as pessoas deem atenção redobrada às suas palavras. Contudo, não faça rodeios. Se você está prestes a concluir, conclua brevemente!

Ao chegar à fase da conclusão da sua fala, avise a plateia que você irá finalizá-la; isso fará com que as pessoas prestem atenção às suas palavras. Fechar a palestra com uma citação interessante de um autor reconhecido é muito oportuno; garante glamour e brilho à sua apresentação.

A conclusão é uma das partes mais importantes da sua apresentação. Se a introdução é a sua primeira impressão, a conclusão é a última. É sua última chance de causar uma boa impressão. Ela exerce um papel muito importante no modo como os ouvintes se recordarão de você e de sua mensagem.

Cause uma ótima impressão final

A conclusão é a sua última chance de influenciar as expectativas da plateia. Você quer terminar de um modo positivo! Sair sob aplausos estrondosos. Ser ovacionado. Quer que peçam “bis”. A conclusão deve capturar a atenção e servir como um estimulante para que as pessoas reflitam sobre as suas palavras. Ela deve possuir um apelo emocional que ilumine a atenção de toda a sua apresentação.

Não agradeça à plateia

Especialistas são unânimes: “Jamais agradeça à plateia, a menos que esteja pedindo dinheiro ou votos.” Não porque você é ingrato, mas porque isto enfraquece seu final poderoso. Conclua e deixe que a plateia aplauda. Então, agradeça!

Essa informação é preciosa! Toda apresentação deve concluir com um chamamento à ação. Este não precisa ser um chamado à ação no sentido tradicional (compre, dê, vote), mas deve pedir que cada pessoa da plateia assuma algum tipo de ação, porque isto é o que realmente contará como resultado de todo o seu esforço!

4 UTILIZANDO ÁUDIO EM SUAS APRESENTAÇÕES

A música e os efeitos sonoros podem melhorar imensamente sua apresentação, não importando o tema de sua discussão. Elas podem energizar a sua plateia, dar o tom e salientar uma ideia. A música pode servir como um maravilhoso aquecimento. Tire vantagem dela.

Faça elogios sinceros

Elogie sempre as pessoas. Elas jamais se esquecerão de você. Mas faça isso com sinceridade. Passe longe da pobreza dos chavões e dos elogios baratos. Seja específico. Diga exatamente o que deve ser ressaltado naquela pessoa ou no seu trabalho.

Cumprimentos e agradecimentos

Muitos oradores abrem suas apresentações com agradecimentos e cumprimentos intermináveis à organização patrocinadora e a figuras fundamentais na plateia. Isto é um tédio. Ninguém quer ouvi-lo listando o nome de cada pessoa presente. Se você precisa agradecer a muitas pessoas, faça isso como o segundo item em sua introdução – não como primeiro. Não se alongue! A introdução geralmente abrange cerca de 10% a 15% de sua apresentação. Não se esqueça do mundo ao fazê-la! Pratique, pratique, pratique!

“O antídoto mais eficaz contra o medo de falar em público é tornar- se escravo da preparação total, assim como um monge”. Jack Valenti

Você lembra como aprendeu a andar de bicicleta? Foi arriscando e caindo, não foi? E dirigir automóvel, você aprendeu em livro? Claro que não. Foi na prática, cometendo falhas, corrigindo, até que todos os seus movimentos ficassem automáticos e você não precisasse mais se preocupar com eles. Concorda?

Aperfeiçoar a comunicação e falar em público são processos mais ou menos assim. Como tudo que parece novo ou representa superação de dificuldade, ambos requerem treinamento, coragem, disciplina e perseverança!

As apresentações mais elaboradas, mais tranquilamente apresentadas e que soam mais espontâneas são resultados de muitas horas de prática.

Se você não se preparar – se não praticar – você vai:

Os recursos audiovisuais são importantes para que os ouvintes compreendam melhor a mensagem e guardem as informações por muito mais tempo. Quando utilizamos de forma apropriada, facilita uma boa ordenação da mensagem e permite ao orador que apresente as informações em sequência e destaque os tópicos mais relevantes da apresentação.

Estudos recentes nos mostram que, se transmitirmos a mensagem apenas verbalmente, depois de três dias os ouvintes irão se lembrar apenas de 10% do que falamos. Contudo, se essa mesma mensagem for apoiada por um recurso visual, no final do mesmo tempo os ouvintes se recordarão de 65% do que comunicamos. Vale a pena investir nesse recurso!

Veja como pode ser fácil preparar um bom visual:

5.1 COLOQUE UM TÍTULO

O título do visual auxilia o ouvinte a identificar imediatamente as informações que irá observar.

Um bom título deve ser simples, de poucas palavras e muito esclarecedor.

Normalmente, o título deve ser colocado na parte superior do visual.

5.2 FAÇA LEGENDAS

Colunas coloridas e linhas horizontais serão apenas colunas coloridas e linhas horizontais, se não forem identificadas por legendas.

Facilite a visualização das legendas, arredondando os números. Prefira, por exemplo, colocar que a população é de 15 milhões de habitantes, em vez de escrever 15.001.600, a não ser que esses 1.600 habitantes sejam muito importantes para a informação - o que é pouco provável.

5.3 ESCREVA COM LETRAS LEGÍVEIS

Alguns visuais são produzidos com letras tão pequenas que só quem está nas primeiras fileiras consegue ler. Os demais ficam sem entender do que se trata e, por isso, podem perder o interesse pela exposição.

Escolha letras grandes, com tamanho suficiente para serem lidas por todas as pessoas da sala.

5.4 LIMITE A QUANTIDADE DE TAMANHO DAS LETRAS

Você conseguirá melhor uniformidade se usar o máximo de três tamanhos de letra por visual.

Com um número reduzido de tamanho, as letras poderão ser lidas mais rapidamente.

5.5 COMPONHA FRASES CURTAS

Cada frase deve representar em essência uma ideia completa, com o menor número de palavras possível. De maneira geral, seis ou sete palavras são suficientes.

5.6 USE POUCAS LINHAS

Como ideia de grandeza, se o visual for elaborado no sentido horizontal, procure usar seis ou sete linhas. Se for no sentido vertical, poderá chegar a oito ou nove linhas.

5.7 USE CORES

Use, mas não abuse.

Com a facilidade proporcionada pelos atuais programas de computadores, algumas pessoas fazem de seus visuais verdadeiros mostruários de cores e pecam pelo excesso.

Use cores contrastantes para destacar bem as informações e, a não ser que seja muito necessário usar um número maior, estabeleça um limite de três a quatro cores por visual.

5.8 USE APENAS UMA IDEIA EM CADA VISUAL

Identifique a ideia central da mensagem e restrinja-se a ela no visual.

5.9 UTILIZE APENAS UMA ILUSTRAÇÃO EM CADA VISUAL

A ilustração pode ajudar a tornar clara a mensagem, facilitando a compreensão dos ouvintes. Uma única ilustração é suficiente. Se precisar,

6 A DIFERENÇA QUE FAZ A DIFERENÇA... PREPARAÇÃO!

Palestras e apresentações são a forma de comunicação que utilizamos da pior maneira. Muito frequentemente elas são aborrecidas, muito longas, desorganizadas e difíceis de acompanhar. Não precisariam ser. Não deveriam ser. Uma boa palestra ou apresentação pode melhorar a sua imagem, enquanto um discurso ruim ou mal apresentado pode danificá-la, além de ser uma oportunidade desperdiçada.

Uma boa palestra é uma maneira excelente de apresentar uma mensagem. É uma chance de falar de forma cuidadosamente elaborada, conduzir as conclusões que você deseja e deixar a mensagem que você quer. É uma oportunidade de colocar em público as suas ideias e suas questões, seus produtos e seus serviços, sua empresa, organização ou indústria.

Pode lhe proporcionar uma reputação como pensador – alguém que sabe o que está falando, ou o que está fazendo; alguém que está em ação e obtém resultado. Ser um bom orador pode dar acesso a outras plateias e a outras oportunidades. Grandes oradores exigem e comandam a atenção.

Por isso, associe sua mensagem com informações que a plateia deseja ouvir. Procure fazer essa associação com tanta naturalidade que pareça tratar- se sempre de um único assunto.

• Conte histórias interessantes durante toda a apresentação. As histórias cativam e tornam a exposição leve e atraente.
• Fale com emoção, seja arrojado, ousado. Alterne a velocidade da fala e o volume da voz. Use bem a expressão corporal, especialmente a comunicação do semblante. Brinque com os ouvintes. Cante, dance, faça imitações… Enfim, use tudo o que souber fazer bem.
• Prepare alguns visuais que ajudem a esclarecer o assunto, quebrar a monotonia e tornar os ouvintes mais interessados.
• Respeite a inteligência dos ouvintes. Por isso, conte histórias e use o humor de acordo com o nível das pessoas.
• Se tiver algum tropeço no início, não desanime, é normal. Use-o para fortalecer ainda mais sua experiência.
• Pratique, pratique e pratique.

Lembre-se: a mente pode absorver somente enquanto o ouvinte suportar ficar sentado.

Para refletir: uma plateia alcança seu limite um pouco mais rápido e mais cedo do que acha a maioria dos comunicadores. O alcance médio de atenção é apenas de oito segundos. Segundo pesquisas, as pessoas esquecem 25% do que ouvem dentro de 24 horas; 50% em 48 horas, e 80% em quatro dias.

Ser breve e conciso não é apenas educado, é eficaz. E ajuda-o a evitar que as pessoas se entediem com a sua apresentação.

Dicas preciosas para entrar em sintonia com seus ouvintes

O principal objetivo ao relacionar-se com sua plateia é estabelecer uma sintonia com ela – o que chamamos atualmente de rapport , a sensação de calor humano mútuo e de que vocês estão ligados na mesma frequência. As seções seguintes apresentam alguns meios para atingir esta meta.

Reconheça o que a plateia está sentindo

Se você está falando sob quaisquer circunstâncias especiais, reconheça- as. Será que a plateia está se sentindo em uma sauna, em uma sala quente e abafada? Será que a plateia preferiria estar em qualquer outro lugar, em vez de ouvi-lo? A plateia fez certas suposições a seu respeito e agora está decepcionada? O conselho é para que você fale francamente. De outro modo, isto continuará sendo uma barreira, separando-o de seu público.

Alivie os temores

Alguns dos maiores especialistas nos alertam para o fato de que a maioria das pessoas leva alguns temores básicos para a apresentação. Na verdade, as pessoas temem que o orador seja aborrecido, que não tenha nada de útil a dizer, que fale rápido demais, que evite olhar nos olhos das pessoas, que não tenha sintonia com a plateia. É por isso que uma abertura forte é fundamental! Você precisa assumir o comando imediatamente e mostrar às pessoas que elas não têm de que se preocupar.

Compartilhe algo que ajude a plateia a conhecê-lo

Um dos modos mais rápidos de fazer uma ponte entre o orador e a plateia é compartilhar algo pessoal. Conte-lhes algo que permita conhecê-lo um pouco mais. O que você pode compartilhar?

• uma experiência fora do comum;
• seus princípios e crenças pessoais e
• seus passatempos e distrações.

Aquela velha máxima ainda continua valendo: “Você nunca terá uma segunda chance de causar uma primeira boa impressão”.

Para refletir: Você pode ser muito inteligente e conhecer o seu tema de cor, mas se não é agradável – se não apresenta uma expressão facial aberta, não mantém o contato visual e não fala com os ouvintes -, o público não lhe dará atenção.

8 EVITANDO ERROS ANTES DE UMA APRESENTAÇÃO

• Uso de recursos visuais ruins

Não polua slides e transparências com muitas palavras. Você está tentando transmitir uma mensagem, não administrar um teste de visão. Use poucas linhas com poucas palavras e em uma fonte grande.

• Falta de ensaios com os recursos visuais

Se você der-se ao trabalho de fazer materiais visuais para a sua apresentação, garanta que pode exibi-los adequadamente.

• Ignorar os interesses da plateia

Se você quer garantir que a sua apresentação será um fracasso, não se preocupe em aprender sobre as pessoas que o ouvirão. Apenas presuma que ficarão absolutamente fascinadas por qualquer coisa que você opte por abordar.

• Falta de prática em voz alta

O momento para descobrir palavras difíceis de pronunciar, histórias que não funcionam e etapas que não apresentem fluidez não é na frente da plateia. Pratique as suas apresentações em voz alta.

• Esquecer de verificar a sala

Você não vê uma tomada para o projetor de slides. As cadeiras estão arrumadas como uma sala de aula, em vez de em forma de “U”. Além disso, você não vê qualquer pessoa na plateia (um aviso errado, do lado de fora da porta, levou-os a uma outra palestra). Uma sala mal arrumada pode transformar a melhor das palestras em um desastre. Chegue cedo e certifique-se de que o arranjo está de acordo com suas especificações.

• Começando com uma piada inapropriada

A menos que o humor seja de bom gosto e transmita alguma ideia, resista ao anseio de contar piadas. Prefira contar um fato bem-humorado.

• Longo demais

Não exceda o tempo permitido para a sua apresentação. Poucas transgressões são mais difíceis de perdoar pela plateia.

• Olhar as anotações em vez de olhar para a plateia

As pessoas querem ver o seu rosto enquanto você fala – especialmente seus olhos. A plateia sente-se engajada em um ato de comunicação quando você estabelece contato visual. Assim, não exagere com as anotações. Faça com que sejam curtas e fáceis de ler.

• Tentar ser algo que você não é

Fazer uma apresentação não exige o uso de palavras grandes e rebuscadas e um estilo formal de oratória. Se for assim que você fala normalmente, tudo bem. Se não é, parecerá falso e ninguém terá a mínima ideia do que você está dizendo. Seja você mesmo. Fale com o público como se estivesse conversando com um amigo.

• Tentar encaixar tudo no tempo que resta

Se o tempo para a sua apresentação for reduzido, então reduza a sua apresentação. Enquanto você estiver preparando seu discurso, decida o que poderá ser descartado, se necessário. E lembre-se, não corte a conclusão. Ela é imprescindível. Precisa ser vigorosa e interessante.

9 UM GRANDE EXEMPLO DE COMUNICADOR!

As pessoas que mudaram o nosso mundo foram mestres de comunicação! Você aprendeu que a qualidade da sua vida é a qualidade de sua comunicação.

Felizmente, a história é rica em exemplos de oradores que influenciaram e transformaram gerações através da força e da emoção de suas palavras. Eis um exemplo glorioso:

Independente da crença que adotamos, é impossível não nos lembrarmos de um homem que deixou suas marcas registradas nas páginas douradas da história. Nunca alguém tão grande se fez tão pequeno para tornar grandes os pequenos.