Desvendando o Microsoft Excel: Dicas e Tricks, Exercícios de Informática

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Prefácio

Foi-se o tempo em que as planilhas eletrônicas eram vistas como meras máquinas de calcular com alguns recursos sofisticados. Hoje, softwares como o Excel são aclamados como ferramentas administrativas que agilizam e automatizam processos em diferentes tipos de empresas. Por isso, o conhecimento desta ferramenta é imprescindível para quem deseja conquistar uma vaga no competitivo merca- do de trabalho. Basta uma rápida passada de olho nos cadernos de emprego para comprovar essa necessidade. No entanto, cada vez mais as empresas cobram que os profissionais dominem efetivamente a ferramenta, coisa que não é ensinada na maioria dos cursos de Excel, que se limitam a transmitir somente a parte básica que envolve a apresentação de recursos mais simples. Este livro tem como objetivo preencher esta deficiência apresentada pela maioria dos cursos ensinando de maneira prática e descomplicada recursos sofisticados da ferramenta como Filtragem de Dados, Tabelas dinâmicas, Gerencia de Cenários, Atingir Metas, Solver, Formulários, Criação de Macros e VBA. Devido ao seu caráter eminentemente prático, essa obra foi escrita para ser lida em frente ao computador, enquanto o leitor testa os conhecimentos aqui apresentados. Esperamos sinceramente que aproveitem para se qualificar e assim aumentar suas chances de conquistar seu emprego! Seja bem-vindo ao Desvendando o Microsoft Excel.

Luis Matos [email protected] Diretor Editorial

Foi-se o tempo em que as planilhas eletrônicas eram vistas como meras máquinas de calcular com alguns recursos sofisti- cados. Hoje, softwares como o Excel são aclamados como fer- ramentas administrativas que agilizam e automatizam proces- sos em diferentes tipos de empresas. Por isso, o conhecimento dessa ferramenta é imprescindível para quem deseja conquistar uma vaga no competitivo merca- do de trabalho. Basta dar uma rápida passada de olho nos cadernos de emprego para comprovar essa necessidade. Assim, cada vez mais as empresas cobram que os profissi- onais dominem efetivamente a ferramenta, coisa que não é en- sinada na maioria dos cursos de Excel, que se limitam a trans- mitir somente a parte básica que envolve a apresentação de recursos mais simples. Este livro tem como objetivo preencher esta deficiência apre- sentada pela maioria dos cursos ensinando de maneira prática e descomplicada recursos sofisticados da ferramenta como Filtragem de Dados, Tabelas dinâmicas, Gerencia de Cenári- os, Atingir Metas, Solver, Formulários, Criação de Macros e VBA. Devido ao seu caráter eminentemente prático, esta obra foi escrita para ser lida em frente ao computador, enquanto o leitor testa os conhecimentos aqui apresentados. Esperamos since- ramente que aproveite para se qualificar e assim aumentar suas chances de conquistar seu emprego! Seja bem-vindo ao Des- vendando o Microsoft Excel.

Luis Matos [email protected] Diretor Editorial

Índice

PRIMEIIROS PASSOS

Desvendando o Microsoft Excel - 9

O padrão de exibição das barras de fer- ramentas no Excel é a exibição da barra de formatação e da barra padrão na mes- ma linha. Para separá-las:

Clique em Exibir, depois pressione Barras de fer- ramentas e, por fim, clique em Personalizar.

Na guia Opções, habilite Sempre exibir menus completos.

Barras e seleções

Na guia Opções, desabi- lite Mostrar barras de ferramentas Padrão e Formatação em duas linhas.

Barras de Ferramentas e Menus

Ao utilizar qualquer menu do Excel, por padrão, o mesmo aparecerá com uma seta voltada para baixo, indicando que ele possui mais opções para visualizar todos os menus completos, sem a necessi- dade de pressionar a seta voltada para baixo. Para ter menus com- pletos, siga o passo abaixo:

10 - Desvendando o Microsoft Excel

Trabalhe com

linhas e colunas

Selecione células

Para selecionar um gru- po de células não contí- nuas por meio da tecla F5:

Inserção de linhas e colunas

Posicione o cursor na divisão entre as duas colunas que deseja ajustar.

Dê duplo clique nessa divisão.

Neste caso o Excel vai verificar qual é o maior texto existente em toda a coluna e ajustar a largura da mesma de acordo com o tamanho fornecido.

Pressione a tecla F5 e digite os endereços de cada intervalo, separa- dos por ponto e vírgula:

Para inserir linhas ou colunas, devemos primeiramente selecionar as linhas por meio do cabeçalho de linhas e as colunas pelo cabeçalho de colunas e, em seguida, pressionar as teclas CTRL +. Para excluir linhas ou colunas, selecione as linhas ou colunas a serem excluídas e, em seguida, pressione as teclas CTRL –.

Ajuste da largura da coluna

12 - Desvendando o Microsoft Excel

Na categoria personalizado, podemos definir também a cor de uma se- ção do formato, podendo ser digitada uma das oito cores permitidas, (preto, ciano, magenta, branco, azul, verde, vermelho ou amarelo) sem- pre entre colchetes. Veja um exemplo de como exibir números menores ou iguais a 100 em uma fonte vermelha; e números maiores que 100 apresentados em fonte azul:

[Vermelho][<=100];[Azul][>100]

Alinhe o texto em mais de uma linha

Algumas células contêm textos maiores, e por isso desejamos que elas ocupem mais de uma linha na célula. Para isso, devemos utilizar o co- mando Formatar/Células/Alinhamento.

Depois, ative a opção Retorno automático de texto para que tenhamos o seguinte resultado:

Reduzir a fonte de acordo com a

largura da célula

Para diminuir a fonte da célula de acordo com a sua largura, proceda desta forma:

Digite o texto na célula desejada. como, por exemplo Receita Bruta.

Utilize o comando Formatar/Células/Alinhamento.

Ative a opção Reduzir para ajustar e clique em OK.

PRIMEIIROS PASSOS

Desvendando o Microsoft Excel - 1 3

Mescle células

A maioria dos títulos existentes na planilha é inserida na primeira linha. Tais títulos devem ser, de preferência, alinhados no centro de todas as colunas. Veja como fazer isso:

Digite o título na pri- meira linha, por exem- plo, Atualização de preços.

Selecione o intervalo de células de A até D1, que é o local no qual deseja- mos que ele encontre o centro.

Utilize o comando Formatar/Células /Alinhamento.

4 Ative a opção Mesclar células e

pressione o botão OK para conferir o resultado.

PRIMEIIROS PASSOS

Desvendando o Microsoft Excel - 1 5

Por fim, pressione Enter.

Copie a fórmula novamente para as células abaixo e o resultado apre- sentado na tela ao lado.

Trabalhe com porcentagens

Devemos trabalhar com porcentagens no Excel como se estivéssemos utilizando uma calculadora. Veja abaixo alguns exemplos utilizados nas construções de fórmulas: Quanto é 10% de 100,00?

Quanto representa R$ 20,00 do valor total de R$ 500,00?

Qual será o novo valor do produto que custava R$ 50,00 e teve um acréscimo de 35%?

Calcule a raiz quadrada

Fórmula Resultado

=50*(1+35%) R$ 67,

=50*35%+50 R$ 67,

Fórmula Resultado

=100*10% 10,

=100*0,1 10,

Para calcular a raiz quadrada de um valor, devemos utilizar a função raiz, que deverá ser digitada da seguinte maneira:

Fórmula Resultado

=20/

0,

Para obter 4% utilize a formatação %

16 - Desvendando o Microsoft Excel

=raiz (número) =raiz (25)

Calculando outras raízes:

Exemplo Resultado Cálculo

=125^(1/3) 5 √^3125

=16^(1/4) 2 √^416

=3125^(1/5) 5 √^53125

Crie planilhas 3D

O processo de criação de planilhas 3D é simples. Com uma matriz, gera- mos várias planilhas de uma única vez. Para isso, basta seguir os pasos:

Selecione todas as guias da pasta que deseja preencher.

Clique em cada uma das guias ou mantenha a tecla CTRL pres- sionada enquanto dá um clique sobre cada uma das guias. Isso ser- ve para selecionar guias não contínuas.

Posicione o cursor na primeira célula a ser preenchida, por exemplo, a célula A1 da guia Plan1.

Digite o texto desejado.

Ao pressionar a tecla ENTER repare que o mesmo conteúdo estará em todas as guias selecionadas.

Criação de fórmulas com endereços

em outras guias

Após a criação de todas as guias, podemos gerar planilhas de totalização dos dados. Por exemplo, temos uma planilha sobre a prestação de ser- viços mensal, e desejamos totalizar o trimestre. Como fazer isso?

18 - Desvendando o Microsoft Excel

Digite os valores dese- jados em Entradas da lista.

Separe cada um dos elementos usando para isso a tecla ENTER.

Quando terminar, pressione o botão Adicionar.

Clique em OK para sair do comando.

Para utilizar a lista criada, digite em qualquer célula um dos elementos existentes na sua lista e utilize a alça de preenchimentos. Veja imagem:

Para criar listas personalizadas, faça o seguinte:

Utilize o comando Ferramentas/Opções/Listas

O Excel vai mostrar as listas personalizadas que acompanham o processo de instalação.

Crie listas

personalizadas

PRIMEIIROS PASSOS

Desvendando o Microsoft Excel - 1 9

Ao clicar na seta para estabelecer um critério de filtro aparecem os campos de valor único e outras opções descritas a seguir:

• Todos: utilize essa opção para remover o critério de filtro da coluna. Todas as linhas ocultas por esse critério serão exibidas. Para re- mover todos os critérios de filtro de todas as colunas, utilize o co- mando Dados/Filtrar/Exibir tudo.
• Células vazias: localiza células vazias em uma coluna. Se você escolher essa opção, serão exibidas apenas as linhas que tiverem células vazias nessa coluna.
• Células não vazias: localiza, em uma coluna, células com conteú- do. Se você escolher essa opção, serão exibidas apenas as linhas que tiverem algum conteúdo digitado nas células dessa coluna.

Filtre dados

Podemos tratar uma planilha como se ela fosse um banco de dados, em que cada coluna vai indicar um campo e cada linha, um registro. Para filtrar os dados por determinado campo, devemos posicionar o cursor em qualquer linha com registros e utilizar o comando Dados/ Filtrar/Autofiltro.

Ao lado de cada campo apare- cerá uma seta voltada para bai- xo. Para pesquisar, vá até o campo desejado e utilize essa seta. Para remover os filtros utili- ze a mesma seta e a opção Tudo. Para sair do modo filtro utilize o mesmo comando.