Baixe Eventos e Checklist para eventos e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Redes de Computadores, somente na Docsity!
Visando democratizar o acesso aos procedimentos, bem como auxiliar o trabalho de órgãos e unidades acadêmicas, a Coordenadoria de Relações Públicas/Ascom-RP disponibiliza nesta seção dicas relacionadas ao planejamento e organização de eventos na UFG. ORGANIZANDO SOLENIDADES 2 ORGANIZANDO EVENTOS TÉCNICO-CIENTÍFICOS 3 ANALISANDO UM LOCAL PARA O EVENTO 7 TIPOS DE EVENTOS 8 CONVITE PARA EVENTOS 11 APRESENTAÇÃO CULTURAL 12 CHECK-LIST PARA EVENTOS 13 DIVULGAÇÃO DE EVENTOS 22 SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO PARA EVENTOS 24 DIVISÃO DE EQUIPES PARA EVENTOS 26 __________________________________________________________ Elaboração e organização: Esp. Roberta Basile – Ascom/RP Esp. Suzy Meiry Silva – Ascom/RP
ÍNDICE
Seguem abaixo roteiros das principais atividades voltadas ao planejamento e organização de cerimônias de posse, inauguração e lançamentos. PROVIDÊNCIAS POSSE CLIQUE AQUI PROVIDÊNCIAS INAUGURAÇÃO CLIQUE AQUI PROVIDÊNCIAS LANÇAMENTOS CLIQUE AQUI
ORGANIZANDO SOLENIDADES
3º ELABORAR UM PROSPECTO DA PROGRAMAÇÃO
De modo sucinto, um evento é composto por:
- abertura (com serviços de alimentação ou não);
- atividades (técnicas, socioculturais) sequenciais ou simultâneas;
- intervalos (almoços e coffee-breaks );
- encerramento (com serviços de alimentação ou não). 4º ESCOLHENDO O LOCAL DO EVENTO Em eventos técnico-científicos a programação está diretamente relacionada à escolha do local do evento, ou seja, o local do evento só é definido quando sabemos o que oferecer ao público. Exemplo: se o evento é um congresso, que terá simultaneamente uma feira, oficinas e palestras, então, o local do evento deverá ter uma estrutura física capaz de acomodar todas essas atividades (auditórios, salas para oficinas, espaço para exposições, local para almoço, dentre outros). Na escolha do local para o evento é preciso considerar aspectos como: facilidade de acesso e de localização (existência de sinalização e placas indicativas); infraestrutura (se possui boa iluminação, climatização, adaptação a portadores de necessidades especiais, se é coberto; se pisos, escadas e elevadores estão em bom estado; se há bebedouros; quantidade suficiente de banheiros, quantidade suficiente de mesas e cadeiras, se possui copa ou cozinha industrial para os serviços de alimentação; local para carga e descarga, entre outros itens) condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos; existência de espaços para coffee-breaks , coquetel, jantar (quando necessário); presença de estacionamento; presença de serviços essenciais próximos (postos de saúde, hospitais, supermercados, papelarias, fotocopiadoras, bancos);
existência de segurança; acessibilidade (banheiros e auditórios adaptados). Além do Centro de Cultura e Eventos Prof. Ricardo Freua Bufáiçal, a UFG dispõe de vários espaços, localizados nas unidades acadêmicas, nos campus I e II. Alguns locais são cedidos sem ônus. Outros, possuem taxa de manutenção. Para consulta aos dados de espaços de eventos da UFG, acessar Locais de eventos da UFG, site www.ascom.ufg.br 5º DETALHAMENTO DA PROGRAMAÇÃO Após a definição de data, local e prospecto da programação, têm-se as condições necessárias para detalhamento dos temas e também dos profissionais destinados às mesas redondas, cursos, oficinas, conferências e palestras. 6º DEFINIR DEMAIS RECURSOS NECESSÁRIOS AO EVENTO recursos materiais: o que é utilizado no evento (itens de escritório, impressos, itens promocionais/brindes, objetos de sinalização, itens de cerimonial); serviços: o que é preciso contratar para o evento (decoração, alimentação, sonorização, projeção, iluminação, transporte, hospedagem); recursos tecnológicos: que equipamentos e recursos tecnológicos serão utilizados (telefones, computadores, máquinas copiadoras, leitores de crachás, máquinas de cartão de crédito, etc.); recursos humanos: quem irá trabalhar no evento (recepcionistas, seguranças, garçons, mestre de cerimônias, fotógrafos, dentre outros profissionais). 7º FAZER UM CHECK-LIST Quer ter certeza de que pensou em tudo? Para conferir, temos o check-list
Nome do local: _______________________________ Endereço: ______________________________________________________________ Nome do responsável: _____________________ Contatos: _______________________ Espaço aberto ( ) SIM ( ) NÃO Se sim: ( ) jardim. Tamanho:___________________ ( ) sacada. Tamanho: ______________ Espaço fechado ( ) SIM ( ) NÃO Se sim: ( ) auditório. Tamanho:____________Capacidade: _________________ ( ) salas separadas. Quantidade:____________ Capacidade de cada sala:___________ ( ) salão. Tamanho: ____________ Capacidade total: ______________ Ambientes climatizados (ar-condicionado) ( ) SIM ( ) NÃO Iluminação adequada ( ) SIM ( ) NÃO Pontos de rede disponíveis (internet): ( ) SIM ( ) NÃO Cadeiras/poltronas à disposição: ( ) SIM ( ) NÃO Mesas à disposição: ( ) SIM ( ) NÃO. Tipo: ( ) redondas. Quantas: ____________ ( ) retangulares. Quantas: ____________ Sonorização própria ( ) SIM ( ) NÃO Equipamentos de projeção ( ) SIM ( ) NÃO. Se sim: ( ) telão. Quantos?_______. Localização: ( )atrás do palco/retrátil ( )lateral do palco ( )não é fixo ( ) datashow. Quantos? _______. Localização ( ) fixo em suporte ( ) não é fixo ( ) televisão. Quantas? _______ ( ) Dvds. Quantos?_________ Palco ( ) SIM ( ) NÃO. METROS: _______________________ Púlpito ( ) SIM ( ) NÃO. Praticável ( ) SIM ( ) NÃO. Quantos? ______ Tamanho/cada: ____________ Sala VIP ( ) SIM ( ) NÃO Camarim ( ) SIM ( ) NÃO. Quantos? _______________ Bilheteria ( ) SIM ( ) NÃO. Quantas? ____________ Sala de apoio ( ) SIM ( ) NÃO. Espaço para exposições ( ) SIM ( ) NÃO. METROS: __________________ Espaço para credenciamento ( ) SIM ( ) NÃO. METROS: _________________ Espaço para coffee-break, jantar, almoço ou coquetel ( ) SIM ( ) NÃO. METROS: __________________ Banheiros ( ) SIM ( ) NÃO. Quantos? _______________ Bebedouros ( ) SIM ( ) NÃO. Quantos? _______________ Acessível (rampas, lugares reservados, banheiros adaptados) ( ) SIM ( ) NÃO. Restaurante próprio ( ) SIM ( ) NÃO. Capacidade total: ___________________ Lanchonete própria ( ) SIM ( ) NÃO. Capacidade total: ___________________ Copa/Cozinha industrial ( ) SIM ( ) NÃO. Equipamentos: ____________________________________ Estacionamento ( ) SIM ( ) NÃO. Vagas: ______ Estacionamento VIP ( ) SIM ( ) NÃO. Vagas: ________________
ANALISANDO UM LOCAL PARA O EVENTO
Giaclagia (2006, p.40) destaca que, quanto à periodicidade, os eventos podem ser: Esporádicos – são eventos que acontecem de maneira pontual, sem período fixo de realização; Periódico – já possuem período fixo de realização (Ex.: Copa do Mundo, Olimpíadas) Eventos de oportunidade – são aqueles que surgem aproveitando um momento oportuno, como as datas comemorativas, ou até mesmo outro evento (Ex.: Dia dos Pais, Dia dos Namorados, Ano da França no Brasil). Com relação à abrangência os eventos podem ser: Locais – acontecem apenas em um local ou município. Ex.: I Mostra de Comunicação da UFG; Regionais – abrangem vários estados de uma Região. Ex. VII Semana de Psicologia do Centro-Oeste; Nacionais – são voltados à participação de pessoas de todo o País. Ex.: Encontro Nacional sobre Cidadania e Trabalho; Globais – são voltados a participantes de vários países. Ex.: Fórum Mundial de Ecologia. Referindo-se a escopo do evento, Melo Neto (1998, p.47) diferencia: Eventos de nicho – reúnem públicos de segmento específico. Ex.: Congresso de Farmácia. Eventos de massa – abertos ao grande público. Ex. Música no Câmpus. CLASSIFICAÇÃO Palestra: o palestrante se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas ocorram após o término da palestra. (Fonte: Site Sinprorp - (http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm))
TIPOS DE EVENTOS
teoria, ou seja, "ensinar a fazer". Ex.: Curso de Especialização em Práticas Laborais. Oficina: assemelha-se a um curso, contudo, seu foco é na prática do conteúdo ensinado. Possui duas etapas: a primeira fase é expositiva e, na segunda parte, os participantes testam os conhecimentos obtidos. Ex.: Oficina de culinária. Workshop: de caráter promocional e comercial. Visa detalhar um assunto de maneira mais prática. Divide-se em três momentos: exposição, discussão e conclusão. Inauguração: é o momento destinado a entregar à sociedade ou a um grupo específico um novo espaço/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens, descerramento de placas, corte da fita inaugural. Mostra: exposição com caráter itinerante, que percorre vários locais ou cidades, com o mesmo conteúdo e formato. Objetiva apenas divulgar um trabalho. Sessão de autógrafos: é o encontro do autor de um livro com o seu público. REFERÊNCIAS GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos – teoria e prática. São Paulo: Tompson Pioneira, 2006. MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de Eventos. São Paulo: Sprint, 1998.
O convite é a primeira impressão que os convidados têm de um evento. Por isso, merece cuidados quanto ao conteúdo, estética e prazos de distribuição. Neste sentido, seguem algumas dicas: o convite deve ser encaminhado com antecedência, de forma a permitir que o convidado programe sua participação no evento; deve conter quem convida, para quê, data, hora, local. Também é importante inserir telefones de contato para confirmação de presença; para autoridades, como governador, prefeito, secretários de Estado, senadores e deputados, o convite deve ser por meio de ofício, seguindo as regras de redação oficial; quando o comparecimento de autoridades públicas for indispensável, entrega-se o ofício pessoalmente, através de audiência previamente marcada; para demais convidados enviar convites impressos, sendo que a arte também pode ser usada para divulgação por e-mail; convite com pedido de confirmação deve ser respondido de imediato; convite por escrito deve ser respondido por escrito. PRAZO DE DISTRIBUIÇÃO (ANTECEDÊNCIA MÍNIMA) 15 dias - evento social (comemorações, almoços, jantares e coquetéis) 20 dias - eventos oficiais (entrega de títulos, inaugurações, posses, dentre outros) 40 dias ou mais - congressos nacionais ou internacionais (para palestrantes a antecedência mínima é de 90 dias) Download modelo de convite DOC (Word) e CDR (Corel Draw) Download modelo de ofício DOC (Word) Primeiro elaboramos a lista geral de convidados e só depois encomendamos os convites. Dessa forma, evitamos desperdício de material.
CONVITES PARA EVENTOS
PROGRAMAÇÃO Elaboração do prospecto da programação Contato com expositores em potencial e professores (palestras, cursos, oficinas, conferências, mesas redondas) Elaboração de normas para seleção de trabalhos , exposição de painéis e divisão de estandes, bem como dos prazos de inscrição Checagem final de dias e horários Checagem final de palestrantes Checagem final de apresentações culturais e atividades sociais Publicação das normas Fechamento e publicação da programação completa DIVULGAÇÃO Planejamento da divulgação: impressos: folders , cartazes, convites, folhetos, outdoor; e letrônicos: sites, mala direta; necessidade de assessoria de imprensa específica para o evento; confecção de brindes (canetas, blocos, sacolas, canecas, marca-texto, chaveiros, réguas, dentre outros) Solicitação de artes para material de divulgação Elaboração e manutenção do site do evento Confecção de impressos e brindes Envio de impressos e brindes Envio de material eletrônico Contato com imprensa e envio de press kits ASPECTOS LEGAIS Gestão de contratos de fornecedores (quando necessário, acompanhar processos e contratações via PROAD/UFG)
CHECK LIST PARA EVENTOS
Pagamento de taxas de ECAD (para músicas ao vivo ou som mecânico), AMMA (eventos que provoquem muitos ruídos, como shows, festas, festivais) e CREA (para montagem de palcos, tendas e estruturas metálicas) Verificação junto a Juizado de Menores (caso o evento conte com a participação de menores de idade) Alvará de Corpo de Bombeiros Solicitação de apoio da Polícia Militar Alvará da Prefeitura INSCRIÇÕES Elaboração do formulário de inscrição Revisão do formulário de inscrição Definição da forma de disponibilizar os formulários (em secretarias acadêmicas, via sites, em conselhos profissionais, dentre outros) Disponibilização dos formulários nos locais definidos Recebimento e controle de inscrições (revisão de prazos, se necessário) Impressão da LISTA GERAL DE INSCRITOS CORRESPONDÊNCIAS Elaboração do banco de dados para envio de convites Elaboração de etiquetas Separação de envelopes e materiais a serem enviados Envio de correspondências (respeitando prazos de entrega dos correios) Confirmação do recebimento de convites e correspondências oficiais LOCAL DO EVENTO Palco Tablados Praticável Sala VIP Camarim Sala para secretaria Espaço para exposições
Monitores RECURSOS TECNOLÓGICOS E AUDIOVISUAIS Para Projeções Datashow Aparelho de DVD Telões TV de Plasma Notebook Para a sonorização Microfones Pedestais para microfones Armações metálicas (para eventos grandes) Caixas de som Amplificadores Mesa de som Retornos CD´s e DvD´s para música ambiente Para filmagem Mesa digital para transmissão simultânea Câmeras fixas com tripés Armações para câmeras móveis Para iluminação Canhão seguidor Moving heads Lâmpadas Mesa digital para iluminação Set lights
Gerador de energia para o local Para credenciamento e acesso de participantes Leitor óptico para crachás Computador em rede Impressoras a laser em rede Estabilizadores/ no breaks para equipamentos de informática Catracas eletrônicas Máquinas para cartão de crédito/débito Calculadoras Outros Rádios de Comunicação para equipe do evento Cabine e fones para tradução simultânea RECURSOS MATERIAIS Para a Cerimônia /Cerimonial: Bandeiras Mastros para bandeiras Púlpito Mesa diretiva completa Forro para mesa diretiva Copos de água para mesa diretiva Placas de homenagem Placa de inauguração Fitas para inauguração Becas ou trajes especiais que devem ser levados para a cerimônia Tecido para descerramento de placas, bustos e monumentos Lista de autoridades da UFG Lista das autoridades que compõem a mesa diretiva Listas de presença para assinaturas
Envelopes Pastas para arquivo Borracha Apagador Durex Blocos de anotações Régua Tesoura Cola Adesivos Apontador para lápis Pincel para crachás Pincel para quadro branco Quadro branco Etiquetas Resmas de papel A 4 Grampeador Clips Grampos para Grampeador Furador de papel Tripés para banners Fita dupla-face Fita crepe Fita de alta fixação Cabides e arara para trajes especiais Ferro de passar Tábua de passar Displays e totens para sinalização do evento
SERVIÇOS NECESSÁRIOS Transporte Verificar estrutura de traslado e passageiros Checar disponibilidade de veículos oficiais da UFG junto ao Departamento de Transporte Em caso de utilização de veículos da UFG, elaborar o ROTEIRO PARA MOTORISTAS Levantar necessidade de transportes adicionais (vans, táxis, ônibus ou microônibus) e consultar a Proad-UFG para verificar convênios na área Contratar serviços adicionais, checando documentos dos veículos e dos motoristas Detalhar horários de chegada e saída Estabelecer pontos embarque e desembarque (não esquecer de avisar todos os participantes. Se necessário, inserir informação no material de divulgação do evento e na rede hoteleira destinada ao mesmo) Buffet Checar o tipo de serviço (café da manhã, coffee-break, almoço, jantar, coquetel) e elaborar cardápio Verificar lista de buffets conveniados com UFG (Proad) Orçar serviços e verificar itens de cobertura do buffet (mesas, cadeiras, forros, talheres, copos, pratos, dentre outros) Checar local em que será (ão) servido (os) o almoço, jantar, cafés, coquetel, etc. Ver necessidade de locação de materiais: mesas, cadeiras, guardanapos, talheres, forros, pratos, baixelas, dentre outros, aparadores de buffet) Verificar estrutura da copa/cozinha do local do evento, conforme especificações do serviço contratado Decoração/Cenografia arranjos de mesa arranjos de mesa diretiva arranjos laterais arranjos de palco forros de mesa de jantar plantas decorativas para salão forrações para palco forrações para salão forrações para recepção
