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Lição 6 – Microsoft Outlook
Nesta lição, estudaremos o Microsoft Office Outlook, um programa uti- lizado para gerenciar o correio eletrônico ou e-mail. A comunicação e o gerenciamento de informações também estão contidos nesse software. Podemos enviar e receber e-mails, administrar a agenda de compromis- sos, calendários, lista de contatos, tarefas e outras informações pessoais e da equipe. Na janela do Outlook é possível, por exemplo, criar uma lista de tarefas diá- rias, registrar contatos, agendar reuniões e outros compromissos, receber e gerenciar e-mails, compartilhar informações com a equipe, entre outros recursos oferecidos pelo Outlook.
1. A Tela do Outlook
Para abrir o Outlook clique em Iniciar a Todos os Programas a Microsoft Offi- ce a Microsoft Office Outlook. Na tela inicial teremos os componentes que se- rão abordados a seguir. Figura 1 – Tela inicial do Outlook
1.1 Barra de Títulos
A barra superior apresenta o nome da caixa que estamos acessando, por exemplo, Caixa de entrada, Calendário, Contatos.
1.2 Barra de Menus
Exibe o menu com várias opções para trabalhar com as informações. Figura 2 – Barra de Menus
1.3 Barra de Ferramentas
Possibilita efetuar as funções comuns de cada caixa (Contatos, Calendário, Tarefas). Figura 3 – Barra de Ferramentas caixa “E-mail”
1.4 Barra de Tarefas Pendentes
Esta barra informa, resumidamente, as tarefas do dia. Ao abrir a caixa de e-mail, ela ficará minimizada na lateral da tela do Outlook. Figura 4 – Barra de Ferramentas caixa “E-mail”
1.5 Painel de Navegação
Proporciona a centralização de todos os componentes do Outlook, permitin- do a visualização das informações da maneira que você desejar. Nesse painel temos:
- Calendário: funciona como uma agenda pessoal. Podemos controlar os compromissos e reuniões agendados.
- Contatos: armazena e gerencia nomes, endereços, telefones, endereços de e-mail e outros detalhes importantes sobre seus contatos.
- Tarefas: funciona como uma lista de tarefas pendentes.
- E-mail: exibe as informações sobre os e-mails recebidos e enviados. A barra “Pastas de e-mail” contém as pastas onde os e-mails são gerenciados. Dentro dela temos:
- Caixa de entrada: armazena os e-mails recebidos. O número entre parênteses indica os não lidos pelo usuário.
- Direita - painel de Leitura fica à direita, possibilitando melhor visualização das mensagens.
- Inferior – este é o antigo padrão de alinhamento do Outlook, no qual a mensagem é visualizada abaixo da Caixa de Entrada.
- Desativada – nesta opção desabilitamos a visualização de mensagens. Teremos a aparência como mostrada na figura abaixo, somente mostrando a lista de e-mails recebidos na caixa de entrada. Figura 7 – Painel de Leitura desativado
1.7 Caixa de Entrada
Na caixa de entrada podemos visualizar e gerenciar os e-mails recebidos. Ela é exibida quando estamos na barra “E-mail” do Painel de navegação.
1.8 Barra de Status
Fica localizada na parte inferior do Outlook e exibe informações e status de de algumas operações realizadas pelo Outlook.
2. Trabalhando com o Outlook
Agora vamos trabalhar com o Outlook e verificar as principais funcionalidades, como envio e recebimento de e-mails, agendamento, calendários, tarefas e con- tatos.
Para envio e recebimento de e-mails é necessário que o computador este- ja conectado à Internet e o Outlook configurado para uma conta de e-mail. Essa configuração é realizada na opção “Configurações de conta...” da barra de menu “Ferramentas” e os dados para configuração (nome do servidor, smtp, pop3) são fornecidos pelo administrador da rede ou portal de domínio da conta.
2.1 Enviando Mensagens
Quando iniciamos o Outlook é apresentada a tela a seguir: Figura 8 – Tela inicial do Outlook A caixa à direita é chamada de “Outlook Hoje”. Ela apresenta uma visão geral das informações do correio eletrônico como Tarefas, Mensagens e Calendário em um único lugar. Clique no botão “Caixa de Entrada” da barra “E-mail” para visualizar os e-mails recebidos. Obs: quando desejar abrir a tela do “Outlook Hoje” clique no ícone “Outlook Hoje” , ao lado das “Pastas Particulares” na caixa “Pastas de e-mail”. Nesta tela a seguir, temos a visualização da Caixa de entrada com os e-mails recebidos.
Nesta janela podemos escrever nosso e-mail e enviar ao destinatário. Vamos escrever uma mensagem e enviá-la com um arquivo anexado. Também va- mos incluir uma assinatura. Obs: a “Faixa de Opções” do Outlook é muito parecida com a barra apresentada nos programas do pacote Office, como o Word e o Excel. Assim trataremos somente dos botões específicos para a função do correio eletrônico. No campo “Assunto...” devemos colocar um nome para o e-mail. É importan- te inserir um título que forneça informações sobre o tema abordado, assim o destinatário poderá identificar rapidamente o assunto do e-mail ou loca- lizá-lo quando necessário. Neste campo digite “Texto para avaliação” e na caixa de corpo de texto escreva a mensagem: “Conforme contato telefônico, envio o texto para avaliação”. Teremos o efeito conforme a figura a seguir: Figura 11 – Preenchimento da mensagem ► 2.1.2 Cadastrando um Contato Vamos enviar esse e-mail para um destinatário. Clique no botão “Para..” Será exibida a janela “Selecionar nomes: Contatos” com os contatos cadastrados em sua lista. Podemos escolher um contato da lista ou digitar o e-mail do des- tinatário diretamente na caixa “Para...”. Neste caso, vamos cadastrar o e-mail do destinatário na barra “Contatos” para incluí-lo na lista de contatos. Minimize a janela de envio de mensagens e na tela principal do Outlook clique na barra “Contatos”.
Figura 12 – Tela principal do Outlook Barra E-mail Na tela de Contatos, clique no botão “Novo” , para adicionar um contato. Figura 13 – Tela principal do Outlook Barra Contatos
Figura 15 – Caixa “Assinaturas e Papel de Carta” Na caixa “Nova Assinatura” digite seu nome. Neste exemplo colocamos o texto “Nome Aluno”. Clique em OK. Será exibida a janela com o novo nome. Agora você pode preencher o campo “Editar Assinatura” com os seus dados e for- matá-lo usando a barra acima da caixa de corpo do texto. Ao finalizar, clique no botão “OK”. Figura 16 – Criando uma nova assinatura
Para inserir a nova assinatura clique no botão “Assinaturas” da Faixa de Op- ções. Você visualizará a nova assinatura. Dê um clique para colocá-la na men- sagem. Obs: podemos incluir várias assinaturas utilizando o botão “Novo” da janela “Assi- naturas e Papel de Carta”. Após incluí-las, o botão “Assinaturas” da Faixa de Opções vai listá-las para escolha. ► 2.1.4 Anexando um Arquivo Só falta anexar o arquivo para enviar a nossa mensagem. Clique no botão “Anexar Arquivo”. Na caixa de diálogo “Inserir Arquivo”, localize o arquivo que desejar e clique no botão “Inserir”. Figura 17 – Anexando arquivo Pronto! Agora clique no botão “Enviar” para mandar a mensagem para o des- tinatário. A Barra de Status indicará o envio do e-mail ou um aviso, caso ocor- ra algum erro.
2.2 Recebendo Mensagens
A verificação de recebimento de mensagens é feito periodicamente pelo pro- grama, mas podemos acioná-la manualmente clicando no botão “Enviar/Re- ceber”. Será exibida uma janela indicando o progresso de envio e recebimento de e-mails. As mensagens recebidas serão enviadas para a pasta “Caixa de Entrada” como padrão do Outlook. Ao recebê-las essa caixa ficará marcada com um número indicando os e-mails recebidos e não lidos, que estarão destacados em negri- to no Painel Caixa de Entrada.
Podemos visualizar nosso calendário pelo dia, mês ou ano. Clique na opção desejada, na barra localizada acima da data, para ver o efeito na tela. Agora vamos marcar um compromisso. Basta dar um duplo clique no horário desejado na barra e teremos a exibição de uma janela para marcar o compro- misso. Como exemplo, clicamos no horário 9:00 e criamos o compromisso “Reunião Editoria SA.” Figura 20 – Caixa de diálogo para registro do compromisso As principais configurações de um agendamento são o horário e o aviso de alerta. Na caixa “Hora de início” e “Hora de término” devemos inserir o horá- rio correspondente ao compromisso e no ícone “Lembrete” localizado na faixa de opções, devemos escolher com quanto tempo de ante- cedência queremos ser avisados pelo Outlook sobre nosso compromisso. Uti- lizando esse recurso o Outlook exibirá um lembrete sonoro e visual, avisando sobre o compromisso marcado. Após inserir os dados clique no botão da Faixa de Opções para salvar o registro do compromisso na agenda.
2.4 Tarefas
Com este recurso podemos criar uma lista de tarefas para serem executadas durante o dia de trabalho. Podemos atribuir prioridades às tarefas, definir lembretes e atualizar sua progressão. Para acessar esse recurso, clique na barra Tarefas. Na área do Painel de Lei- tura dê um duplo clique sobre a mensagem “Clique aqui para adicionar uma nova tarefa”.
Figura 21 – Painel de Tarefas É apresentada a caixa de diálogo para registro da nova tarefa. Preencha con- forme a figura a seguir.
Quando tudo estiver correto, clique no botão “Imprimir”.
3. Recursos
3.1 Caixa de Entrada
► 3.1.1 Recursos de Visualização A personalização da caixa de entrada pode agilizar a visualização e o trata- mento de suas mensagens. Um recurso interessante é configurar o Outlook para mostrar as três primeiras linhas de cada mensagem. Para ajustar esse recurso, clique em “Exibir” na barra de menu e selecione “AutoVisualização”. Figura 24 – AutoVisualização Obs.: na figura anterior desabilitamos o Painel de Leitura acessando a opção “Exi- bir” na barra de menu. ► 3.1.2 Aplicação de Cores Para organizar a caixa de entrada podemos usar classificação de mensagens
por cores. Clique em “Ferramentas” na barra de menu e selecione “Organizar”. Será exi- bida a barra “Organizar Caixa de Entrada” na qual podemos fazer a organiza- ção por cores. Basta selecionar a mensagem do remetente que deseja aplicar a cor, selecionar a cor desejada e clicar no botão “Aplicar Cor”.
3.2 Mensagens
► 3.2.1 Padronização das Mensagens No Outlook, temos uma formatação padrão, normalmente fonte Calibri com tamanho 11. Esse formato pode ser alterado, personalizando as mensagens, ou seja, a nova formatação escolhida torna-se padrão nas mensagens. Esse recurso é utilizado também por empresas que possuem um padrão no for- mato de mensagens. Figura 25 Para fazer essas modificações clique em “Ferramentas” na barra de menu e selecione “Opções...”. Na janela “Opções” clique na guia “Formato de e-mail”. Acione o botão “Papéis de cartas e fontes”. Será exibida a janela “Assinatura de Papel e Carta” onde podemos alterar, na guia “Papel de Carta Pessoal’, as fontes no envio, recebimento de e-mails.
► 3.2.2 Configurações de Alertas Este recurso pode ser personalizado quanto ao tempo de exposição da men- sagem e à transparência da janela. Para ajustar o alerta, selecione o menu “Ferramentas” e clique em “Opções”. Será exibida a caixa de diálogo “Opções”. Figura 28 – Caixa de diálogo “Opções” No item “E-mail”, acione o botão “Opções de e-mail”. Será exibida a janela. Cli- que no botão “Opções de e-mail avançadas”. É aberta a janela “Opções de e-mail avançadas...”. Acione o botão “Configura- ções de Alerta de Área de Trabalho”. Figura 29 – Caixa de diálogo “Opções”
Finalmente temos a janela de configurações onde vamos personalizar o aler- ta de mensagem. Você pode ajustar o tempo de duração do alerta na área de trabalho na caixa “Duração” e a transparência do alerta. Após configurar, clique no botão “Visualizar” para saber o efeito na tela. Figura 30 – Janela “Configurações de Alerta da Área de Trabalho”. ► 3.2.3 Outlook Hoje Com o Outlook Hoje, você pode visualizar, de maneira rápida, em um Painel de Leitura, os eventos do Calendário, tarefas e a quantidade de e-mail na caixa postal. Normalmente é apresentada na entrada do Outlook mas podemos verificá-la a qualquer momento e personalizar sua visualização. Para acionar esse recurso basta clicar no botão , ao lado das Pastas Parti- culares na janela “Pastas de E-mail”. Figura 31 – Botão “Outlook Hoje” Será exibida a janela com um resumo das tarefas, dados do calendário e quantidade de mensagens do dia.
