Baixe Guia de Uso do Microsoft Access para Criação e Manipulação de Bancos de Dados e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Informática, somente na Docsity!
Banco de Dados
ACCESS
O que é o Access? O Access é um Sistema de Gerência de Banco de Dados Relacional Interativo (SGBD) para o Microsoft Windows. Sua utilização é muito simples, não sendo necessário programar para criar um banco de dados.
O que é um SGBD? O Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados é um sistema capaz de armazenar e recuperar informações em banco de dados.
O que é um Banco de Dados? Um Banco de Dados é um recurso para a manipulação eficiente de um grande conjunto de informações estruturadas e armazenadas de forma organizada e integrada.
O que é um Objeto? Um objeto é uma unidade que pode ser selecionada e manipulada. No Access existem alguns objetos que podem ser criados e utilizados, tais como: tabelas, formulários, relatórios, macros e módulos. Outros recursos que também são considerados objetos são: figuras, gráficos, caixas de diálogos,etc.
A CAIXA DE DIÁLOGO
Ao inicializar o Access será apresentada esta caixa de diálogo, você deverá escolher uma das opções a seguir:
Banco de Dados Vazio - Criará um banco de dados vazio. Ao exibir a caixa de diálogo "Novo Arquivo de Banco de Dados", na caixa de texto "Salvar em" você deverá procurar o caminho, em "Nome do Arquivo" preencher o nome do novo banco de dados e em "Salvar
como tipo" escolher Banco de Dados Microsoft Access e clique no botão "CRIAR".
Assistente de Banco de Dados - Criará um banco de dados utilizando o assistente de banco de dados. Ao exibir a caixa de diálogo "Novo", você terá as guias:
- apresentará um ícone de Banco de Dados Vazio (idem a primeira opção).
- apresentará vários ícones de banco de dados pré-definidos, você deverá clicar duas vezes no banco que mais lhe convém, irá exibir a caixa de diálogo "Nov o Arquivo de Banco de Dados" (seguir os passos da caixa de diálogo "Novo Arquivo de Banco de Dados" que estão descritos na primeira opção). Após ter clicado no botão "CRIAR" automaticamente será aberto o assistente de Banco de Dados, com as tabelas pré-definidas para este banco.
Abrir Banco de Dados Existente - Abrirá um banco de dados já criado. Ao escolher esta opção você poderá selecionar "Mais Arquivos...", irá exibir a caixa de diálogo "Abrir", na caixa de texto "Examinar" você deverá procurar o caminho, em "Nome do Arquivo" preencher o nome do arquivo de banco de dados e em "Arquivos do tipo" escolher Banco de Dados Microsoft Access, ou você poderá selecionar um dos últimos arquivos de banco de dados acessados.
INICIANDO UM BANCO DE DADOS
Esta é a tela inicial do Access, a partir dela você poderá criar, abrir, converter, compactar ou reparar um banco de dados. Poderá atribuir segurança ao definir contas de usuários e grupos e/ou criptografar um Banco de Dados (codificar um banco de dados que só po derá ser lido pelo Access).
A janela inicial é constituída por:
- Barra de Título: Título de apresentação do Microsoft Access.
- Barra de Menu : Menu que contém funções desempenhadas pelo Access.
- Barra de Ferramentas : Botões com as funções mais utilizadas no Access.
Para criar um novo banco de dados:
Clique sobre a guia do objeto desejado.
Clique sobre o botão "Novo" ou selecione o objeto e clique sobre o botão "Abrir" ou "Estrutura".
CRIANDO UMA TABELA
Uma tabela é um objeto do Access que armazena dados em linhas (registros) e colunas (campos). Os dados normalmente descrevem um assunto como por exemplo, empregados ou vendas.
Para criar uma nova tabela, siga os passos abaixo:
Com a janela de banco de dados ativa, clique sobre o objeto "Tabela".
Clique sobre o botão "Novo".
O Access exibirá a caixa de diálogo "Nova Tabela", onde você possui as alternativas:
Modo Folha de Dados - Você irá cadastrar diretamente os dados e a estrutura será criada baseada no conteúdo dos dados cadastrados, como por exemplo, se você cadastrar uma data (15/07/97), na estrutura o tipo do campo será data/hora. Modo Estrutura - Você primeiramente criará a estrutura de sua tabela, como nome, tipo de dados e características de cada campo, para depois cadastrar os dados. Assistente de Tabela - O assistente ajudará na criação de sua tabela, porém, é limitado em tabelas pré-definidas. Importação de Tabela - O assistente ajudará na importação de dados (veja em "Importar Dados"). Assistente de Vinculação de Tabela - O assistente criará tabelas no banco de dados atual que estão vinculadas a um arquivo externo, você poderá utilizar o arquivo como se fosse uma tabela do seu banco de dados atual, porém, não poderá modificar a estrutura de uma tabela vinculada.
ESTRUTURA DA TABELA
O Access apresenta esta janela para você definir a estrutura da tabela que será criada. Para criar uma tabela, você precisa:
Criar os campos que a compõem (nome campo).
Definir o tipo de dados dos campos (texto, memorando, número, data/hora, ...).
Definir as propriedades dos campos (tamanho, formato, regras, ...).
Definir que campos são indexados e o tipo de índice.
Definir qual campo ou conjunto de campos será chave primária da tabela.
A Janela de Estrutura da Tabela é constituída por:
Nome do Campo: nesta coluna você deve definir os campos para a tabela (os nomes podem ter até 64 caracteres, espaços, undescore, acento). Tipo de Dados: onde você define o tipo dos campos (nesta coluna, clique em cima da seta para baixo para visualizar a lista dos tipos de campos disponíveis). Descrição: Digite uma descrição que informe sobre o conteúdo do campo (não é obrigatório). Propriedades: aqui você deve definir as propriedades (características) dos campos e da tabela. Todos os objetos do Microsoft Access possuem propried ades, que são definidas para determinar a sua aparência e o seu funcionamento.
Para criar um campo na estrutura da Tabela:
Clique na primeira linha da coluna "Nome do Campo". Depois de digitar o nome do campo aperte a tecla para mover o cursor para as próximas colunas.
PROPRIEDADE DO CAMPO
Para definir qualquer propriedade de um campo:
Clique no seletor de linhas do campo desejado.
Clique na linha da propriedade que deseja alterar.
Na propriedade "Tamanho do campo" procure usar sempre o menor tipo de dados, pois exige menos memória e o processamento fica mais rápido. Um campo definido como tipo de dados igual a "Número", pode ter os seguintes tamanhos: Byte (ocupa 1 byte); Inteiro (ocupa 2 bytes); Inteiro Longo (ocupa 4 bytes); Simples (ocupa 4 bytes); Duplo (ocupa 8 bytes); Código de Replicação (ocupa 16 bytes).
Chave Primária
A Chave Primária permite a identificação única de cada registro de uma tabela. Considerada como índice principal para a tabela, ela é utilizada para associar dados entre as tabelas. Você pode selecionar mais de um campo (até dez campos) para Chave Primária, ou seja, a concatenação dos campos passa a ser uma Chave Primária. Os campos do tipo memorando, objeto OLE e hyperlink não poderão compor sua chave primária.
Para definir a chave primária :
Clique no seletor de linhas do campo que será chave primária.
Para selecionar mais de um campo:
Clique no seletor do primeiro campo, aperte a tecla e clique nos outros campos que deseja marcar.
Clique sobre o ícone "Chave Primária" na barra de ferramentas ou a partir do menu "Editar", escolha a opção "Chave Primária". Se ao gravar sua tabela, o Access não encontrar um campo como chave primária, ele pergunta se você deseja ou não que ela seja criada. Caso responda "Sim", o Access criará na tabela um c ampo com o nome "Código", do tipo "AutoNumeração" e o definirá como chave primária da tabela, se a tabela já possuir um campo do tipo "AutoNumeração", o Access o designará como chave primária da tabela.
MODO FOLHA DE DADOS - Incluir e Excluir Registros
Através da folha de dados você pode incluir e excluir registros em uma tabela.
Se a janela de Banco de Dados estiver ativa, selecione a Tabela desejada e clique o botão "Abrir".
Se a Estrutura da Tabela estiver ativa, clique o ícone "Folha de Dados" na barra de ferramentas.
Para incluir um registro na tabela:
Digitar as informações campo a campo, registro a registro, utilize o mouse ou a tecla para mudar de campo. Cada registro digitado é automaticamente inserido na tabela ativa.
Para excluir um registro da tabela:
Clique com o mouse no seletor de linha do registro desejado e pressione a tecla ou clique sobre o ícone.
CRIANDO UMA CONSULTA
Tipos de Consulta:
Assistente de Consulta de Tabela de Referência Cruzada: exibe os dados no formato de uma planilha eletrônica. Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com valores de campos duplicados na tabela. Assistente de Consulta Localizar não Coincidentes: encontra os registros em uma tabela que não possuem registros relacionados em outra.
ESCOLHENDO AS TABELAS / Consultas para compor a sua consulta.
Ao escolher o modo estrutura será apresentada a tela "Mostrar Tabela" onde você deve selecionar uma tabela ou consulta para compor sua nova consulta.
Para selecionar o objeto:
- Clique sobre a consulta ou tabela desejada.
- Clique sobre o botão "Adicionar".
Para fechar a janela:
- Clique sobre o botão "Fechar".
Se a janela "Mostrar Tabela" não for apresentada ou se você precisar apenas inserir uma nova tabela/consulta em uma consulta já existente, na barra de ferramentas, clique sobr e o ícone.
TELA DE ESTRUTURA DA CONSULTA
Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas desejadas para sua consulta você poderá especificar os campos desejados e condições para executar a consulta. Nesta tela de estrutura, é mostrado o relacionamento existente entre as tabelas, se não existir esse relacionamento, você terá que criá-lo em sua consulta, ligando os campos que possuem o mesmo propósito.
Na grade de consulta, você deverá preencher as linhas da seguinte forma:
Campos: Preencher o nome dos campos que desejar para a Consulta. Tabela: Tabela que o campo faz parte. Classificação: Para classificar um campo você deverá escolher se o campo será apresentado na ordem crescente ou decrescente. Mostrar: Assinalar somente o campo que será apresentado na Consulta. Critério: Conjunto de informações que definirão as características da sua Consulta. Ou: Faz parte do critério.
CRIANDO CONSULTAS COM CRITÉRIO
Consulta utilizando Critérios:
Critério é a condição utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da consulta. Como o exemplo acima, onde você consulta apenas o jogador Eduardo. Para isso, com o modo estrutura da Consulta ativo:
Filtro é uma consulta rápida feita diretamente na tabela.
Ambos recuperam um subconjunto de registros de uma tabela/consulta. Quando usar o filtro? Você deverá usar o filtro para visualizar temporariamente ou editar um subconjunto de registros enquanto estiver dentro de uma tabela.
Quando usar a consulta de seleção?
Você deverá usar a consulta de seleção se desejar:
- Visualizar um subconjunto de registros sem abrir uma tabela.
- Consultar registros de mais de uma tabela ao mesmo tempo.
- Escolher os campos que exibirão o resultado.
- Efetuar cálculos na consulta.
Quais os métodos usados para filtrar registros?
Filtrar Por Seleção - Utiliza um valor ou parte de um valor selecionado em um campo da folha de dados, para localizar somente registros que contenham ou que não contenham esse valor. Filtrar Por Formulário - Utiliza uma versão da folha de dados com campos vazios, você poderá
digitar os valores que deseja que os registros filtrados contenham. Filtrar Para Entrada - Utiliza um valor ou expressão que você digita na caixa "Filtro para:", para localizar somente registros que contém o valor ou satisfazem a expressão que você especificar. (para localizar a caixa "Filtro para:", clicar com o botão direito em um campo no modo folha de dados de uma tabela/consulta)
Como criar um filtro:
- No objeto "Tabela", selecione a tabela desejada e clique no botão "Abrir" (para abrir no modo folha de dados).
- Escolher o método desejado para filtrar registros na barra de ferramentas ou na barra de menu no item "Registros".
- Para executar esse filtro, clique o ícone "Aplicar Filtro" na barra de ferramentas.
CRIANDO UM FILTRO AVANÇADO
Você pode criar também um Filtro Avançado.
Para criar um filtro avançado:
- No objeto "Tabela", selecione a tabela desejada e clique no botão "Abrir" (para abrir no modo folha de dados).
- Na barra de menu no item "Registros", escolha a opção "Filtrar" e "Filtrar/classificar avançado". O Access exibirá uma tela parecida com uma estrutura de Consulta.
- Selecione o(s) campo(s) desejados para o filtro do mesmo modo como você fez na consulta.
- Digite a condição na linha do critério da coluna do campo desejado.
- Para executar esse filtro, clique o ícone "Aplicar Filtro" na barra de ferramentas.
O Access, após a execução do filtro, exibirá os registros de acordo com o critério estipulado.
Para mostrar todos os registros novamente:
- Na barra de ferramentas ou na barra de menu no item "Registros", escolha a opção "Remover Filtro".
Para voltar na estrutura do filtro:
- Na barra de menu no item "Registros", escolha a opção "Filtrar" e "Filtrar/classificar avançado"
Para salvar um filtro como consulta, faça o seguinte:
- Primeiramente você deve estar na estrutura do filtro.
- Na barra de ferramentas, clique o ícone "Salvar como Consulta".
CRIANDO FORMULÁRIO
Um formulário é um objeto do banco de dados que permite a visualização e manipulação (inclusão /alteração /exclusão das informações contidas em uma tabela ou consulta através de um Layout mais agradável.
Criando um novo Formulário:
Para criar um formulário, você deve estar com a Janela de Banco de Dados ativa:
Clique sobre o objeto "Formulário".
Clique sobre o botão "Novo"
A caixa de diálogo "Novo Formulário" será apresentada. É nesta caixa que você definirá em qual consulta ou tabela o seu formulário será baseado.
Clique sobre o botão "Avançar".
Agora, você deve escolher o Layout do Formulário e clique em "Avançar".
ESCOLHENDO ESTILO E TÍTULO PARA SEU FORMULÁRIO
Selecione o Estilo do seu formulário e depois, clique sobre o botão "Avançar".
Na próxima tela escolha um título para o seu formulário, escolha a opção Abrir o formulário para iniciar as alterações ou entrar na Estrutura do Formulário para modificá-la e clique sobre o botão "Concluir".
VISUALIZANDO REGISTROS EM UM FORMULÁRIO
Os objetos que existem dentro de um formulário são chamados de Controles. Esses controles são usados para visualizar, modificar e incluir seus dados nas tabelas, são utilizados também para exibir resultados de um cálculo, títulos ou mensagens, gráficos, imagens e outros objetos. Access possui vários controles que você pode adicionar ao seu formulário, veja alguns exemplos:
Rótulos: são controles utilizados para incluir uma legenda, um título ou uma mensagem. Caixa de Textos: neste controle são mostrados as informações contidas nas suas tabelas ou consultas, são utilizados também para inclusão, exclusão e alteração dos dados.
Para movimentação dos registros, você pode utilizar a barra de navegação como mostra a figura abaixo:
TRABALHANDO NA ESTRUTURA DO FORMULÁRIO
Agora que você já criou seu formulário, vamos aprender como alterar sua aparência. Para isso, na barra de ferramentas, clique no ícone de Estrutura.
Seções dentro de um formulário:
Você pode perceber que, quando estamos no modo Estrutura, o nosso formulário está dividido entre três parte (chamadas seções): Cabeçalho, Detalhe e Rodapé.
Cabeçalho: nesta seção, geralmente, está o título do Formulário. Um cabeçalh o pode conter outros objetos, como por exemplo uma caixa de texto indicando a data do dia, mas isso não é muito comum. Detalhe: nesta seção encontra-se todo o corpo do formulário, isto é, as informações contidas em uma tabela ou consulta.
Para adicionar novos controles em um formulário utilizaremos a Caixa de Ferramentas. Para isso, verifique se ela está ativa, se não estiver, então na barra de ferramentas, clique o ícone Caixa de
Ferramentas para acioná-la.
Para inserir um texto no seu formulário:
Clique sobre o ícone "Rótulo" e solte.
Na estrutura do formulário, clique no local onde você deseja incluir o texto. No nosso caso, digitar o texto: "(Para uso Interno)". O Access mesmo já dimensiona o rótulo conforme sua necessidade.
Para inserir uma Caixa de Texto no Formulário:
Clique sobre o ícone "Caixa de Texto" na caixa de ferramentas e solte.
Na estrutura do formulário, clique no local onde você deseja incluir a caixa de texto. O Access criará uma caixa de texto "Não Acoplado". Isso significa que não existe nenhum campo de sua tabela ou consulta vinculado à essa caixa de texto. O que você deve fazer é o seguinte:
Clique dentro da Caixa de Texto onde está escrito "Não Acoplado" e digite o nome do campo da tabela/consulta desejado para esta Caixa. O mesmo vale para o Rótulo que acompanha a Caixa de Texto.
ALTERANDO A APARÊNCIA DO SEU FORMULÁRIO
Para alterar a aparência do seu formulário você deve estar no modo estrutura, utilizar a barra de ferramentas formatação (figura acima) ou clicar com o botão direito do mouse sobre o objeto desejado.
Usando a barra de ferramentas de formatação:
Primeiramente devo selecionar o objeto desejado, clicando sobre o objeto ou escolhendo o objeto na caixa de combinação "objeto".
Altere o tipo da fonte escolhendo na caixa de combinação "Fonte" e seu tamanho na caixa de combinação "Tamanho da Fonte".
Altere o estilo para negrito N, itálico /, ou sublinhado S, clicando sobre o ícone desejado.
Altere o alinhamento para "alinhar à esquerda" ou "centralizar" ou "alinhar à direita", clicando sobre
o ícone
Altere a cor de fundo, cor da fonte ou cor da borda, clicando sobre o ícone
Altere o estilo e largura das bordas, clicando sobre o ícone
TRABALHANDO COM AS PROPRIEDADES DOS CONTROLES, SEÇÕES OU
FORMULÁRIOS
No Access, um formulário, cada uma de suas seções e controle possui o seu conjunto de propriedades que determinam a sua aparência e o seu comportamento. Algumas propriedades dos controles, assumem as mesmas características defini das em uma tabela.
Para visualizar as propriedades de um controle, um formulário ou uma seção, faça o seguinte:
Selecione o objeto que você deseja alterar ou visualizar suas propriedades.
