Baixe Importação e Manipulação de Dados no Microsoft Access e outras Notas de estudo em PDF para Informática, somente na Docsity!
ir· emitir um aviso, como mostrado abaixo e criar· uma tabela com os dados que tiveram problemas de importaÁ„o, essa tabela ter· a nomenclatura Arq_ErrosImportaÁ„o. Onde Arq È o nome do arquivo que vocÍ tentou importar.
Fig. 1.9.1.e
Nota: Caso o Access n„o consiga importar nenhum dos dados ele ir· enviar uma mensagem e voltar· para o Assistente de ImportaÁ„o!
1.9.2. O que È uma especificaÁ„o?
Algumas vezes os arquivos que nÛs importamos n„o vem nos padrıes brasileiros, por exemplo, nos Estados Unidos, a data n„o vem no formato DD/MM/AAAA, e sim no formato MM/DD/AAAA, ou ent„o ao invÈs do caracter ì/î usado por nÛs para separar data, o arquivo usa ì.î. Para consertar esses problemas na importaÁ„o dos arquivos temos as especificaÁıes. Para acertar as especificaÁıes, na ˙ltima tela do assistente de importaÁ„o clique no bot„o AvanÁado.... O Access ir· abrir a tela abaixo para vocÍ:
Fig. 1.9.
Agora vamos detalhar o que significa os principais itens:
Formato da data: vocÍ dir· se a data vem no formato DMA, MDA, AMD, etc Delimitador de data: È o caracter que separa a informaÁ„o de dia, mÍs e ano Delimitador de hora: È o caracter que separa a informaÁ„o de Hr, min e Seg SÌmbolo decimal: VocÍ dir· o sÌmbolo que separa a parte decimal de um n˙mero. Exemplo 543,34, o sÌmbolo È a virgula, j· em 543.34 o sÌmbolo È o ponto
Ao tÈrmino das alteraÁıes, clique em OK. Caso vocÍ use essa especificaÁ„o freq¸entemente, salve a especificaÁ„o, posteriormente vocÍ poder· recuperar essa especificaÁ„o clicando no bot„o EspecificaÁıes.
1.9.3. Importando um arquivo xls.
Na barra de ferramentas clique em Arquivo , em seguida clique em Obter dados externos , em seguida clique em Importar , como mostrado na figura 1.9.1.a Em seguida o Access ir· abrir uma tela de busca do Windows que ir· perguntar onde est· o arquivo que vocÍ deseja importar. Procure pelo arquivo Excel que vocÍ deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo Excel! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no bot„o Importar. Na tela seguinte (mostrada a seguir), vocÍ escolher· qual planilha que deseja importar. Escolha a planilha e clique em AvanÁar.
Em seguida o Access ir· abrir uma tela de busca do Windows que ir· perguntar onde est· o arquivo que vocÍ deseja importar. Procure pelo banco de dados que contÈm a tabela que vocÍ deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de um Banco de Dados! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no bot„o Importar. Na tela seguinte (mostrada a seguir), vocÍ escolher· qual tabela(s) vocÍ deseja importar. Escolha a Tabela(s) e clique em OK. O Access ir· importar as tabelas automaticamente.
Fig. 1.9.
Nota: Por esse mesmo procedimento vocÍ poder· importar qualquer objeto do Access, seja Tabela, Consulta, Formul·rios, RelatÛrios, Macros ou MÛdulos.
1.10. Vinculando Dados
Neste capÌtulo, vocÍ aprender· a fazer uma vinculaÁ„o de tabelas. Mas qual È a diferenÁa entre Vincular uma tabela e Importar Uma Tabela? Quando vocÍ importa uma tabela, vocÍ pega todos os dados de um determinado local e transfere para o seu banco de dados, quando vocÍ vincula uma tabela È como se vocÍ estivesse criando um atalho para essa tabela no seu Banco de Dados. Exemplo: Suponhamos que vocÍ possui um Banco de dados central que possui uma tabela com as informaÁıes dos cartıes Business, se vocÍ vincular essa tabela no seu banco de dados, vocÍ conseguir· trabalhar a tabela normalmente e com uma vantagem: se o banco de dados central for atualizado, automaticamente a sua tabela ser· atualizado na mesma hora. Assim, vocÍ n„o precisar· ficar importando sempre uma mesma tabela! O procedimento de vinculaÁ„o de tabelas È igual ao procedimento de importaÁ„o descrito anteriormente, com dois detalhes: 1. VocÍ sÛ poder· vincular tabelas do Access e Planilhas do Excel; 2. O caminho para a vinculaÁ„o de dados È : Na barra de ferramentas clique em Arquivo , em seguida clique em Obter dados externos , em seguida clique em Vincular tabelas , como mostrado na figura abaixo:
Fig. 1.
1.11. Exportando dados de uma Tabela
Neste capÌtulo vocÍ ir· aprender a exportar os dados de uma tabela. A operaÁ„o de exportaÁ„o È bem simples, basta vocÍ selecionar a tabela, ir no menu principal, opÁ„o Ferramentas, VÌnculos do Office. AtravÈs dessa opÁ„o vocÍ conseguir· exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel , como mostra a figura 1. Nota: Caso VocÍ queira, vocÍ pode abrir uma tabela, ordenar e/ou filtrar os dados antes de fazer a exportaÁ„o.
Fig. 1.
Clique sobre a consulta ou tabela desejada. Clique sobre o bot„o Adicionar. Para fechar a janela: Clique sobre o bot„o Fechar.
Fig. 2.1.b
Se a janela Mostrar Tabela n„o for apresentada ou se vocÍ precisar apenas inserir uma nova tabela/ consulta em uma consulta j· existente, na
barra de ferramentas, clique sobre o Ìcone na barra de ferramentas.
Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas desejadas para sua consulta vocÍ poder· especificar os campos desejados e condiÁıes para executar a consulta. Na grade de consulta, vocÍ dever· preencher as linhas da seguinte forma:
Campos: Preencher o nome dos campos que desejar para a Consulta. Tabela: Tabela que o campo faz parte.
ClassificaÁ„o: Para classificar um campo vocÍ dever· escolher se o
campo ser· apresentado na ordem crescente ou decrescente.
Mostrar: Assinalar somente o campo que ser· apresentado na Consulta.
CritÈrio: Conjunto de informaÁıes que definir„o as caracterÌsticas da sua Consulta.
Ou: Faz parte do critÈrio.
Fig. 2.1.c
Agora vamos aprender a incluir campos em uma Consulta. Para incluir um campo em sua Consulta, selecione o campo a ser adicionado na Consulta e arraste- o atÈ a linha Campo. Para incluir TODOS os campos clique no asterisco ( ***** ) existente no topo de cada lista de campos e depois arraste- o para a linha de campo. Nesta linha ser· apresentado um campo assim tabela.* - o que significa que todos os campos da tabela3 foram selecionados para consulta. Para executar uma consulta clique sobre o Ìcone na barra de ferramentas. O Access possui 3 modos de consulta, na barra de ferramentas
Modo estrutura - Para alterar a consulta. Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da consulta. Modo SQL - Para consultar o cÛdigo em SQL (esse modo ser· abordado em outro capÌtulo.
Para gravar sua consulta clique o Ìcone na barra de ferramentas ou no menu Arquivo , escolha a opÁ„o Salvar.
2.2. Definindo CritÈrios para uma Consulta
CritÈrio È a condiÁ„o utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da consulta. Como no exemplo a seguir, onde vocÍ consulta apenas as transaÁıes abaixo de R$ 100,00. Para isso, com o modo estrutura da Consulta ativo, na linha CritÈrio , do campo Valor digite < 100 e execute a consulta. VocÍ pode especificar os critÈrios de v·rios outros modos, por exemplo na linha CritÈrio , do campo Cart„o, digite: 7* (o resultado desta consulta ser· os registros com os cartıes que comeÁam com 7 ).
assume os primeiros campos da consulta como os mais importantes e por isso assumir· a ordem definida neles primeiro.
2.4. Solicitando CritÈrios ao usu·rio
VocÍ tambÈm poder· criar uma consulta em que o Access perguntar· qual È o dado que vocÍ deseja consultar. Essa ferramenta facilita a interaÁ„o entre o usu·rio e Banco de Dados È muito utilizada, j· que deixa a consulta din‚mica. Para criar uma consulta em que o Access pede o valor do critÈrio para o usu·rio, na linha CritÈrio , do campo desejado, digite a pergunta entre colchetes, seguindo o exemplo abaixo [Entre com o n˙mero do cart„o] Ao executar a consulta, o Access exibir· uma caixa de di·logo onde o usu·rio dever· digitar o n˙mero do cart„o que deseja pesquisar. Veja o exemplo abaixo:
Fig. 2.
Na caixa de di·logo aberta pelo Access vocÍ colocar· o dado que est· pesquisando e o Access em seguida abrir· a consulta com o dado que vocÍ especificou. Ao digitar o dado na caixa de dialogo siga os exemplos dados no capÌtulo Definindo CritÈrios para uma Consulta.
2.5. Agregando dados de uma consulta
Uma consulta no Access pode conter uma mÈdia ou algum tipo de operaÁ„o aritmÈtica de um conjunto de registros, para isso, iremos calcular totais e agregar dados. Primeiramente vocÍ dever· estar na estrutura da consulta, na barra de ferramentas, clique o Ìcone. O Access exibir· a linha Total na sua consulta vide imagem a seguir.
Fig. 2.5.a
Esta linha vem preenchida automaticamente com Agrupar por , vocÍ poder· mudar de acordo com o que deseja em sua consulta, para isto clique com o mouse na linha Total , em seguida abra o conjunto de opÁıes clicando na seta para c·lculo de totais e escolha outra opÁ„o como por exemplo, Contar ou Soma. Vide imagem abaixo:
Fig. 2.5.b
Os principais tipos de totalizaÁ„o ser„o demonstrados durante o curso.
