Estado da Paraíba -
Tribunal de Justiça
MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E
PROCESSAMENTO DA DESPESA
Código:
MAN-GC-001
Versão: 01
De: 25/04/2018
MANUAL DO PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS E
PROCESSAMENTO DA DESPESA - TJPB
1
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MANUAL DO PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS E ..., Provas de Finanças
A Gestão de Contratos e o Processamento das Despesas deles decorrentes,no ... do processo de gestão, empenho, fiscalização, liquidação e pagamento, estão.
Tipologia: Provas
2023
1 / 24
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Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/
MANUAL DO PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS E
PROCESSAMENTO DA DESPESA - TJPB
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO 3
TIPOLOGIAS 4
MACROPROCESSO 6
MODELO DE ASSEGURAÇÃO 9
DEFINIÇÕES, RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE 11
5.1 - DEFINIÇÕES 12
5.2 - RESPONSABILIDADES E AUTORIDADE 12
DOCUMENTOS PADRONIZADOS 20
REGISTROS PADRONIZADOS 21
MAPAS DE RISCOS E CONTROLES 25
ATUALIZAÇÃO DO DOCUMENTO 25
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/
- TIPOLOGIAS A definição do fluxo do processo de gestão, empenho, fiscalização, liquidação e pagamento, estão elaboradas a partir da classificação da despesa decorrente da contratualização do TJPB em uma das tipologias a seguir detalhada: ● Fixo Mensal - Contratos e despesas dele decorrentes cujos valores são fixos e devidos pelo TJPB mensalmente; ● Variável Mensal - Contratos e despesas dele decorrentes cujos valores podem variar em decorrência de fatores diversos, mas são devidos pelo TJPB mensalmente; ● Fixo Eventual - Contratos e despesas dele decorrentes cujos valores são fixos e são devidos pelo TJPB eventualmente, quando previamente requerido; ● Variável Eventual- Contratos e despesas dele decorrentes cujos valores podem variar em decorrência de fatores diversos e são devidos pelo TJPB eventualmente, quando previamente requerido; As diversas configurações possíveis para o gerenciamento dos contratos no TJPB são apresentadas a seguir em uma versão de cunho gerencial e orçamentário/financeira. Visão Gerencial
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ Visão Orçamentário/Financeira
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- DEFINIÇÕES, RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE A responsabilidade e a autoridade primária sobre o processo de Gestão de Contratos e do Processamento da Despesa deles decorrentes será atribuída de forma compartilhada entre a Diretoria Administrativa e/ou Diretoria de Tecnologia da Informação e a Diretoria e Economia e Finanças, para os casos dos processos administrativos e/ou de tecnologia da informação, respectivamente, nos termos descritos nesse tópico e nos fluxos relacionados. Nestas Diretorias, o objetivo central do processo de Gestão de Contratos e o Processamento das Despesas é assegurar a observância do regime de competência no registro contábil da despesa, o empenho prévio e a regular programação orçamentária. Para dar cumprimento a este objetivo, é obrigatória a emissão de Reservas Orçamentárias, nos termos do Manual do SIAF, aprovado pelo Decreto nº 29.938/2008, para comprovação da existência de dotação orçamentária suficiente para atendimento de despesas com objeto a ser licitado e/ou contratado ( artigo 7º, § 2º, inc. III e 14, da Lei 8.666/93), conforme a seguir: a) Para o início de qualquer procedimento licitatório, a exceção de Pregão para Registro de Preços, que poderão prescindir da constituição da reserva por sua natureza; b) No momento da homologação e/ou ratificação do processo de contratualização por qualquer modalidade, dispensa ou inexigibilidade, em valores suficientes para suportar todo o período da contratação durante o exercício financeiro a que se relacionar; c) Nos casos de Atas de Registro de Preço: i) A critério do gestor, quando decidir assegurar recursos orçamentários para a contratação do objeto para o qual se registra preços; ii) Obrigatoriamente, quando da decisão por contratualizar o objeto para o qual se registra preço; iii) Obrigatória e previamente à emissão de Ordem de Fornecimento para as utilizações não contratualizadas; Para assegurar a consistência dos exames de conformidade legal e documental, a fiscalização administrativa e a gestão dos contratos no âmbito do TJPB será exercida de forma centralizada na DITEC e/ou DIADM, quando a contratação se referia a Tecnologia da Informação e Contratos Gerais respectivamente.
5.1 - DEFINIÇÕES
Gestão de contratos é o serviço geral de gerenciamento de todos os contratos, executada com o auxílio da fiscalização técnica e setorial, que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados. Fiscal de contrato é o servidor do TJPB, formalmente designada por Ato da Presidência para acompanhar a execução do contrato, anotando em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a sua execução e conformidade e determinando o que for necessário para regular as faltas ou defeitos observados. Fiscalização administrativ a é responsável pelo acompanhamento da conformidade legal e
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ e nos fluxos relacionados. A DITEC e DIADM são responsáveis por: a) Indicar à Presidência do TJPB, anualmente até o dia 10 de fevereiro,os nomes dos servidores para exercer a função de gestor de contratos, fiscais administrativos, técnicos e setoriais para os contratos em vigor no exercício; b) Indicar à Presidência do TJPB ,a cada formalização contratual no exercício, os nomes dos servidores para fiscalização técnica e/ou setorial; c) Indicar à Presidência do TJPB, a cada primeira utilização de ata de registro de preços não contratualizada no exercício, os nomes dos servidores para fiscalização técnica e/ou setorial; d) Gerenciar e acompanhar os riscos inerentes aos processos sob sua gestão através da análise de controles realizada e do relatório de incidentes de controle interno do período, com envio da análise consolidada do trimestre anterior, até o dia 10 dos meses de abril, julho, outubro e janeiro, para exame e acompanhamento da GECOI. e) Definir e comunicar a GECOI quanto ao plano de ação definido para manter ou retornar os riscos inerentes a níveis baixos, caso a avaliação do trimestre aponte outro indicador. a) Gerência de Contratação e DITEC - Gestão de Contratos A gestão de contratos é o serviço geral de gerenciamento de todos os contratos, executada com o auxílio da fiscalização técnica e setorial, que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados, onde é responsável por: a) Gerenciar o plano de contratação com controle dos prazos de vencimento, de prorrogação, ou encerramento, quando for o caso; b) Gerenciar e manter atualizadas na página da Transparência do TJPB e nos sistemas de gestão de contratos todos os documentos dos contrato, publicação, aditivos e outras movimentações; c) Manter em ordem e proceder a distribuição dos e mails de recebimento de documentação/comunicação com fornecedores e setores, destinando diariamente as comunicações recebidas para seus destinatários; d) Gerenciar as ações para processamento do reequilíbrio econômico-financeiro, repactuação e alteração; e) Gerenciar os incidentes relativos a pagamentos, inclusive os pedidos mensais de empenho e reservas orçamentárias; f) Gerenciar e encaminhar junto aos segmentos internos do TJPB o processo de consolidação e solicitação da reserva anual para valores contratualizados no início de cada período e/ou a cada nova contratualização; g) Gerenciar o registro e encaminhamento das questões relacionadas a eventual aplicação de sanções, punições contratuais, nos termos dos relatórios de fiscalização administrativa, setorial ou técnica; h) Proceder ao registro de controle dos contratos e atas conforme GC-02, ou sistema de gestão de contratos, mantendo sua atualização e ordem; i) Realizar, após o registro de controle no GC-02, a abertura dos processos de fiscalização e
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ pagamento, no ADM Eletrônico e/ou inserindo os arquivos eletrônicos no sistema de gestão de contratos. j) Realizar, após o registro de controle no GC-02 a abertura dos processos de fiscalização e pagamento, no ADM Eletrônico a atualização dos registros na página da Transparência. k) Preparar, sob autorização do Diretor Administrativo e/ou Diretor de Tecnologia da Informação, ato de delegação de atribuições e designação dos fiscais técnico, setorial e administrativo até o final da primeira quinzena de cada ano e a cada nova contratação publicada, cuidando de sua publicação. b) Gerência de Contratação e DITEC - Processamento da Despesa - Fiscalização de Contratos - Administrativa O fiscal de contrato é o servidor do TJPB, formalmente designada por Ato da Presidência para acompanhar a execução do contrato, anotando em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a sua execução e determinando o que for necessário para regular as faltas ou defeitos observados. A responsabilidade quanto a fiscalização administrativa é exclusiva da DIADM, através da GECON, no âmbito dos contratos gerais do TJPB e da DITEC no que concerne aos contratos de TI. Esta fiscalização deve ser exercida de forma centralizada para todos os contratos do TJPB e consiste em exercer o acompanhamento dos aspectos administrativos e de conformidade legal e documental na execução dos contratos. Após a designação por Ato da Presidência dos fiscais administrativos para o exercício, a DIADM e a DITEC emitirão portaria para designação das responsabilidades pelo acompanhamento dos contratos individuais entre os servidores indicados. A fiscalização administrativa é responsável pelo acompanhamento da conformidade legal e documental dos contratos, conforme a seguir: a) Manutenção em boa e regular ordem dos sistemas de gestão de contratos e dos processos eletrônicos de fiscalização e pagamento, nos termos definidos no item 7 deste documento; b) Comunicação com os fornecedores sobre o início do processo de liquidação e pagamento para envio da documentação, nos termos do modelo MOD-GC-004, exclusivamente por e-mail institucional, em até 3 dias úteis após a informação do fiscal técnico da conclusão do trabalho, para os casos onde se aplica ou em até 3 dias úteis após o dia 5 de cada mês, quando da ausência de manifestação da fiscalização setorial sobre não conformidade; c) Gerenciamento do recebimento da documentação para liquidação e pagamento, nos termos definidos no FOR-GC-001; d) Conferência da documentação nos termos definidos no FOR-GC-001; e) Emissão do Relatório de Fiscalização Administrativa, nos termos definidos no FOR-GC-001, em até 3 dias úteis após o recebimento do e-mail com documentação de fornecedores ou resposta a não conformidades apontadas, para os casos de fornecimento de produtos e serviços e locação de mão-de-obra; f) Em caso de regularidade documental e relatórios setorial e técnicos sem registro de não conformidade, emitir o termo de atesto para liquidação da despesa em até 2 dias úteis após a conclusão em conformidade do Relatório de Fiscalização Administrativa; g) Em caso de não conformidades na documentação administrativa, relatórios setoriais e/ou técnicos, adotar junto ao contratado as medidas de reparação/punição previstas no contrato;
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ ● Notificar ao contratado para, após a emissão do empenho, realizar o serviço/fornecer o produto; ● Obter do segmento responsável pela recepção do serviço e/ou recebimento dos produtos, termo de recebimento circunstanciado do que foi fornecido; ● Elaborar Relatório de Fiscalização Setorial quando houver indicação de não conformidade nos termos do modelo MOD-GC-005. ● Encaminhar até o dia 05 do mês subsequente os relatórios de Fiscalização Setorial com Não Conformidade para o fiscal Administrativo proceder ao processo de liquidação; ● Em caso de emissão de relatório de Fiscalização Setorial com Não Conformidade, providenciar junto ao fornecedor a resolução do problema ou indicar ao Fiscal Administrativo as providências de sanção e penalização a serem adotadas. ● Encaminhar a DIFIN, oportunamente, a informação para o processamento de anulação de empenhos emitidos, cujo credor não executou e/ou prestou o serviço constante da OF nos moldes ou quantidades solicitadas. b) Em caso de serviços de concessionárias de serviços públicos; ● Controle do recebimento da fatura para pagamento mensal, cobrando previamente, quando necessário o documento da concessionária; ● Encaminhar ao Gestor de Contratos os pedidos de empenho para os serviços de concessionárias até o dia 15 de cada mês. Caso a fatura não tenha sido recebida até a data informar o valor a ser empenhado por estimativa; ● Registrar em controle próprio os valores mensais consumidos para fins de acompanhamento e monitoramento de indícios de não conformidade na cobrança, encaminhando, caso existentes, ao setor de monitoramento para análise. ● Acompanhar em controle próprio os pagamentos mensais efetuados, garantindo a inexistência de débitos para com as concessionárias; ● Encaminhar até o dia 05 do mês subsequente os relatórios de Fiscalização Setorial com Não Conformidade para o fiscal Administrativo proceder ao processo de liquidação; c) Em caso de Locação de mão-de-obra ● Controle da alocação do pessoal contratado e da execução de seu serviço nos termos contratuais; ● Encaminhar ao Gestor de Contratos os pedidos de glosas de pagamentos por discumprimento contratual até o dia 15 de cada mês. ● Acompanhar em controle próprio os registros dos serviços realizados e/ou pessoal alocado para fins de monitoramento e fiscalização e/ou aplicação de sanções. ● Encaminhar até o dia 05 do mês subsequente os relatórios de Fiscalização Setorial com Não Conformidade para o fiscal Administrativo proceder ao processo de liquidação; O fiscal técnico exerce o acompanhamento dos contratos que requeiram a avaliação da execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, a aferição de quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços em compatibilidade com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado, sendo responsável por: ● Controlar os saldos contratados das atas, quando aplicável; ● Em até 10 dias após a designação como fiscal técnico, desenvolver e validar com a Gerência vinculada check list de acompanhamento técnico do contrato, onde conste, no mínimo, as condições estabelecidas para execução do contrato no Termo de Referência
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ e/ou Contratos e a época de verificação requerida. ● Controlar, mediante check list aprovado pela Gerência vinculada, a aferição de quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços em compatibilidade com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório para o contrato. ● Encaminhar até o dia 05 do mês subsequente os relatórios de Fiscalização Técnica, nos termos do modelo MOD-GC-006 para o fiscal Administrativo com a finalidade de instruir o processo de liquidação; ● O relatório de Fiscalização Técnica poderá ser emitido em Conformidade ou em Não Conformidade. ● O não cumprimento de obrigação contratual apurada em check list do Fiscal Técncio ensejará a emissão de relatório de Fiscalização Técnica com Não Conformidade. ● Em caso de emissão de relatório de Fiscalização Técnica com Não Conformidade, providenciar junto ao fornecedor a resolução do problema ou indicar ao Fiscal Administrativo as providências de sanção e penalização a serem adotadas. ● Encaminhar a DIFIN, oportunamente, a informação para o processamento de suplementação e/ou anulação de empenhos emitidos por estimativa, quando da obtenção dos valores reais a pagar. ● Encaminhar ao Gestor de Contratos os pedidos de glosas/ ajustes de pagamentos até o dia 15 de cada mês 3- Diretoria de Economia e Finanças O processamento da despesa será exercido de forma compartilhada entre a Diretoria Administrativa e a Diretoria e Economia e Finanças. a) Gerência Programação Orçamentária - Processamento da Despesa - Orçamento No âmbito da DIFIN, a Gerência de Programação Orçamentária será responsável por: ● Processar até o último dia útil do mês as solicitações de empenhos emitidas pela Gestão de Contratos ( DIADM); ● Emitir as notas de empenhos nos termos solicitados no modelo GC-02.01 observando que a nomenclatura do arquivo deverá indicar o número da nota de empenho e nome do credor; ● Encaminhar via Adm Eletrônico os empenhos emitidos, em arquivo tipo PDF, nos termos solicitados para o Gestor de Contratos; ● Atualizar as informações no modelo GC-02.01; ● Gerenciar a utilização dos empenhos realizados para concessionárias de serviços, procedendo às ações necessárias para a reposição do crédito orçamentário quando a estimativa for superior a liquidação da fatura, ou emitindo, em atenção a solicitação da Gerência de Finanças e Contabilidade, novo empenho quando o valor estimado for menor; ● Processar as solicitações de anulação e/ou suplementação emanadas pelos fiscais setorial e técnico para ajustes de empenhos por estimativa e/ou emitidos para atendimento a OF não efetivamente processadas; ● Comunicar, com cópia para o Gestor de Contratos, os ajustes de empenhos processados por solicitação dos fiscais setoriais e técnicos; ● Processar as reservas orçamentárias solicitadas, nos termos da disponibilidade dos saldos orçamentários até o dia 15 do mês de fevereiro de cada ano ou quando solicitado, devendo informar imediatamente ao solicitante em caso de indisponibilidade. ● Comunicar ao Gestor de Contratos, eventuais modificações nos valores de reservas já informados, para as providências de continuidade contratual. b) Gerência de Finanças e Contabilidade - Processamento da Despesa
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ GC-02.01 - Pedido Mensal de Empenho GC-03 – Ações de Fiscalização e Pagamento FOR-GC-005 –Dados do Contrato MOD-GC-004 Comunicado para Liquidação e Pagamento FOR-GC-001 Relatório de Fiscalização Administrativa MOD-GC-005 Relatório de Fiscalização Setorial _ NÃO Conformidade MOD-GC-006 Relatório de Fiscalização Técnica SERVIÇOS _ Conformidade MOD-GC-007 Relatório de Fiscalização Técnica SERVIÇOS _ Não Conformidade MOD-GC-008 Relatório de Fiscalização Técnica PRODUTOS _ Conformidade MOD-GC-009 Relatório de Fiscalização Técnica PRODUTOS _ NÃO Conformidade MOD-GC-010 Termo de Atesto e Solicitação de Pagamento Geral MOD-GC-011 Termo de Atesto e Pedido de Pagamento - Locação de Imóveis MOD-GC-012 Termo de Atesto e Pedido de Pagamento - Concessionárias FOR-GC-002 Ordem de Fornecimento de Bens Materiais ou Serviços FOR-GC-003 Ordem de Fornecimento de Serviços por Cronograma FOR-GC-004 Ordem de Fornecimento DITEC GC-04 – Ações de Gestão de Risco e Controle GC-04.01 Mapa de Risco Inerente
- REGISTROS PADRONIZADOS O processo de Gestão de Contratos e do Processamento da Despesa deles decorrentes terá seu registro de movimentação registrado, em meio eletrônico, através do ADM eletrônico do TJPB e/ou de Sistema de Gestão de Contratos. Os documentos básicos e gerais dos contratos como: Contrato, Termo de Referência, Proposta do Contratado, Aditivos, Repactuações, Publicações e outros similares estarão disponíveis na página da Transparência do TJPB, sendo este seu principal repositório. A gestão e atualização desta página e seu conteúdo será de responsabilidade da DIADM através de sua Gerência de Contratação. Durante o exercício de 2018 será realizada transição dos processos físicos para o ADM eletrônico o que poderá acarretar a existência de processo de fiscalização físico até 2017 e sua migração para o eletrônico em 2018. Os registros poderão ser armazenados também, e prioritariamente, em sistema
Estado da Paraíba - Tribunal de Justiça MANUAL PARA GESTÃO DE CONTRATOS E PROCESSAMENTO DA DESPESA MAN-GC- Versão: 01 De: 25/04/ próprio para gestão de contratos do TJPB. Serão dois os processos para registro da Gestão e Processamento da Despesa de contratos: a) Processo de Fiscalização - contém registros de toda movimentação do contrato desde sua origem até sua finalização, nos termos da biblioteca de registros, devendo ser um único processo ao longo de todo o contrato. b) Processo de Pagamento - dispõe dos registros referentes aos pagamentos de cada contrato ou credor, nos termos da biblioteca de registros, devendo ser um único processo ao longo de todo o contrato.